组织内部会议与沟通技巧

学习导航通过学习本课程，你将能够： 了解组织会议的准备工作； 熟知会议主持者与参与者需具备的条件； 明白有效会议应注意的事项； 学会会议中的沟通技巧。组织内部会议组织与沟通技巧一、如何组织会议1.会议前的三种思考组织内部在进行会议前，应思考以下问题：第一，要不要开会？能不能由自己决定？有没有更好的方式？第二，多少人参加？多长时间的会议？能不能减少会议频率、时间和资料？能不能进行更为妥帖的运作？第三，能否与其它会议一起召开？能不能通过权限委托来解决？加入其他会议中就不是好的内容吗？2.会议的三个原则会议的原则主要表现为：第一，确定不召开会议的工作日；第二，确定会议时间，将会议时间设定为1小时，最多不超过1.5小时；第三，整理成一张纸的会议记录。3.会议内容与工作实际相关对于在会议室内进行讨论并得出结论的内容，只有向会场外的人进行传达才会得到改进。因此，如何传达会议内容、如何制订工作方案并使其能够在工作中得到很好的贯彻实施，与如何高效率地召开会议同样重要。4.不开无准备的会议成功会议的80%在于准备。即便是细小的事情，也应毫无遗漏地进行准备。这样做不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。筹划会议的5W1H筹划会议的5W，即Why、What、Where、When、Who；1H，即How。Why。在筹划会议时，首先要判断会议是不是负工作和负会议，值不值得开。判断要不要开会，一般可采用实验法进行验证，即如果停止会议发现有不好的后果发生，就是正会议，可重新恢复；如果停止会议没有造成什么后果，则是零会议，可以考虑不开；如果停止会议反而有好的后果，就是负会议，应当不开。What。对议题是否符合会议目的进行检查。Where。对是否能够容纳所有人的场所进行确认。When。对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。Who。让适合议题的人出席会议。How。对如何得出符合议题的结论进行讨论。比如，怎样对议题进行讨论，是个别发言还是大家讨论，运用哪些方法去达成目的。选定参加者在会议中，参加的人越多，发言所占用的时间就越长，会议的时间也就越长，因此，会议时间的增加与参加人数成正比。要想合理地选择会议的参加者，最重要的方法就是对要参加会议的人一一设问：这个人能够对会议做出哪些贡献？召集真正必要的人，不要让不相关的人参加。明确会议目的不同的会议类型，进行会议的目的也各不相同。一般来说，会议的目的可分为四种：解决问题。开会的目的是解决遇到的一个或几个问题。制定计划。开会的目的是确定由谁去制定计划。信息传达。开会的目的是把详细信息传达下去。利益调整。开会的目的是重新分配利益。分配会议时间要合理分配会议时间，需遵循三个注意事项：第一，一定要准时开始开会。要想准时开会不是件容易的事，但是若有一次不准时开始会议，后面就很难有效执行。【案例】难以执行的规定某一国企董事长发现员工开会时迟到者居多，就制定了一条规定：迟到者罚款100元。规定制定出来的第一次会议，董事长自己迟到了。他马上解释说：“各位实在是对不起，有一个重要的客人耽误了15分钟，下不为例。”。第二次会议时，很多人开始迟到。在上面的案例中，董事长第一次没有准时开会，却没有遵守惩罚措施，造成员工也不准时到会。第二，遵守会议规定时间。会议时间是大家共有的时间，不是某一个人的时间，所以要有时间观念。第三，会议从最重要的事情开始。无论做任何事情，人的精力总是在一开始最集中。把最重要的事情放在会议的开始，既可以有效贯彻会议精神，又可以有效吸引参会者的注意力。5.会议主持者与参与者需具备的条件会议主持者必须具备的条件 开会前确定好会议所需事项。一般会前会议主持者需确定的事项有三个：会议提纲、会议结束时间、会议参加人员。 开始会议时。开始会议时会议主持者应做好四个方面的安排：第一，确定好会议目的；第二，确定好主要内容；第三，协商好会议议程；第四，确定好时间。 会议中。在会议进行中，会议主持者需做好五方面工作：第一，给予参加者均等的发言机会；第二，创造使所有参加者能够自由发言的气氛；第三，在对等立场上顺利地相互交流；第四，对部分参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施；第五，切实遵守讨论顺序并控制议案时间。 会议结尾。会议主持者在会议结尾要进行的工作有：第一，结论是经全体协商得出；第二，对会议结果进行概括、说明；第三，对会议中决定的事项进行明确分工；第四，由参加者对会议结果进行评价。 会议结束后。结束会议后，会议主持者应当为提高所决定事项的事实效率而不断跟进。会议参加者必须具备的条件会议参加者必须具备的条件有五个：第一，了解会议主题；第二，了解会议参加者；第三，准备适当的资料；第四，准备可证明自己意见的资料；第五，绝对不要迟到。6.有效会议的注意事项有效会议应注意的事项主要有五个：使会议气氛活跃如果会议比较乏味、参加者的参与度降低的话，主持者就应当审视一下自己，并可以通过提问来引导大家参与会议。需注意的是，尽量不要在会议中争论，鼓励思想冲突，制止感情冲突。不要有含糊不清的表达对一些含糊不清的表达，如“基本上结束了”、“基本上行”、“大致有希望”、“几乎没有问题”、“或许能行”、“或许能成功”、“我觉得能行，觉得能成功”、“在一定程度上完成了”、“似乎合适”等，应尽量避免。认同并尊重对方许多人在召开会议时所犯的错误之一就是固执己见。如果总是抓住别人话里的漏洞不放，那么谁也没有兴趣发表意见，反而造成小心谨慎、保持沉默的气氛。因此，即使对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，鼓励大家发言。用肯定性的语言称赞对于别人合理的意见和发言，要给予肯定性的语言称赞。避免冲突在会议中尽量避免冲突的东西，比如语言、动作等。此外，在会议中还应注意，别人说话的时候要看着对方点头，注意听对方谈话的真正用意，并不时的做出反应，自己说话时要有自信。二、会议中的沟通技巧1.发言的要领在会议中进行发言时，应注意七个要点：第一，从重要的部分说起；第二，从肯定性的方面说起；第三，有逻辑地、简单地表达；第四，一句话表达一种想法；第五，思考发言提纲；第六，使听者能够理解；第七，使用切合业务的表达。2.倾听的要领会议倾听的要领主要有五个：第一，真诚地倾听；第二，做出倾听的身体语言，即注视对方，身体前倾，然后点头；第三，适当地进行反馈；第四，积极地