物业管理招投标技巧及范例精解 第四节 物业管理招标程序和方式

物业管理招投标技巧及范例精解第四节物业管理招标程序和方式一、物业管理招标的各种方式物业管理招标的方式按不同的划分标准有不同的分类。一按物业管理服务的范围分类1常规性的物业管理招标指以居住型、非收益性物业及所属的设备、设施、周围场地等维修、保养管理等为主要内容的物业管理招标活动。这类招标活动着重于常规性管理服务。以便为业主及使用人提供良好的生活和活动环境。2经营性的物业管理招标指各类经营性管理服务的招标，如办公楼、商务楼、宾馆、度假村等各类收益性物业。这一类的物业价值比较高，管理服务的标准也比较高。居住型物业除了常规性管理服务项目外，还增加代理经组、代办营销等项目也属于经营性的物业管理招标。经营性物业管理服务招标的内容与范围大于常规性物业管理招标。二按物业管理招标项目分类1全方位物业管理招标也称全项目物业管理招标，包括对建筑物本体及附属的设备、设施的日常维修管理，环境的清扫保洁、绿化、安保服务，及代理经租等综合性物业管理内容为目标的招标活动。招标单位可把其中的一项内容委托给某一专业公司，或把所有的项目委托给某一具有较完备的管理服务体系的物业管理公司经管。2单项目物业管理招标针对物业综合管理服务中的某一事项，如电梯、水泵的保养，安保，楼宇清扫，绿化等项目，由业主委员会或物业管理公司向社会上招聘专业对口的服务公司担任此项工作的服务和管理。其特点是专业化程度高，管理质量好。并且，可以通过规模经营提高效益。三按招标对象的广度分类1公开招标由招标方通过各种媒介，如报刊、广播、电视或专门刊物上刊登招标广告。凡对此有兴趣的物业管理企业都可以购买资格预审文件，预审合格可购买招标文件进行投标。这种招标方式的优点是有较大的选择范围，可在众多的投标单位之间选择报价合理、服务良好、信誉卓著的物业管理公司，也有助于开展竞争，打破垄断，能促进物业管理企业努力提高管理经营水平。但是，由于参加竞争的物业管理公司较多，增加了资格预审和评标的工作量。2邀请招标也称有选择的招标方式，即由招标单位向预先选择的数目有限的物业管理公司发出邀请书，一般邀请不超过十家。这种招标方式可以保证投标单位有相关的资质条件和管理经验，信誉可靠。但由于招标范围有一定的局限性，有可能漏掉一些在管理上、报价上有竞争力的公司。3议标也称非竞争性招标或称指定性招标。招标单位邀请一家，或几家物业管理公司分别协商谈判，被邀请的对象一般是具有信誉的优胜者。这实际上是一种合同谈判的形式。其优点是可以节省时间，容易达成协议，迅速开展工作。这种方式一般适用于对邀请方具有一定业务联系和比较熟悉的物业管理公司，或具有特殊管理要求的物业。4两段招标根据物业管理招标内容不同，可采用不同的招标方式，例保安、绿化实行公开招标，物业及设备维修养护实行邀请招标，或者议标等。四按物业管理招标的主体分类1前期物业管理招标指物业竣工交付使用起至业主委员会成立前由发展商主持的物业管理招标方式。前期物业管理一般到业主委员会成立。业主委员会成立后如想继续聘用原物业管理公司管理，应签订续聘委托管理合同，或者重新聘用物业管理公司，这样，物业管理就转入经常性管理阶段。2经常性物业管理招标指由前期物业管理转入经常性物业管理，由业主委员会主持的物业管理招标方式。该方式的特点是物业管理进入业主自治管理及相对稳定状态，投标单位如想在市场竞争中获胜，必须从长远目标出发，制定“高效优质”的经营方针，参与投标，以获取长远利益。3委托咨询型物业管理招标无论是发展商还是业主委员会，都可以通过委托专业的咨询中介服务机构代理物业管理招标。此种方式能提高物业管理招投标活动的质量，选择那些管理服务优良的物业管理公司及专业公司进行管理。这种方式虽然增加了物业管理招标的中介服务费用，但是却能为招标方，特别是业委会提高招标工作的质量，选聘到合适服务对象。二、物业管理招标的组织协调根据国内现行的有关政策、法规，物业竣工后不同使用阶段，其组织管理的主体是不同的，因此，如何正确解决不同使用阶段对物业管理的交接班工作，是做好物业整个使用阶段管理工作的一个重要方面，也就是如何协调物业不同使用阶段各管理主体内部对物业管理招投标的认识与明确各自职责。一物业管理招投标的预备工作1正确对待角色的转换1物业管理从营销配角到管理主角的转换房地产经营管理体系，要求物业管理是全过程的介入，或者说早期介入。市场竞争迫使各房地产开发、经营公司注重物业管理，创立企业形象，以求规模效益。但对于开发公司来讲，注重物业管理的根本目的是为营销服务的，物业管理只能为营销当配角。即使是由发展商组建的其下属的专业物业管理公司，最终目的也是为创立该品牌的房地产建筑商品服务，以实现其物业的销售和提高投资效益。由于对物业管理缺乏长远和周到的安排，就导致业主对前期物业管理工作的不满，抱怨当初的许多良好承诺到最后无法兑现例如物业环境的绿化，公共活动设施的建设，二十四小时安保落实，免费乘坐直达市区的车辆等，从而提出要重新聘用物业管理公司的意愿。业主的这些要求，实际上就是要求物业管理从配角向主角转换，以体现业主的切身利益，这种要求完全是正当的。问题的关键是实现角色的转换是否非得调换物业管理公司。2对重新招标的认识当业主入住率达到一定比例及物业出售满一定时间后，根据政府有关规定，必须成立业主委员会，这对业主来讲就有了一个代表自己利益的合法机构，也就是依法实施对本物业的自治管理。这时，业主就会要求改变目前不良的管理状况。这一要求对现任管理公司是一个挑战，要么设法改变目前的管理状况，要么就“让贤”。业委会就可通过招标来选聘合适的专业管理公司。这是一种很正常的市场行为，但在现实中，由于观念的滞后和经济利益的制约，就容易在购房业主与开发商之间，业主与物业管理公司之间产生矛盾，一旦矛盾激化，就会给小区的管理及招投标工作带来困难。因此，对有关各方来讲，对重新招标一定要有一个正确的认识。业主方面要慎重考虑是否已到非更换物业管理公司的程度，与现任管理公司是否还有商量的余地，使其改进管理方法及提高服务质量。发展商方面要认真对待售房时的承诺，处理好各种遗留问题。现任物业管理公司方面对业主要求重新招标选聘管理公司，应采取的态度是吸取教训，立即整改，重整旗鼓，参与竞争，决不要采取“敷衍拖拉”、“非我莫属”的态度与业主对立。这种作风对一个希望继续发展的公司来讲，决不是上策。2招标前的准备工作这里主要讲业委会在招标前的准备工作。第一，招标应征得业主、业主代表或业主委员会成员绝大多数一般应在75以上的同意，方可进行。这个工作在业委会和业主内部必须充分协商，取得共识。可采用召开业主代表大会和业主委员会专门会议的方式来认真商议。第二，要与现任物业管理公司协商解决有关解除原委托合同的事宜。做到“愉快地分手”。合同解除的时间宜订在后任公司接班的前一天，应尽量避免出现管理的“真空地带”，更应避免前任未走，后任已到，发生重叠，事实上谁也不能管，成了变相的“真空”。第三，同时，要从现任物业管理公司取得招标所必须的物业的所有图纸、表格资料。第四，要特别注意物业小区的开发“扫”尾工作是否完成。目前，出现了这样的情况有些居住小区，由于开发时间较长，有几幢物业先前已竣工，验收合格，业主已入住，并准备重新招聘物业管理公司，但整个小区的开发还未完成，一些配套设施，如停车场、花坛、经营用房、门房等未建或未建完，业主如果聘用新的物业管理公司，解聘开发商组建的物业管理公司，给这些开发的扫尾工作的处理增加许多麻烦或无人承担。因为这部分不能由维修基金支出，也不可能让新聘用的物业管理公司承担，这样给招标工作带来很大的麻烦。而参与投标的物业管理公司也会因这些“后患”放弃参与对该物业的投标，这就是所谓的市场是双向选择，业主也就会因此吸引不到优良的物业管理公司参与投标，使重新招标失去意义。对于开发的结尾工程尚未完成，或小区继续在进行开发，业委会在选聘物业管理公司时要做好与开发商的协调工作。二业主委员会内部的协调1业主委员会的资格要求由业主委员会通过公开方式对物业管理实行全方位的招标将成为市场发展的主流。作为招标主体的业主委员会，其成员的资格应符合一定的要求第一，业委会成员资格都符合法定条件，首先都是物业所有权人；第二，业委会成员必须了解国家有关房地产开发、物业管理的一些基本法规，具备物业管理方面的基本知识；第三，具有“公益精神”，愿意花时间和精力为广大业主服务，并具有一定的内外协调能力，不徇私情，秉公办事2大业主、小业主的权益分配从理论上讲，每个业主的权益分配，即在招标过程的表决权分配，应根据产权拥有的份额按比例分配。但是，借鉴境外的一些习惯做法及结合国内的情况，对大业主、小业主在权益分配问题上的做法，可采取一些变通的做法，例如，在人数上占绝对多数的小业主拥有50的产权，少数几个大业主也拥有50产权，在表决时可适当地作些调整，表决权可以是六、四分成，或七、三分成，即把产权人数与产权份额结合起来考虑。当然，这是为了照顾广大小业主的利益，使表决结果能代表大多数业主的意见，尽量做到事实上的公平。当然，这种权益份额的分配必须征得广大业主，特别是大业主的同意，方可实行。3招标方式及范围的协定业主委员会可根据广大业主的意见，结合本物业具体情况，决定采用什么方式招标公开招标、邀标、议标及在什么服务标准、服务范围内招标是全方位还是单项目。对于这些问题的表决，事先都应有一个初步方案，经过充分协商，一旦确定就可考虑选聘什么类型、结构的管理服务公司。因为专业管理服务公司的结构、类型、资质等级对于确定管理目标及管理费用水平有一定的关系。一般资质等级高的专业管理公司管理质量好，而收费也高，资质等级低的专业管理公司无论是管理质量、费用水平一般相对低些。三招标标底与管理目标的确定1物业管理招标标底的意义物业管理招标标底是业主所期望的管理服务水准和所能承受的物业管理费的最高限额的统一。一个正确、合理的物业管理标底反映以下几方面的内容第一，该物业本身的档次。一般物业管理费的档次高低与物业本身档成正比。第二，管理服务的项目、标准。第三，业主的经济承受能力及性情、喜好。标底反映了业主的消费水准和消费意向。标底的组成部分中，单项管理费用的高低，反映了该物业业主的喜好如，绿化管理费的比例较高，说明业主注重生态环境及环境美化。第四，业主委员会的自治管理水平也可以委托专业咨询公司。正确、合理的标底，既是业主最高经济承受力的体现，也是管理目标实现的最低开销，如何把两者有机地统一起来，是业主委员会最主要的任务之一，也是对业主委员会自治、自律能力的衡量。2管理目标的确定物业管理实行招标，并且希望能够招聘到优良的物业管理公司参与管理。如何编制招标文件是一项非常重要的内容，而其中的“管理目标”是投标企业编制投标文件的主要依据。管理目标的货币表现形式为标底，投标企业若想中标，它的投标报价必须尽量接近标底，而要做到这点，投标企业对管理目标须有透彻的理解。因此，招标单位的管理目标一旦公布，就不宜随便变更，这也是招标方对投标方应有的态度。否则，就会影响招投标的严肃性和公正性。3管理目标与标底的“质”与“价”的等同关系。物业管理招投标作为一种市场行为，当然要受到“等价交换”的市场规律的制约，如果我们把招标方制定的管理目标看成是“质”，把投标方接近标底的报价看成是“价”，那么，这种“质”和“价”的关系为高质需由相应的价格作保证，质随价的变化而变化，即招标方出什么样的价，投标者提供什么档次的服务。当然，也可能会有公司愿意相对较低的价格提供较高的服务。所以，物业管理的投标报价与其他项目的投标报价相比，其特点是报价弹性很大。这里的关键是必须与管理目标的水平相适应，而管理目标的水平应该是该物业管理区域大多数业主意向和承受的统一。三、物业管理招投标资格预审物业管理招投标的资格预审是指招标方对投标方的从事物业管理的资质和资格的预审，是物业管理招投标健康运作的前提。一资格预审的程序1邀请物业管理公司参加资格预审在有关报刊、媒介上发布资格预审广告，邀请愿意参加物业管理投标的单位申请资格审查。2颁发资格预审文件招标单位颁发资格预审须知，要求投标者填写有关表格和回答有关问题。3预审资格资料的分析、审查招标单位对投标者提交的资格预审文件进行评比和审查，向所有参加申请资格预审者公布所有入选的投标者名单。二资格预审的内容、要求根据国家物业管理公司经营资质审批的有关规定，结合招标物业管理的具体内容，资格预审的内容包括1是否具有法人资格和从事物业管理的资质。2是否具有与所招标内容相适应的技术及经济管理能力，即相应的资质等级。3以往业绩，包括已接管物业的经营、管理状况，达优、达标的比例或受处罚的情况。4凡跨地区投标者，应持其营业执照和企业资格等级证书到招标物业所在地当地政府有关部门和工商行政管理机构登记备案。5其他有关事项，包括递交资格预审文件的份数，送交单位的地址、邮编、电话、传真、负责人、截止日期。招标单位要求申请者提供的资料要准确、详细，并有对资料进行核定和澄清的权利，对于弄虚作假、不真实的介绍可拒绝其申请。资格预审的结果和已通过资格预审的申请者的名单将以书面的形式通知每一位申请人，申请人在收到通知后的规定时间内如四十八小时回复招标单位，确认收到通知。随后招标单位将投标邀请函送给每一位通过资格预审的人。三资格预审的申请书的表格资格预审申请者应按统一的格式递交申请书，在资格预审文件中按资格预审的条件编制成统一的表格，由申请者填报，这对于评审工作是非常重要的。申请书的表格通常包括以下内容1申请人表。主要有申请者法人单位的名称、地址、电话、电传、传真、成立日期。如果是股份制、联营体，应首先写明牵头的申请者，然后是所有合伙人的名称、地址等。2组织机构表。主要有公司简况、法人代表、股东名单、直属公司名单等。3财务状况表。基本数据有注册资金、实有资产、流动资产、固定资产，以往物业管理经营赢利或者亏损情况，即损益表等。4公司人员表。其中包括管理人员、技术人员、专业服务公司人员及其他人员的数量和从事物业管理经营的年限。5业绩表。指已接管物业的管理经营状况。包括已接管物业的名称、地址、类型、管理费价格及有何种奖惩经历等。以上表格可由招标方根据需要设计，力求简单明了，并注明填表的要求，每张表格都应有授权人的签字和日期，对于要求提供证明附件的应附在表后。四、物业管理招标文件的编制物业管理招标文件的编制是招标准备中最重要的环节，它不仅是投标者进行投标的依据，而且决定了今后该物业经营、管理水平及品位高低。因此，编制招标文件是物业管理招标活动的关键，力求做到系统、完整、准确、明了，即提出要求的目标明确，使投标者一目了然。一物业管理招标文件的组成物业管理招标文件包括以下几个方面1招标书。其中有物业的概况介绍规划设计图纸物业管理范围物业管理模式维修基金的收缴和使用管理经营管理质量要求奖惩方法标前会议及现场勘察日期2管理服务的具体要求标准这方面的内容应根据不同物业、不同业主消费水准设计不同的方案。招标方可以要求物业管理企业实行“一业为主，多种经营”的管理方针，对物业区域的各种资源实行最佳使用。3投标者须知投标须知是招标单位对投标者在编制投标文件的过程中，有关业务、手续和信誉方面所作的规定，还有对评标、定标等方面的细则所作的说明。主要有解释招标文件的部门和联系人填写标书的规定和投标、开标的时间、地点投标人对招标文件有关内容提出建议的方式招标单位权利招标单位保留拒绝不合要求的标函，以及在特殊情况下可能推迟投标、开标日期的权利。招标单位对投标文件保密的义务招标单位对未中标方的义务与处理由以上三部分内容组成的招标文件向投标人公开，投标人通过资格预审后，按规定向招标人索取。然而，招标文件还有一个重要的组成部分即标底，是不向投标人公开的，它是招标单位根据政府有关方面的规定及本物业管理目标而确定的管理服务项目和收费标准，它也是评标、决标的重要依据。二招标、投标表格参考样式1物业管理招标通告为配合城市综合管理，使本物业在专业物业管理的基础上保值、增值，为业主创造良好的生活、工作环境，经全体业主讨论决定，同意对物业管理实行公开招标，特通告如下物业名称产权性质面积类型座落联系人电话报名截止日期年月日凡参加投标的单位，请于本通告公布之日起天内，报名登记，领取招标文件。招标单位名称年月日2物业管理投标申请书企业名称地址开业日期电话法人营业执照所有制性质主管部门企业资质等级经营方式、范围注册奖金人员结构高级人，中级人法人签章年月日3物业管理投标邀请书为配合城市综合管理，使本物业在专业物业管理的基础上保值、增值，为业主及使用人享有良好的生活、工作环境，经全体业主讨论决定同意邀请你单位参加投标，请接本邀请书后速来领取招标文件。招标单位名称年月日4书面咨询书投标单位投标物业名称要求解答问题5物业管理投标通知书望按照标书要求，结合国家和地方有关规定，认真编报投标文件，希望能建立良好的合作关系。招标单位年月日6物业管理中标通知书物业管理招标活动，经对各投标单位所报标函综合分析，决定你单位为中标者。请按照投标书确定的条件，签订委托管理合同，愿双方的合作愉快并能长期保持下去。招标单位年月日以上格式可根据各个物业区域招投标的具体情况调整。五、物业管理招投标程序物业管理招投标是一个完整的过程，本节先立出全过程，然后主要介绍招标和评标的程序和方法，投标则在第三章专门介绍。一物业管理招投标一般程序1组成物业招标管理小组2编制招标文件和标底3发布招标公告或招标邀请书4物业管理企业申请投标5投标企业资质审查6召开发标会议及现场勘察答疑7投标书编制与送达8召开开标会议9评标决标10发出中标与不中标通知11签订委托管理服务合同二组成物业招标管理小组招标单位开发商或业主委员会根据广大业主的提议，决定通过招投标方式选聘物业管理公司同时，应通知现任物业管理公司，提出重新招投标的各种理由，当然也欢迎现任管理公司通过改进管理方式和参加投标。为顺利完成招投标任务，招标单位应组建一个招标管理组织，其主要任务是研究各项招标条件；编制招标文件；发布招标公告或邀请书；对投标企业进行资质审查；向投标企业发放招标文件及有关技术资料；组织投标企业勘察现场并对有关问题负责解释和答疑；制定评标方法；发布中标或未中标通知书等。三编制招标文件和标底招标小组应在广泛听取业主意见的基础上，根据招标物业的具体情况进行正确的市场定位。费用标准即标底的确定应把“量入为出”、“以支定收”和“业主的承受能力”的收费原则有机地结合起来。管理目标与管理标准相吻合，具有可操作性。四发布招标公告或招标邀请书招标单位根据招标方式的不同，进行发布招标公告或招标邀请书的工作。五物业管理公司申请投标物业管理公司在看到招标公告或收到招标邀请书之后，结合本企业的具体情况，确定是否参加投标，如果愿意参加投标的，应在规定的时间内按要求填写投标申请书提交招标单位。六投标企业资质审查物业管理公司的投标申请被接受以后，必须进行资质审查，即填写资格预审表，接受招标单位的资格审查，经预审合格后方可参加投标。资格审查的内容企业营业执照；经营范围；企业资质等级证书；各类技术人员人数；以往业绩等。七召开发标会议及现场勘察答疑招标单位邀请投标企业参加发标会议，由招标小组成员介绍招标物业情况，解答投标企业提出的问题，并发布招标文件及有关技术资料。八投标书的编制与送达投标书应以招标文件为依据，在规定时间内送达。九召开开标答辩会开标，应按招标文件中规定的时间、地点公开举行。邀请业主代表、物业管理主管部门及公证机构参加，并且组成评标小组，开标会议由招标小组组长主持。一般程序如下1由招标小组成员介绍各方到会代表，宣布会议主持人。2会议主持人检验投标企业法人代表证或法人代表委托书。3主持人重申招标文件要点，宣布评标办法和评标小组成员名单。4主持人当众检验启封投标书，若有无效标书者，须经评标小组半数以上成员确认，并当众公布。5投标单位法人代表或法人代表委托人声明对招投标文件是否确认，并对招标单位提出的问题进行解答。6按标书送达时间或以抽签方式排列投标单位的唱标顺序，当众启封，公布标底。十评标、决标评标应按照平等竞争、公正合理的原则，对所有投标企业一视同仁，逐一评审，评审可采用综合评议法或定量评分法，排出名次，最后确定中标单位。十一发出中标或未中标通知书确定中标企业后，招标单位应在规定的时间内发出中标或未中标通知书。十二签订委托管理服务合同。六、评标原则及方法物业管理招投标实际上就是一种商品交易，即物业所有人花钱购买物业管理公司对物业及设施、设备等进行良好管理和提供服务。因此也应追求“价廉物美”。但是，由于物业管理服务收费是按照“等价交换”原则进行的，物业所有人出什么样的价格，就享受什么样的服务，所以，评标应按照招标书所设定的管理目标为依据。标价太高，很难中标；标价过低，事实上达不到预期的管理目标，因此也不易中标。如何正确掌握评标原则及方法是招标评标的关键。一评标原则1标价合情合理物业管理招投标所讲的标价合理是指投标单位编制的物业管理费用的标价接近标底价格。物业管理的标底不同于其他招投标项目的标底，其他招投标项目的标底相对比较固定和客观，而由管理物业的档次和服务项目的水平决定管理费用支出的弹性很大，高档管理与普通管理的价格差距很大可以是几倍，而标低价格就是业主所能接受的价格，要求所提供服务的水平与这个价格相适应。2管理先进物业管理，强调的就是“管理”水平，评标时，除了遵循“标价合理、低价中标”的原则，还要考虑投标企业的资本、管理服务人员及技术力量等方面的因素。价格确定是提高管理水平的基础，但管理方法的选择、各种技术力量的拥有程度，对于降低费用开支、提高工作效率及经济效益具有重要的作用，因此，管理方法、措施也是评标的重要依据。3质量水准合理的标价，科学的管理方法，投标企业是否有良好的职业道德、敬业精神和奉献精神等等，是保证质量的基本条件。质量包括两个方面一是技术质量，是对房屋和设备设施的保养、检修水平；二是服务质量，物业管理是以“人”为本，物业管理公司员工是否能做到热情、耐心、周到，做到以“情”服人。4企业信誉