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山东爱博科技贸易有限公司 管理制度第十六章 商务综合部岗位管理制度第一节 总则第一条：友爱奉献，连接内外，亲合交流，百问不厌，要使商务成为凝聚力量的平台第二条：至公无私，管理到位，做好细节，完善执行，要使商务成为进销存的枢纽第三条：把控流程，督促促进，跟踪到底，圆满发展，要使商务成为公司发展的动力第二节 商务部组织架构与岗位解释商务部长信息管理内贸商务外贸商务分公司商务物 流前 台岗位解释： 1、信息管理：负责招投标信息、电话信息、合同档案、佣金管理、供应商档案（供应商资质）、客户档案、代理（经销）协议、公司资质、验收单等信息的汇总、更新、完善、执行、监督、管理。2、内贸商务：负责公司日常销售订货和国产合同的执行、进程跟踪及更新完善。3、外贸商务：负责公司日常销售订货和外贸合同的执行、进程跟踪及更新完善。4、各分公司商务：负责各分公司的信息管理、内贸、外贸订货及合同执行、进程跟踪及更新完善等日常工作。5、物流：负责公司出入库货物的各个环节跟踪、监督、管理。6、前台：负责公司日常接待工作、接听电话、客户回访、信息汇总等。第三节 岗位制度细则第1条 总则公司对外窗口，展示企业文化风采；公司内部桥梁，奉献自我共同发展!第2条 商务部长岗位职责（1）严格遵守公司制度和倡导，按章行事。统筹管理整个商务综合部门的工作。（2）负责公司对外联络，对内沟通并及时反馈各项信息。维护好各种内外关系，及时发现问题并提出解决方案、汇报、执行、反馈。（3）部门人员的招聘面试、培训、培养、分工执行、监督管理。（4）部门流程的制定、修订及执行。建立、维护公司物流管理体系；从合同生效到合同完全执行完毕，全程监督并有效控制公司物流体系化运作；合理运用第三方物流资源，节约公司的物流运作成本。（5）凝聚团队力量，打造优秀团队。严格日常事务管理，提升部门个人素质。（6）严格合同流程及相关信息档案管理。（7）严格落实部门人员的保密意识，常抓不懈。（8）维护公司整体利益，日常工作中多给予员工精神激励，以调动部门每个员工的工作积极性。（9）上传下达，加强与各部门与员工之间的沟通联系。（10）定期、不定期去各分支机构进行工作指导监督，严格工作流程。 定期进行商务培训，使各地商务人员都能做到对于工作流程的熟练掌握。 公司总部及各分支机构统一各项表格，定期汇总，与各分支机构的商务人员针对每周、每月工作情况、出现的问题、部门建议、下一步工作计划及各项表格作好沟通。 及时处理出现的问题并定期进行面对面的交流沟通，对大家的工作进行交流、汇总、 提升等给予实质性的建议和帮助等。（11）及时和财务交流，保证订货、到货、汇款、回款等事宜；做到订、汇、回相符，一一对应，不差分毫；如发现问题及时解决。（12）做好订货的资金预算。及时报备给财务，以保证合同的正常运行。订货资金预算表：日期供应商订货内容进货金额客户单位业务人员希望付款时间财务付款时间备注（13）公司的各项资料、档案、传真、合同文件等，及时整理，妥善管理，不能外泄。严格公司保密制度，对公司的合作单位、进货底价、合作协约等不经允许，不能告诉包括公司员工在内的任何人，一经发现予以罚款，严重者予以开除。（14）积极争取与合作单位的外贸代理权，要以良好的合作条件，熟练的业务技能，奠定合作基础。（15）协助做好外贸公司和招标公司的关系与维护，达到合作良好，利益共享。（16）海关IC卡年检：登录海关网页时，网上显示需要年检时，带IC卡及年检人介绍信到海关进行办理年检手续。大约两年的时间年检一次。（17）热情周到的接待来访客户、供应商、对力所能及的事情，应及时处理，不能处理的，及时通知相关负责人协商办理。及时的追踪反馈。（18）对来电询问要货的客户，应积极妥善回复，并详细记录客户的单位、联系人、电话、所询货物的详细信息等，如果对于用户所询产品不了解，可以通知业务人员让业务人员及时给用户回复，并及时询问业务人员是否已回复。（19）合同章及招标专用章的管理.（20）台账的建立、汇总、更新、管理。（21） 建立供应商和分销商档案：详细记录与公司有业务往来的单位名称、联系人、 联 系方式、地址，各项产品的报价以及折扣等，并实行电脑统一管理，及时添加更新。（22）管理欧美嘉公司走货合同的正常执行，及时做好相应的单据，及时交单并督促验收。第3条 内贸商务岗位职责（1）商务人员代表公司形象，是公司文化的传播者，是用户和供应商联系的桥梁，也是公司实现利益最大化的重要环节，是公司内部和谐的保证。商务人员应积极主动地学习业务知识，熟练掌握业务流程，不断充实自已，提升个人素质、严格遵守公司各项规章制度、坚决服从部门领导安排。（2）保持良好的自身形象，衣着得体大方，化职业妆，态度温和，面露微笑（3）接待要热情、大方、活泼、自然。对待客人和同事一定要有问必答、待人真诚礼貌、办事灵活快速。效率高、执行力强。（4）接打电话声音要响亮，口齿要清晰，思路要明确、要分清轻重缓急、简明扼要、并及时记录相关内容转告相关人员，灵活协调处理突发事件。（5）熟练业务流程，掌握公司主要代理产品联系人、报价、折扣，能够灵活、快速处理相关事务。（6）内贸信息管理： 招标信息汇总、整理、更新、跟踪、落实；内贸合同的审核、编号入档。招标信息登记表：日期招标公司招标内容招标单位投标金额投标包数中标金额（7）内贸订货、合同执行进程把控：内贸订货流程的跟踪、完善。合同执行中付款、物流、验收、回访、回款的把控和跟踪。积极争取最好的付款方式，缓解公司资金压力。积极争取优惠价格，扩大利润，开源节流，寻找更多的合作伙伴。及时和业务人员及厂家沟通交流，反馈合同执行情况。（8）整合好各方资源，争取更多的产品品牌代理。（9）对公司业务人员交代的事情，必须想方设法办理；不得对业务人员说“不”，如果有业务人员投诉三次，罚款一次50200元；依次类推。（10）建议定货时间为每星期的一、三、五下午4时之前定货，其他时间汇总归纳。（11）台账的建立、汇总、更新、管理。（12）商务内勤人员自我考核表格：项目定货金额（￥）定货数量合同执行情况自我评价同事满意度考核评估备注：本月定购国产货物金额 ；本月定购货物数量；本月合同入档情况、执行完毕合同、未执行完合同情况；值得肯定的协助、帮助事情；同事满意度考核评估：根据公司要求，同事的反馈和客户的反馈以良好、合格、一般给予评判。第4条 外贸商务岗位职责（1）外贸信息管理：销售合同、外贸合同、外贸代理协议、佣金协议、免税证明、报关单、招标信息的汇总、整理、更新、跟踪、落实。销售合同、外贸合同的审核、编号入档。（2）外贸订货、合同执行进程把控：外贸订货流程的跟踪、完善。合同执行中付款、物流、验收、回访、回款的把控和跟踪。积极争取最好的付款方式，缓解公司资金压力。积极争取优惠价格，扩大利润，开源节流，寻找更多的合作伙伴。（3）外贸订货：外贸代理协议、外贸合同、佣金协议、垫款协议的签订。免税手续及机电产品进口许可证的办理，与财务协调付款、货物到达确定确认货期、联系客户、厂家工程师、外商确认货物验收。验收单备案入档，协调外贸支付尾款；佣金催要直至回款，回款后登记记录，更新台帐。（4）及时和业务人员、外贸公司及厂家沟通交流，反馈合同执行情况（5）欧美嘉合同的签订、执行，进程把控和跟踪。（6）及时做好欧美嘉合同所需的保单、议付单据。（7）欧美嘉截留的佣金，在合同执行完毕后，及时与财务核对确认，登记回款，以便及时给业务同事核算。第四节 商务岗位流程第1条 内贸流程：信息汇总信息确认合同订货付款到货验收回访回款； （1）业务人员写在订货本上的订货：每天查看订货记录本上业务员登记的订货信息（订货信息注明日期、供应商、产品名称、规格型号、数量、销售价、客户联系方式、发货地址以及订货人签字）以及查收青岛、烟台、潍坊、泰安等各分支机构的订货传真（外地办事机构的订货传真必须有当地经理的签字，并与财务确认授信额度后方可订货，否则不予订货）。 （2）根据业务人员的应收账款情况与业务人员及时沟通（应收超过额度的不予订货， 通 知业务人员根据情况写申请，经领导批准后再订货） 对于经销商订货：订货前必须审核合同，全额预付款。确定收到全款后方可发货或把货直发到指定地点。 实习期员工订货：在没有收到全额预付款不能独自订货，要由部门负责人给予签字订货。（3）根据具体情况联系供应商，询价，发订单（合作时间较长、合作比较好的单位发订单就可以，订单固定格式，每次修改订货信息即可，并在电脑中留存）或签订供货合同（协商到货期、进价、付款方式、能否开具增值税发票等合同条款）；具体供货情况与业务人员及客户确认，确认无误后签订合同。协调财务付款，及时跟踪到货。安装验收，收回验收单。根据安装验收、维修单据进行回访，并及时反馈回访结果。监督尾款回收。（4）签订供货合同的：业务人员签订合同之前协助业务人员审核合同是否有不妥的地方，注意查看合同的主要几个重要方面，包括产品名称、型号规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式、售后服务条款等方面。争取有利的条款；收到业务人员签订的合同后统计编号并录入电脑。原件放入档案室统一保存，商务留存复印件。根据合同的交货期，联系供应商，协商到货期、进价、是否能够提供增值税发票、付款方式等情况并签订订货合同，并根据反馈情况与业务人员和客户进行交流。根据协商的付款情况协调财务进行汇款。财务汇款后给供应商发送传真（汇款底单及开票资料、发货地址），并要求供应商及时发货。订货单据与厂商交流完后，写上价格和业务员名字后统一交给仓管处并及时沟通，以便及时查询到货情况，以免漏打出入库。付款到货后程序，订货运转表：针对日常订货工作，为方便各个部门都能了解各个订货的进展情况，制定表格如下：日期供应商货物名称及规格型号数量销售金额进货金额订货人客户单位联系人电话约定到货期限商务订货日期是否需要预付货款希望支付货款时间财务支付货款时间预计到货时间实际到货时间货物验收时间客户回款时间备注：此表格由业务、商务、财务人员共同填写，前面由业务人员填写自己需要订购的货物信息，可以替代订货本的填写，有订货时，发送商务人员，由商务人员统一拷贝到表格中，根据货期约定情况集中订货，并填写订货日期、是否需要预付货款、希望支付货款时间、预计到货时间信息，每日发送财务，再由财务人员协调支付预付货款，填写支付货款时间，每周发送各业务部门订货进程，让大家都能清楚地了解进货情况。每个月的1号与厂家进行对清单，把到期需要支付的货款及时登记到财务处，控制好信誉额度，并负责上游信誉额度的申请和控制，上游底价的申请和确定，畅通交流渠道，降低成本，提高公司商务信誉，不得推诿扯皮。每个合同执行完毕后及时督促签回验收单，收到验收单正本后及时给财务沟通让其做好要履约金的计划。每两周于财务核对一次投标合同的进展情况，使财务能及时的掌握三金的催要。对于验收单，收到后商务要把正本先扫描存档，正本编号留存，复印一份给财务以便要履约金。（5）合同执行情况：根据登记的内贸，及时在表格中登记合同的进展情况，表格如下：合同编号合同存档时间签订日期部门业务人员客户单位联系人联系方式产品型号及数量合同金额付款方式预付款收到时间约定到货时间订货时间到货时间验收时间付款时间质保金回款时间备注招标公司联系方式第2条 外贸流程：信息汇总信息确认合同订货付款到货验收回访回款；1、免税进口业务：（1）由其他外贸公司代理的免税进口业务。业务人员交合同到商务时将外商、联系人、联系电话及报价情况和外贸公司、联系人、联系电话一并登记，由商务入档。与外商联系确认合同的配置清单， 确认外贸合同签订时与厂商签订佣金协议。跟踪合同执行情况、协调外贸公司支付尾款；货到后每周催要直至收回佣金，并在表格中体现进展情况，每月汇总上报经理。业务人员离职时，佣金情况的核对（包括与外商、财务、业务人员的核对）要作为重点，确认无误后交接完成。（2）由公司代理的免税进口业务。签订外贸代理协议、外贸合同及佣金协议。协助客户办理免税手续。免税手续办理方面先与厂家确认设备工作原理以及产品的税则号，填写减免税手续办理委托书、进出口货物征免税申请表、减免税商品说明、进口科研设备情况说明、与合同对照资料填写是否正确，再经客户确认后盖章提交至海关，经过海关人员初审确认税则号及提交资料合格后再录入，然后再报青岛总关审批，审批合格后凭进口免税单位的免税手册领取免税表；若退单则要重新审报。拿到免税证明后跟厂商确认发货日期，并跟财务确认对外商付款时间。财务支付货款后，按照合同上的预期货期，从付款到到货超过30天的，需在付款后30天内在国家外汇管理局应用服务平台提交贸易信贷报告，机构代码：757474144操作员用户名：abgs1，密码：aB123456,点击进入系统，点击贸易信贷报告下的预付货款报告，做相应的预付货款报告新增，把相关的信息填写完毕后直接提交即可。如果在登记后发现货物突然在预期的时间内也到不了货，需要在30天内做贸易信贷报告修改，超过30天后需要拿着合同去外汇管理局让他们手工给予修改。根据免税表的税则号查询该税号是否需要办理机电产品进口许可证，若需要办理要先从网上申报进口产品机电审申请表，进入http：/网站，用户名为ic37001648,密码45489530登录网站后，查询税则号是不是需要办理机电证，若显示直接进口，则不需要办理。若显示凭机电证进口，则需要申请办理机电证。选择单证申请，填写贸易方式、税则号、产品名称、规格型号、数量、单价、贸易国、原产国等信息。备注中填写进口申请(内容主要是原理和用途)。经市、省机电办审批后，打印后盖公章到市行政审批大厅经贸委盖章，然后到山东省商务厅一楼办理领取机电证手续（领证时须带外贸合同复印件，营业执照复印件加盖公章、机电产品进出口申请表2份加盖公章）。免税的合同到货后凭免税表、合同复印件、代理协议、运单、发票、箱单、报关、报检委托书、机电产品进口许可证等资料通知代理报关行办理清关手续；对于需要法检的产品要通知客户报商检局申请商检(报检资料：报检委托书、外贸合同复印件、代理协议、运单、发票、箱单、报关单复印件、商检调离单)，或我们找代理报检行报商检局进行法检。对于报关单和免税表，都要正本扫描留存。当办理出来免表后，先扫描留存，分各个单位，各个年份存档。正本报关退回后给予扫描存档。外贸合同的验收单签回后正本彩色扫描电子存档，正本留存，财务有需要的给他们一份复印件，正本都要在商务留存保管。2、非免税进口外贸业务（一般贸易，即需要缴增值税和关税的）与供应商确认订立外贸合同，发给厂商配置清单，确认进价及货期。签订外贸合同时检查产品名称、数量、型号规格、配置、货期、到货口岸、运输方式、是否转运、付款方式、监管库信息等是否正确。并与外商确认产品的性能指标、工作原理以及税则号（清关时使用）。根据外商提供的税则号查询该税号是否需要办理机电产品进口许可证，若需要办理要先从网上申报进口产品机电审申请表，进入http：/网站，用户名为ic37001648,密码45489530登录网站后，查询税则号是不是需要办理机电证，若显示直接进口，则不需要办理。若显示凭机电证进口，则需要申请办理机电证。选择单证申请，填写贸易方式、税则号、产品名称、规格型号、数量、单价、贸易国、原产国、等信息。备注中填写进口申请(内容主要是说一下原理和用途)。经市、省机电办审批后，打印出盖上公章到市行政审批大厅经贸委盖章，然后到商务厅一楼办理领取机电证手续（领证时须带外贸合同复印件，营业执照复印件加盖公章、机电产品进出口申请表2份加盖公章）。根据货期情况协商财务给外商开具L/C或T/T。财务提交L/C申请书后，对银行接受申请后发送的传真件进行确认，仔细对照是否有误，尤其是几个重要点（产品名称、数量、型号规格、金额、有效期、有效地、发货口岸、到货口岸、最迟装运期等）要核对清楚。确认无误后通知银行对外开证。催促外商尽快发货及到货期，提前做好通关准备。快到货时准备好清关单据并通知代理报关行提取单据，单据包括：外贸合同复印件、产品彩页、工作原理、技术指标、税则号、报检、报关委托书、机电产品进口许可证（如需要办理）、运单、发票、箱单（后面三项是外商发货后传真给我方），提供资料均要加盖公章。报关行通知报关单号后，根据报关单号通过海关电子口岸提交关税及增值税，登陆电子口岸网页(电脑桌面上)，插入董晓茹的卡后，输入密码12345678，登陆网上付税，输入报关单查询后，选择银行信息后按提示完成即可，当变成绿色显示成功时通知报关行，以便通关。对于需要商检的产品要报商检局申请商检，协调商检人员与客户、公司或厂家技术人员共同商检。3、欧美嘉业务（用欧美嘉与厂家签订低价合同，与外贸公司签订销售合同价格）与供应商确认签订低价外贸合同，发给厂商配置清单，确认进价及货期。签订外贸合同时检查产品名称、数量、型号规格、配置、货期、到货口岸、运输方式、是否转运、付款方式等是否正确。确认低价合同后，把厂家给回复的信息相应的补充到外贸公司与欧美嘉的合同上，并审核外贸公司提供的合同的各项条款，要求的单据、发货日期、到货港、付款方式等。把外贸公司所要求的单据相应的在低价合同上要求厂家给予提供，确定后签订合同。收到外贸公司给予欧美嘉的付款或信用证后，及时的安排财务从欧美嘉给厂家支付货款，同时提供外贸公司办理免税的一些资料。接到厂家备好货的通知后，首先要和外贸公司确认免表是否办理好，如果办理完毕可以通知厂家如期发货；如果没有办理好，及时给厂家说暂停发货，等通知。得知厂家发货预期时间时，及时给平安保险的填写保单信息，让其按照外贸公司开来的信用证的要求做保单，同时把外贸公司的信用证要求的运单要求给厂家确认督促，以便交单。厂家发出货后，根据厂家提供的运单、箱单、发票；重新做一份以欧美嘉为出口商的箱单和发票，以便外贸公司办理报关用（千万不能用厂家提供的低价的单据）。之后及时的督促厂家把正本运单寄回或及时交单。根据外贸公司开来的信用证的要求制作出相应份数的单据，等厂家的正本运单收到或议付后换单出来后，把所有的单据交财务徐媛处，让其把单据及客户交单联系单一并递交给招行，通过银行转单到对方开证行，对方银行会按照信用证的规定及时给予议付。货到后安排工程师给予安装验收，及时签订验收单。有尾款的，签订验收单后，把验收单正本和尾款发票正本及客户交单联系单再此由财务递交收证行，以便收取尾款。4、公司代理品牌，例如：热电订单制作及外贸合同的审核，根据热电培训要求制作订单、佣金协议、外币配置单、佣金申请单发送马利及张芳芳邮箱，申请特价的或高佣金的需要先发给张洋让其做备案，并与外贸合同协调外贸条款，尤其是付款方式、到货期的审核。5、合同执行情况：根据登记的外贸台帐，及时在表格中登记合同的进展情况。6、免税外贸台帐：公司合同编号合同签订时间客户单位联系人电话合同内容合同金额协议佣金佣金协议签订日期合同约定交货期国内购物情况外贸付款时间到货时间验收时间实收佣金金额回款时间部门业务人员外贸合同号外贸公司联系人联系方式外商联系人联系方式7、公司外贸合同台帐：公司的所有外贸业务单独录入台帐，详细登记从合同签订至佣金回款（免税业务）或到货验收（非免税业务）各个流程，便于商务人员跟踪完善。外贸合同号合同签订时间合同内容合同金 额协议佣金佣金协议签订日期约定到货时间是否免税免税办理完毕时间预计付款时间财务实际付款时间到货时间验收时间收到佣金金额佣金支付时间外商名称联系方式 回款时间第3条 公司物流管理系统：采购合同的执行管理包含在采购业务之中，采购合同的管理要与第三方物流的管理实施信息沟通与共享。此外，货物的收发管理、仓储管理要与第三方物流结合起来，在货物的运输方面实现及时性、准确性，三者的结合要结合在第三方物流的管理上面。具体的各方信息管理具体见以下几个方面：（1）销售合同管理：接收销售合同，基本资料录入。包括合同相关的条款规定；产品的自然状况，产品的性能价格规定；交货日期、地址，交货方式，运输方式；付款方式，票据类型，付款期限；验收方式，安装调试；验收人、负责人。执行销售合同，相关联事项的执行。产品的采购，货物的运输，货物的发送，货物的验收，安装调试，退货，直至货物在用户手中的正常使用。订单、合同定货完毕后，要根据厂家承诺的到货期、财务的付款时间查询货物是否已到货。对于一些比较大的仪器，订货时直接写明用户的地址、联系人、电话，货物可直接发送用户处，估计货物快到时，电话联系用户询问货物的到货情况。如果数量多体积又小的，发用户处可能会丢失，可一块发到公司，货物到全后，再一块打包发到用户处，合理利用第三方物流，节约公司的物流运作成本。货物到全后，协调售后服务部及时安装验收，并填写验收报告单，同时积极协同业务员开发票，并及时送交用户处，以便及时收回货款。监督销售合同的执行。货物的质量、价格、性能是否与要求的一样，是否能在规定期限内将货物送达，按规定进行安装调试工作，货款到期催付工作。合同归档，客户档案资料的建立。将执行完的合同归档，并将客户的基本资料、客户的基本类型记录完善。（2）采购合同的管理采购合同的签订接受销售的初步信息，对于销售产品的基本资料、价格进行多家查询；接收销售合同，进行材料录入；核定产品的价格；落实产品的订单；签订采购合同。采购合同的执行按照付款方式进行付款，货物到站期限，运输方式，货物到站地点，采购收货，采购退货，售后服务支持，货款入、出监督，合同执行监督。合同归档，供应商档案资料的建立。将执行完的合同归档，并将供应商的基本资料归档完善。（3）采购业务接收销售的初步信息，产品基本资料查询、多方采购询价，接收销售合同、录入，内部仓储查询，重点采购询价，约定采购订单，签订采购合同，货物到站查询，采购收货、发货、退货、付款，报关业务，进出口业务，货款入、出监督，采购合同执行完毕。（4）货物收发管理采购、销售合同管理，货物到站查询，采购收货；货物入库（仓库名、入库原因、负责人、发货单位、发货人、入库产品）；货物出库（仓库名、出库原因、负责人、去向单位、接收人、出库产品）；入库凭证（发货单位、日期、发货人、入库日期、负责人、收货产品等详细记录）；出库凭证（收货单位、日期、提货人、出库日期、负责人、产品等详细记录）；客户退换货、出入库办理。（5）仓储管理：货物入库（仓库名、入库原因、负责人、发货单位、发货人、入库产品）；货物出库（同上述部分细节）；货物转仓（收货仓库、收货人、转仓日期、转仓原因、出货仓库、涉及产品、负责人）；库存调整（仓库名称、负责人、备注）；仓库资料（仓库名称、联系人、地区、电话、地址、手机）；入库凭证（发货单位、日期、发货人、入库日期、负责人、收货产品）；出库凭证（收货单位、日期、提货人、出库日期、负责人、产品）；半年以上积压库存的统计。（6）第三方物流管理，第三方物流操作阐释流程：接收销售合同：主要接收合同的交货期限、交货地点、运输方式、安装调试、货款回收方式、期限。查询交货时间：确认查询业务员与客户的联系的交货时间，要落实清晰。查询安装运输方式：确定业务人员与客户签订的运输方式、运输地点及安装调试、维护使用的具体规定。采购订货：尽量在保证产品规格、型号、性能和客户要求的基础上，保证公司足够的利润。采购合同签订：为了保证将规定的产品在规定的时间内准时送达客户手中，要在前期咨询合作的基础上，保证按时、按地、按规定、按客户要求发货。货物运输方式：确认货物从采购商手中的发货运送方式。货物到达地点、时间确认：在前期预测货物到达时间地点的基础上，确认货物到达的地点，到达的时间，以备下一步与第三方物流接洽作准备。委托、接洽第三方物流：在货物到达信息确认之后，接洽第三方物流，在费用、运输、仓储等方面达成协调性处理意见，形成委托，从货物到达后转交提货委托书并接收货物直到货物准时运抵客户手中被签收，签收单送到公司手中为止。转交提货委托书：将货物到达后的通知单连同客户的接收委托书一并交给具有一定的运营资质、诚信度高的第三方物流，通知其携带相关证件准备接货。双方信息沟通、确认：双方就货物的种类、件数、质量、货物到达的地点、时间进行信息沟通、确认。并就货物要送交的具体地点、接收单位、联系人、接受人等进行详细的填写、转交。第三方物流提货：第三方物流执行，中间监控。第三方物流仓储：在货物到达后需要一定时间的仓储大型物品，可委托仓储。第三方物流运输：在规定的时间内督促第三方物流发货、运输，联系、转交货物接受单位和人员。第三方物流交货、签收：第三物流执行操作，在规定的时间内将货物送到客户手中，并找相关的人员签收，规定：在仓储、运送、搬运工程中造成任何损坏，致使客户不收货以及由此造成的任何后果都由第三方物流承担、负全部责任并承担由此带来的全部损失。物流、内部货物流动信息沟通：此过程当中要从第三方物流介入开始，实施过程监控、信息沟通，并将相关联系的信息以表格、双方的协议规定及责任合同书的方式体现。公司执行安装调试：在与第三方物流确认货物到货的准确时间后，由公司人员或采购供应方及时到达客户所在地，进行安装调试工作。公司内部回转签收、回收、录入单据：将与第三方物流的全部信息、签收委托单回拢、记录，形成资料保存。物流费用合计：按照前期规定的协议，支付第三方物流的相关费用，仔细核实后支付。相关信息、资料录入、查询：将整个过程所操纵的全部信息、所涉及的全部资料都要切实的进行跟踪、监控，并进行纪录、资料的详细录入，以备以后查询、考证。（7）信息分类：供应商资料（名称、地址、邮编、地区、联系人、电话、传真、邮箱、公司简介）；客户资料（单位名称、部门、联系人、职务、邮箱、传真、电话，家庭）；招标公司资料（单位名称、部门、联系人、职务、邮箱、传真、电话）；运输公司资料（公司名称、地址、电话、其他账税号、联系人）；进出口公司资料（公司名称、地址、联系人、银行、账号、税号）；报关公司资料（公司、联系人、其他）；第五节岗位工作细则第1条 合同管理（1）内贸合同管理：内贸台帐的岗位流程：合同编号合同存档时间签订日期部门业务人员客户单位联系人联系方式产品型号及数量合同金额付款方式预付款收到时间约定到货时间订货时间到货时间验收时间付款时间质保金回款时间备注招标公司联系方式备注:根据合同产生日期，详细仔细的登记合同的各项流程。（2）外贸合同管理： 外贸台帐登记记录表格：公司合同编号合同签订时间客户单位联系人电话合同内容合同金额协议佣金佣金协议签订日期合同约定交货期国内购物情况外贸付款时间到货时间验收时间收到佣金金额收款时间部门业务人员外贸合同号外贸公司联系人联系方式外商联系人联系方式外贸合同台帐登记记录表格：外贸合同号合同签订时间合同内容合同金额协议佣金佣金协议签订日期约定到货时间是否免税免税办理完毕时间预计付款时间财务实际付款时间到货时间验收时间收到佣金金额佣金支付时间客户单位联系方式 备注第2条 合同章、招投标专用章管理：（1）公司合同章、招标专用章由商务部专人统一管理，不按要求登记记录的，重大事务不经各级负责人签字确认的，一律不准给予使用，否则，追究负激励和责任承担。（2）公司设立专项的合同章及招投标专用章使用登记本，登记格式如下设立，大家都要妥善使用和保管；请大家在申请使用时必须认真填写，否则，不予办理。（3）管理人员不准在任何人提出的空白纸面上、文件上、不明白的对外文件上、不全面的文件上等一切不合乎规定和要求的地方盖章；如有违规现象，公司追究责任。（4）使用人员必须详细填写章使用登记表，经监管人审核签字后方可当面使用；如果有不明确的，需经部门经理审核确认后方可盖章。合同章、招投标专用章需外出使用的，必须登记记录并经使用人员部门经理和商务部长批准后，方可携带外出，并及时交还。如果出现问题，必须及时的反馈和汇报，不能私自处理，否则，如有遗留后果，必须自行承担责任。具体登记格式如下：合同章登记表格：日期使用人签字部门客户单位合同金额专管员部门部长合同取回时间 招投标专用章登记表格：日期使用人部门招标单位招标主要内容招标金额专管员部门部长经理审阅（5）合同章管理人员针对合同章的使用登记表督促合同取回，保证合同登记的完整性。 招标专用章管理人员针对招标专用章的使用登记表跟踪招标结果，更新台帐。（6）关于对内对外的签字，各级负责人在家时，各级业务人员如有签字业务，必须及时的让有关人员亲自签字为准，不经亲自签字的对内对外签字，一但产生问题，一切责任由当时的代签人全责担负；遇到法律责任，也应全权担负。第3条 代理产品管理： 全面掌握公司代理产品的联系人及联系方式、主要产品、报价体系及折扣、信用额度、 公司政策、相关促销活动。单位名称联系人主要