办公室日常工作及接待【共享精品-ppt】

第九章 办公室日常工作及接待,第一节 办公室日常工作第二节 办公室的机要保密第三节 办公室接待工作,第一节 办公室日常工作,一、办公室概述（一）办公室的含义 主要有以下几种含义：（1）泛指一切办公场所。它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所。（2）专指特殊办公场所。它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室、护士办公室；也可以指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室、招生考试办公室等。（3）特指秘书机构。它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅、北京市人民政府办公厅；在中级机关或基层单位称为办公室，如学院办公室、 公司办公室等。本章所论述的办公室是第三种。,（二）办公室工作的特点,秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点： 一是政务服务； 二是事务管理。,因此，办公室工做呈现 出服务性、繁杂性、分散性、灵活性、专业性的特点。,服务性由办公室工作特征而体现出来的。秘书人员即为领导服务，又为职能部 门和人民群众服务。繁杂性秘书人员承担所有事务性工作，工作繁杂、琐碎，要做到事无巨细，就 要有 耐心、有较强的服务意识。分散性工作内容分散，有政务服务，有事务管理；有脑力，有体力；服务形式 不一。服务手段各异。灵活性虽然有些工作已程式化，但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人 员随机应变和机动灵活。 专业性秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。,（三）办公室的作用 1、指挥作用2、枢纽作用3、窗口作用,3,1,2,办公室是单位主管人员进行决策和指挥的场所，犹如人的大脑，因其要做协调和服务的作用。营造良好的办公环境和创造良好的办公条件。为领导顺利决策和指挥奠定基础。,一切信息在这里汇总、整理；一切指令在这里发出；日常事务在这里处理。因此，办公室工作的质量和效率，关系到单位的效率。,它是对外交往的必经之地，是与社会、媒体打交道的场所，又是对外联络、展示形象的窗口。由办公室人员的基本素质可以看到单位的整体形象。因此，对单位发展至关重要。,二、办公室的日常工作 （一） 值班工作 1、值班工作组织形式 办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同： (1)专职性值班 (2)轮流性值班 (3)领导电话值班 2、值班工作内容 (1)通信联络 (2)公务接待和咨询 (3)处理紧急问题和突发事件 (4)承办领导临时交办的工作,3、值班工作制度 值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。 (1)岗位责任制度 (2)值班记录制度 (3)交接班制度 (4)请示报告制度 (5)安全保密制度,4、值班室的建设 值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。 (二)印信管理 印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。 1、印章的使用和管理 (1)印章的作用：标志作用；法律作用；辨伪作用 (2)印章的种类：按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。,按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章(含签名章)和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。 (3)印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻制。 (4)印章的保管和使用。 2、介绍信的使用和管理 介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。 (1)介绍信的形式 常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。,(2)介绍信的种类。根据用途分为三类： 第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。 第二类，组织介绍信。这是机关工作人员调动工作时，接转组织关系的书信。 第三类，专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信。 (3)介绍信的管理 像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。 (三)办公室活动安排 1、拟订工作计划 秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。 2、安排约会 秘书人员还要负责为领导安排约会，做好预约事宜。 3、巧妙挡驾 挡驾就是谢绝来访的宾客。,第二节 办公室的机要保密 一、机要保密的含义 机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于某种需要，把不能让外界知悉是秘密事项限定在一定时空范围，称为保密。 二、机要保密的内容 (一)秘密的范围 1、国家秘密的范围 根据中华人民共和国保守国家秘密法规定，关系到国家安全和利益的秘密事项就是所谓国家秘密的范围。包括以下内容： (1)国家事务的重大决策中秘密事项 (2)国防建设和武装力量活动中秘密事项 (3)外交和外事活动 (4)国民经济和社会发展中的秘密事项 (5)科学技术中的秘密事项 (6)维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中秘密事项 (7)其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。,2、秘书人员职业秘密范围： 公文秘密；决策秘密；商业秘密；会议秘密；信访秘密；领导秘密 (二)秘密的等级 划分秘密等级，有利于对不同等级的秘密采取相应的保密措施，也有利于执行保密纪律。我国保密法将国家秘密分为三个等级： 1、绝密 这是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 2、机密 这是重要的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受严重的损害。 3、秘密 这是一般的国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害。,(三)机要保密的任务,1、公文保密 2、会议保密 3、通信保密、 4、电脑保密 5、涉外保密 三、机要保密的纪律要求 (一)保密纪律 秘书人员，特别是机要人员，应该严格遵守党和国家工作人员保守秘密的具体规定：,(1)不该说的秘密，绝对不说(2)不该问的机密，绝对不问(3)不该看的机密，绝对不看(4)不该记录的机密，绝对不记录(5)不在非保密本上记录机密(6)不在私人通信中涉及机密(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密(8)不在不利于保密的地方存放机密文件和资料(9)不在普通电话、明码电报、普通邮件传达机密事项(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所(二)保密责任(1)纪律责任(2)法律责任,第三节 办公室接待工作,一、接待工作概述 接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是秘书部门履行职能的重要体现。 接待工作可以分为多种类型： 按接待对象可分为外宾接待和内宾接待； 按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待； 按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。,(一) 接待活动的基本要素,1、来访者 2、来访意图 3、接待者 4、接待任务 5、接待方式,(二)接待工作的作用1、扩大交往合作2、树立良好形象3、保障活动效果4、解决实际问题,(三) 秘书人员在接待活动中的职责,秘书部门的接待工作有两个方面：一是招待来客，为来访者实现其目的提供服务，使其满意而归；二是为领导提供辅助服务。包括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工作。 主要有以下职责： (1)帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料，确定接待任务和方式。 (2)做好接待活动的各项准备工作，如拟写接待材料、拟选接待礼物、拟订接待方案、落实各项接待事项等。 (3)为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商，确定具体的接待日程和地点。 (4)保证接待活动的顺利进行。 (5)做好接待活动的善后工作。,(四) 接待服务的原则,1、平等待人2、热情周到3、内外有别4、相互尊重5、精简务实6、确保安全7、合理“挡驾”,二、接待服务的基本礼仪,1、称呼与问候2、介绍(1)自我介绍(2)他人介绍3、握手4、电话的使用5、名片的使用,办公室日常交往礼仪,(二) 接待迎送礼仪,1、确定接待规格2、注意乘车次序3、讲究宴请礼仪 (三)涉外接待礼仪1、国际礼仪的基本原则(1)在人际交往中，应遵守“信守时间”的原则(2)在公共场合中，应遵守“不妨碍他人”的原则(3)在社交活动中，应遵守“女士优先”的原则(4)在相互关系中，应遵守“不得纠正”的原则(5)在言语谈话中，应遵守“维护个人隐私”的原则(6)在位置排列中，应遵守“以右为尊”的原则(7)在日常生活中，应遵守“保护环境”的原则(8)在对外交往中，应遵守