档案管理办法 AO

1 5 档案管理办法 1 总则 1 1 目的 为规范公司档案管理工作 有效地保护及充分利用档案 为公司各部门的工作服务 实 现档案管理系统化 规范化 制定本办法 1 2 定义 本办法所指的档案是公司在经营 管理以及其他各项活动中直接形成的有保存价值的各 类文字 图表 声像等不同形式的历史记录 2 档案管理机构及职责 2 1 根据档案的重要性以及保密程度 分为公司级和部门级档案 2 2 在综合部设立公司档案室 设置兼职档案室管理员 负责保管公司级档案 并对各部门 档案管理进行指导 检查 2 3 各部门设立兼职档案管理员 负责本部门档案的管理 与公司档案室对接 各部门根据 部门资料性质结合公司档案管理要求 实行统一的标准分类管理 部门档案的借阅和移交 销毁 必须按照本办法执行 3 档案分类 3 1 根据档案性质 主要分为 制度名称 档案管理办法 编号版本 AO 编制 日期 审核 日期 批准 日期 适用范围 公司各部门密级公开 2 5 表 1 一级类目二级类目 代号名称代号名称 归档范围保存期限 1 战略咨询 规划 公司发展战略的咨询报告 发展规划 文件 咨询合同等 永久 A 发展规划 2 项目研究 决策 重大项目的可行性研究报告 立项报 告 决定等 永久 1 证照类 营业执照及各类证照 注册资料 年 检资料 公司章程等 长期 永久 2 对外文书 类 与政府职能部门 企事业单位往来的 报告 批复 函等 长期 3制度类规章管理制度汇编长期 4 内部文书 类 公司发布的重要发文 通知 决定 会议纪要 年度工作计划 总结 报 告 长期 5 人事类 机构设置 员工档案 岗位说明书 聘用合同 考勤记录 工资表 技能 证书证件 社保资料 短期 永久 6 日常管理 培训记录 奖惩决定 考核记录 安 全检查记录 短期 长期 B 行政管理 7 后勤用水 用电合同 电话及宽带合同等短期 长期 1 凭证原始凭证 记账凭证和汇总凭证等15 年 2 账簿 现金和银行记账 明细账 总账 固 定资产台账等 15 25 年 3 报表月度 季度和年度会计报表短期 永久 C 会计档案 4 其他对账单 其他清单长期 永久 1 采购采购计划 采购合同 供方档案长期 2 仓库保管 出入库台账 盘点台账 废旧物资处 理台账 仓储合同 短期 长期 3 生产 作业指导书 操作规程 生产记录 质量检验记录 设备保养记录 长期D 经营 业 务档案 4 销售 销售合同 客户档案 市场调查报告 销售策略及计划 售后服务文件 客 户满意调查表 长期 E 基建 工 程档案 1 立项项目申报 勘探 招投标文件长期 永久 3 5 2 设计设计方案 图纸 工程概算短期 永久 续表 1 一级类目二级类目 代号名称代号名称 归档范围保存期限 E 基建 工 程档案 3 施工 竣 工 施工方案 图纸 资料 竣工验收 审计报告 长期 永久 1 办公设备使用说明书 设计资料 保修卡长期 F 机器设备 档案 2 生产设备使用说明书 设计资料 保修卡长期 1 证书永久 G 实物档案 2 奖状 牌 匾 长期 H 电子 声 像档案 1 照片 领导视察 反映公司活动的照片 声 像资料 长期 永久 3 2 除 A C 和 D 类档案外 其他符合表 1 内容的 由档案室管理 3 3 档案的密级 3 3 1 档案分为一般档案和秘密档案 一般档案可供公司内部人员借阅 秘密档案不得借出 公司 3 3 2 秘密档案主要分类见表 2 表 2 一级类目二级类目 代号名称代号名称 内容 范围 备注 1 战略咨询 规划 公司发展战略的咨询报告 发展规划 文件 咨询合同等 A 发展规划 2 项目研究 决策 重大项目的可行性研究报告 立项报 告 决定等 B 行政管理 5 人事类员工档案 聘用合同 工资表 1 凭证原始凭证 记账凭证和汇总凭证等 2 账簿 现金和银行记账 明细账 总账 固 定资产台账等 3 报表月度 季度和年度会计报表 C 会计档案 4 其他对账单 其他清单 D 经营 业务 档案 1 采购采购合同 供方档案 4 5 4 销售 销售合同 客户档案 市场调查报告 销售策略及计划 3 3 3 档案管理员应履行保密职责 不得泄露档案内容 发现问题应及时报告主管领导 泄 露档案内容的 根据损失大小 扣款 100 500 元 4 档案的收集 整理 归档 4 1 各部门负责本部门的档案收集 整理和归档 归档内容按照表 1 执行 属于公司级档案 的应及时移交档案室 4 2 公司级档案实行季度归档制度 即 每年的四 七 十月为公司档案资料归档期 每年 部门级档案参照公司级档案归档时间实施 4 2 在归档期 档案室管理员应及时与各部门档案管理员联系 共同办理档案移交 4 3 归档要求 4 3 1 按照表 1 的分类 对档案进行分类归档 属于同一类的 按照不同年份分别立档 4 3 2 归档时 应遵循资料的形成规律和特点 保持资料之间的有机联系 以便保管和利用 归档的资料种数 份数以及每份文件的页数均应完整 文件签字 署名必须由当事人亲自填 写 内容清晰 工整 可以正常识别 4 3 3 在归档的资料中 应将资料正件与附件 印件与定稿 请示与批复分别立在一起 不 得分开 拆散 4 3 4 档案整理完毕 应按归档要求进行装订 编号 档案案卷封面 应逐项按规定用钢笔 或中性笔填写档案目录 字迹要工整 清晰 档案盒内文件没有提名的 由档案人员根据内 容拟定标题 4 3 5 档案的保存期限 根据档案的重要性确定 分为永久 长期 5 15 年 和短期 1 5 年 由档案室和编 制部门经理共同审核 公司主管领导批准 具体可参考表 1 4 3 6 电子档案应由档案管理员与归档部门共同确定文件格式 按照指定硬盘分区 一级文 件目录 二级文件目录 三级文件目录的路径保存 并做好备份 5 档案的日常使用 管理 5 1 借阅 5 1 1 各部门经办人员因业务需要借阅档案时 借阅人必须在 档案借阅登记表 上签字 5 5 5 1 2 档案员取出借阅人所借阅档案后 应在 档案借阅登记表 上注明借出日期和归还日 期 以备及时催还 5 1 3 档案归还时 经档案员核查正常后 归档 填写归还记录 5 1 4 借阅人不得转借 调换 污损所借档案 不得在文件上做标记和涂改 未经批准不得 复印和摘抄档案 摘抄 复制秘密档案的 必须由公司主管领导书面签字批准 涂改档案的 扣款 100 元 泄露 毁坏 遗失档案的 根据损失大小 扣款 100 500 元 5 1 5 借阅人应于规定期限内归还 逾期未还的 档案室管理员应及时督促 5 2 移交 5 2 1 需要进行移交的档案 由档案管理员编制 档案移交清单 报公司主管领导批准并 指定监交人后 方可进行移交 5 2 2 移交时 双方清点无误后 在 档案移交清单 上签字 档案移交清单 一式两份 移交方和接收方各一份并永久保管 5 3 销毁 5 3 1 已达到保管期限的档案 由档案室管理员编制 档案销毁清单 经档案编制部门经 理和公司主导领导核准 由综合部安排销毁 档案室管理员填写销毁记录 5 3 2 已达到保管期限但尚有利用价值的或档案记载事项尚未完结的 不得销毁 5 4 日常管理 5 4 1 档案管理员必须