建设工程公司合同管理办法.doc

建设工程公司合同管理办法 合同管理办法第一章总则合同管理办法第一章总则第一条为了维护公司的合法权益，规范合同管理，以实现签订合同没有风险隐患、履行任何合同没有纠纷苗头，圆满解决任何合同争议，为公司经营管理服务的合同管理目标，起到合同管理监控公司经营风险，提升公司良好形象，为公司创造最大经济效益的作用，根据中华人民共和国合同法以及国家有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本办法。 第二条本办法适用于公司本部及下属各项目部在经营活动中所签订的各类经济合同、劳动合同。 办公用品采购等其他非经济活动合同依其他相关制度执行。 第三条订立、履行合同应当遵照合法、自愿、公平、诚实信用等合同法基本原则，不得违反法律和损害公共利益。 第四条订立、履行合同的每一个环节中，都应当有诉讼意识，注意收集、保存与合同有关的证据材料，有效避免合同纠纷的发生，争取在处理合同纠纷中处于主动地位，强化防范风险的意识。 第五条公司对合同实行分类管理，按项目归档。 公司合同分以下四类 1、机械物资采购类； 2、机械设备租赁类； 3、施工劳务分包类； 4、其他类；第二章合同管理机构及会签所需资料第六条公司合同管理实行由公司法务合同部统一归口管理、各业务部门分级负责，主管副总经理、总经理审批的管理体制。 第七条合同主管部门相关合同方面的职责是 1、合同的登记、编号及保管； 2、对合同的合法性、完整性、规范性、风险性进行审核； 3、签署合同会签意见、负责会签流转； 4、落实审核意见； 5、其他与合同管理相关的职责；第八条合同会签应提供如下资料 1、合同文本； 2、中标会议纪要或询价记录单或情况说明。 3、合同相对方营业执照，资质等级证书、委托书、法定代表人或代理人身份证复印件等文件； 4、合同签订会签表； 5、补充协议需要会签的，应将原合同复印件附后，一并送审会签。 第三章合同形式、编号、存档及查阅第九条所有合同均应当采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。 第十条合同的形式要求 1、合同的书面形式指合同书、协议书等可以有形地表现所载内容的形式； 2、合同书的标题应当为“合同”或“协议”，不得任意命题； 3、合同书必须打印。 情况紧急或客观条件有限的，可用碳素墨水笔书写，字迹要求工整，标点符号使用正确； 4、合同双方的名称应都使用打印或者手写，严禁我方采用打印形式，而合同相对方采用手写形式。 5、合同金额一律以人民币计价，应为人民币元，金额数字同时采用大、小写两种形式，相互对应；第十一条合同编号由公司法务合同部统一编排，编号格式为年度（公元纪年）+项目代码+编码（3位数字），如 （xx）大广五合字第012号，即为xx年度大广五项目第012号合同。 如果合同进行变更或者补充则合同编号相应在增加“补”字，其余不变，如上述合同的补充合同编号为 （xx）大广五合字第012号补01号，依次顺延。 合同编号在合同签订会签表上填写，但在对方合同原件上不予填写，至合同签订后由法务合同部管理人员在我方留存的合同文本右上角上填写。 第十二条所签合同原件我方至少留存二份，其中法务合同部存档一份、相关部门留存一份。 合同的存档及查阅等，按合同档案管理办法执行。 第四章合同签订前的准备工作第十三条订立、履行合同应该全面评估合同效益，主要包括合同项目的可行性，法律规定和政策导向，承担的风险，现金流情况，社会意义等。 第十四条对于合同相对方的选择应遵循以下程序进行 1、有条件进行招标的，一般应当进行招标。 招标应当由承办业务部门、法务合同部及财务部门等参加； 2、不具备招标条件的，可采用询价议价的方式，但须坚持货比三家原则，由业务部门具体进行，并写出书面询价议价过程，重点有对方的联系人，联系方式，价格及质量等，报公司机物部核准，择优选定合作单位。 3、属于战略合作伙伴单位、垄断行业及其它特殊情况的，应写出书面情况说明，报总经理审核批准。 第十五条订立合同前，应对合同相对方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 一般不与自然人签订经营性合同，确有必要签订经营性合同的，应在合同会签单中作专门的说明，经审批后方可签订。 各业务部门在订立合同前，应当将合同相对方的基本情况以及合同性质、标的额、用途、经办人等基本情况向法务合同部备案。 各业务部门在与对方谈判时，可以邀请法务合同部人员参加。 第十六条合同双方达成意向后，应先签订书面合同再进行履行，严禁先履行后补合同书。 第十七条业务部门根据本部门业务需要负责具体合同的起草、谈判工作，由相关业务人员、部门负责人、项目部主要领导组成合同起草小组，合同起草小组召开合同会审会议，对合同涉及的技术问题、专业问题和实际操作可能存在的风险问题等集体讨论，认真审查，严格把关，然后把会审后合同文本共同签字后与会签审批单及其它相关材料一并送法务合同部。 第十八条合同的内容由合同双方（或多方）约定，一般包括以下条款 1、合同双方（或多方）的名称或者姓名和住所应当与营业执照或身份证件上的记载完全相符； 2、标的应注明详细的名称、规格、型号。 同一种标的物有不同规格型号的，应列表注明详细的规格和型号； 3、数量对应标的物的名称、型号、规格详细写明标的物的数量和计量单位，应采用国家标准的计量单位； 4、质量有国家质量标准的，应优先采用国家质量标准；没有国家质量标准的，应要求合同相对方提供行业质量标准或企业质量标准；采用行业质量标准或企业质量标准的，应要求合同相对方提供样品并完善对样品的封存； 5、价款或者报酬对应标的物的名称、型号、规格，详细写明标的物的单价和总价； 6、履行期限、地点和方式合同履行应要求合同相对方承担履行费用，应优先选择约定我方住所地为合同履行地，合同约定由我方先履行的，可以先要求相对方提供担保； 7、违约责任应本着权利义务相一致的原则约定违约责任，慎用违约金条款，适当延长我方的履行期限，注意规避风险；应明确约定合同相对方履行的质量和期限，合同相对方履行质量不符合合同约定且拒绝整改的，拒绝履行或故意怠于履行的，应明确我方解除合同的权利，及合同相对方应承担的违约责任； 8、解决争议的方法合同在履行中发生争议，应首先通过协商解决，协商不成，对于我方承担付款义务的，应约定石家庄仲裁委员会仲裁；对于合同相对方承担付款义务的，应约定我方所在地法院管辖。 第十九条合同相对方如果是法人，在签订合同前经办人应根据实际需要要求对方出具营业执照（副本）、资质证明、法定代表人身份证明、授权委托书等必要的主体身份和资质、资信等证明资料，并在合同审核审批时将以上复印件（法定代表人身份证明保存原件）作为合同书附件随合同书草案一并上报。 合同相对方如果是自然人，在签订合同前经办人应要求对方出具身份证件等，并将以上材料复印件随合同书草案上报审批。 第二十条合同双方达成意向后，我方应预先准备合同书，待通过审批后再提交合同相对方，不得将没有经过审批或正在进行审批的合同书草案提交合同相对方。 第五章合同的会签程序第二十一条合同签订前实行会签制度，各相关部门进行审查会签。 审查实行各部门重点审查，分别负责。 合同的会签程序见合同会签人员工作内容及责任、流程图。 第二十二条法务合同部审查的内容包括 1、主体资格是否合法，代理人的授权委托文书是否具备； 2、是否履行招标或询价程序或者情况说明； 3、合同内容是否合法； 4、合同条款是否完备； 5、合同的违约责任是否清楚； 6、纠纷解决方式对我方是否有利。 7、语言的表达是否清楚、准确，合同条款之间是否相互矛盾等。 8、其他认为应当审查的内容；第二十三条财务部重点审查资金方面我方有无履行能力等，机物部等部门重点审查合同的验收及履行标准等，工程部重点对合同相关的专业问题上进行审查等。 第二十四条法务合同部人员审查合同应以书面形式提出合同审查意见书。 合同审查意见书应当列明如下事项 1、主送部门； 2、对合同的审查意见，要求逐项写明； 3、如无意见，应在法务合同部意见栏中写明无意见； 4、审查人签名以及审查时间。 第二十五条相关部门负责人在审批合同时如有异议，应当在会签表上写明具体修改意见，必要时与合同经办人进行沟通。 第六章合同的订立第二十六条合同书依照权限会签后，由总经理批准或者总经理授权批准后，方可由合同双方的法定代表人或授权的代理人签订。 严禁未经会签程序签订任何合同。 未经公司书面特别授权严禁任何人以项目部名义（盖项目部章）签订任何合同。 公司各部门及各项目经理部所有劳务分包、机械设备租赁、大宗物资采购等一切经营活动，必须事先签订书面合同，然后履行；严禁未经公司特别授权，先履行后补签合同的情况发生。 第二十七条合同相对方是授权代理人的，应出具相应的委托代理文件。 第二十八条通过审批的合同，由经办人持合同会签表到相关部门盖章，相关部门工作人员应当将拟盖章的合同文本与合同审定稿进行核对，确认无异后再加盖合同专用章或者公章，并进行用章登记。 合同文本超过一页的，应加盖骑缝章。 合同签订后，由经办人负责将已签订合同交法务合同部存档。 第二十九条根据法律规定必须履行登记、审批手续始能生效的，履行相应的登记、审批手续后，合同生效。 合同双方约定或法律规定需要对合同进行公证、签证生效的，办理相关手续后合同生效。 合同双方应当在合同中约定办理上述手续的费用承担及违约责任等。 第七章合同的履行第七章合同的履行第三十条合同一旦成立，业务部门经办人和部门负责人应当做好合同履行工作，确定合同履行责任人。 在合同履行过程中，要注意收集与履行相关的一切材料，并归档存查。 第三十一条在合同履行过程中，发现合同相对方履行不符合合同的约定，经办部门应及时通知财务停止付款，并向主管领导汇报、处理。 第三十二条涉及物资采购的合同，要注意对标的物的质量、数量的检查、验收，发现问题，及时向对方提出书面质询并要求对方答复。 涉及支付货款的，如果对方没有按合同规定的时间付款，应当及时书面通知并要求对方做出答复。 涉及工程劳务的，要记载工程状况，并请对方签字确认第三十三条在履行合同过程中，经办人如发现合同相对方存在预期违约的可能，应当及时采取相应措施，依法行使不安抗辩权。 在履行合同过程中，合同相对方应当先履行合同义务而没有履行或履行不符合约定，经办人应当及时采取相应措施，依法行使后履行抗辩权。 第三十四条财务部门每笔款项的支出，除履行公司其他相应的财务制度外，必须要有合同或复印件，依据合同应付款金额进行付款，特殊情况，必须要有总经理的特别签批。 第三十五条在合同履行过程中，发现合同相对方有转移财产、怠于行使债权等行为，给我方实现合同债权带来危害，经办人应当及时采取证据保全措施并向其主管领导报告，依法行使代位权或撤销权。 第八章合同的变更与解除第三十六条我方要求变更或解除合同的，应当由经办人出具书面报告，并按本办法第五章、第六章规定的合同审核程序，逐级审批后通知合同相对方；合同相对方要求变更或解除合同的，经办人接到对方通知后应当立即报告其主管领导，并会同法务人员提出处理意见，同时注意收集、保存有关证据。 第三十七条法律、行政法规规定变更或解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定，由经办部门办理相关手续。 第九章合同的监督检查第三十八条合同的监督检查按合同监督检查办法执行。 第十章合同争议纠纷的处理第三十九条合同争议纠纷的处理按危机公关与纠纷解决办法的相关规定执行。 第十一章罚则第四十条具有下列违反规定行为之一的，将对经办人及合同审核人员处以批评、警告及至人民币100元至2000元的罚款。 1、合同文本不符合规定格式、书写不规范，合同语言逻辑关系不严密、文字表达不准确； 2、合同经办人员对合同的主体审核不严，造成公司遭受欺诈，对方不能履行等情况发生的。 3、财务审核不严，合同价款或收付款方式显著不合理，损害公司利益的。 4、印章管理人员用印审核不严，错盖、漏盖印章，使未经审批程序的合同得以签订的。 5、合同经办人员没有及时将签字、盖章的合同交付合同管理人员，造成合同丢失、损毁的。 6、合同保管人员对合同和有关文件保管不善，造成合同或有关信息丢失的。 第四十一条具有下列违反合同审批、签订程序行为之一的，根据情节轻重，对经办人及其相关负责人处以批评、警告及至人民币100元至20000元的罚款。 1、无总经理特别授权或者事后追认，经办人不履行合同审批程序的； 2、无总经理特别授权或者事后追认，先履行合同后补合同书的； 3、采取模仿笔迹，无权代理等方式，越权签订合同的。 第四十二条具有下列玩忽职守行为之一的，将对经办人及其相关负责人处以批评、警告及至人民币100元至1000元的罚款，并根据情节轻重和造成损失大小，由经办人及其相关负责人赔偿部分或全部经济损失。 1、未按规定索要、留存相对方出具的营业执照、资质证书、法定代表人或代理人身份证复印件、授权委托手续等签订、履行合同，造成或可能造成公司经济损失的； 2、无故不按合同规定履行约定义务，造成或可能造成公司经济损失的； 3、对方当事人违约，我方经办人员未及时采取相应措施、保全相关证据，造成公司经济损失的；第四十三条合同相关人员提供虚假业务信息或隐瞒实情，使公司利益在合同签订、履行过程中受到损害的，