女子医院档案图纸资料管理制度

XXXX 女子医院档案图纸资料管理制度女子医院档案图纸资料管理制度 文书档案管理制度文书档案管理制度 编 码 版 本 名称文书档案管理制度文书档案管理制度 修改状态页 次1 1 文书档案由办公室负责统一管理 一名兼职档案员负责日常具体工作 2 对上级和有关部门来文 要认真进行登记 并及时传递 传阅和回收 3 对领导批办的文件 要及时送承办人阅办 4 对本院制发的文件 要进行登记 并按行文范围呈报和签发 底稿连同二份正式文件存档 5 年终时 要对本年度的文件进行认真整理和筛选 在下年度的三月底前完成立卷归档工作 6 认真执行文件借阅登记手续 严防丢失 7 严格按照国家 保密法 有关规定 做好文书档案的保密工作 8 档案管理人员 要认真学习档案管理知识 精通档案管理业务 努力提高档案的利用效能 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 档案立卷归档制度档案立卷归档制度 编 码 版 本 名称档案立卷归档制度档案立卷归档制度 修改状态页 次1 一 凡记录反映本院职能活动情况 具有日后查考利用价值的各种文字 图表 材料 均列为 归档范围 二 各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全 按档案立卷要求整理组卷 交档案室 检查后 再编排页号 填写卷内目录 拟出案卷标题 装订 三 编号抄目要严肃认真 案卷标题要简明扼要 正确反映卷内内容 由档案室统一书写 四 凡立卷材料必须纸质优良 规格统一 书写规范 字迹清楚 禁止用铅笔 圆珠笔书写 也不能用复写纸复写 对不符合要求的要返工重制 五 每年 6 月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 档案借阅制度档案借阅制度 编 码 版 本 名称档案借阅制度档案借阅制度 修改状态页 次1 一 查阅档案时 首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿 二 查阅档案只限于有关内容 任何人不得擅自将档案 资料带出室外 三 如因工作需要借出档案时 要办理借阅手续 用完后按期归还 不得转借他人使用 对所 借的档案妥善保管 不得私自拆毁 涂改和对外传播 如需复制 要经档案室同意 重要 内容须经院办公室主任批准 在借阅期间发生的一切问题 一律由借阅人负责 四 医院档案主要供本院利用 院外单位或个人需查阅时 应持介绍信 重要内容的材料需经 院办公室主任批准后 方可查阅 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 档案室安全保密制度档案室安全保密制度 编 码 版 本 名称 档案室安全保密制档案室安全保密制 度度修改状态页 次1 一 档案室是机要部门 非本室人员未经许可不得入内 二 未经批准 不得将档案带出档案室 档案内容不得私自摘抄 复印和随意传播 三 经常检查库房和档案的安全 发现问题及时向领导报告 认真处理 四 档案管理人员要模范遵守相关的保密规定 严守机密 在调换工作时 对所管的档案要办 理交接手续 离职后对所了解的机密情况 不得泄露 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 档案鉴定与销毁制度档案鉴定与销毁制度 编 码 版 本 名称 档案鉴定与销毁制档案鉴定与销毁制 度度修改状态页 次1 一 对档案要认真进行鉴定 确无保存价值或保管期满的档案 可确定销毁 二 档案的鉴定 销毁工作必须有组织 有领导地进行 在院办公室主任的主持下 由综合档 案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定 销毁小组 负责档案的鉴定 销毁工作 三 经过鉴定 需要销毁的档案 必须编造销毁清册 经院有关领导批准后 方可销毁 四 销毁档案时 必须由二人以上在指定地点监销 监销人员必须在销毁清册上签名盖章 并 注明销毁方式和日期 五 销毁档案清册要妥善保管 并将所销毁档案在目录中注销 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 档案统计制度档案统计制度 编 码 版 本 名称档案统计制度档案统计制度 修改状态页 次1 一 要及时地对档案的收进 移出 整理 鉴定 保管 利用 销毁以及档案工作人员 机构 经费 库房 设备等情况进行登记 每年一次对各方面进行认真统计 做好年报表 二 严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式 做到数字准确 字迹工整 不 得潦草和涂抹 使档案统计工作标准化 三 档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感 建立科学的档案统计工作制度 四 搞好档案统计分析 及时掌握档案和档案工作情况 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 档案库房管理制度档案库房管理制度 编 码 版 本 名称档案库房管理制度档案库房管理制度 修改状态页 次1 一 档案库房门窗牢固 及时关闭上锁 钥匙要专橱保管 不准随身携带 二 非本室工作人员不得擅入库房 因工作需要进入库房时 必须有本室人员陪同 三 库房要配备好 六防 设施 防火 防盗 防潮 防虫 防尘 防强光 库房内严禁吸烟 和存放易燃易爆物品及其他物品 四 库房内橱具排列要整齐合理 要经常打扫和擦拭 保持室内清洁卫生 五 做好室内外温湿度记录 除湿 降温 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 会计档案管理制度会计档案管理制度 编 码 版 本 名称会计档案管理制度会计档案管理制度 修改状态页 次1 一 会计档案是指会计凭证 会计账簿 会计报表等会计核算专业材料 二 财务科的全部会计档案 由财务科长指定专人负责整理 装订成册 第二年 6 月底前移交 院档案室保管 三 会计档案的存放要做到有专橱 科学管理 查找方便 四 会计档案的保管期限分为永久 定期两种 定期保管的期限为 5 年 15 年 25 年三种 期 限从会计年度终了后的第一年算起 五 会计档案的保管要严格保守经济秘密 原则上不得借出 如有特殊需要 须经财务科负责 人批准 并限期归还 六 严格执行会计档案保管期限规定 对不超过保管期限的一定要妥善保管 对超过保管期限 的也一定要按规定报批后 方可销毁 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 仪器设备档案管理制度仪器设备档案管理制度 编 码 版 本 名称 仪器设备档案管理仪器设备档案管理 制度制度修改状态页 次1 一 凡是价值在 1 万元以上的各种进口和国产的精密 贵重 稀缺仪器设备 都必须建立档案 二 凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件 都要存入该仪器设备档案内 三 凡属归档范围内的仪器设备 到货后器械科的兼职档案人员要参加开箱验收 详细填写验 收报告一式两份 其中一份存档 四 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件 仪器设备说明书 样本 图纸 技术操 作规程 合格证及安装调试等材料若系一式两份 应留一份存档 只有一份的 将原件存 档 复印件随机使用 五 已建档的仪器设备在管理 使用 维修和改进工作中形成的文件材料应归档 不得随意乱 放 以免丢失 六 设备科的兼职档案员 负责仪器设备档案的收集 整理 保管 利用和统计工作 仪器设 备档案内的文件材料 要按时间先后排列好 用铅笔编写页号 凡有文字的页面 都要编 号 正面编在右上角 背面写在左上角 然后填写好卷内目录 一式三份 其中一份存档 一份交综合档案室 一份存设备科 综合档案室负责督促 检查和业务指导工作 七 仪器设备档案由设备科负责保管 应有专用的柜橱 做到完整安全 存放有序 查找方便 不得随意堆放 严防毁坏和散失 八 仪器设备档案的原件一般不外借 如因特殊需要必须借用时 应经设备科领导同意 办理 借阅手续 借出的档案材料 借用人要妥善保管 不得毁坏和遗失 并按期归还 如有损 坏 遗失 由借用人负责 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 基建档案管理制度基建档案管理制度 编 码 版 本 名称基建档案管理制度基建档案管理制度 修改状态页 次1 一 凡本院大小基建项目及维修 改建 上下管道安装等项目都必须建立档案 二 凡属归档范围的基建规划 计划 总结 请示 报告等都应存入该基建项目内 三 凡属立档基建项目 竣工后都应有兼职档案员和院档案室工作人员参加验收 接收全部资 料 四 基建项目竣工后两个月内全部资料应由兼职档案员整理 交院档案室统一保管 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 文书立卷归档规定文书立卷归档规定 编 码 版 本 名称文书立卷归档规定文书立卷归档规定 修改状态页 次1 一 公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度 这是提高案卷质量的一个重要措施 文 书立卷归档工作 是文书处理工作的重要环节 立卷归档工作的好坏 直接影响到案卷的 质量 文书人员必须认真做好 二 本院党 政 工 团各职能科室均为立卷单位 三 各立卷单位必须指定专人 兼职 负责本科室的立卷工作 各科室领导要加强对立卷工作 的领导 将其纳入本部门工作范围 四 凡本院在工作活动中形成的 具有保存价值的文件材料 均由立卷单位进行整理 立卷 各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料 均应及时交有关部门整理立卷 不得私自保 存应立卷的文件材料 立卷人员应及时收集整理 防止文件材料的散失 如遇到文件材料 短缺或承办手续不完备及其他不符合要求的情况 应补办齐全 保证文件材料准确 完整 五 各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主 与本部门工作有直接关系的上下级来文 也需立卷 以保证归档材料的齐全 完整 本院党委和行政形成的文件及上级来文分别由 党委办公室和院办公室立卷 六 文书立卷归档的具体要求 1 立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理 核对清楚 以保证归档的文 件材料齐全 完整 2 立卷归档的文件材料 应保持它们之间的内在联系 区分保存价值 分类整理立卷 3 把文件按年度分开 不同年度的文件 不能混在一起立卷 但一些特殊性文件 分年度 时可采取以下作法 前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结 放在本 年度文件内 长远规划放在所针对的开头一年 连续几年的工作总结放在所针对的最后 一年 跨年度的文件归于结束之年代 4 把文件按级别分开立卷 但上级对本院的批复 批转和本院对下级的批复 批转文件应 在本院卷内 本院的文件材料在前 上 下级的文件材料在后 其余按上 下级文件分 开立卷 5 按内容分开立卷 把一个问题或一项工作 一次会议 一个案件所形成的文件材料作为 有联系的一个整体立卷 6 把文件按永久 长期 短期三种保管期限分开立卷 7 卷内文件按一定的规律进行排列 其目的是保持文件之间的联系 使卷内文件系统化地 反映问题 单一问题的文件按时间顺序排列 几个问题的文件按问题结合的时间顺序排 列 一份文件正本在前 定稿在后 转发文件在前 来文在后 批复在前 请示在后 有请示虽无正式批复件 但用其他形式答复或有处理结果的 要承办人员或有关人员在 请示件上加以注明 排列完毕的文件材料要拆去金属订物 在右上角用铅笔编写页号 如正反两面都有文字或图表的文件材料 两面都编页号 反面编在左上角 并填写好卷 内目录 8 案卷标题要简明确切 正确地反映卷内文件主要内容 各立卷单位负责草拟所立案卷的 标题 划定保管期限 由综合档案室统一填写 9 各立卷单位应按各类档案的具体要求定期向综合档案室移交 文书档案在下一年的 6 月 底以前移交完毕 并履行移交手续 七 为了保证案卷质量 综合档案室负责督促 检查和业务指导 协助各部门做好文书立卷工 作 相关说明 编制人员审核人员批准人员 编制日期审核日期批准日期 照片档案管理规定照片档案管理规定 编 码 版 本 名称照片档案管理规定照片档案管理规定 修改状态页 次1 一 凡是反映本院召开重要会议的照片 外事活动的照片 科研成果及开展的新技术新项目照片 在本事项结束半月内连同底片送交档案室统一管理 二 认真进行照片归档交接手续 照片形成单位应对照片附以简要文字说明 包括照片题目及人员 排列顺序 时间 地点等 三 各部门送交的照片 包括底片 由档案室进行分类 编号 填写目录 按照片规格大小分别采 用 簿 册 袋 盒 相结合 辅以文字说明进行保存 四 借阅照片应履行借阅手续 照片档案不经允许不得反拍 更不准涂抹损坏 档案归还时 档案 管理人员要认真检查 发现以上问题 视情节轻重给予经济处罚 五 照片档案要分级进行管理 对珍贵的历史照片列为重要保护范围 原则上不外借 工作特别需 要 需经院办公室主任批准 相关说明 编制人员审