第五章-采购与付款控制PPT课件

1 第五章采购控制 2 1 买什么 2 什么时候买 3 买多少 4 谁负责买 5 找谁买 6 怎么付款 7 记账 8 怎么收货 控制什么 3 Contents 付款控制 采购与验收控制 请购与审批控制 岗位分工及授权批准 采购与付款控制概述 4 第一节采购与付款控制概述 一 采购控制的内容 二 采购控制的目标 5 CompanyLogo 一 采购控制的宗旨及依据 一 采购与付款的含义采购是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源 为满足自身需要或保证生产 经营活动正常开展的一项经营活动 付款是指单位采购过程中的款项支付的行为采购业务内部控制的宗旨是规范采购行为 防范采购过程中的差错与舞弊行为 提高采购活动的经济效率 6 二 采购控制的目标 保证 购进的货物与生产 销售的要求相一致 资金支付后获得相应的货物或劳务 合理揭示采购业务中所享受的折扣和折让 应付负债的合理记录 应付款项的真实和合理以及授权支付 7 第二节岗位分工及授权批准 8 主要内容 一 业务环节 二 授权批准 二 职务分离 9 采购与付款业务的基本流程 10 一 采购控制的业务环节 一 购货业务 二 付款业务1 实际支付负债 2 记录货币资金支出 11 一 请购商品1 企业生产计划部门根据顾客订单或对销售预测和存货需求的分析来决定生产授权 签发预先连续编号的生产通知单和材料需求报告 2 仓库 或需求部门 根据材料需求和库存情况 填制请购单 报采购部门 3 每张请购单应经过对这类支出负预算责任的主管人员签字批准 相关图见下页 12 13 14 15 二 签订采购合同1 采购部门收到请购单后 对已批准的请购单确定最佳供应来源 对于大额 重要采购项目 应采用竞价方式来确定供应商 16 2 采购部门与供应商签订采购合同 会计部门应参与合同签订 并监督执行 采购合同应预先编号并经被授权的采购人员签名 采购合同正联送供应商 副联送至企业内部的验收部门 会计部门和编制请购单部门 OVER 17 三 验收商品1 验收部门收到有效采购合同后 应对供应商发运的商品进行验收 2 验收后 验收部门对已收货的每张订购单 合同 编制一式多联 预先连续编号的验收单作为验收和检验商品的依据 18 3 验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时 应取得经过签字的收据 或要求其在验收单的副联上签收 以建立其对所采购的资产应负的保管责任 验收人员还应将其中一联验收单送交会计部门 OVER 19 四 储存已验收的商品1 商品的保管与采购职责应分离 以减少未经授权的采购和盗用商品的风险 2 存放商品的仓储区应相对独立 限制无关人员进出 20 五 编制付款凭单记录采购交易前 会计部门的应付账款管理人员应编制付款凭单 编制时应检查 1 发票 订单 或合同 验收单内容一致性 2 发票计算正确无误 3 编制有预先连续编号的付款凭单 并附上支持性凭据 21 4 检查付款凭单计算的正确性 5 在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称 6 由被授权人员在凭单上签字 以示批准照此凭单要求付款 7 所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中 以待日后付款 over 22 附 付款凭单 式样 我国没有付款凭单 这种付款凭单 与我国内部使用有一种付款单或会计凭证中的付款凭证都不相同 23 24 25 26 六 偿付款项 参见货币资金内部控制设计 票结算时 编制和签署支票的有关控制包括 1 独立检查已签发的支票总额与所处理的该批付款凭单的总额的一致性 2 应由被授权的会计部门的人员负责签署支票 3 被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张经适当批准的未付款凭单 还应确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致性 后页续 27 4 支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上加盖戳记或打洞等方式将其注销 以免重复付款 5 支票签署人不应签发无记名甚至空白支票 6 支票应预先连续编号 保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性 7 应确保只有被授权人员才能接近未经使用的空白支票 28 七 记录现金 银行存款支出 参见货币资金内部控制设计 对于支票付款 记录现金 银行存款支出的有关控制包括 1 会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性 以及与支票汇总记录的一致性 2 通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期 独立检查入账的及时性 3 独立编制银行存款余额调节表 29 1 请购与审批 2 询价与确定供应商 3 采购合同的订立与审批 4 采购 验收与相关会计记录 5 付款审批与付款执行 二 职务分离 30 1 业务素质 1 采购人员 2 付款人员2 职业道德 1 采购人员 2 付款人员 三 办理采购业务人员应具备的业务素质和职业道德 31 CompanyLogo 在授权范围内进行审批 未经审批不得执行 四 授权批准 32 第三节请购与审批控制 33 一 采购申请制度 请购控制 单位应设立请购制度 依据商品或劳务类型 确定归口管理部门 授予相应的请购权 并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序 34 一 主要物品或劳务的请购 生产部门据生产计划或将签发的生产订单提出请购单 材料保管人员接到请购单后 应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需数量进行比较 当需要的数量超过库存数时 就应签字同意请购 注 从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业 材料保管部门也可以在库存材料达到再订货点时直接提出采购请求 后页续 35 请购单经材料部门主管签字后送交采购部门 采购人员审查采购单上的请求是否合理 并根据市场行情进行采购所需资金的估算 签署同意采购的意见后交给负责资金预算的管理人员进行审批 预算管理人员认为该请购符合经营目标并在指定的资金预算范围之内 签字后可交采购部门办理订货手续 采购部门应将处理过的请购单归档管理 36 二 临时性物品或劳务的请购由物品或劳务使用部门直接提出 请购单一般应对购需要作出描述 解释其目的和用途 三 特殊服务项目的请购如保险 广告 法律和审计服务 一般由企业最高负责人审批 四 经常性服务项目期刊杂志 保安等 由负责资金预算的部门进行审批 五 资本支出和租赁合同应特别特权 只允许指定人员提出请购 37 二 预算管理 1 预算管理及其重要意义预算管理是指单位内部通过编制预算 执行预算 分析预算差异和考核预算来管理单位的经济活动 2 编制采购预算编制采购预算是指根据单位目标确定采购预算项目 建立预算标准 采用一定的编制方法和程序 将单位在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来 38 确定最适当的采购数量有以下方法 1 经济订购法2 固定数量法3 批对批法4 固定期间法5 物料需求计划法3 采购预算的执行4 采购预算差异的分析和调整5 采购预算资金控制 39 CompanyLogo 三 审批控制对采购应实行严格 规范的审批 对于超预算和预算外的采购项目 应明确审批权限 在单位所有采购中 申请必须先由领用部门主管签字批准 采购部门应当负责检查采购申请书上的申请项目是否属于该主管职权范围内的 即该主管有权审核 批准的项目 超过限额的大宗采购 必须由单位管理层集体决策 审批后 再交采购部门执行 40 第四节采购与验收控制 41 一 采购管理控制 5个方面 一 采购数量控制 对每一份请购单 采购部门首先应审查其请购数量是否在计划控制限额的范围内 其次检查使用部门主管是否在请购单上签字 注 对于大量采购的物品 必须进行成本分析 并指定专人对成本分析进行监督 42 二 采购时间控制包括 请购单的呈送审核 处理订单 供应厂商制造备货 运输交货 验收入库等时间组成 控制采购时间的目的 防止提前采购物品或劳务 从而导致物品积压 影响单位资金周转 防止单位生产经营与业务活动因物品或劳务未及时到达而 停工待料 影响生产经营活动的正常进行 43 三 采购方式确定1 一般物品或劳务采用订单式或合同式采购 2 小额 零星物品或劳务采用直接购买方式 四 供应商选择根据供应商的信誉 供货能力等情况 采取由采购 使用等部门共同参与的比质比价的程序 并按规定的授权批准程序确定供应商 44 供应商的选择1 供应商的开发2 采购认证建立采购环境的过程 即经过买家认可的 信得过的采购资源 它由一些供应商构成 3 供应商的衡量 产品好 1 企业生产能力强 2 企业技术水平高 3 企业管理水平高 4 企业服务水平高 45 五 订单控制1 预先对每份订单进行连续编号 2 在购货订单向供应商发出前 必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字 是否经采购部门负责人批准 以及是否有请购单作为支持凭证 以确保购货订单的有效性 3 由专人复查购货订单的编制过程和内容 4 购货订单应一式多联 一联交请购部门 一联交验收和仓储部门 46 二 货物验收制度 货物的验收应由独立于请购 采购和会计部门的人员来承担 其责任是检验收到的货物的数量和质量 货物验收制度一般应包括以下内容 1 待收货2 收货3 货物待验4 超交处理5 短交处理6 急用品收货 47 7 货物验收规范8 货物检验结果处理1 合格品2 不合格品9 退货作业 48 CompanyLogo 验收控制 一 审核凭证 主要包括 1 检查是否有订单副本 2 检查收货凭证上注明的合同编号 物品数量与订单副本的记录是否一致 49 CompanyLogo 二 检查数量1 检查实际交货数量与交货通知单上的应交数量 订单副本上的订货数量是否一致 2 检查实际交货数量是否能达到生产经营与业务活动计划或预算规定的需要量 三 检查质量1 验收合格的物品予以入库 2 验收不合格的物品应及时通知供应商 办理退货或折让手续 并办理相应补订手续 50 第五节付款控制 参见货币资金控制 51 一 付款控制应遵循的法规1 现金管理条例2 支付结算办法二 采购付款内部控制 资料P44 52 CompanyLogo 企业财会部门在办理付款业务时 应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票 结算凭证 检验报告 计量报告和验收证明等相关凭证的真实性 完整性 合法性及合规性进行严格审核 财会部门应参与商定对供应商付款的条件 三 付款控制中单据审核 53 CompanyLogo 企业应建立退货管理制度 对退货条件 退货手续 货物出库 退货货款回收等作出明确规定 及时收回退货货款 四 建立退货管理制度 54 CompanyLogo 企业应加强应付款和应付票据的管理 由专人按照约定的付款日期 折扣条件等管理应付账款 五 应付账款 应收票据预付账款的内部控制 55 一 应付账款的内部会计控制1 应付账款必须由专人管理2 应付账款的确认和计量应真实 可靠3 应付账款必须及时登记4 及时冲抵预付账款5 正确确认 计量和记录折扣与折让6 应付账款的授权支付7 应付账款的结转8 应付账款的检查 56 二 应付票据的内部会计控制1 票据的签发必须经两个或两个以上的人员的批准 2 设置应付票据账簿 并认真做好应付票据的核算工作 票据的登记人员不得兼管票据的签发 3 专人管理空白 作废 已付讫退回的商业汇票 4 设置独立于票据记录之外的人员负责应付票据的定期核对 5 指定专人复核票据的利息核算 6 应付票据要定期与订货单 验收单 发票进行核对 7 应付票据要按照号码顺序保存 57 企业应当建立预付款和定金的授权批准制度 加强预付款和定金的管理 企业应当加强对大额预付款的监控 定期对其进行追踪核查 对预付款的期限 占用款项的合理性 不可收回的风险等进行综合判断 对有疑问的预付款及时采取措施 尽量降低预付款资金风险和形成损失的可能性 三 预付账款的内部会计控制 58 一 单项选择题1 单位对于重要的采购与付款业务 应当组织专家进行可行性论证 由 审批A 董事长B 总经理C 企业领导集体决策D 负责采购的副总经理2 企业所有采购申请书必须先由 签名批准A 董事长B 总经理C 负责采购的副总经理D 部门主管 习题 C D 59 二 判断题1 企业小额零星物品或劳务采购可以采取直接购买 事后审批的方式 2 企业可以由一名采购人员完成询价与确定供应商工作 3 企业所有的采购必须由企业管理层集体决定审批 再交予采购部门执行 60 三 案例分析题1 A公司生产装潢建材 产品主要销售给各建筑工地 公司的原料有常备料及特殊配件 近年来 产销均衡 但公司库存有逐年增加的情况 经过调查了解发现 该公司在接到顾客订单后 直接交采购员王某办理采购 王某不仅超量购买 而且单价偏高 采购经理是王某的亲戚 因此 仍签字核准王某的采购 请问 A公司采购内部控制存在哪些缺陷 61 提示 A公司内部控制存在以下缺陷 1 采购前未执行请购程序 2 采购未经授权 3 请购过量 单价过高的商品未建立特殊控制程序 无采购预算 4 授权核准与采购的执行未经明确划分权责 62 2 案例背景某厂是一个综合几个企业的一些情况的虚拟企业在这个案例中首先给出了与 材料采购业务的内部控制制度 相关的该企业的情况以及实施方法 1 首先由仓库根据库存 提出材料采购申请 填写一份 请购单 请购单 交供销科审批 2 供销科根据事前制订的采购计划 对 请购单 进行审批 若符合计划 便组织采购 若与计划不符 则要单独请厂长批准 63 3 决定采购的材料 由供销科填写一式二联的 订购单 其中一联供销科留存 另一联由采购员交供货单位 采购员持 订货单 与供货单位协商采购并签订购货合同 4 购货合同的正本留供销科并与 订货单 核对 购货合同的副本分别转交仓库 财务科 以备他们将来查考 5 采购来的材料运抵仓库 由仓库保管员验收入库 验收时 将运抵的材料与采购合同副本 供货单位发来的 发运单 相互核对 然后填写一式三份的 验收单 验收单 一联仓库留存 作为登记材料台账的依据 一联转送供销科 一联转送财务科 64 6 供销科接到 验收单 后 将 验收单 与采购合同副本 供货单位发来的发货票 其他银行结算凭证相核对 以确定是否通知财务科付款 7 财务科接到付款通知和 验收单 后 由主管材料核算的会计 将 验收单 与采购合同副本 供货单位发来的发货票 其他银行结算凭证相核对 若相符合 如数支付货款 若不符 则拒付货款 8 应支付货款的 由会计开出付款凭证 交出纳员办理付款手续 9 出纳员付款后 在进货发票上加盖 付讫 戳记 再转交会计记账 10 财务科的材料明细账 定期与仓库的材料台账相互核对 65 该厂设有生产计划科 其职责是组织生产计划编制与调整 并负责与供销科进行协调 以保证生产的正常运行 存在问题该厂经常出现的问题是供销科盲目采购 采购时间确定不当等问题时常发生 而仓库无法核对供销科所订的材料 企业对供销科的采购业务缺乏相应的检查措施 另外 还有供销科本身也无法随时掌握材料的收发动态 要求 请从内部控制角度分析其存在的问题 并帮助健全 材料采购业务的内部控制制度 66 1 控制弱点 1 仓库只填一张 请购单 无法核对供销科所订立的材料是否为本公司所需 也不宜发现供销科未经公司领导批准 自行定货现象 2 虽然要求材料采购按计划执行 但对此无相应的检查措施 加上对采购业务的批准与执行均由一个部门来负责 因而缺乏必需的控制 3 供销科未设立材料明细帐 不便于随时掌握材料的收发动态 不便于确定相适当的采购时间 参考答案 67 2 提出改进意见 1 仓库填制的 请购单 该为 一式三联 2 采购业务的审批 应由生产计划科负责 供销科只负责材料的采购业务 3 请购单 的处理程序 A 仓库填写 请购单 后 交生产计划科审批 B 生产计划科审批后 一联留存 一联退回仓库备查 一联交供销科办理定货和采购手续 C 供销科将批准的 请购单 内容与原定的采购计划不一致的 由公司领导审查批准 68 4 相应增加一份采购合同副本转给生产计划科 以便与批准的 请购单 相核对 5 供销科增加一套材料明细帐 可只记数量 以便随时掌握材料的增减变动 69 3 某企业仓库保管员负责登记存货明细帐 以便对仓库中的所有存货项目的收 发 存数量及价值等进行永续记录 当收到验收部门送交的存货和验收单后 根据验收单登记存货明细账 平时 各车间或其他部门如果需要领取原材料 都可以填写领料单 仓库保管员根据领料单发出原材料 公司辅助材料的用量很少 因此领取辅助材料时 没有要求使用领料单 各车间经常有辅助材料剩余 根据每天特定工作购买而未消耗掉 但其实还