采购各部门职责说明.doc

.集团采购中心各部门职责说明1) 【采购部】部门名称采购部部门编号部门架构职能概述工作职责1、 大宗材料战略采购1.1 全面统筹大宗材料（装修交楼类、甲指甲供材料类、设备安装类、软装类）的采购过程。2、 采购策略的制定2.1 根据自身需求并结合材料特性，负责制定各种大宗材料的采购策略；2.2 负责制定各种大宗材料的采购模式和合约规划。3、 供应商开发和管理3.1 通过走访市场、利用网络等多种方式，完成大宗材料供应商开发；3.2 负责主材供应商的考察评价、选用评价、履约评价、后期评价，优胜劣汰；3.3 定期维护与大宗材料供应商的合作关系。4、 材料定价4.1 通过公开招标、邀请招标、多家议价等多种方式，完成材料定价；4.2 负责为成本、项目等相关部门询价，提供市场价格和供应商信息。5、 合约签订5.1 负责与大宗材料供应商签订战略采购协议和采购合同等相关合约文件。6、 采购过程执行6.1 负责将使用方的请购需求，制定采购订单并发给相应供应商；6.2 负责跟踪采购订单的到货情况，协调供货阶段问题；6.3 负责材料质量监督检查、售后等工作。7、 海外区域采购7.1 负责制定海外采购体系、海外采购权责和采购流程；7.2 负责支持海外区域采购团队的搭建，协助培训海外采购人员；7.3 负责统筹国内供应商资源，组织国内货物，支持海外采购；7.4 负责对海外区域采购的主材审核价格合理性，提出优化建议。2) 【产业链采购部】部门名称产业链采购部部门编号部门架构职能概述工作职责1、 采购定价1.1 负责根据各使用部门的采购需求，在产业链采购部供方库里选取供应商进行询价，比价和议价，整理好议价结果报相关领导审批确定供应商。2、 采购招标2.1 负责组织对大宗采购材料（甲指、甲供材料除外）进行发标、开标、评标和定标，组织合同洽谈与订立。3、 采购合同3.1 负责建立和维护物料采购合同，对各类合同进行登记、保管和台账建立。4、 订单执行4.1 负责跟踪监督采购订单的执行情况，对采购订单执行异常行为及时作出修正，确保按时保质完成采购订单任务。5、 信息收集5.1 负责定期提交各类采购报告报表，配合提供供方考核相关数据。收集和整理相关材料的新供应商资料，协助开发新供应商。6、 采购支持6.1 负责帮扶和监督腾越、腾安、雅骏、顺茵、各物业公司、碧桂园酒店、碧桂园学校各大板块下放材料采购工作；6.2 负责配合集团电商项目物料采购平台搭建及采购前期筹备工作。同时配合其他部门完成与采购相关工作。3) 【材料验收结算管理部】部门名称材料验收结算管理部部门编号部门架构职能概述工作职责1、 供应链集中结算1.1 负责对接集团供应链公司并开展供应链公司相关业务；1.2 负责统筹集团供应链公司结算工作，包括收集并审核供应商的付款资料，督促供应链公司按时支付材料款给到供应商，后期协助供应链公司向房产公司以及配套子公司收回材料款，并对逾期未付款的房产公司及配套子公司按照集团要求作出处理等。2、 合同跟踪2.1 负责统筹三方合同的材料款工作，包括定期制定三方材料款的支付计划并向各个项目财务输出，追踪三方材料款的支付情况，统计材料款的支付情况并作出处理等。3、 付款单据复核3.1 负责检查采购订单、采购发票、送货单、入库单、付款申请单等整套付款单据的完整性；3.2 负责复核付款单据与定价金额的一致性；3.3 负责处理付款单据出现的数据错误、单据遗漏等问题；3.4 负责推进复核工作的信息化建设，提升复核管理水平及工作效率。4、 订单流转追踪4.1 负责建立订单流转追踪机制，从生成采购订单到入仓后发出付款单据再到完成复核工作后提交财务结款，实现全流程追踪；4.2 负责建立时间预警机制，追踪仓库按时提交入仓单据，追踪复核文员按时提交付款资料至财务公司。5、 付款资金计划5.1 建立付款单据交接台账及应付款台账，定期更新；5.2 根据应付款台账每月制定付款资金计划，提交各区域财务公司；5.3 负责定期分析逾期应付未付款数据，协调付款。6、 材料验收6.1 负责指导各仓库的材料验收、保管、发放和回收管理工作；6.2 负责对房产、物业、酒店仓库人员进行培训、抽查