仪器设备管理系统使用流程说明

仪器设备管理系统使用流程说明说明:高职高专及独立成人院校上报数据应报基表一、二、三、七,综合表二是根据这几个基表自动生成的。本次上报数据对高职高专和成人院校来说,要求报建校以来至2009年8月31日的数据,要求上报单台件价格或成套价格在800元以上的仪器设备。系统安装完成后运行的界面如下图: 点击“进入”按钮进入系统,点击“退出”按钮退出系统。一、首次安装并运行本系统时应做的步骤如下:(一、进行系统维护:“系统维护”/“确认系统参数”(4-A 出现如下图窗口,进行系统参数设置: 其中第一次运行时,当前系统运行状态选择“系统生成(建帐阶段”,此时主要完成系统各数据库的建立。系统数据库建立成功后,由于是第一次上报,当输入数据时,还应选择“系统生成(建帐阶段”选项。然后对“打印机设置”进行各项设置。其他选项设置均采用默认即可。以后再上报的时候,当前系统状态应选择“正常运行(维护帐阶段”(二、进行“系统维护”/“初始化数据库”(4B刚安装完本系统或机器中目前基本库中数据确实无用时,可采用本功能清除本机中的基本数据库,点击“初始化数据库”后,出现如下图所示: 单击“全部选择”将左边的数据库全部选中,然后选择“确定”按钮,会出现如下图: 此时表示数据已经全部清除了。点击“退出”按钮退出当前窗口。(三、进行系统基本数据的输入1、单位库管理:(4C本功能可对单位库进行添加、修改、删除等操作,操作时可将本单位下属部门按两位一级的方式进行编号,并将单位编号、单位名称、单位性质等内容输入单位库。 步骤:1“单位库管理”:将部门及科室进行编号,每2位数字为一级,最多不超过10位。单击“添加”按钮,进行部分及科室录入,并将单位编号录入。如电子工程系定为02,计算机应用实验室0201,程控交换实验室为0202,以此方法类推即可录入单位库管理。仪器设备必须落实到最低一级上。每输入完一条信息后按“存盘”按钮保存数据、或者按“修改”按钮,结束本条输入,再点击“添加”按钮进行下一条录入,全部录入完成后按“退出”按钮。 删除单位时,请先选“修改”,然后再按“删除”即可。说明:1、0119为教学科研单位2039 行政单位4059 后勤可以空出、以备新增。2、在本系统中,每一台仪器设备的单位编号都要落实在最低一级编号上(即末级上 2、“管理员库管理”:(4D用于录入/修改/删除每一个部门的设备管理员的基本信息情况。 点击“添加”按钮可向系统中添加管理人员相关数据,点击“修改”按钮后,选择相关部门,可修改选择部门的人员相关信息。3、“存放地点管理”:(4E将仪器设备存放的地点编成号并录入其中,存放地编号原则为:校区编号+建筑物编号+楼层编号+房间号,两位两位一级。 添加完毕后点“存盘”后,按“退出”键出此功能的录入。注意:“清空添加”按钮在本系统中多次出现,其作用只是清空当前窗口中的浏览区域,而不是清空数据库中的内容,与此相关的数据库中的内容保持不变。至此,系统完成前期的设置工作。二、上报数据录入1、系统设置(4-A点击菜单“系统维护”/“确认系统参数”,在“系统参数设置”对话框中选定“系统生成(建帐阶段”,然后点击“存储返回”按钮退出当前对话框。 2、数据录入：数据管理数据输入主机信息，即（1-A-A） ，进入主机信息录入界面 3、主机信息录入界面如下图： 点击“清空添加”按钮即可进行新数据录入， “清空添加”是清除当前窗口的数据（除 默认值外） ，但不改变数据库中的数据，相当于一些软件中的“添加” 。 “复制添加” 表示复 制当前屏幕显示的记录至新记录中，并允许修改，同时仪器设备编号自动加 1。 注意：1）标有红色星号的字段的为必填项，标蓝色星号的字段是计算机自动生成项。暗色 星号和无星号的字段是备用字段，可输可不输。 2） 仪器编号我们采用 8 位，前四位为购置年份，后四位为当前购置流水号；仪器编 号是本系统的主关键字，即值必须唯一，不能空且不能有重复编号出现，本编号可以唯一确 定某一台设备，这个编号一直跟随某台仪器设备，不因该设备的调转、报废而更改。本项目 向教育部传送。由系统自动生成，无需录入。 3）分类号：本系统内的关键字，不能为空。本项目的值按 2000 年 5 月国家教育部高 教司统一颁发的“高等学校固定资产分类编码手册”的规定填写，不得自行增加，若有些新 生设备查无对应编码，填上一级编码，编码末位填“00”补齐 8 位。自制、组装、个别进口设 备应按仪器功能定义对应的分类号，不能随意定义。 ）本项目在系统中作为辅关键字，不能 为空。本项目向教育部传送。 4）仪器名称： 表示该台仪器设备的汉字名称，在分类目录中与分类号对应，但该名 称可以不与高等学校固定资产分类目录的名称一致，超过 15 个汉字的可缩写，不能为空， 本项目向教育部传送。 5）型号：本项目不能为空，本项目向教育部传送，按仪器设备标牌或说明书标示填 写，型号不清的仪器设备，经学校管理部门核实后，填“*”，超出字段长度应截取主要部分 填写。 6）规格：本项目不能为空， ，本项目向教育部传送。指仪器设备的规格和主要技术指 标。规格不清的仪器设备，经学校管理部门核实后，填“*”，超出字段长度应截取主要部分 填写。 7）单价：指仪器设备包括附件在内的总价格（人民币价格） 。以元为单位，保留两位 小数。本项目为系统内的辅关键字，不能为空。 8）精密仪器的“厂家”向教育部传送，国产设备的厂家填汉字，其他可填应英文名 或译名，没有的可填“无” 9）校区：是指设备在哪个校区使用，0不分 1 1 校区 -10）现状： 指仪器设备使用的状态，按代码填写：1.在用-正在使用的仪器设备； 2.多余-具有使用价值而未使用的仪器设备；3.待修-待修或正在维修的仪器设备；4.待报 废-已经失去使用价值，而未履行正式报废手续的仪器设备；8.降档-经学校批准允许降档 次使用、管理的仪器设备；9.其他-现状不详的仪器设备。不能为空 11）购置日期：指仪器设备到校验后的日期或预付款定做的仪器设备的购置日期，前 四位表示年，后两位表示月，中间以“.”隔开，本项目不能为空，月份不清的填“00” ，购 置日期填写完之后，仪器编号自动生成 12）出厂日期格式同购置日期，注意出厂日期的时间要在购置日期之前，本项目不向 教育部传送。 13） “领用人”项填入当前正使用或保管的人，新使用单位办理领用手续的人名， 强调的是目前正在使用。 （如果 4D，管理员库建立完之后，系统自动填写） “经手人”指最初领取这件设备的人，即校内办理使用手续的人名，强调的是第一次。 14）指仪器设备具体的生产国家按世界各国和地区名称代码（GB2659-81）填写， 合资、三资企业产品的国码，按产品标牌的国码填写，国码不清楚的填“000” 。不能为空， 默认值为中国，国别码在 4HL 里查找。 15）使用方向：指仪器设备的使用性质，按代码填写：1.教学为主；2.科研为主。若 某台仪器设备教学与科研使用机时各占一半，填代码“2”。 16）设备来源：仪器来源：按代码填写：1.购置；2.捐赠：指自然人、法人或其他组 织自愿无偿向学校捐赠的仪器设备；3.自制：主要部分是自行设计、加工、制造的仪器设备； 4.校外调入（如抵押） ：除前三项外的其他来源。 17）如果有仪器设备的图片，则图片必须放入到安装目录的 PICT 目录下。图片大小 不限。 说明： 、如果一条记录填写完成，按“存盘”按钮进行存盘，按“清空添加”按钮进行下 一条记录的添加，全部录入完成后，按“退出”按钮退出录入功能。如果待输入的下一条记 录与当前的这条记录有很多是相同的，则可以按“复制添加”按钮，然后修改不同项即可。 输入数台相同仪器设备时， 即一样的记录包含很多， 可以只填一条记录， 但要在 “成批条数” 中指定有多少数目。如六十台相同配置的计算机，则只填入一条记录，并在“成批条数”选 项中录入 60，系统自动完成这些数据的编号。 、输入领用单位号、分类号、国码这三个字段时，如输错，系统会提示是否查询相应 代码库。 、字段处带有“复制”处，表示可按 F7 或用鼠标单击该图标，复制上一记录本字段的内容。 、可以采用复制、粘贴方式加快修改速度，也可采用“查找”或上下、首尾记录定位所修 改数据，快速修改表示屏幕上同时出现 20 记录供修改。 、计算机软件作为仪器设备的附件上报（最好放到 05 类计算机系统里） ，不作为单台件上 报。 4、附件信息录入 （1-A-B） 所谓附件信息是指主要设备所配置的一些附件，此时可将这部分数据录入到附件库中。 录入方式与“主机信息”录入方式相同。附件编号由 11 位组成 其中前 8 位为仪器编号，后 三位为流水号，注意主机信息录入时设备单价要包括附件单价。 5、贵重仪器设备年使用情况信息的录入 （1-A-C） 贵重仪器设备是指 03 类（仪器仪表）中单价在人民币 40 万元（含）以上，使用方向为教学 或科研的仪器设备。必须是现用的。 6、数据修改：一般修改就行 （1-B-A-A） 、 （1-B-B） 7、数据查错： （1-C-A-A/B/CD） 数据完成录入后，需要对数据进行校验，可通过数据管理中的查错功能完成。 通过“数据查错”功能的各项菜单完成