酒店餐饮采购管理制度技能培训

酒店餐饮采购管理系统酒店采购管理系统为使酒店采购制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调，提高工作效率，特制定本采购管理制度。一、采购管理部酒店设有专职采购部，由酒店财务部管理，受财务总监、成本控制部、集团监察部等部门监督，全面负责酒店的采购工作。二。采购部基本工作要求1.所有采购项目应由董事会签和批准，并由酒店财务部批准2.所有采购项目都需要比较至少三家供应商的价格和质量，并且每一类月度货物至少三家供应商应提供报价。3.所有采购货物的质量必须保持一致和稳定。4.采购部员工应对其采购的商品的价格和质量负责。5.采购部通过电话、传真、异地调查、收货厂家等方式获取酒店使用的各种物品的主要品种价格信息。每半个月将价格信息编辑成价格信息数据库，并以书面形式向酒店财务部和董事会报告。6.所有供应商的名片、报价单、合同及其他数据和样品应由采购部登记存档并妥善保存。任何人员变动都应包括在调动中。上述数据和采购人员应从采购部进入采购部价格信息数据库。7.一般货物的采购时间需要：天；紧急项目必须在同一天购买回来；印刷、房间一次性用品、亚麻布等用户部门应提前一个月订购。8.采购部禁止购买任何未收到采购订单的物品，否则财务部将不予报销。9.未经许可，禁止使用本部门自行采购货物或与供应商就采购事宜进行谈判。10.采购部负责跟踪各合作制造商对货款的及时签署和批准。酒店应及时支付到期应付账款，以树立酒店的良好形象，维护酒店的财务声誉，也为今后的采购提供便利。三。采购批准程序1.申请表审批程序：使用部门经理(仓库主管)-资产会计审核-主管审批-采购部查询-财务总监-审计部-执行董事会-采购订单返回采购部2.对于采购部门以现金方式采购的单价小于1000元或批量价值小于2000元的项目，采购部门必须提前三个项目进行比较，并在请购单上注明查询结果和所选供应商，经董事会最终批准后方可采购。酒店财务部和集团监察部将对价格和质量进行抽查。3.单位价值1000元以上或批量价值2000元以上物品采购审批程序：采购部寻找至少三家制造商比较价格和质量-评估小组确定供应商-采购部和供应商共同起草合同或采购协议-财务审批-行政办公室审批-董事会批准盖章或签字执行合同或协议(评估小组由采购部、使用部、财务部、主管副总和小组检查组成)4 .信贷(月度)项目采购审批程序蔬菜、肉类、冷冻食品、三禽、海鲜和水果由厨师直接向采购部订购。其他项目按照上文第1、2和3段中的程序执行。选择供应商进行月度结算的方法：采购部每月至少邀请三家供应商对每种商品进行报价。采购部、使用部、主管副总、财务部、集团检验部组成供应商评估小组，充分合作，比较和讨论价格和质量，选择供应商。采购部和采购经理2.供应商的选择基于1.2 N原则，所谓1.2 N是指一类商品的一个主供应商、两个辅助供应商和N个检验供应商。这种商品只有一个主要供应商，大约70%的商品是从他那里购买的。两个辅助供应商提供大约20%的材料，如果出现问题，其他供应商可以立即更换主要供应商。无限数量的检验供应商不仅是辅助供应商的后备力量，也使酒店能够购买到非常特殊的材料，没有任何盲点。3.采购部应做好与供应商的联系和接待工作，以维护酒店形象。酒店采购部的工作流程一、各类商品采购工作流程1.仓库补货项目的采购流程：仓库储存的每一种货物都应设置合理的采购线。当库存接近或低于采购线时，应补充仓库中的库存。仓库主管应填写仓库补货的“请购单”,请购单中应注明以下信息(一)货物的名称和规格；(2)月平均消费量；(3)库存数量；(4)最新订单的单价；(5)最新订单数量；(6)就此订单的数量提供建议。何主任签字批准后，送采购部经理初审。采购部经理将签署并确认采购申请表，并注明到达时间。采购部经理首先同意后，根据仓库采购申请表的内容要求，与至少三家供应商进行比较，选择相应的供应商，提出采购意见，按照酒店采购审批程序提交审批。经董事会批准后，采购部将立即组织实施，并在3天内完成一般货物要求。如有特殊情况，向主管领导汇报。2.部门新增项目采购流程：如果部门需要增加新的项目，部门经理或每个餐厅的主厨应写一份特别的申请报告，经董事会批准后连同“采购申请表”一起提交给采购部。采购部经理初审通过申请表后，部门经理应将“采购申请表”的内容与至少三家供应商的要求进行比较，选择相应的供应商，提出采购意见，按照酒店采购审批程序提交申请审批，经董事会批准后，采购部立即组织实施。3.该部更新了更换旧设备和物品的采购流程：如果部门需要更新和更换旧设备或旧物品，应填写“物品损坏报告”并提交财务部和董事会批准。经审批后，向采购部发送“货物损坏报告”和采购申请表，请在采购申请表中注明以下信息：(一)货物的名称和规格；(2)最新订单的单价；(3)最新订单数量；(4)就此订单的数量提供建议。采购部对至少三家供应商的价格和质量进行比较，并根据酒店采购审批程序办理相关审批手续。经董事会批准后，由采购部组织采购。4、生鲜冷冻食品采购工作流程：对于蔬菜、肉类、冷冻品、三禽、海鲜、水果等物料的采购申请，各酒吧、部门的总厨或主管将根据当天的业务情况预测明天的消费情况，填写每日采购单并提交给采购部。采购部会在当天下午下订单，或者在第二天直接去市场采购。5、燃料采购工作流程：采购部根据业务情况和工程部，编制燃料油、液化石油气和柴油的月度采购计划，填写采购申请表，按照酒店采购审批流程进行处理以上采购申请表经任一主管签字批准后，提交采购部经理进行初审。经采购部经理初审同意后，采购部经理根据采购申请表的内容要求，与至少三家供应商进行比较，选择相应的供应商，提出采购意见，并按照酒店采购审批程序提交审批。经董事会批准后，采购部应立即组织实施。二。采购工作流程：中需要标准化的事项1.所有购买申请必须一式四份。购买申请表经部门经理批准并签字后，一式四份提交给资产会计，资产会计审核后发送给总监。2.购买申请表一式四份。批准后，第一份将用于仓单。第二联合采购部归档并组织采购。第三，财政部将对成本核算进行归档和核实。第四部门文件。3.审核采购申请单：采购部收到采购申请单后，应进行以下审核，防止错误和遗漏。(1)签字确认：检查采购申请单是否由部门经理签字确认无误。(2)核对数量，复核入库数量和月消耗量，判断请购单上的数量是否正确。4.邀请供应商报价。三、商品比三工作流程：每类商品的报价至少需要三家公司进行比较，以防止相关人员徇私舞弊，确保采购商品价格的合理性。酒店采购采用三方报价的方式，即在订购前，必须咨询三个或三个以上的供应商进行报价，然后选择供应商的项目。具体方法如下：1.采购部根据采购申请表的要求组织采购，填写空白报价单，这些包括：(1)填写空白报价表中所需项目的名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准和交货时间，并发送给供应商(至少选择3家供应商)，要求供应商填写价格并签字退货。(2)对于交通不便或其他地方的供应商，可进行传真或电话咨询。电话询价时，询价结果应填写在报价单中，并记录报价人的姓名和职务。(3)提出采购部的选择意见和理由，并与报价单一起提交给评估小组审批。2.评估小组根据采购部提供的相关报价资料，并参考采购部的意见，对多家供应商提交的货物的价格、质量和信誉进行评估，然后确定其中一家信誉好、质量好、价格低的供应商，并提交董事会审议。四、采购活动的后续必须跟进1.采购订单的跟进订单发出后，采购部需要跟踪整个过程，直到收到货物并入库。2.采购订单的取消(1)酒店取消订单：如果酒店因某种原因需要取消订单，供应商可能会提出取消补偿，因此采购部必须提前提出可能出现的问题和可行的解决方案，供董事会做出决定。(2)供应商取消订单：如果供应商由于某种原因取消了酒店已经发出的订单，采购部门必须能够找到另一个供应商并立即通知需求部门。为了保护酒店的利益，供应商必须赔偿酒店的人力、时间和其他经济损失。3.违反合同：合同中应明确详细规定，如有违反，按合同处理。4.文件存储：所有供应商的名片、报价、合同等信息应分类归档备查，并与采购人员自行采购的价格信息一起录入采购部门的价格信息数据库餐饮原料采购是酒店日常工作的第一步，也是非常重要的一步。俗话说，巧妇难为无米之炊。酒店里有熟练的厨师，但是没有高质量的原材料可以利用，也没有好的厨师可以做出好的菜肴。采购是整个酒店成本控制的重要环节，由于不确定因素多，管理难度大，直接影响酒店的经济效益。采购原材料的质量和价格直接影响菜肴的质量和成本，从而影响酒店的声誉和效益。重要性不言而喻。由于这个原因，许多酒店都是业主所有，但效果不一定好。餐饮管理咨询公司告诉你：一、设立专人负责采购，兼职也可以；同时，应建立一套监督和制约机制，并设立原料质量和数量检查员，由专业厨师在厨房兼职。价格应由财务管理人员监督，并建立岗位责任制。采购原材料的质量、数量和价格三要素应相互独立，分工负责，相互制约，相互监督。第二，制定一套可行、科学、合理的采购标准。原材料质量是保证餐饮产品质量的基础。只有严格按照标准采购，才能稳定酒店菜肴的质量。根据自己餐厅的规模、档次、加工设备、市场供应的原材料以及菜单内容和质量要求等。餐饮经理、厨师等共同制定标准，并监督采购人员执行标准。第三，购买原材料的价格是老板最不放心让别人购买的。价格控制是降低餐饮成本、提高企业利润率的最有力手段，也是餐饮企业增强市场竞争力的有效途径。由于其市场价格波动较大，难以控制，我们应重点关注以下几个方面：(1)通过比较运费、货物供应、质量和服务等因素，选择几家供应商进行报价，并选择质量好、价格高、服务好的供应商作为采购伙伴；(2)尝试成批购买，直接从批发商、生产商或饲养者处购买，并通过放弃中间环节来获得优惠价格。(3)考虑采购价格与原材料使用价值的关系，尽量消除原材料成本中的额外成本，避免浪费，谨慎选择原材料，降低损耗率，控制价格。四、原材料的采购应合理控制，满足需求，尽可能减少库存。购买时，考虑食品原料的种类、购买地点的距离、购买折扣等。根据前一天的库存数量和业务需求，以及原材料的新鲜和干燥性质，确定采购数量。不易储存，高新鲜度要求应根据需求采购；对于长期存储，在考虑存储成本的前提下，可以在市场价格较低时增加购买量，以降低成本。餐饮采购方式的选择1.报价购买(1)报价采购的含义报价采购是指餐饮业在采购商品时，寻找一个理想的供应商或货源，然后向其询价发出请购函，要求其发出报价或正式报价。这种采购方法称为报价采购。通常，卖方发出的价格表包括：名称、数量、单位、价格、交易条件和有效期。有时卖方会主动提交信用调查数据作为参考，以获得买方的信任。有时卖方会发送“样品”、“目录”和“说明”。如果买方完全同意价格表的内容，则报价的采购合同将成立。(2)报价采购的类型(1)确认报价确认报价是指在一定时间内有效的报价。换句话说，这种报价意味着在有效期内，卖方提供的价格被买方接受，这种交易成立。如果对方未能在期限内发出接受通知，这种交易就不存在A.未承诺报价：此类报价通常仅供参考。卖方按当前市场价格报价。万一价格波动，卖方必须调整价格。因此，在发送此类报价时，必须声明：“此报价不受承诺约束”，或“此报价根据市场价格增减”，或“价格随时变动，恕不另