《erp123》财务业务同步管理（doc 57页）

ERP123财务业务同步管理ERP1是实施ERP的第一步ERP1使财务业务同步管理ERP1使企业管理焕然一新ERP1将企业带入信息化管理殿堂31面临的问题延续了几十年甚至上百年的手工管理方式，曾经为无数企业的辉煌做出了巨大贡献，单独审视这种方式，可能它本身并没有什么问题。而且可以肯定在各种不同的企业和国度里，都不乏将其演绎得尽善尽美的实例。然而人类进步的历史已经反复提醒我们，旧的理论和方式之所以会被取代，不是因其有什么重大缺陷，完全是由于新的理论和方式提供了以前没有过的新视角，这种新的视角使人们感知到了传统方式的不足。311财务报表的局限财务报表是企业财务报告的核心，是反映企业一定时点的财务状况和一定时期的经营成果、资金变动情况的书面文件，它包括资产负债表、损益表、现金流量表和会计报表附注，对内对外都有着极其重要的地位。是政府实施宏观调控、投资者和债权人做出投资决策的依据。我国至今为止一直在使用的财务报表也是经过不断改进的。但是，当我们从信息化应用的新视角对其进行重新审视时，会发现其已经滞后于企业管理的需要，这种滞后性并不是报表本身有什么问题，而是由于信息化时代的今天，管理者已经有能力可以用信息化的手段来管理企业了，人们获取信息的方式已经发生了根本性的改变，从而使得财务报表的局限性就日趋明显地表现出来。当然作为国家的制度，企业不可能去改变这种形式，但认识其局限性，将对企业信息化管理的建设有较大的帮助，即通过企业管理信息化可以弥补其对管理需求的不足，这也是信息化管理的一个重要内容。那么，到底其局限性表现在什么地方呢可从以下几个方面来认识。1为国家宏观经济服务报表目标过分强调为国家宏观经济管理和调控服务。现行财务报表所提供的信息是基于权责发生制、以历史成本为主要计量属性的财务信息。正如我国企业会计准则第11条提出的，会计信息应当符合国家宏观经济管理的要求。财务报表成为国家实行财政税收与物价政策等的主要手段与重要依据之一，这种报表模式产生于计划经济，财务报表的主要职能是为政府宏观经济管理服务。然而，在改革开放使市场经济日益完善的情况下，企业已经成为独立经营、自负盈亏的经济实体，投资主体呈现多元化的格局，财务报表的目标应转向满足经营者及与企业有直接利益关系的相关集团，如投资者、债权人和社会公众等的信息需求。而不是使得相当数量的企业经营者都看不懂的一个书面文件。2信息披露不完整现行财务报表所提供的信息主要是面向过去的历史信息，并且统一运用货币计量，缺少对使用者未来决策有重要参考价值的信息，如销售生产采购的业务过程信息、预测信息、人力资源价值等被排除在财务报表之外。在经济全球化的形势下，电子商务的飞速发展，资金流、物流、信息流在政府、企业、个人之间流动，极大地丰富了企业的交易方式，同时也促进了网络财务的发展。会计软件由核算型向管理型、决策型发展，电算化会计由单一、机械地模仿手工会计核算发展到局域网、远程网的工作方式，在网络上实现跨时空资源共享与异地数据交换，以电子货币等支付手段参与国际贸易与融资成为现实。但目前的财务报表由于理论认识、政策法规上的相对滞后，网络销售、贸易现在仍然被认为是传统销售业务的延伸，会计信息加工、整理、分析技术明显跟不上经营方式发展的节拍，使得财务报表捉襟见肘。3过于强调信息的实质现行财务报表模式是立足于企业已发生的确定性交易和事项，对这些事项的分类，都是从事项的实质性角度来确立的，它对使用者决策所需信息的相关性较低。比如递延资产、其他应收款、所有者权益、销售收入与应收款的关系等，这样的一些事项对许多企业经营者来讲并不是都能够看得懂。又比如财务意义上的产品完全成本，是将所有费用分摊完毕之后的产品成本，几乎完全失去了对经营品种指导定价的意义。而对使用者非常有用的现金流量预测性信息被排除在财务报表甚至是财务报告之外。4滞后性十分严重依据传统会计惯例一般是按年度披露会计信息，这一方面是基于人们对年度财富分配的需要，另一方面是因手工管理情况下信息披露成本的考虑，这种基于会计分期，定期编制的财务报表具有滞后性，严重影响了信息的及时性。财务信息具有一项重要的价值，那就是对企业经营业务的反馈价值，这一价值的体现要求财务信息要及时报告，这是因为使用者的决策是不间断地进行的，他们希望随时得到经营过程中价值变化的信息。现行以历史成本为基础的财务报表，不能客观反映会计期末资本的真实价值或现行成本、变现价值，不考虑不同程度的通货膨胀和资金的时间价值。在物价持续上涨或持续下跌，且涨跌剧烈的情况下，按历史成本原则核算企业的资产就缺乏现实基础，以历史成本计量基础提供的会计信息就不能如实反映企业当期的财务状况和经营成果，完全失去了对企业经营业务的指导作用，也远远不能满足使用者对企业未来财务潜力、企业价值、市场占有率、企业财富变动等信息的需求，这也是许多企业管理者不想看财务报表的一个重要原因，它提供的信息决策相关性与有用性都是不够的。312无法监控业务状况在有一定规模而又没有实施ERP的企业中，无法监控业务状况是一个普遍存在的问题。它表现在企业的三个最主要的业务管理操作中。1销售管理业务销售业务管理的目的是要完成企业的销售收入目标，要想对销售业务进行控制，必须要随时清楚销售收入的完成情况，只有做到对销售收入的完成情况了如指掌，才能知道如何控制销售业务按照既定销售目标进行。那么，怎样才算是对销售收入的完成情况了如指掌呢这里用图31对销售收入的分解来说明这一点。图31表明，当我们透视销售收入时，可以从两个不同角度来看，即产品和区域。从区域的角度来看，可以知道销售收入是由哪些区域完成的，各区域分别完成了多少。在通常进行全国范围内销售的企业中，区域一般就是一个大区，如华东大区、西南大区等都是企业通常的叫法。对于每一个区域，其销售收入又是由它下面的机构分别完成的，机构通常在企业中以分公司或办事处的形式出现。最后每一个机构的销售收入又都是由机构中的业务员来完成的，而每个业务员又负责着若干客户。图31销售收入分解图从产品的角度来看，可以知道销售收入是由哪些产品销售完成的，每个产品的销售额各是多少。再往下追溯又完全进入了区域的角度，只不过此时是对某一个产品销售收入的区域分解。上述图解销售收入看起来其实并不复杂，然而当企业经营的品种数在十个左右，经营区域或机构也超过十个的时候，其实是比较复杂的。因为这不仅仅是一个单纯的销售收入的问题。当销售业务每时每刻都在进行的时候，数据量是非常大的。加之任何销售过程都不可避免地会出现一些状况，如应收款拖期尚未收到、中途变更换货退货、发票遗失要求重新开票、运输过程造成货物损失等，所有状况都应该在这个过程中有所反映。这就是它的复杂性所在。如果觉得这并不算什么的话，请再考虑在这么一种结构中，管理者需要随时都知道销售的状况，能够每天都进行这种统计吗一般讲，手工管理状态是无法满足管理者要求的。所以从这个意义上讲，手工管理无法监控销售管理的业务状况。2库存管理业务库存管理的目的就是要管理好企业的库存资产，这些库存资产是为销售和生产所用的，它也是企业流动资金的最重要组成部分。其构成一般有产成品、原料、辅料、包装物、在制品、半成品等。对于有一定规模的生产企业来讲，其种类少则几百种，多则成千上万，如果再考虑到不同的批次分类，其管理物料类别的数量就更大了。流通企业的库存种类多半比制造企业还要大，比如一个年经营额几个亿的中等规模医药公司，其经营的药品种类在考虑批次时，动不动都会在万种以上。同样对于一个中型超市，其经营品种也肯定要上万的。面对如此多的库存管理对象，手工管理状态下的库存管理数据能让企业管理者对自己经营的企业库存情况了解到什么程度呢尽管管理科学已经为企业提供了一些很科学的管理方法。如ABC分类法、最佳订货点法等。但是有没有考虑过在手工管理状态下，对如此多数量的物品进行分类管理的工作量，特别是今天的市场环境往往要求这种分类是在不断变化的，这几乎使得这些管理科学的方法无法为企业带来应有的效果。因为手工管理如果能把这样庞大的品种、种类、批次的库存账目记清楚已经是超水平发挥了，基本上不能指望要每天的统计分析。所以，相对于计算机系统的处理能力，可以认为手工管理无法帮助管理者实时监控库存管理业务。3采购管理业务采购管理业务是服务于生产的，在手工管理状态下，采购管理的任务是来自于生产的需求，采购量则取决于对库存量的计算。显然，当库存量的计算不及时的时候，为了保证生产，惟一的方法就是加大采购量。手工管理状态下对采购业务难以监控的问题表现在两个方面。其一为对采购量的控制力度较弱，原因是对库存量的把握不及时。其二为对采购资金的控制力度不够，原因在于财务现金流量不清楚。采购管理业务监控失效的结果往往造成停工待料和库存积压两种情况在企业中同时存在，给企业带来双重的资金浪费。313业务得不到财务的支持企业是一个经济实体，其所有业务必然围绕获取经济利益展开，所以销售、库存、采购业务都需要财务给予支持，得不到应有的支持，必然影响企业的经济效益。所以下面仍然以三个主要业务来说明业务得不到财务支持的问题。1销售管理方面销售管理需要财务给予的最大支持体现在应收款方面，对于具有一定规模的企业而言，在中国的市场环境下，可能都要面对几百甚至上千个客户，这些客户有的是经销商，也有的直接就是终端用户。不管他们是新客户还是老客户，很难做到严格的先款后货。除非是强势的企业，或者有独特的产品，一般必然有应收款存在，即先货后款是不可避免的。考虑到与客户的交易往往都不是一次性的，假如你的产品价格又是随行就市的，那么如何清楚掌握客户应收款，及时催交应收款会成为企业非常关键的一个经营因素。应收款是以开出发票为标志的，开出发票后就记入了销售收入，并且还要完税。所以如果应收款不能及时收回，将导致企业的销售收入徒有虚名，还要贴上税款。因此销售管理者非常希望财务能够给予应收款管理的强力支持，因为发票通常由财务开出，应收款的账期账龄都由财务掌握。然而在手工管理状态下，财务面对如此多的客户，或许还有不计其数的各种变化情况，也只能是心有余而力不足了。甚至有相当数量的企业，在年末时还不得不出动财务及销售业务人员到客户那里去对账。销售业务得不到财务支持的另外一个方面是反映在产品的销售定价方面，在很多手工管理状态的企业中，产品根本就无法核算到单品成本，即便给出了单品的成本，也是一个将各种费用按照一定的分摊比率分到各单品上去后给出的成本。这样的成本实际上已经抹杀了各单品对企业利润的贡献，基本上不能用来作为产品定价的依据。当然，企业管理者对产品的定价肯定是根据市场的需求来确定的。但是，在激烈竞争的市场中，清楚把握自己产品价位的底线，一定是每个销售管理者所希望的。2库存管理方面库存管理需要财务给予的支持来自于对存货的核算。当库存品的数量达到成百上千甚至上万时，对于库存物品的评价如果仅仅停留在一个汇总的价值总数是远远不够的。曾经有一家企业，其生产线用的是进口设备，为生产线准备的备品备件库存在一亿左右。在该企业上ERP之前，谁也没有把这一个亿的备品备件盘点清楚过，因为有上万种备品备件。该企业上ERP实施库存管理后，终于使财务账与实物账对清楚了。结果发现，其实只需五千万的备品备件就足以满足设备的需求。由于许多备品备件的数量没有搞清楚，每年的采购量中有许多是完全不必要的。尽管采购和库存资产核算都不是库存管理者的直接责任，但是作为有责任心的库存管理者，一定是要想办法为企业的流动资产管理提出建设性的意见。此时，他需要财务方面的配合来支持他为企业管理的改善尽力。没有财务业务的同步管理，这种配合支持显然是困难的，特别是对于有成千上万种库存品的企业更是如此。在库存管理中绝不仅仅是备品备件的管理如此，复杂的产品又何尝没有这样的问题呢3采购管理方面显然，采购管理方面需要财务给予的支持主要来源于应付款。采购管理主管常常面临的问题是随时都会接到许多供应商催交货款电话。此时，很难给供应商一个确切的回答，因为不能清楚地知道现时企业的付款能力，也没有办法快速判断哪些供应商的应付款应当立即支付，哪些供应商的应付款还可以缓一缓。这也是手工管理分散性的具体体现，采购业务是由采购部门进行的，当供应商将所采购的物品送达企业后，每一个供应商都想尽快收回货款，供应商的发票交给了企业财务，付款条件是由采购主管与供应商的采购合同中规定，客观上已经造成了分散。当然，企业制度中可能会规定合同都必须交财务一份，然而当采购业务较多的时候，统计工作是需要较多时间的，也不可能立刻准确知道每一次供应商催交应收款的账期、账龄、付款条件和付款方式。采购管理需要财务支持的另外一个内容就是采购资金的时效，即在什么时间，可以支付多少金额。如果能有这样的支持，则其在与供应商确定付款时间和方式时，会做得更加合理，这种合理性一定会大大降低供应商催交应收款的频率。314管理者不能实时掌控企业运营在手工管理状态下，由于不能做到财务业务同步管理，所以使得管理者不能实时掌控企业的运作状况。如果企业的规模还不够大，也许会认为不会有太多的问题，但此时销售、采购、库存管理中的所有问题都会集中在企业最高领导这里。就算是没有前述问题的严重性，也足以让最高领导找到失控的感觉了。而假如企业规模比较大，手工管理的分散性，一定会使企业最高领导走上汇报制的管理方式。当你想清楚你的各职能部门的经营状况时，只能通过召集各部门领导进行汇报。此时，每个部门领导单独给你汇报时，你多少都会怀疑其是否只讲成绩，漏掉了隐患。而各部门领导一起给你汇报时，你一定会感到其中有很多说法是在互相推诿，或许还需要使出一套太极功夫来化解恩怨。掌控企业运营确实不易，ERP1的财务业务同步管理肯定会给实时掌控企业带来很大的帮助。32ERP1应用方案ERP1应用方案将围绕规范企业的销售、采购、库存、财务管理，提高业务运作效率来展开。以实现企业财务业务同步管理为目标，即能够将销售、采购、库存管理业务中的各种原始单据实时生成记账凭证转到财务手中，做到财务对业务的实时反映，随时可以对企业的经营情况算细账。321ERP1的管理内容ERP1的管理内容如图32所示。图中显示出在企业实施ERP1的阶段中，基本上没有生产管理的内容，这是因为生产管理是相对复杂的管理内容，涉及到生产计划管理方式，关联着销售计划和采购计划的协调，而这种协调是必须要有基础的，这个基础就是ERP1的内容。生产计划的协调作用要得到发挥，必须要知道销售任务中有多少品种和数量是需要进行生产的，而这样的数据又取决于对库存品的精确了解。此外，生产计划一定是一个按时间顺序进行排序的，这种时间顺序除了销售业务要求的交货期之外，另一个重要影响因素就是采购提前期。可见，ERP1的管理内容完全是在为ERP2的应用打下基础，没有这样的基础，生产计划会是什么样的呢显然肯定是与手工管理状态下的计划一样。另外一点需要说明的是，虽然ERP1的管理内容从图32中看起来没有生产管理的内容。但其实不然，生产物料的领用和产成品的入库都会在库存管理中涉及到，从这个意义上讲，ERP1保持了企业管理的整体性，这也说明了ERP1划分原则的合理性。图32ERP1的管理内容图32反映了ERP1的基本管理内容，它包括销售管理、采购管理、库存管理、财务管理四大管理职能。但这只是一个总图，为了让读者更进一步了解ERP1，以下就对这几个主要管理内容进行更详细的介绍。1销售管理销售管理是企业管理的龙头，在ERP1中的销售管理包含了企业进行销售业务的所有工作内容，这些内容大致可以分为售前管理、销售执行与控制、售后统计分析三部分内容。售前管理中以销售报价为核心内容，其管理形式主要是通过销售报价单的方式来进行的。销售报价单中包含了客户、品种、数量、价格等内容，它也可以作为生成销售订单的一种自动参照数据，即销售报价单中的内容可以直接用于销售订单。销售执行与控制则是围绕销售订单来进行的一系列销售管理操作。在企业中，销售任务是通过与客户的销售合同来确定的。一旦签订合同，销售任务便由此展开。在手工管理状态下，可以直接根据销售合同就开发货单，有了发货单仓库就可以开出库单，有了出库单就可以开出发票，根据发票就可以进行收款，由此而完成了销售任务。在ERP中，所采用的是计算机的处理方式，用一个销售订单来作为销售任务的执行驱动。销售合同签订之后，将合同内容输入销售订单，也可以从销售报价单中直接取数据形成销售订单。以后就可以根据销售订单自动生成发货单，由发货单又自动生成出库单，同样还可以生成发票和收款单。可见由于引入了销售订单，使得后续的操作全部都可以自动进行了，这是ERP销售管理与手工管理的根本差别。从理论上来讲，其实发货单和出库单都是可以不要的，信息化管理实现了信息的共享，销售订单一旦确定，仓库就可以看到并可以根据销售订单中的数据进行发货操作，而仓库发货的操作也同样可以记入销售订单中，财务同样又可以看到销售订单已经发货，由此就可以开出发票。这种情况可以想象成所有与销售有关的操作都可以在销售订单上来操作，岂不是用一张销售订单来取代了所有销售任务完成过程中所需要的单据了吗其实这就是实施ERP想要得到的结果。然而目前的实施结果并非如此，为了适应手工管理模式，在ERP系统中仍然保留了发货单与出库单等各种在手工管理状态下管理人员已经习惯的操作方式。或许是ERP软件开发商已经充分意识到了，要想彻底改变企业管理人员已经形成的习惯，只能循序渐进，目前让他们能够使用计算机已经是非常大的管理进步了，不可操之过急。整个销售管理过程的数据都记录在案之后，对于采用计算机的ERP系统来讲，要想从这些数据中得到各种各样的统计分析资料显然是非常容易的，其效率肯定是手工管理方式根本就无法与之相比的。对于ERP来讲，各种报表仅仅是展示数据的一种方式，只不过是人们已经习惯将其叫做报表而已。2库存管理库存管理是企业物流管理的核心地带，企业的增值过程就是在仓库的进进出出中实现的，所以把握好企业的库存管理，就能对企业进行精细的管理，这里是企业算细账的最基本的单元。ERP的库存管理就是对物品进出的精细化管理，其实并不是手工管理不想精细化，而是由于手工管理的低效率使其不得不牺牲精细化来换得可以接受的效率。手工管理的低效率体现在对于每一笔进出业务，都必须要手工开出入库单，可以想象，当其出入的业务量较大时，这种重复而简单的工作，变成了需要很大的意志力才能坚持不懈的，当仓库管理人员集中精力，力争做到不开错出入库单的时候，再要求他们要对各种出入库单中的各种内容进行分门别类的统计，这种要求恐怕无论如何都是属于过分的，除非是一个很小的企业，本来就没有多大的业务量。ERP的库存管理显然将彻底改变这种情况，在绝大多数情况下，仓库管理人员将不再需要手工填制各种出入库单，即便是在计算机中输入各种出入库单，也只需输入极少的数据。采购入库单可以由采购订单直接生成，销售出库单可以由销售管理产生的发货单直接生成。在没有上ERP2之前，关系到生产的领料和产成品入库是仓库管理人员还需要完整输入计算机的出入库单。但此时的输入方式也要比手工管理状态时要简单的多。当然，ERP库存管理绝不仅仅是为了解决手工管理低效率的输入问题，它的意义在于可以随时方便地盘清库存这本账。为企业算细账提供可靠而完备的数据基础。ERP中的库存数据的完备性表现在它与销售和采购以至于今后实施ERP2的生产都是密切关联的，前面已经提到出入库单都是根据采购订单和销售订单生成的，实施ERP2以后，领料和产成品的出入库单都可以根据生成订单生成。所以，在ERP中，企业管理中的销售、生产、采购这三大任务驱动物流的事实真相，在库存管理中反映的淋漓尽致。此时要从这样的数据基础中得到一些分析报告还会很困难吗对于管理者来说，只要认识到这一点，相信库存管理一定能给您带来一种拨开云雾见青天的感觉。3采购管理采购是企业资金流出的最大出口，如果企业要对资金和生产费用采取一些控制措施，往往首当其冲的一定是采购，但又苦于没有一个很好的理由，尽管很想从巨大的采购资金占用中挤压出些挪作他用，结果根本就无从下手。这是在手工管理状态下，常常会面临的窘境，原因就在于心中无数。在此时，如果您实施了ERP1的采购管理，或许遇到这种窘境的机会就会少了。从账面上来看，库存的原辅材料占用着很大的资金，但同时采购的资金申请报告还在等待着需要审批。造成这种状况是由于无法清楚了解成千上万种物料的实际可用量，实施ERP的采购管理，它采用的管理方法是用采购订单的方式来确定采购任务，对于采购订单中所列的每一种物料，都可以直接在采购订单中就进行实际可用量的查询，可以最大程度地减少重复采购情况的发生，这在手工管理状态下是难以做到的。还是那句话，除非是一个规模较小的企业，假如真是如此，或许这个企业本来就不需要ERP。关于采购订单的应用方式与销售订单也是基本类似的，它同样是采购管理内容的核心。ERP采购管理的另外一个突出的特点体现在对供应商的管理上。对于采购部门的每一个业务员来讲，要向他们了解供应商的情况肯定是没有问题的，一般他们对供应商的各种情况都能倒背如流，原因在于业务员所接触的供应商是少数供应商，在几百个供应商中，每个具体的业务员通常都只是固定与某几个打交道，情况熟悉是肯定的。尽管不可否定人在交易过程中的决定作用，但如果能将供应商的信息进行共享，那将是给企业的运转又加上了一个保险，避免了一些供应商变化和业务人员调离可能给企业带来的风险，当然最重要的是变人为管理为信息化辅助的制度管理。完备的供应商档案和供应商存货对照档案，将非常容易进行采购业务中的寻价和比价。4财务管理财务管理做为企业管理中最基础的管理职能，承担着对企业的物流运作过程进行价值评价的作用，企业的运作目的就是为了获取利润，利润一定是在物流运作的过程中有了增值才会产生，如果没有这种价值评价，企业管理将完全失去管理的目标。手工管理状态下，财务管理基本上是依赖于财务报表，而财务报表的局限性在前面的问题分析中已经进行了阐述。在ERP的财务管理中，财务报表的形式一点都没有改变，因为根本就不允许改变。但财务管理却有了巨大的改变，几乎所有涉及到业务活动的原始单据，都可以自动生成财务记账凭证，这一方面极大地减少了财务人员的工作量，同时这些凭证还能自动记入各种账簿，又最大限度地减少了手工登账可能会发生的错误。当然，还远远不止如此，这种自动做凭证和登账的高效率最有意义的方面是实现了企业的实时管理，即只要有业务活动发生，立即就能反应到财务中去，这就是所谓的财务业务同步管理。这种方式使得企业天天都可以做财务报表当然时间上与通常的财务报表是不一致的，实现了财务对业务活动的监控。当财务人员从繁琐的四则运算汇总统计中解放出来时，他们完全可以将精力放在对企业经营进行分析评价的管理会计中来。制定标准成本进行成本控制，制定每一个品种的变动成本以便于进行产品定价指导，整理企业的各种考核指标，根据信息化财务管理能够提供的基础数据为企业经营者出谋划策，制定预算指标体系，为企业进一步精细化管理打下良好的基础等等。由于ERP的财务管理使得整个企业的财务工作效率彻底改变，或许对财务管理的影响是最为直接的。因为在所有的管理业务中，就数财务管理的计算汇总统计工作量最大，所以使得应用计算机于管理的ERP在财务管理中显示了最为明显的效用，加之财务管理本身在管理企业中的重要性，这就致使ERP的实施似乎只能从财务开始。因此，现实中绝大多数企业在实施ERP时都自觉或不自觉地将财务管理放在首位。事实确实如此，如果不先实施财务管理，那么做的再好的业务管理，也不能将结果反应到财务指标上来，对企业管理的作用又何在呢没有一个高效的价值评价指标体系，销售、生产、采购的所有活动不能及时地映射到收入和费用上，又怎么能够及时知道企业的终极目标利润完成的如何呢当然，也不可否认，在没有实施销售采购库存业务管理时，财务是不能有如此高的效率自动根据业务单据生成记账凭证的，但这并不足以否定财务在ERP实施中的首要地位。5ERP1可选管理内容前面介绍的是ERP1的核心应用内容，是企业实施ERP第一步要完成的最基础的应用。当这些基础应用完成时，企业已经完成了财务业务的同步管理。此时，可以根据企业的实际需要选择一些其他管理模块的应用来扩大企业的应用成果。在ERP1核心应用的基础上可供选择的管理内容分为两大类一类称为扩展应用；另一类称为增值应用。6扩展应用如图33所示。扩展应用主要是能使已经实施的ERP1尽量扩大应用范围。在ERP1实施的基础上能够选择的扩展应用内容有下列几项。售前分析通过可用量ATP运算实现售前对可交付产品数量的确认；合同管理实现对供应商和客户合同进行全程管理；客户关系管理实现从售前、售中跟进到售后交付的全过程客户管理；网上银行帮助企业出纳足不出户即可享受工行、建行、招行等16家国内主流银行的网上银行自动对账；网上报销方便快捷处理企业内部员工日常借款、报销业务，以及在报销时的费用控制；人力资源管理实现标准、规范、便捷的、合同、薪资等管理，为企业建立标准、统一的人力资源工作平台，极大地提高办事效率；办公自动化为企业规范办公流程，实现及时沟通与协同办公，保障企业制度的高效执行。图33ERP1的扩展应用7增值应用模块如图34所示。增值应用是在不影响核心应用的基础上，充分利用已经实施的ERP1中的数据，为企业增加ERP的使用价值。能够选择的增值应用内容有下列几项。图34ERP1的增值应用管理驾驶舱管理驾驶舱顾名思义就是企业管理的控制室，在用友ERP软件里，管理驾驶舱用于综合提取ERP中的各种数据，通过这些数据实时洞察企业经营状态。它同时也具备对各种数据进行分析，指导企业经营的管理职能。它是企业经营者利用ERP掌控企业的有力工具。成本管理提供成本预测、成本核算、成本分析等功能，帮助企业解决同产品跨部门生产的成本费用归集，帮助企业实现单产品核算成本，实现更加精细的成本管理。预算管理在财务业务同步管理的基础上，应用预算管理，真正帮助企业把制定的预算目标落实到日常业务执行中，通过预算有效控制企业经营。资金管理根据应收、应付与现金的运行状态，做出资金预测，制定资金使用计划，帮助企业随时掌握企业未来的资金流向、流量和盈缺情况，防患于未然。322ERP1的应用流程ERP1的管理内容介绍让读者了解了ERP1具体包含哪些改善管理的内容。但是企业管理的任何职能都是按照一定的逻辑规则来履行的，同样ERP软件必须要满足这样的逻辑规则才能为企业管理所用。所以认识ERP软件，除了其能够具有的管理内容之外，还必须知道这些管理内容的应用流程。当然，在ERP软件中，应用流程也不是绝对不能改变的。一般而言，软件供应商通常都是根据企业对一类业务的处理逻辑设计应用流程的，尽管每一项管理内容仅仅是这种应用逻辑上的一个环节，但无论什么样的流程经过细分的结果，最终肯定落实到一个底层的软件功能模块中。所以，从这个意义上讲，流程帮助人们认识ERP产品的应用方式，最终真正认识每一个功能模块的作用。而真正认识了模块的作用之后，或许能够用这些模块组成新的流程，完成企业所需的管理内容，只要这个流程是企业管理进步需要的。ERP1是企业实施信息化管理的第一步，但这并不就意味着ERP1只有很简单的应用流程，在321节里介绍了ERP1的管理内容，其实并没有涉及到软件中的模块，要知道哪怕在仅仅是ERP1的管理内容范围内，其底层模块数也有数千种，而设计出这些模块的应用流程数也是一个庞大的数字。所以ERP1同样是一个复杂的系统，只不过在实施ERP时，先集中实施ERP1要相对简单的多。本节也是从对ERP1的基本理解出发，仅介绍几个最基本的流程。图35首先给出基于ERP1管理内容的应用主流程。图35ERP1管理内容的应用主流程该ERP1主流程反映的基本上是一级模块构成的应用流程，图中模块之间的连线所反映的关联关系基本上是对应企业中部门之间的关联业务，这种部门间的流程在各种类型的企业中几乎都是一样的。甚至流通类企业与生产类企业都没有太大的区别。图中列出了ERP1实施涉及到的部门和主管，也列出了在ERP1的基础上可选择的扩展应用和增值应用。本节以下的内容将分别介绍销售、库存、采购、财务的基本应用流程。1销售管理应用流程销售管理应用基本流程如图36所示。图36销售管理应用基本流程这是系统中处理普通销售业务的一个流程，该流程核心在于销售订单，它承载了销售任务下达、销售任务执行、销售结果统计的管理功能。销售订单生成销售任务下达的方式有三种其一为通过销售报价直接生成销售订单，这种方式一般是给客户发送报价单，根据客户确认的报价单直接自动生成销售订单；其二为根据与客户签订的销售合同，在有合同管理模块的情况下，要登记合同，此时可以根据合同内容自动生成销售订单；其三为直接手工编制销售订单。企业销售人员可以根据企业的实际情况选用任何一种方式，或者几种方式同时使用。销售订单经过审批后就正式下达了销售任务。此时，就可以根据销售订单发货，发货后进行销售出库确认，有销售出库单记录。根据销售出库单就可以进行销售开票、应收单据审核、销售成本结转等操作。根据所开发票即可进行收款操作。另外，可以随时查询销售订单执行情况，一旦销售订单执行完毕，即可进行销售订单关闭的操作。亦可根据销售订单执行情况对客户进行货款催交。以上仅仅是一种简单的说明，应用中肯定要复杂一些。比如销售发货中可以根据销售订单生成发货单，也可以进行批量处理，还可以手工填制发货单；销售订单执行统计查询中，不仅仅可以查询销售订单的执行情况，同时还可以根据执行情况进行预警和报警，及早提醒企业，尽量避免造成损失。几乎每一个模块都有许多可变通的内容，这里就不作介绍了。2库存统计分析应用流程库存统计分析应用流程如图37所示。图37库存统计分析应用流程库存管理的主要流程应该是以出入库业务和调拨业务为主，但由于入库流程与采购流程密切关联，材料领用和产品入库则与生产管理密切关联，而产成品出库是与销售管理密切关联。所以，这些主要业务会在相互关联较密切的各管理流程中分别出现，由于本书并不是产品手册，所以就不一一列举了。这里给出的库存统计分析流程，力图使读者了解ERP是如何做统计分析的。首先，所有物品的出入库操作都记录在库存账中，根据出入库物品的操作属性，库存账分为现存量、流水账、库存台账、代管账、委托代销备查簿、不合格品备查簿、呆滞积压备查簿、供应商库存、入库跟踪表等等。此外还有货位卡片和货位汇总表。这些是属于基本的库存数据，以这些数据为基础，就可以进行库存统计，由于库存账是实时的，所以统计也可以是实时进行的，统计内容包括库存展望、业务类型汇总、存货分布表、收发存汇总表和限额领料汇总表等等。同样有了库存账这个数据基础，也可以进行一些库存的分析，如安全库存预警、呆滞积压分析、短缺存货查询、超储存货查询、库龄分析、缺料表等等。在库存账基础上进行的库存统计分析是控制库存的有效方法，在手工管理状态下，这些统计分析都是很难做出的。3采购管理应用流程采购管理的基本应用流程如图38所示。图38采购管理的基本应用流程采购管理的基本应用流程同样是以采购订单为核心的应用操作。首先采购订单的产生方式有三种，其一为参照物料申请生成采购订单，这当中又分为来自库存管理本身的库存物料申请，来自其他消耗物料的申请，来自生产物料需求计划MRP的生成物料申请；其二为参照采购合同生成采购订单；其三为手工编制采购订单。生成的采购订单经过采购主管审批后，进入采购到货维护，货物到达时则进行采购到货检验，检验结果合格的则完成采购入库，若有不合格的则进行采购退货或者进入不良品处理，不良品或许可以作为降级入库。采购入库之后还需要进行的操作有采购付款、采购结算，并可随时查询采购订单执行情况，对于已经执行完毕的订单，要进行采购订单关闭。该流程是一个规范的采购流程，对于规范企业的采购管理，减少管理漏洞，应该可以发挥积极作用。4财务管理应用流程财务管理的基本应用流程如图39所示。图39财务管理的基本应用流程财务管理的最根本任务就是对企业的所有管理操作进行价值评价，这种评价过程是通过对企业拥有的各种资源的核算来进行的。企业所拥有的资源可归结为人财物，在上述流程中，薪资福利管理就是对“人”这个资源进行的核算，现金收支与银行对账、应收管理、应付管理就是对“财”这个资源进行的核算，而固定资产、存货核算、跌价准备就是对“物”这类资源进行的核算。对这些资源进行核算的记录就是凭证处理，对凭证的分类处理就形成各种账表查询。最终评价结果就是财务报表、现金流量表。除此之外，还可以对这些记录结果进行一些特殊的分析，那就是财务分析。信息化的财务管理与手工管理的最大区别在于天天都有评价结果，而不是期末才有结果，这就是实时管理，实时管理使得财务业务同步。323实施ERP1的基础设置企业的标准化工作，是应用ERP的基础，当然也是实施ERP1的基础。因为ERP是以计算机做为工具的，要使得计算机能够帮助管理者进行管理，首先要解决计算机对管理对象的识别问题。计算机对管理对象的识别只能是通过代码来识别，所以标准化工作的核心是建立企业所有管理对象的标准编码。在企业实施ERP1时，首先遇到的问题就是进行应用基础设置。此时，就是将企业标准化工作的结果用到应用基础设置上。ERP1的应用基础设置要求是多方面的，这里只列举一些关键的应用基础设置。1存货存货是指企业的所有物品，包括原料、材料、辅料、包装物、在制品、半成品、产成品、低值易耗品、备品备件等等。存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种物品的信息，以便于对这些物品进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。需要设置的主要内容有存货编码、存货代码、存货名称、规格型号、计量单位组、主计量单位、系统默认单位等等。所设置内容在以后系统应用时就会自动引用。2供应商与客户建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。同理，设置往来客户的档案信息，以便于对客户资料管理和业务数据的录入、统计、分析。需要设置的内容，供应商与客户类似，现以客户为例，主要有客户编码、客户名称、客户简称、所属分类、所属地区码、所属行业、税号、法人代表、开户银行、银行账号等。3部门部门是指企业下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，可以是实际中的部门机构，也可以是虚拟的核算单元。通常如办公室、车间、销售部、供应部等等。需要设置的内容有部门名称、负责人、电话、地址、部门属性、上级部门、传真等。4人员企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案。需要设置的内容有人员编号、性别、行政部门名称、人员属性、人员类别、银行账号、照片、年龄、职称等。5仓库存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置也是信息化管理系统的重要基础准备工作之一。需要设置的内容有仓库编码、仓库名称、所属部门、仓库地址、电话、负责人、计价方式、是否货位管理、仓库属性等等。324同步管理应用分析前面对ERP1的主要管理内容和应用流程都作了介绍，但是读者不难发现，在这些介绍中都是以一个管理职能为基础展开的。但是，真正体现ERP对于管理促进的特征是信息共享，几乎任何一个供应商在对企业进行ERP产品讲解时都会谈到如何消除信息孤岛实现信息共享，在财务和业务之间真正实现了信息共享，也就达到了财务和业务的同步管理。所以本节内容就是想通过进一步分析ERP1中的各种管理内容的关联应用，一方面对信息共享进行一些解析，另外一方面也再次证明ERP1做为实施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP产品都是十分庞大的，就像不可能将所有流程都进行一一介绍一样，也不可能将所有关联的信息共享应用进行介绍。在ERP1的范围内同样如此，所以这里选择一些最能表明财务业务同步管理的关联应用来进行解析。1销售业务与财务的同步管理在没有进行信息化管理的企业中，所有业务管理之间的联系都是要通过各种单据的传递来实现的，这些单据是一种依据、一种证据、一种责任。为了这种依据、证据和责任，手工管理不得不呈现出一种低效率，这种低效率就是在对这些单据的等待、核实、汇总、分类、统计中形成的。所有的企业管理操作中不能没有依据、证据、责任，所以，这种低效率就是不得已而为之，是一种必然的结果。在此，在ERP1的应用程度范围内，分析销售管理、库存管理、财务管理三者之间是如何实现信息共享，从而达到销售业务与财务的同步管理。首先在销售管理中其销售业务是从销售订单开始的，这里再重申一点，销售订单是ERP特有的概念，它与企业内的销售合同是完全不同的，它是ERP为了适合计算机应用而创立的一种形式。在企业的销售管理中，一旦与客户签订了销售合同，就相当于是确立了一项销售任务，当然销售合同的形式可以是多种多样的，对于老客户或许仅仅是一个电话或传真的确认。不管它的形式是什么，总之是确认了一项销售任务。此时，在ERP的销售管理方式中，就是要将这项销售任务录入到销售订单之中，销售主管可以对这张销售订单进行审核，一旦审核完成，也就相当于确定了一种销售任务的依据、证据、责任。销售订单与合同的区别在于合同是企业与客户之间的一种交易的约定，而销售订单是企业内部的一种销售任务全过程的记录，包括任务下达、执行和完成结果。如果每个销售合同就是一项销售任务的话，那么销售订单可以由销售合同自动产生。但是，销售管理中可以是几个销售合同构成一项销售任务，此时一个销售订单对应着几个销售合同。也可能一个销售合同会派生出若干项销售任务，此时，一个销售合同对应着几个销售订单。在ERP中，一旦销售订单经过了审核，就相当于确定了一项销售任务，此时的信息共享体现在，所有与该项销售任务相关的部门和人员都看到这张销售订单，当然，信息共享绝对不是仅仅看一看，重要的是能够充分利用才是共享。销售部门本身可以用销售订单直接产生发货单，而无须再重新填制发货单。库存管理可以根据发货单直接生成销售出库单，无须重新填制销售出库单。核算存货时可以直接根据销售出库单产生记账凭证，无须重新再做凭证。销售发票开出时，可直接取用销售订单中的客户、品名、数量、价格。可以根据销售发票自动产生记账凭证。在ERP的财务管理中，由于财务根据记账凭证进行记账的过程也是自动完成的，所以销售出库自动产生的记账凭证也会自动记入相应的账簿，这个过程可以是实时的，此外，对于销售业务而言，所开发票同样可以用生成凭证的功能来自动生成凭证。由于生成凭证的时间可以是任意的，且可以一张单据生成一张凭证，也可以多张单据生成一张凭证，所以可以做到实时管理。即任何时候只要发生了销售业务，随时都能直接反映到财务账簿中。这在手工管理状态下是不能够做到的。这就是销售业务与财务同步管理的含义。这种同步管理，彻底改变了财务事后记账的传统方式，使财务能够发挥对业务的监控职能，使得管理者随时都能从企业效益的角度了解业务的进展。同步管理的另外一个意义在于，由于凭证的生成是实时自动的，所以凭证的记录是细致而精准的，在系统中完全可以由凭证追溯到业务上，即可以由记账凭证追溯到销售订单，这在管理上体现为可以由管理指标的变化，追查到发生这些变化的原因。当然，销售信息的共享绝不只是在已经阐述的这些内容上。尽管不能一一列举，但有一点是必须要指出的，那就是当企业下一步实施ERP2以后，销售订单的共享在生产计划管理中是更加重要了，它是生产计划的依据、证据、责任。2采购业务与财务同步管理采购业务与销售业务一样可以做到与财务管理同步。采购管理同样是以采购订单为核心达到各相关部门间实现信息共享。采购任务的下达反映在采购订单之中，采购任务的执行情况都可以围绕采购订单通过信息共享完整记录下来。采购订单与销售订单类似，也是ERP中特有的一种用来进行采购管理的形式。一旦采购订单通过审批，就意味着采购任务已经明确，此时所有各相关部门都可以看到采购订单，并且可以直接引用采购订单中的数据，诸如供应商、品名、数量、价格等等。可以通过采购订单直接生成到货单。可以通过采购到货单直接生成采购入库单。可以根据采购订单直接生成采购发票。可以根据采购入库单直接生成记账凭证。可以根据采购发票直接产生记账凭证。这样的一些信息共享在手工管理状态下都是不能够做到的，这是ERP能够提高管理工作效率的原因所在。同样其真正提高管理水平的地方仍然是实现了采购业务与财务的同步管理，实现了财务对采购业务的监控。3精准的库存可用量共享由于库存管理是整个企业物流状况集中表现的地方，所以库存管理中的信息与其他各管理业务共享就显得尤为突出，在此以库存物品的可用量为例，来说明库存管理与其他管理业务之间的信息共享关联应用。如图310所示。图310库存管理与其他管理业务之间的信息共享关联应用一般在ERP软件中，都会有类似让ERP用户自己定义企业的可用量的公式设置。可用量与四个因素相关，即现存量、冻结量、预计入库量、预计出库量。其中现存量和冻结量是一种固定状态，而预计入库量和预计出库量则是根据不同企业的管理要求自己进行选择设置。如果选择了出入库时都要做可用量检查，则在出入库的操作中就会自动给予提示和警示。显然这种库存管理的精确性在手工状态下是无法做到的。该可用量用于销售管理业务时，用来检查是否可以立即进行交货，因为对于销售管理而言，很多时候都会遇到需要马上交货的情况，当这种情况发生时，往往意味着客户将收入送到了企业，在这种情况下，如果不能交货，对企业的机会损失是最大的。而如果盲目接单又交不了货，则企业信誉又将受到较大的影响，再则如果因为交了货而影响到其他订单的按时完成，这很可能是得不偿失的，这种时候显然最重要的事情就是知道一个准确的可用量，从而做出正确的选择。该可用量用于采购时，显然能够明显地帮助采购人员控制采购数量，尽量避免重复或过剩采购给企业带来的负担和浪费。当然对于采购的指导意义最终要等ERP2实施以后，在生产计划生成的过程中，对于采购量的计算依据这个可用量来运算，此时才是可用量最能体现出对采购的作用之时。此外从图310中也可以看出，本身可用量的计算公式中就是考虑了采购和销售的因素的，销售和采购都是使得可用量在一个时间段中成为动态数量的直接原因，这种动态就是实时管理最现实的客观要求，同时也是最能体现ERP优越于手工的地方。4给财务管理带来的变化前面在介绍ERP1的管理内容时阐述过一个观点，那就是“由于ERP的财务管理使得整个企业的财务工作效率彻底改变，或许给财务管理的影响是最为直接的。”但是，必须要清楚地看到，如果不实施ERP1，而仅仅是实施一个财务管理。那么，财务工作的效率是不会得到彻底改变的，此时的改变更多的是体现在一些四则运算量的减少，其效率的提高是有限的，尽管手工管理已经无法与之相比，然而信息化管理的优越性则还远远未能体现。惟有实施ERP1之后，通过与各业务系统的信息共享，实现了财务业务的同步管理，才是真正彻底改变了财务管理工作的效率，真正发挥出财务管理对于企业经营运作的重要指导作用。财务对于业务信息的共享表现在如下几个方面可以根据出入库单直接自动产生记账凭证，无须再输入凭证；可以根据采购和销售发票直接自动产生记账凭证，无须再输入凭证；可以同采购管理共享供应商信息，直接引用方便了应付款的管理；可以同销售管理共享客户信息，直接引用方便了应收款的管理；可以根据已经有的记账凭证追溯业务单据，极大减少了差错时间。在这些信息共享的情况下，再加之记账凭证可以自动登入账簿，财务报表可以根据标准格式自动产生，而标准格式可以由财务管理人员根据企业的实际应用要求自己设置定义。这所有的一切最终达成了财务管理工作效率的彻底改变。当然，改进是无止境的，ERP1虽然使得财务管理工