第五章人事档案管理

第五章 人事档案管理一、目的：为规范集团人事档案管理，完善各类人事档案资料，明确档案管理流程和权限，同时为人员的任用、评估提供有效的参考依据。二、范围：适用于集团所有员工档案的管理。第一节 人事档案的分类 根据各类档案的特征及工作要求，将人事档案分为以下四类：员工正规人事档案指员工在当地人才市场或人事局托管的正规人事档案。员工公司档案指员工自办理报到之日起，由集团各级人事部门为员工建立的公司内部的人事档案。员工公司档案分为四大类，具体分类如下：1、正式员工公司档案：指所有正式员工的公司档案，具体包括：（1）管理人员档案：指所有管理岗位人员的公司档案。（2）终端作业人员档案：指连锁店、物流、售后、客服的作业岗位人员的公司档案，主要包括岗位有柜长、营业员、收银员、内勤、总服务台、播音、配送驾驶员、仓管员、理赔员、售后结算员、信息员、受理员、回访员、总机等。（3）非终端作业人员档案：指不属于各终端的作业岗位人员的公司档案，主要指办公室、行政物业、后勤等作业岗，包括岗位有保洁、保安、办公室前台接待、小车司机、水电维修工、厨师等。（4）外派人员的临时档案：指调入公司为外派人员建立的临时档案。2、工人档案：指物流、售后工人的公司档案。3、厂家促销员档案：指厂家正式促销员的公司内部档案，临时性促销员不需建档。4、临时用工档案：指因季节性引进的实习生、短期用工等人员档案。人事文件档案：是指公司内部各类文件和报告、人事体系内部发文、集团重要发文、各类制度、报表等文件。电子档案指给每位员工在人事系统中录入的电子档案。第二节 正规人事档案管理一、正规人事档案管理权限高层管理人员（总监级以上、子公司第一负责人）、1200员工（本科）的正规人事档案由总部统一托管；部长级以上人员、各公司统一引进的大专应届毕业生(必须为与公司签订就业协议的大专应届毕业生)的正规人事档案由所属公司在当地人才市场统一托管；主管级以下员工、未签订正式就业协议的大专应届毕业生的正规人事档案由员工个人自行托管。档案由公司统一托管的公司承担费用，个人自行托管的公司不承担相应费用。如以上规定与当地劳动政策不符的，当地人事部门将相关劳动政策和调整建议报人力资源管理中心，由人力资源管理中心审批后执行。二、正规人事档案管理要求1、部长级以上员工应在试用期结束前将档案转入公司，转正时将予以考核。新开公司部长级以上人员正规人事档案在公司开业后两个月内将档案转入公司。2、对于已转入公司的正规人事档案，各公司必须对档案资料进行审查，将正规人事档案中的姓名、身份证号码、相关经历等资料与公司档案进行核对，如发现有不良记录或与公司档案不符的，需及时处理。3、部长级以上外派人员正规人事档案由调出公司（劳动关系所在公司）负责调档，正规人事档案存放在调出公司委托的人才市场或人事局，调入公司协助办理。 4、部长级以上员工离职自离职手续办理完毕后十个工作日内将正规人事档案转出，并按劳动部门要求办理退工手续。对于因办理退工需放入正规人事档案的相关档案资料，公司必须留存复印件。第三节 员工公司档案管理一、员工公司档案管理权限1、高层管理人员（总监级以上、子公司第一负责人）、大区人事第一负责人、1200员工（本科）档案由总部统一管理；2、子公司人事第一负责人档案由大区管理；3、其余人员档案由所属公司人事部门管理，其中终端作业岗位、厂家促销员、工人档案由终端人事专员根据实际情况集中或分散在各终端管理；非终端作业岗位、管理岗位员工档案由各公司人事管理组管理；人事体系非负责人档案由人事负责人直接管理。二、正式员工公司档案管理规范1、员工公司档案资料分类新员工自办理报到手续之日起，集团为其建立公司档案，使用集团统一人事档案袋。员工公司档案资料包括：（1）员工档案目录（2）员工基本资料：照片、个人简历、职位申请表、背景调查表、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、其他技术资格证书复印件、身份证复印件、户口簿复印件、笔试试卷、原单位离职证明或解除（或终止）劳动关系证明、体检表或健康证明、就（失）业证、劳动手册、统筹转移单、政审函、毕业生推荐表、员工登记表等。（3）人事协议资料：劳动合同、服务期协议、商业保密协议、承诺书、经济担保书、培训协议、实习协议、就业协议等（如集团制定的劳动合同下发执行后，需将标准劳动合同及相关协议归入人事协议资料）。（4）鉴定、考核资料：转正审批表、合同续签审批表、员工旺季评估表、员工年度总结、职务评议等。（5）升迁调降资料：员工升迁调降记录表、相关报告、职务申报表等。（6）奖惩资料：员工奖惩记录表、奖惩通报文件等。（7）离职资料：离职报告、离职审批表、离职交接表、统筹转移单、终止或解除劳动合同决定、终止或解除劳动合同通知书、离职确认书等。（8）其它参考资料：员工其它相关资料2、正式员工公司档案管理要求（1）新入职或晋升的高层管理人员、大区人力资源部第一负责人的公司档案，在员工报到或晋升后一个月内将档案寄回总部，当地留存复印件。（2）新成立大区或新开子公司人力资源部第一负责人的员工公司档案在开业后一个月内寄回总部或大区，当地留存复印件。（3）人事体系非负责人档案由人事第一负责人直接单独管理，各人事负责人应将档案单独进行存放，人事其他员工不得接触。（4）员工公司档案中必须包括的资料有：档案目录、照片一张、职位申请表、个人简历、背景调查表、身份证复印件、学历证复印件、其它证件复印件、劳动合同、服务期协议、商业保密协议、承诺书、经济担保书（特殊岗位）、原单位离职证明、体检证明、政审函。对于入司满两年的员工档案，对职位申请表、原单位离职证明、体检证明可放宽要求，政审函对于04年8月后入司的员工档案中必须有，04年8月前入司的员工档案不做要求。各公司在邮寄档案时必须包括以上资料，如档案中有其它资料需同时寄回。寄回的档案资料应为原件，当地人事部门留存复印件，各类证件由各地人事部门自行管理不需寄回，如健康证、就（失）业证/劳动手册、养老保险手册等。（5）员工所有的调动、升降、奖惩情况必须记入员工升迁调降记录表和员工奖惩记录表中，每个员工的档案中都需有员工升迁调降记录表和员工奖惩记录表。调迁记录需从员工最初进公司时的情况开始填起，如员工在任职过程中有升迁调降、奖惩记录产生，需在3日内将相关情况记入相应的表单中，记录人签字确认。对于日常任命文件、调动资料、旺季或年终等大批量奖励的文件不需一一存入员工档案中，人事统一存档即可，档案管理员只需根据相关文件将情况记入相应的表单中即可，但必须保证记入情况的真实性和准确性。对于通报、单个奖惩文件在记录的同时，需将文件存入员工档案。3、外派人员档案管理要求（1）外派人员公司档案由调出公司（即劳动合同、统筹保险所在公司，如经多次调动为最初调出公司）进行管理，员工办理完调动手续后，调出公司于当日将电子档在人事系统中转入调入公司，并将调动人员基本资料传真至或复印寄至调入公司，合同、协议类文件原件由调出公司进行管理，如调入公司需查询外派人员的其它相关资料，可向调出公司查询。调入公司需为每个外派员工建立临时档案，档案中只需保存外派人员的基本资料，并及时将在调入公司的日常奖惩、考核、升降、调动将存入档案，并在相应的表单上进行记录。（2）调入公司人事部门需将外派人员在调入公司的升迁调降、警告以上处分资料、集团范围内的通报表扬或批评、离职等资料及时反馈给调出公司，调出公司将相关资料存入员工公司档案，并在相应的表单上进行记录。特别是离职资料调入公司必须于离职审批结束后1日内将相关资料反馈至调出公司，调出公司办理统筹、公积金终止、正规人事档案转移等手续。对于集团范围内的通报文件，调出公司应主动将相关资料存入员工档案，调入公司履行提醒义务。（3）如外派员工需再次调动至另一个公司，则现调入公司需将外派人员临时档案传真至或寄至下一个调入公司，并在调令中注明其最初调出公司，以便下一个调入公司查询相关资料，理清员工劳动关系。（4）外派人员档案管理质量对调出、调入公司双方进行考核，调入公司主要考核员工在调入公司的日常奖惩、考核、升降等资料的存档情况，调出公司主要考核员工档案资料齐全性、真实性的管理情况，如缺失相关资料，调出公司可要求调入公司协助补齐相关资料。4、员工公司档案装订为规范档案管理、便于查阅，员工的公司档案必须进行装订。在装订时，档案资料顺序参照本制度第二节第二条第1款中资料类别进行分类，并按各资料类别顺序进行排列，对于同一类别中的各类资料可自行排列无严格的顺序。资料顺序排列好后需在员工档案目录中按顺序列明资料明细，最终用打孔机打孔，并用装订夹装订成册。如有新资料归入档案，先根据资料类别在员工档案目录中相应的资料类别下写明资料名称，再将资料按顺序装订入原档案中，以确保档案袋中无零散的资料，所有的资料都应装订成一册。5、档案编号：由部门汉语拼音的缩写+三位数组成总监（经）办ZJB；办公室BG；连锁发展LF；行政物业XZ；财务CW；结算JS；营销YX；团购TG；人事RS；市场策划SC；信息系统XX；连锁店管理部LG；连锁店LD；配送PS；售后服务中心SH；客户服务中心KF；离职人员LZ。如：KF001、LG002等。对于各连锁店面员工档案编号，在LD前需加各连锁店的汉语拼音缩写，如新街口店则编为XJKLD。员工的公司档案编号应录为电子档，以便查询。6、档案资料的查阅和借用（1）档案管理人员需建立相应的档案查阅和借用台帐。（2）部门负责人方有权查阅和借用本部门员工档案。查阅和借用人事档案需填写档案查阅（借用）登记表，查阅档案需经档案管理人员审批后方可查阅，查阅档案资料时只能在档案室或指定的区域内进行，严禁将档案资料带出档案室或指定查阅区域。借用档案需经人事部门负责人审批同意，借用时间不得超过五天。（3）除总裁办/总监办/总经办领导外，其它部门只允许查阅和借用本部员工档案，如需查阅和借用非本部员工档案，需报人事负责人审批。员工本人不得查阅和借用自己的档案。7、档案的转移（1）各公司间档案的转移必须使用特快专递，以免档案丢失，保证档案资料安全到达。转移时填写档案转递单，由转出方和接收方认真核对档案资料，双方签字确认。（2）员工离职后，档案管理人员需将其辞职报告、离职审批表、解除或终止劳动合同决定、离职确认书、养老保险关系转移单、失业救济金审批表、考勤卡、纸质工作牌等相关资料归入其公司档案中，并将档案转入离职档案，按离职档案编号重新编号。（3）对已失效确需销毁的档案材料应及时抽取，并作好登记，另行保管。对于失效的材料需销毁的，需经人事部门负责人审核，销毁档案需有两人以上在场方可进行或委托当地保密局进行销毁。（4）对于已结清手续的离职员工档案，自手续结清之日起，部长级以上离职员工档案三年以上、部长级以下离职员工公司档案一年以上、试用期内离职的离职员工档案半年以上可以销毁。手续未结清的离职员工公司档案不得销毁。8、其它管理要求为保证档案资料的准确性和时效性，及时了解员工相关资料，由各公司人力资源部根据公司成立时间每两年进行一次登记，填写员工登记表。 三、工人档案管理工人档案管理详见工人管理手册及总部下发的各类文件。四、厂家促销员的档案管理促销员档案管理主要是确保档案中资料齐全性，应包括的材料有：厂方介绍信、职位申请表、身份证复印件、学历证复印件、上岗证（部分地区）、有效健康证原件、一张红底一寸彩照。五、临时用工档案管理 各公司季节性引进的实习生、临时工需在入职时为其建立临时用工档案，如临时工定岗在各终端，档案由终端人事专员管理，如临时工定岗不在终端，档案则由人事管理组管理。对临时用工结束用工后，可将档案转至离职档案中，手续结清半年后可以销毁。第四节 人事文件档案管理 一、文件档案分类对于公司内部各类文件和报告、人事内部发文、集团重要发文、各类制度、报表等，需指定专人按类别进行存档管理，并做好登记以便查询。对于各类文件，可按以下分类进行存档：1、公司内部文件（1）基础人事类报告，包括：请假、出差、考勤、调动、转正、离职、合同续签等报告。（2）招聘类报告，包括：增员报告、招聘计划、招聘费用、招聘文案、进人报告、招聘总结等报告。（3）薪酬、福利类报告，包括：各类薪酬、统筹报告等。（4）培训类报告，包括：申请培训、培训返回、培训费用、培训计划、培训总结等报告。（5）考核类报告，包括：职务申报、月度考核汇总表、其它考核报告。（6）奖惩类报告，包括：各类奖惩报告、内部通报文件。 （7）任命文件，任命汇签文件、正式下发的人员任命。（8）会议纪要，按周末例会纪要、双周培训会议纪要、专项会议纪要等分类。（9）人事报表，各类人事报表。（10）大区内部发文2、集团发文（1）人事体系发文，包括：体系内部通知、通报、工作指导等发文。（2）人事制度，包括：各类制度、制度补充或修订等。（3）其它体系重要发文（4）集团办公室重要发文（5）其它重要文件二、文件档案管理要求1、各类集团、人事体系、大区内部发文，在保存纸质档的同时需保存电子档。2、对于公司与集团文件应用文件夹分别进行摆放。3、每周应指定专人定期对相关文件进行整理，并按类别归档。4、文件档案的销毁（1）对于公司内部文件各公司可视文件具体情况适时进行销毁，原则上需保存半年以上，但报表文件不得销毁。（2）对于集团发文，需保存一年后方可销毁，相关制度文件如有新制度下可销毁原制度，无新制度下发不得销毁。（3）所有文件的电子档需长期保存以备查。第五节 电子档案电子档案管理要求1、除厂家促销员所有员工均需在系统中录入电子档案，由各类档案管理人员负责将所管理档案的电子档案录入系统，并确保电子档案录入的完整性和准确性。2、电子档案录入规范（1）人事信息系统所有必填字段的信息不得为空，必填字段包括工号、姓名、性别、出生日期、身份证号码、入职时间、地区、公司、部门、体系、岗位名称、岗位类别、职务级别、学历，在录入资料的同时务必要确保数据的准确性。各公司可点击系统视图中“员工常规信息”的视图进行查看。（2）为了便于各类数据的统计,如员工为公司或部门第一负责人的需在“岗位名称”字段栏内原岗位名称后加“（第一负责人）”标识；正处于培训期的员工其岗位名称后需加“（在培）”标识；1200员工需在其岗位名称后加“（1200期）”标识，1200一期员工加“1200一期”，1200二期需加“1200二期”，西部计划需加“1200二期西部计划”，1200三期、1200四期以此类推。如“招聘专员（1200一期）”。（3）对于系统的具体操作规范，可至FTP:/11:1147上下载学习材料人事系统使用说明书。3、如更换新系统将另行下发各项工作操作规范。二、电子档案的维护1、对于入职、离职、调动等人事变动，必须在手续结束当日在系统中更新完毕。2、新开公司或新开连锁店如有大量员工入职时，可申请由总部将电子档导入系统。第六节 档案管理人员工作职责一、档案管理完整性要求1、档案管理人员应每周整理一次档案，将变动资料归档，及时在员工档案目录或其它台帐中注明，严禁将员工档案资料以堆放的方式放置在档案袋外，所有档案材料应归置妥当，不得随意放置。2、每季度调出公司档案管理员应