电脑文件的6S管理.ppt

怎样拯救我们的“脑”,今天围绕三个部分交流,如何去做,怎样改进,为什么做,为什么要管好电脑文件？,工欲善其事必先利其器,平凡不美,老板,这些悲催的情况有木有？,电话的一端客户要的资料怎么也找不到？,应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！,站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！,平凡不美,电脑文件最容易乱的地方在哪里？,平凡不美,文件管理的真谛,在于文件方便、快速提取科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在,平凡不美,电子文件三要素,文件文件文件文件文件文件文件文件文件,平凡不美,要素之一：文件存放路径,硬盘一棵树分区大的枝桠文件夹分枝，内嵌文件夹小枝桠文件树叶，同样把它当城市街道路小区单元房间某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名，路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径，这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。,平凡不美,要素之二：文件保存属性,存档只读隐藏,能看的！能改的！,只能看！不能改！防修改！,一般你看不到设置了才能看可防错误删除,要素之三：文件分类：常见电子文件格式1,要素之三：文件分类：常见电子文件格式2,要素之三：文件分类：常见电子文件格式3,如何去做,怎样改进,为什么做,平凡不美,电脑文件的“5S”管理,整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke),平凡不美,目标：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。,平凡不美,C:D:E:F:四个盘符标准规划为：,平凡不美,适合的文件夹(科学地分类),适中的层级数(结构的深度),控制文件夹与文件的数目,50-100个,平凡不美,文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：文件夹名2位数字+“-”+文件夹名”如：“01-常用软件”、“02-系统软件”。文件名2位数字+“-”+文件名如：“01-演讲比赛”、“02培训课件”。这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20070801演讲比赛”、“20070910嵩山秋景”,规范化地命名文件夹和文件,平凡不美,对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理,进行整顿！果断删除!,平凡不美,定期清除和归档,2、定期清扫垃圾,1、定期归档文件,安装目录programfilestencentQQad这里面是QQ广告安装目录programfilestencentQQflashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除装目录programfilestencentQQflashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！,桌面上下载的各种文件要处理并定期归档,将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态,平凡不美,经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？,软件,2、安装软件,1、下载软件,安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。,下载时，把软件存放在规划好的位置中；,资料,2、归档资料,1、下载资料,对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。,培养每天清洁的良好习惯？,下载的各种资料放在临时文件夹；,平凡不美,电脑的空间因整理变大！,思想的空间因总结变扩！,生活的空间因清理变宽！,理,平凡不美,素养,清洁,整理,整顿,清扫,小结：电脑文件管理的”5S”,文件架构建,区别文件分,定期归档归,每日整理整,效果不错推,如何去做,怎样改进,为什么做,平凡不美,我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。,我的文档,平凡不美,如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。,当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。,平凡不美,当你看到一些PPT达人的分享时，可以下载到一个临时的“temp”文件夹中。待有空时，仔细阅看“temp”中的PPT，对于值得收藏的作品，可以按人名或分类地存放在文件夹中及时地处理过期的文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯。,优秀业绩,高效工作,科学的电脑文件管理带来什么,平凡不美,好文件管理让我们工作更轻松和高效！,看