21、青岛啤酒内控系统操作手册.

青岛啤酒内控评价系统用户操作手册文档更改记录文件编号项目编号及名称青岛啤酒内控评价系统版本号作者日期作者版本备注20150204李辰V10初稿目录1内控评价511评价通知5111功能描述5112流程描述5113操作描述51131内控评价管理岗51132内控部部长812年度评价计划9121功能描述9122流程描述9123操作描述101231实施单位内控联系人101232实施单位部门长111233实施单位负责人12124评价计划修改121241实施单位内控联系人1313评价方案13131功能描述13132流程描述14133操作描述141331实施单位本次评价负责人141332实施单位部门长171333实施单位负责人1814评价测试19141功能描述19142操作描述191421实施评价项目测试人191422实施评价负责人212报告管理2221月度内部控制评价报告22211功能描述22212流程描述23213操作描述232131评价项目负责人232132被评价单位负责人242133内控职能负责人242134单位负责人252135内控部内控管理岗253缺陷识别与整改2531缺陷列表25311功能描述25312流程描述26313操作描述263131实施单位评价负责人263132缺陷整改责任人263133整改负责人273134部门长273135被测试单位督办部门督办人273136总部督办部门督办人273137结束28备注281IE浏览器版本要求282设置IE浏览器【兼容性视图设置】281内控评价11评价通知111功能描述由内控管理员发起年度评价通知，开展制订下一年度内控评价计划工作。新建评价通知内容包括编号、标题、提报单位、必评项目、自评项目数量基线、计划反馈期限、附件等。并报内控部领导审批，部门领导会收到待办，当部门领导审批后，年度评价计划提报通知结束。评价通知书审批通过后，下发内控评价通知到各相关单位内控联系人。通知下发后会在KM工作台中显示待办信息文字链接，告知其需要制定并反馈下一年度内控自我评价计划。各单位自我评价计划完成后，提交到通知下发后，内控评价管理员跟踪各单位的反馈状态。112流程描述1内控部内控评价管理岗起草年度评价通知2内控部长进行审批3审批不通过驳回到第1步4审批通过，将通知下发到各单位内控岗位负责人的KM工作台中113操作描述1131内控评价管理岗1填写【年度】、【标题】、【自评项目数量基线】、【计划反馈期限】、【附件】基本信息注如果附件【添加】按钮没有出现的情况下操作IE浏览器中的工具【兼容性视图设置】将此站点进行【添加】操作或者下载ADOBEFLASH插件并安装2点击【添加单位】添加提报单位3点击【必评项目】之后【添加项目】，进行必评项目的添加操作4添加【评价部门】5添加【审批评价通知处理人】，选择内控部部长6【提交】信息1132内控部部长1从KM工作台待办中进行提报通知审批2查看检查提报通知信息3对查看结果，表达意见通过提报通知将会下发到各个单位内控岗负责人驳回此提报流程回退到【内控部内控评价管理岗】负责人处。（即通知发起人）转发将此审批转发给另外负责人进行查阅。4【提交】信息12年度评价计划121功能描述自我评价计划在评价通知下发后，各单位内控岗按照评价通知要求制定内控自我评价计划，自我计划内容包括月份、被评价单位/部门、必评项目、选评项目、评价数量、评价组织部门、参与评价人员和备注。可以新建、修改、删除、查看、查询评价计划。计划制定完成后，报部门长和单位负责人审批。122流程描述BPMN2年度评价计划审批流程自评实施单位负责人自评实施单位部门长业务单位内控岗内控部内控评价管理岗制定内控评价计划单位部门长审批单位负责人审批查阅通知实施单位内控联系人实施单位部门长实施单位负责人内控部内控评价管理岗1实施单位内控联系人填写计划提报项目（包括被评价单位和被评价项目）2单位部门长进行审批3审批不通过驳回到第1步4审批通过进入到实施单位负责人处审批5实施单位负责人审批不通过驳回到第1步6实施单位负责人审批通过，此流程结束。年度计划【状态】变更为【迟反馈】或者【按期反馈】状态123操作描述1231实施单位内控联系人1从KM工作台待办中（例如青岛啤酒四厂2015年度计划）链接进入【年度评价计划提报】2预览内控部下发通知中的基本信息以及要求实施单位实时的【必评项目】注【提报截止日期】中的时间要求最后审批时间超出【提报截止日期】则状态栏显示【迟反馈】最后审批时间在【提报截止日期】范围内则状态栏显示【按期反馈】3点击【添加项目】，添加计划提报项目注通知要求的【通知必评项目】中的项目所有月份中所有包含的【评价内容】中，至少包含【通知必评项目】中的内容所有月份中所有包含的【评价内容】剔除【通知必评项目】后，剩余评价项目总数大于等于【自评项目数量基线】4填写审批信息，并进行【提交】1232实施单位部门长1从KM工作台待办中进行年度评价审批2查看检查年度评价计划信息3对查看结果，表达意见通过提报通知将会流转到单位负责人处理驳回此提报流程回退到实施单位内控联系人处转发将此审批转发给另外负责人进行查阅4提交信息1233实施单位负责人1从KM工作台待办中进行年度评价计划审批2查看检查年度评价计划信息3对查看结果，表达意见通过提报通知将会流转到下一个流程中去驳回此提报流程回退到实施单位内控联系人处转发将此审批转发给另外负责人进行查阅5提交信息状态变为【按期反馈】状态124评价计划修改评价计划已经通过了领导审批，后续发现做的计划仍需要进行调整，那么可以使用此功能，对没有做方案的具体评价项目进行修改操作。注评价计划已经被完全审批结束（没有审批结束，让相关领导直接驳回即可）已经做了评价方案的评价计划中的具体评价项目，不允许修改可以多次使用此功能1241实施单位内控联系人1点击，发起修改待办2认真如实填写【理由陈述】、【修改内容】，【修改理由】会被保留每一次的变更情况3修改具体评价项目注第一条记录没有编辑和删除，是因为此评价项目已经做了评价方案如果已经被做了评价方案的，只是处于【暂存】状态的评价方案，可以在评价方案中选择其他的评价项目，对第一条记录进行解锁4修改完成后，重新进行123后续流程的发起操作13评价方案131功能描述年度评价计划审批通过后，系统会自动下发给各个月份的【评价负责人】，进行具体测试方案的制作。【评价负责人】会给每一个被评价的单位选择适当的【测试人】，在某一个的【测试时间】进行测试操作。测试的项目中包含了体系测试和流程测试两种类型，流程测试控制点一般比较多，【评价负责人】根据自身部门测评要求，适当性的选择测试点或者全部。132流程描述BPMN3评价方案审批流程评价项目负责人评价实施部门负责人评价实施部门主管参与评价人员部门主管审批单位负责人审批撰写评价方案查阅提交主管是否实施单位本次评价负责人实施单位部门长（主管）实施单位负责人本单位参与本次评价实施的人员1实施单位本次评价负责人填写本月份参与被评单位的测试人以及测试时间等信息2提交到单位部门长进行审批3单位部门长进行审批4审批不通过驳回到第1步5审批通过进入到实施单位负责人处审批7实施单位负责人审批不通过驳回到第1步8实施单位负责人审批通过，此流程结束。被评价单位的测试人员开始进行测试。133操作描述1331实施单位本次评价负责人1从KM工作台中进入内控评价系统2选择左侧菜单栏中的【评价方案】3点击【新建】，进行评价方案的填写4从评价项目列表中，选择需要进行评价的月份。系统会将评价计划中的填写内容自动反应到画面上注如果选择了【发起计划外评价方案】那么就是单位自身做的评价测试方案，与年度评价计划无关，不是强制要求的。5填写【评价参与人】、【计划测试期间】、【整改方案反馈时间】、【方案描述】6可以再次【添加单位】以及评价内容7如果选择项目为流程体系，则对应的控制点需要进行选择，以不低于3个（包含3个）为达标具体操作点击之后根据自身情况进行选择控制点8针对每一个评价项目，选择适当【测试人】9填写测试时间，要求测试人在此时间开始注选择【评价项目】系统自动填充到画面上的【被评价单位】以及对应的【评价项目名称】是不允许【评价负责人】更改的，也就是说【年度评价计划】负责人强制要求方案负责人必须测试。可以对除强制要求外被评价单位进行增加、删除、修改操作1）当进行【提交】操作时系统会自动对以下内容进行校验2）被评价单位必须要有评价项目3）每一个评价项目必须要有对应的测试人4）每一个评价项目，如果是流程体系，则要求选择的控制点不少于3个10填写【部门负责人】以及【单位负责人】进行提交1332实施单位部门长1从KM工作台待办中进行链接打开2查看检查评价方案负责人提交的单位测试方案3对查看结果，表达意见通过提报通知将会流转到单位负责人处理驳回此提报流程回退到实施单位本次评价负责人处转发将此审批转发给另外负责人进行查阅4提交信息1333实施单位负责人1从KM工作台待办中进行单位内评价方案审批2查看检查评价方案信息3对查看结果，表达意见通过提报通知将会流转到下一个流程中去驳回此提报流程回退到实施单位本次评价负责人处转发将此审批转发给另外负责人进行查阅4提交信息14评价测试141功能描述内控评价方案下发后审核完成后，测试人会收到相应的待办，测试人可根据方案中指定的评价范围开始开展内控评价测试工作，并在系统中填写测试底稿和缺陷信息的相关内容。全部内容测试完成后，由评价项目负责人汇总评价报告和缺陷并生成评价报告和缺陷列表。并与被评价单位、部门对评价报告和缺陷列表进行征求意见。142操作描述1421实施评价项目测试人这里指每一个具体评价项目的测试人员1从KM工作台待办链接进入内控系统测试项目选择页面注项目测试人只能看到自己的测试项目2点击开始进行测试注测试人认真如实逐项填写内容，样本附件都有含有点击【保存信息】，系统会将当前内容保存起来，此时可【关闭】页面点击【下一个】，系统会自动将当前页面保存，同时进入下一个控制点进行填写每个体系评价测试结束后，状态显示如下图每个流程评价测试结束后，状态显示如下图1422实施评价负责人这里指为每个单位的每个评价项目分配测试员的【评价负责人】1从KM工作台待办中进行链接打开注评价负责人可以看到所有测试员测试的评价项目2查看检查评价测试结果，随时跟踪测试人员测试情况。内部控制评价汇总查看被评单位以及每个被评项目的整体得分情况缺陷汇总从整体上查看评价内容以及要素的【设计缺陷描述】和【执行缺陷描述】，把测试人测试的问题描述进行一一反映生成报告生成并下载报告文档，为后续缺陷整改提供依据2报告管理21月度内部控制评价报告211功能描述整个项目评价完成后，根据评价结果生成评价报告，并提供下载报告、上传报告。注评价负责儿人要注意评价方案中的每个测试是否全部完成，否则【上传报告并审批】内容是不完整的。212流程描述月度内部控制评价报告流程被评价单位负责人审核内控职能负责人审核单位负责人审批抄送内控部内控管理岗评价项目负责人提交查阅完成评价报告征求意见稿征求单位负责人意见征求内控职能部门负责人意见征求被评价单位意见审核不通过通过审核不通过通过审核不通过通过结束阅览213操作描述2131评价项目负责人这里指每一个评价负责人也就是评价方案的制定者1进入内控系统报告管理月度内部控制评价报告2点击，生成报告并自动下载到本地月度内部控制评价报告3如实填写月度内部控制评价报告文档中的内容4点击上传报告5逐个如实填写上报内容6填写【被评价单位负责人】、【内控职能负责人】、【单位负责人】、【抄送内控部内控管理岗】注建议【评价单位负责人审核评价征求意见稿处理人】和【是否在线征求意见处理人】设置为同一个人，当然也可不同人2132被评价单位负责人1从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2下载报告附件，进行查阅3对查看结果，表达意见通过将会流转到下一个流程（内控职能负责人）中去不通过此上报流程回退到评价项目负责人处，负责人对报告修改转发将此审批转发给另外负责人进行查阅2133内控职能负责人1从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2下载报告附件，进行查阅3对查看结果，表达意见通过将会流转到下一个流程（单位负责人）中去不通过此上报流程回退到评价项目负责人处，负责人对报告修改转发将此审批转发给另外负责人进行查阅2134单位负责人1从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2下载报告附件，进行查阅3对查看结果，表达意见。通过将会抄送到（内控部内控管理岗）中去。报告审批结束测试过程中出现【有缺陷】的情况时系统会在【缺陷识别与整改】【缺陷列表】中自动生成缺陷【未整改】记录，由单位负责人发起缺陷流程不通过此上报流程回退到评价项目负责人处，负责人对报告修改转发将此审批转发给另外负责人进行查阅2135内控部内控管理岗1从KM工作台待办链接进入，查看月度内部控制评价报告2下载报告附件，进行查阅3缺陷识别与整改31缺陷列表311功能描述针对测试过程中出现的缺陷问题进行整改，进而达到缺陷发现到缺陷整改的闭环操作。312流程描述BPMN缺陷整改总部督办部门被评价单位督办部门被评价部门领导被评价单位内控员缺陷整改并填写整改记录审核整改情况出具督办意见查阅结束不通过被评价单位内控联系人被评价单位负责人被评价单位督办部门督办人总部督办部门督办人313操作描述3131实施单位评价负责人这里指每一个评价负责人也就是评价方案的制定者1从【缺陷识别与整改】【缺陷列表】2填写【缺陷整改责任部门】、【缺陷整改责任人】，之后【发起整改反馈】流程。发起后状态变更为整改反馈中3132缺陷整改责任人1从KM工作台待办链接进入【缺陷整改】2填写【缺陷形成原因】、【设计整改完成时间】3填写【整改负责人进行整改】、【部门长】、【被测试单位督办部门查阅处理人】、【总部督办部门领导】并提交3133整改负责人1从KM工作台待办链接进入【缺陷整改】2填写