《档案管理制度》

惠州市银农科技股份有限公司文件编号YN(B)000文件名称档案管理制度制订部门行政部1.目的：为了规范公司档案管理工作，形成管理型、信息型、服务型循环管理体制；有效地保护和利用资料，制定本制度。2.范围：适应于公司及其下属子公司/分公司的运营与管理中涉及的所有文件、档案的控制及管理。3.定义：3.1 文件的定义：凡公司内部留存，内（外）部流通的制度规定类、文件指示类、保存资料类、档案、合同及证照类其他相关信息的载体；3.2 档案的定义：凡承载公司相关信息的原始载体，可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或标准样本等；4.档案管理机构与职责分工：4.1文控中心为公司档案管理的统筹机构，负责文件档案的鉴定、编排检索目录、利用、统计、发放、回收文件档案资料及其日常监控；4.2各部门主管或部门主管授权兼任本部门资料员的职员，负责本部门日常业务工作中产生的文件、资料的收集、整理，并按制度管理档案，每年一次统一归档上交文控中心（5.3项所述文件资料除外）。5 .文件档案的归档要求：5.1 公司标准化文控系统包含的红头文件、一级文件、二级文件、三级文件、管理表单、E类部门文件、公司证照文件资料等统一直接归口到文控中心管理控制，由文控专员负责办理签发、归档、变更、销毁手续。5.2 公司统一每年元月份做上年度112月份运营文件、资料的收集、整理与归档工作，各部门资料员必须按照制度管理并列出文件清单目录，登记在B000-1文件归档登记表，连同文件资料原件（有电子版的要求电子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部门上交的文件归档登记表上交的同时要自留一份备查），特殊文档按5.3规定处理。5.3 特殊文档处理：5.3.1 董事会、监事会、股东会、公司成立、变更、注销、公司红头文件等机要档案由董秘负责整理归档并管理，但每年归档填写的文件归档登记表一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，董秘自留一份；5.3.2 产品核心技术的机要文件由技术授权责任人负责每年一次收集、整理、归档并填写文件归档登记表一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，自留一份存查；5.3.3 年度内的财务凭证、财务账本、财务报表及其财务分析报告等资料由相应的责任会计负责收集、整理、保管，按年度归档由主管会计负责管理。5.3.4 公司OA办公软件、ERP等系统软件资料每半年一次由IT用光盘备份一套交文控中心归档。5.3.5 薪酬专员负责公司员工工资资料的日常收集、整理并自行归档，每年度整理一次离职人员工资档案与各月度工资报表、当年调薪资料等归档入卷。5.4所有归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其他特别用处确实不能归档时，文控中心保存复印件，并加以标注说明。6. 文件档案分类及编码保管原则：6.1按保密程度划分，将文件划分为四个级别：绝密文件：印“绝密”标识，经总经理签字批准方可调阅；机密文件：印“机密”标识，文件所属部门最高负责人签字批准可调阅；秘密文件：无密级标识，须经批准才能公布，文件所属部门人员及其他部门经理级以上管理人员可调阅； 无保密等级文件：无密级标识，可直接发文公布，公司内任何人可以调阅。6.2档案类别（下列为举例说明，最终以各部门沟通后的确定版为准）：卷宗分类号一级目录二级目录编码（文件类别）01企业标准类A红头文件、一级文件、B二级文件、C三级文件、E管理表单02公司证照类A资质证照、B资产证件、C产品证件、D合格证、E专利证03临时文件类A各部门发出的临时规定、B通知04部门业务类各部门的各业务模块（年审/报表资料、会议记录、合同协议类、）05外来文件类A国家级、B省级、C县级、D区级、E地级06项目类A建筑项目、B安评项目、C环评项目、D资金申报项目、E其他项目07司法类A劳动纠纷、B民事纠纷、C行政处罚等08宣传资料类A媒体报道、B公示、C网络信息等09档案类A人事档案、B图、音像、数据备份光盘等资料、C标本样版、10机要类A董事会、B监事会、C股东会、D工商局备案资料、E产品核心技术等11产品类A新产品登记申请、B产品实验资料、12运营合同类A施工合同、B采买合同、C其他合同6.3编码规则：6.3.1卷宗编码：由卷宗分类号加年份组成。如：2015年入卷的外来文件类，卷宗编码为：05（2015）；6.3.2卷内文件：（1）企业标准类的文件编号及管理按B001文件管理控制程序执行；（2）其他文件编号为: 卷宗分类号文件分类号小类号序列号。如：入档一份厂房3的建筑合同，编号示例为： 06A（01）001。06 A （01）001号序列号 小类号（三级目录编码）文件分类号（二级目录编码）卷宗分类号（一级目录编码）7.企业标准类文件的管理：7.1经审批发布的文件企业标准类文件，正本手签原稿文件统一由文控中心保管，不得外借。电子档可以给制定部门负责人。7.2 如非制定部门需要使用文件的，可向制定部门申请，由制定部门根据其实际情况，适量打印或复印发放副本文件，严禁非制定部门拷贝任何正式发布的文件电子档。7.3现场使用的文件需要放置在适当的作业场所，非现场使用的文件由各部门指派专人负责集中归档管理，确保文件的正确、整洁、清晰、完好，如有损坏，及时向部门负责人报告处理。7.4由部门保管或正式下发的文件，保管部门负责宣导和执行理解，确保文件制度等得到正确执行；7.5文件使用过程中，如各部门需借（调）阅正式文件作为参考，须先填写B000-2档案借阅申请表，并获核准后，再向档案室借（调）阅，且须在限期内归还，届时档案室做好借（调）阅登记和在文件存放位置暂放B000-3文件代替卡，标明文件编号、借阅时间、借阅单位/人，以便查阅和催还。7.6借出档案材料的时间不得逾期。过期未还的由档案管理员催还或办理续借手续。需要长期借出或借出不还的，须经分管领导批准并做好签领手续。8.外来文件的管控：8.1外来文件由文控中心负责统一接收，如其他部门接收到的，应及时转交文控中心以文件入档登记表列帐保管，以供各部门借阅参考，除有实际生产或使用需求经申请核准分发外，原则上不予发放；8.2文件时效在半年内的（如开会或培训的通知、广告类），由文控中心的分管领导审批后交相关部门接收此文件，无需编号及存档。8.3对接收到的有关法律法规、标准、资料及其它文件，由文控中心通过电子邮件方式分发到相关部门，同时做好发放记录，但不予以更新和回收；9. 其他类档案的管控：9.1秘密及以下密级文件档案借阅参考流程：申请人填写档案借阅申请表申请部门第一责任人审核文件档案对应部门第一责任人签核文控中心授理。9.2机秘密及以上密级文件档案借阅参考流程：申请人填写档案借阅申请表申请部门第一责任人审核文件档案对应部门第一责任人签核副总经理签核/总经理签核文控中心授予理/指定保管人员授理。9.3其他无密级文件，按上述第7条执行。9.4由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，文控中心保存一份，财务科及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由文控中心保存原件。10.文件档案的销毁：10.1文控中心须对企业标准类文件的历次版本制订及修订的原稿保存一年，并与有效文件分开保存，超过保存期限的文件，由文控中心填写B0004文件销毁申请经审批后执行销毁。10.2使用部门保存的旧版纸档和电子档也随着新版本制度的发布或修订公告而自动作废，任何部门不允许保留及使用旧版文件。10.3超过保存期限的档案，由文控中心填写B0004文件销毁申请，经档案产生部门的负责人审核后执行销毁。10.4秘密及以上密级文件销毁由文件对应部门负责人填写B0004文件销毁申请副总经理/总经理签核申请人和档案保管人员共同销毁。10.5任何类型的文件档案销毁的目录清单将永久保存。11.文控中心职能及档案管理人员职责：11.1文控中心既是公司文件、档案的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件档案的机构，同是又是开发利用文件档案资源的信息交流中心；11.2负责规划、协调全公司文件档案工作，对各部门文件档案工作进行监督、指导和检查；11.3制订和组织实施公司关于文件档案的规章制度；11.4负责公司文件和档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；11.5严格执行保密制度，做好文件档案密级和守密、解密工作；11.6开展文件档案宣传、咨询活动，做好文件档案的开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；11.7发挥文件档案的教育功能，将档案室办成公司培训、教育基地之一；11.8开展文件档案编研工作和信息开发交流工作，发挥文件档案的信息源作用；11.9组织公司各部门档案管理员的业务学习培训，负责指导他们的工作；11.10做好防火、防虫等工作，确保文件档案安全；11.11凡档案管理人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理相关手续。12. 文件档案信息化管理：12.1文控中心应将所有文件档案备份，无论是电子档还是文本档，或者两者结合；12.2对于公司内部流通的相关制度、流程、文件指示类、无密级限制的文件及档案应当上传至OA系统的公共文件柜中，设置只读权限，仅供查阅参考；使用表单类如无印刷版本的使用时可自行下载或打印；12.3证照类应全部扫描留存上传至网站，公供查阅；12.4凡可设置电子档的文件档案，按密级设置权限，供查阅；13. 文件收集整理注意事项：13.1公司应设立专门地点或专用文件库保存文件档案；13.2文件的保管年限按相关法律规定执行，法律未规定的，由文件管理部门拟定，分管领导审批后执行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年内，介于两种保管期限的，保管期限从长，对保管期限已满的文件档案依据有关规定进行鉴定销毁；13.3对遗缺不全的文件档案，采取不同措施，积极收集齐全及时催办理完毕的文件档案上交，在检查齐全整理立卷归档；13.4归档前应将资料分类、分组放置；13.5案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制卷宗目录和卷内目录；13.6整理案卷，发现字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写或打印标题；13.7对所有文件档案要系统排列，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。13.8每年对文件档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和存放；13.9对文件资料的收进和移出，卷宗数量、利用等情况进行统计，并定期上报；13.10公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的案值,严格做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防鼠定、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固；14. 记录：B000-1文件入档登记表B000-2档案借阅申请表B000-3文件代替卡B000-4文件销毁申请 B000-5卷宗目录表B000-6卷内目录表批