七创建和使用报表PPT课件

2020 4 20 1 第二部分流行关系数据库使用 Access2000 第七章 九 报表 2020 4 20 2 主要内容 报表简介创建报表设计报表创建高级报表打印报表 2020 4 20 3 一 报表简介 1 什么是Access报表报表是Access数据库的又一对象 是展示数据的一种有效方式 报表是以打印的格式表现用户的数据的一种有效的方式 是一种专门为打印而设计的特殊连续窗体 同窗体一样 报表中也可以添加子报表或控件 在报表中 数据可以被分组和排序 然后以分组次序显示数据 也可以将数值汇总 计算平均值或其他统计信息显示和打印出来 报表的数据来源于基础表和查询的字段 2020 4 20 4 2 报表的4种视图 设计视图 创建和编辑报表的结构 打印预览视图 查看报表的页面数据输出形态 布局视图 查看报表的版面设置 报表视图 浏览创建完成的报表 2020 4 20 5 3 报表的类型 表格型报表 和表格型窗体 数据表类似 以行 列的形式列出数据记录 图表型报表 以图形或图表的方式显示数据的各种统计方式 标签型报表 将特定字段中的数据提取后打印成小标签 以粘贴标识物品 2020 4 20 6 4 报表和窗体的区别 报表只是为打印设计 而窗体是为显示和浏览而设计 用户不能改变报表中的数据 而窗体经常接受用户输入的数据 报表可以没有数据源 而窗体不能没有数据源 2020 4 20 7 5 报表的结构 报表可以有10个节 常用的有 报表页眉 报表页眉是整个报表的开始部分 通常称为首页 出现在报表的最上方 通常只在报表的第一页的头部打印一次 利用它可以显示徽标 报表标题或报表的打印日期或时间等 页面页眉 位于报表页眉之下 出现在报表每一页的顶部 页面页眉主要显示列名称 如字段名 也可以显示表中所列的数据的单位 主体 包含了报表数据的主体部分 用于显示报表基础记录来源的每条记录 页面页脚 出现在报表每一页的底部 主要用来显示页号 制表人员 打印日期等信息 报表页脚 只在整个报表结尾处出现一次 如果利用它显示报表合计等项目 则报表页脚是报表设计中的最后一节 但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前 组页眉和组页脚 主要用于显示报表的分组信息 2020 4 20 8 二 创建报表 1 使用报表工具创建报表使用报表工具可快速 自动创建报表 自动创建的报表中将显示数据源的数据表或查询中的所有字段 例7 9 1 使用报表工具快速创建报表 根据 销售 数据库中的 Order 表创建报表 2020 4 20 9 使用报表工具快速创建报表 2020 4 20 10 快速生成的报表 2020 4 20 11 2 使用报表向导创建报表 使用报表向导创建报表不仅可以选择报表上显示哪些字段 还可以指定数据的分组和排序方式 如果事先指定了表与查询之间的关系 还可以使用来自多个表或查询的字段进行创建 例7 9 2 根据 销售 数据库中的 Order 表 使用 报表向导 建立一个根据CustName分组的报表 并按订货量Amount排序 2020 4 20 12 使用报表向导创建报表 2020 4 20 13 选择报表中出现的字段 2020 4 20 14 添加分组字段 2020 4 20 15 设置数据排序方式 2020 4 20 16 设置报表布局方式 2020 4 20 17 设置报表标题 2020 4 20 18 创建完成后的报表 2020 4 20 19 3 使用标签工具创建标签 使用标签工具向导 可创建各种标签和自定义标签 例7 9 3 根据 零件 数据库中的Suppliers表创建标签报表 2020 4 20 20 使用标签向导 2020 4 20 21 标签向导 对话框 2020 4 20 22 设置文本字体格式 2020 4 20 23 确定标签的显示内容 2020 4 20 24 确定排序依据 2020 4 20 25 指定标签标题 2020 4 20 26 创建的标签预览效果 2020 4 20 27 4 使用空白报表工具创建报表 如果使用报表工具或报表向导不能满足报表的设计要求 则可以使用空白报表工具生成报表 例7 9 4 根据 销售 数据库中的 Order 表 使用空白报表工具创建报表创建报表 按CustName分组 并按订货量Amount排序 2020 4 20 28 使用 空报表 创建报表 2020 4 20 29 打开的空报表和 字段列表 窗格 2020 4 20 30 鼠标双击或拖动字段到空表中 2020 4 20 31 添加分组和排序 2020 4 20 32 按CustName分组 按Amount排序 2020 4 20 33 添加标题 2020 4 20 34 添加日期和时间 2020 4 20 35 完成的报表 2020 4 20 36 5 使用报表设计创建报表 使用报表向导等方式可以很方便地创建报表 但所创建的报表形式和功能都比较单一 布局较为简单 很多时候不能满足需要 可以通过报表设计视图做进一步修改 或者直接通过报表设计视图创建报表 建议 先使用报表工具 空白报表或报表向导创建报表 再通过报表设计视图做进一步修改 较为方便 2020 4 20 37 课堂练习一 根据edu1创建报表 1 根据student表创建报表 按系别分组 按性别排序 2 根据teacher表创建标签报表 2020 4 20 38 三 设计报表 制作好的报表最终会被打印出来供用户使用 报表设计的优劣则直接影响到用户的使用体验 对报表的设计主要包括 设置报表属性设置报表数据源报表界面设计 2020 4 20 39 1 报表属性 Access中 属性用于决定表 查询 字段 窗体以及报表的特性 报表中的每一个控件都有各自的属性 报表本身也有属性 属性决定了报表和控件的结构和外观 2020 4 20 40 属性表 的五个选项卡 格式 设置报表或者控件的外观的显示格式 数据 设置报表或控件的数据源及操作数据的规则 事件 设置对控件的操作触发什么样的事件过程 其他 设置有关系统方面的属性 全部 包含上述四个选项卡的全部属性 2020 4 20 41 2 报表数据源 在报表属性表的 数据 选项卡设定记录源 如果要添加的数据源为两个或多个数据表或者查询 可以单击 记录源 右侧的按钮 系统即打开 查询生成器 窗口和 显示表 对话框 可根据需要添加相应的数据表和查询 2020 4 20 42 设置记录源 2020 4 20 43 3 报表数据分组和排序 之前是通过报表向导对报表数据进行分组和排序 也可以自行完成 方法 进入报表的布局视图 选择 分组和排序 按钮即可 2020 4 20 44 选择布局视图 2020 4 20 45 选择 分组和排序 按钮 2020 4 20 46 4 报表界面设计 前面介绍了报表的基本创建方法 但可能还是无法满足所有需要 还需要对报表界面做进一步设计 例7 9 6 对例7 9 4的报表增加标题 订单 每行加一直线分隔 2020 4 20 47 未修饰前 2020 4 20 48 修饰之后的效果 2020 4 20 49 课堂练习二 对练习一建立的学生报表进行一些修饰 至少两处 2020 4 20 50 四 创建高级报表 高级报表的创建类似于高级窗体 利用各种控件来进行创建 以完成各种复杂的功能 2020 4 20 51 1 创建主 子报表 子报表是插入到其他报表中的报表 在合并报表时 两个报表中的一个必须作为主报表 主报表可以是绑定的也可以是非绑定的 即报表是可以基于数据表 查询或SQL语句 也可以不基于任何数据对象 非绑定的主报表可作为容纳要合并的无关联子报表的 容器 在报表中 如果需要插入包含与主报表数据相关联的信息的子报表 可以设置主报表的 数据来源 属性 将主报表绑定在基础表 查询或SQL语句上 通常情况下 主报表和子报表之间存在一对多关系 在创建子报表之前 要确保主报表和子报表之间已经建立了正确的关系 创建方法与主 子窗体类似 2020 4 20 52 例7 9 7 根据教学管理数据库 在学生信息报表的基础上 创建学生选课及成绩的子报表 未插入子报表之前的学生信息报表 2020 4 20 53 选中 子窗体 子报表 控件按钮 2020 4 20 54 将选中的控件在设计视图的主体部分拖动并释放 弹出 子报表 向导对话框 2020 4 20 55 从 学生成绩查询 中选择需要字段 2020 4 20 56 设置链接字段 2020 4 20 57 设置子报表名称 2020 4 20 58 插入子报表后的设计视图 2020 4 20 59 显示插入的子报表 2020 4 20 60 2 创建连接报表 报表中的数据可以源于连接查询建立的数据表 即 连接报表就是建立在连接查询基础上的报表 例7 9 8 根据教学管理数据库 创建学生选课报表 包括信息 学号 姓名 课程名 成绩 事实上 也可以先创建了连接查询之后再创建连接报表 2020 4 20 61 在报表设计视图基础上选择子窗体 子报表按钮 2020 4 20 62 子报表向导 选择 使用现有的表和查询 2020 4 20 63 选择student course sg表中的相关字段 2020 4 20 64 创建完成后的连接报表 2020 4 20 65 3 创建图表报表 方法是选择控件组中的 图表 控件 例7 9 9 根据销售数据库中的Order表创建图表报表 按客户名统计订货量 2020 4 20 66 在报表设计视图下 添加标题 客户订货数量 选择 图表 控件 2020 4 20 67 将 图表 控件置于报表主体区合适位置 2020 4 20 68 选择图表数据所在的字段 2020 4 20 69 选择图表类型 2020 4 20 70 指定数据在图表中的布局方式 2020 4 20 71 完成后的效果 2020 4 20 72 4 报表中的计数和求和 对报表中包含的记录进行计数或者在含有数字的报表中使用平均值 百分比 总计时 可以使用报表中的计数和求和功能 例7 9 10 根据销售数据库order表创建报表 对其记录个数进行计数 2020 4 20 73 根据 销售 数据库创建的报表 2020 4 20 74 切换到布局视图 2020 4 20 75 单击一个不含 Null 值的字段 选择 报表布局工具 中的 合计 按钮 选择 记录计数 2020 4 20 76 统计的记录计数 2020 4 20 77 例7 9 11 对根据order表创建的报表 根据客户名对订货量分组求和 2020 4 20 78 分组求和 2020 4 20 79 课堂练习三 根据edu1数据库 1 建立学生选课的主 子报表 主报表 student 子报表 sele course 2 根据之前创建的student选课查询 包括 Sno Sname Cname Score 建立报表 按姓名分组 求出每个学生的平均分 2 先创建一个学生平均分查询 在创建一个图表报表 包含学生姓名及平均分 2020 4 20 80 五 打印报表 报表除了可以对数据表的各种数据进行分组 汇总等操作之外 还主要用于数据表的显示和打印 一般要做如下准备工作 进入报表打印预览视图 预览报表 设置打印时的各种选项 2