XZ-03-接待工作管理规定

1、XZ-03-接待工作管理规定浙江银轮机械股份有限公司 文件名称 文 件 编 号 生 效 日 期 版 本 页 次 接待工作管理规定 YL-XZ-032003年2月20日 A4/41.管理范围与职责：1.1.公司各种接待工作及管理。1.2. 特级人员与特级会议，指有国家部级以上人员.外国贵宾参与的.董事会组织的会议以及有省.区局级领导.主要汽车集团，重要汽车厂领导参加的，及企管中心公会.公司党政领导联席会议。1.3. 企管中心是公司接待归口部门，负责制定有关接待工作的规章制度与标准，组织.筹划各类接待工作。1.4. 各职能部门负责将所需接待信息汇总到企管中心。2. 接待工作管理2.1.接待前准备工

2、作2.1.1.接到接待信息后，企管中心综合科迅速制订好接待方案及日程安排表。如需召开会议的要明确开会的目的.主题.内容.时间.会议地点及与会人员，送企管中心主任签字。2.1.2. 会议通知，企管中心机要科负责按会议日程要求通知相关参会领导及有关人员.电视台.报社记者.会议记录员。2.1.3. 会议室准备：在公司办公楼会议室召开的由企管中心负责服务准备，在天台宾馆会议室召开的由天台宾馆负责。2.1.3.1.彻底打扫会议室及会议室洗手间卫生，洗手间要准备有卫生纸，提前拖地板，擦抹台面，并保证开会前干爽。2.1.3.2. 准备茶杯(透明不带盖矮脚杯).茶水(提前泡茶)等。2.1.3.3. 根据需要摆

3、设好鲜花.鲜果.国旗等，摆设时注意讲究参会人员国籍及排次。2.1.3.4. 调节好会议室灯光，一般以光线柔和为宜，应给人清爽感和亲切感。2.1.3.5. 提前开启空调.排风扇。调试好会议室温度，一般以人体最为舒适的临界温度24为宜。会议室必要时可喷洒少量空气清新剂。2.1.3.6. 安排参会人员座次2.1.3.6.1.有贵宾参加的会议，公司贵宾统一安排在靠近会议室门口会议桌边，公司内部参会高级职员安排在会议室门口对面会议桌边。以会议桌两边正中间位为最高层人员，右边位次之，左边位第三依此类推安排座次。2.1.3.6.2. 无贵宾参加的会议(董事会组织的会议，公司办公会.公司党政领导联席会议)，会

4、议主持人坐于会议室门口对面主席位。2.1.3.6.3. 记者.会议列席人员.会议记录员坐于会议桌外围。2.1.3.7. 若有必要应准备好会议证件，如贵宾证.列席证.记者证等。2.1.4. 妥善安排住宿2.1.4.1.按日程安排，企管中心要根据来宾身份.性别.愿望等，精心安排住宿，并主动询问贵宾要求，尽可能给予满足。2.1.4.2. 根据需要，宾馆负责在贵宾住宿房间内准备鲜花.鲜果.糕点等。2.1.4.3. 宾馆负责贵宾住宿房间内检查。2.1.4.3.1.被褥全部更新清洁，并准备棉被；2.1.4.3.2. 灯光全部能使用；2.1.4.3.3. 电视效果好；2.1.4.3.4. 空调调节正常；2.

5、1.4.3.5. 水龙头.抽水马桶.供汽.热水正常；2.1.4.3.6. 地毯清洁.无污点；2.1.4.3.7. 家俱清洁；2.1.4.3.8. 房间空气清新；2.1.4.3.9. 电话畅通，根据需要开通国内国际长途，并保证无打扰电话发生；2.1.4.3.10. 鲜花.鲜果.纸巾备齐。2.1.4.4. 由企管中心负责通知宾馆准备用餐安排，确定用餐人数.台数.标准.口味等。2.1.4.5. 宾馆接到会议用餐通知后，准备菜单，送企管中心主任审核通过，宾馆做菜须体现特色口味，菜质新鲜且卫生可靠。2.1.5. 小车准备，企管中心车管科负责参会人员接送.参观接送工作。2.1.5.1.接到接送通知后，车管

6、科根据所接贵宾级别.人数迅速作出使用哪种车辆接送及由哪位司机出车的安排。2.1.5.2. 司机应迅速再次检查车况及燃油等情况(平时养成良好习惯，随时保证车况处于临战状态)，彻底打扫擦洗小车内外卫生，接人前调好小车空调，以舒适为准。2.1.5.3. 司机应统一着新式工作服，并要求提前5一发厂试验中心一玉柴新城英华住宅小区。并通知参观所到单位领导在门口迎候。2.2. 会议安排2.2.1.企管中心相关人员必须在会议开始前10分钟内在会议室门口迎候参会人员，并及时催促有关领导迅速到位。2.2.2. 会议记录员.记者.列席人员应提前10分钟到达会议室，做好准备工作。2.2.3. 有外宾参加的会议，公司参

7、会领导应提前10分钟到达会议室迎候贵宾，以示欢迎及庄重。2.2.4. 参会人员坐下后，企管中心即上茶，上茶水以23杯为标准。2.2.5. 签到：由企管中心记录秘书负责收集参会人员在签到单上签署姓名和单位。签到完毕即及时报送主持人以便掌握。2.2.6. 企管中心负责会议资料准备.分发工作。2.2.7. 企管中心及相应部门记录人员做好详细会议记录，有必要的应及时形成会议纪要。重要会议应录音。2.2.8. 主持人必须紧扣会议主题主持会议，使会议高效省时。2.2.9. 会议期间，企管中心负责大约30分钟加茶水一次。2.3. 参观安排2.3.1.企管中心接待人员用小车在前面引路，所到参观点门口接待人员要

8、提前下车并帮贵宾打开车门，所到参观单位行政一把手必须在门口迎接，与公司陪同领导共同带领参观并负责解说。2.3.2. 参观车辆所经过的门岗，门卫必须服装统一，精神抖擞，站立致敬，迎送车辆通过。2.3.3. 企管中心接待人员做好参观前，后的发.收“银轮贵宾”参观牌的工作。2.4. 用餐安排：2.4.1.企管中心接待人员应提前到位，检查餐厅准备情况，然后在餐厅门口迎候，并按职位座次依次引入。2.4.2. 宾馆要多备各种类型正牌酒水.饮料，尽量能满足宾客要求。2.4.3. 宾馆餐厅工作人员随时注意贵宾酒水.饮料饮用情况，必要时及时加上。2.4.4. 企管中心陪同人员随时注意菜肴数量及上菜速度情况，保证贵宾吃饱.吃好。2.5. 文娱活动2.5.1.必要时安排卡拉0K；舞会等活动。2.6. 送离2.6.1.企管中心接待人员做好贵宾送离工作，提前帮助贵宾购买返程车.船票或飞机票，安排好送站车辆和人员，按时发放会议礼品，通知公司领导送人。2.6.2. 企管中心接待人员负责结清接待费用。2.7. 记录建档2.7.1.企管中心相应人员做接待记录并建立档案。2.7.2. 企管中心文秘迅速做好会议纪要，并送有关领导签发，打印并及时送发有关单位。2.7.3. 企管中心要做好会议文件的