谈名人档案的征集和利用

1 名人档案名人档案 永载史册永载史册 谈名人档案的征集和利用 曹丽萍 杭州广播电视大学 浙江 杭州 浙江大学档案研修班学生 浙江 杭州 摘要 名人档案作为档案的一个独立门类 是反映名人在一生各个时期的 工作 学习和生活中直接形成的 具有保存和查考利用价值的 不同载体的各种 文字 图表 声像资料和实物的综合体 名人档案具有私人档案性质 名人档案 的收集 整理 保管 利用一般不为人们所重视 本文对这方面的问题进行探讨 关键词 名人档案 征集 利用 名人档案 著名人物档案或名人全宗档案 主要指名人在一生各个 时期的工作 学习和生活中直接形成的 对国家和社会具有保存和查 考利用价值的 不同载体的各种文字 图表 声像资料和实物的综合 体 名人档案具有私人档案性质 是各界名人脑力劳动的产物 一位 名人所形成的档案材料应作为一个全宗 名人在某一学科 领域 行 业做出过巨大贡献 产生巨大影响 并得到社会和历史认可 名人档 案是档案的重要组成部分 是国家档案的精华部分 它不仅记载了个 人奋斗的历史 是反映名人真实面貌的重要史料和凭证 而且名人档 案还是党和国家的宝贵财富 从不同侧面综合反映一定历史时期的社 会面貌 本文对名人档案的收集 整理 保管 利用提出一些粗浅的看 法 与读者共同探讨 一 名人档案的特点 2 名人档案以 人物 为中心 名人档案工作是围绕某一名人而展开 名人档案收集的重点 应该反映在 人物 知名度的实绩 能力 学术 等材料上 名人档案集多门类 多载体档案为一体 即名人档案集人 事 或干部 文书 科技 专业档案等为一体 同时又把纸张 声像 实物档案融合在一起 因此 在整理 保管 利用时 要考虑各自档案 与载体自身特点与要求 名人档案具有较强的动态性 时间跨度大 材料须不断补充 因此 在立卷归档时要留有余地 名人档案全宗具有三个共同特点 一是数量多 每个全宗的案卷 都在 30 卷 册 以上 其中成果类的案卷占一半以上 二是质量高 以 原件为主 其中有编著的论文 著作 调查报告 书法作品等手稿 有 获得各级奖励的荣誉证书 证章等原件 三是内容丰富 时间跨度大 档案载体形式多样 有纸质 胶片 照片 磁带 磁盘 光盘及证章 横 幅 锦旗等实物 另外 名人档案具有分散性 保密性 珍贵性 增补性等特点 二 名人档案的征集对象及归档范围 1 名人档案的征集对象 名人是指历代和当代的政治 军事 经济 科技 文化 体育 宗教 等各界具有重要影响的领导人 官员 专家 学者 社会贤达 英雄模 范 体坛名宿及其他重要人物 确定名人范围是征集名人档案 实行分级管理的前提 由名人的 涵义可以看出 名人的成就和贡献 名人的影响力是衡量名人的主要 标准 名人的成就和贡献以及影响力的大小 决定了其知名度的高低 3 因此 名人可按行政区域分为国家 省 地 市 县级名人 也可按专 业领域划分为社会 政治 经济 科技 文化等阶层名人 2 名人档案的归档范围 1 书表 反映本人生平历史的各类书表 如参加党 团组织的申 请书 志愿书 个人履历表 专业技术职称呈报表 出国学习登记表 工资级别审批表 体检表等 2 证件 本人获取的各种证书 如出生证 学生证 工作证 身份 证 申请书 结婚证 学历证 学位证 专利证 会员证 离退休证 兵 役证 个体营业执照等证件 3 自传性材料 本人撰写的自传 传记 日记 个人回忆录 报告 文学 事迹介绍 工作笔记 思想总结 汇报 自我鉴定等 4 任免奖惩性材料 有关领导职务的任免通知 委任状 职务任 命书 聘书 奖惩通报 奖状 奖杯 奖品 喜报 荣誉证书 证章 领 导题词以及各种学术科研成果的获奖证书等 5 文件材料 本人出席各种重要会议的通知 工作报告 文章 演 讲稿 讲话 代表证 典型发言材料 工作笔记 学术思想手稿 鉴定 等 6 学术性材料 本人撰写出版的各种著作 译著 正式出版的教 材 论文 参考书 重要讲义 重要讲稿 手稿 学术方面的 专利材 料和其它文艺作品如诗歌 散文 小说 剧本 戏曲 绘画 书法 摄影 以及各种设计图纸 创造发明 科研成果等 包括论著 文艺作品的手 稿 为其他书籍撰写的前言 后记 纪念文集 4 7 社会评价材料 广播电视新闻报道 报刊杂志的介绍 国内外 专家 学者对名人的评价材料 他人对其所作的传记 回忆录 先进事 迹的宣传以及有关报刊对其论著或文艺作品的评价分析文章 反映名 人成就的作品及研究成果 社会对名人的研究 评价材料 8 通讯材料 能反映名人社会活动 国际交往的 学术方面有保 存家价值的来往书信 便笺 电报 电话记录 通知等 9 声像材料 参加国务或政务活动 院务活动 学术活动 外事活 动 院外活动 家庭生活中与本人有关的照片及个人生活的照片 底 片 录音 录像 影片 磁盘 光盘等 10 悼词 唁电类 遗言 遗嘱 名人逝世后形成的唁电 唁函 悼 词 追悼会签名册 纪念文章 纪念活动的照片等声像材料 11 其它材料 名人收藏的有重要保存价值的各种图书 资料 字 画作品 礼品 纪念品 名人使用过的具有保存价值的实物 用品以及 赠送给名人的礼品等 名人的口述历史材料 反映名人健康状况 个 人爱好 生活点滴的材料 名人毕业撰写的全部论文 与名人有关的 家庭背景 家族历史材料 三 名人档案的收集 整理 保管 1 名人档案的收集 名人档案的收集是建立名人档案工作中最关键的一个环节 基本 要求是齐全完整 它不但为整理奠定材料基础 而且材料收集是否丰 富 直接关系到名人档案建立质量 收集也是建立名人档案工作中最 难把握的一个环节 5 名人档案收集的原则 名人在工作 学习 生活中形成的 真实反 映其一生经历和贡献的 具有查考 利用价值的各种载体的材料均应 收集归档 单位各部门和工作人员保存的名人需归档的材料须交本单 位档案管理部门保存 名人本人及已故名人家属保存的各种奖状 证 书 聘书 字画 实物等 在自愿的前提下归档保存 名人档案的收集主要包括三大方面 一是反映本人各方面情况的 最基本材料 主要包括本人工作 生活 社会活动中形成的原始记录 由自己填写或撰写的文字材料 组织上对其进行考察形成的文字材料 以及有本人形象 声音的声像材料 二是能反映或影响其生活 工作 社会活动的条件 环境状况的补充性材料 主要是与其有密切关系的 亲属社会关系方面的材料 所在工作单位的材料以及他人撰写的与其 有关的文字材料 三是各级组织部门或宣传机关为其发出的认定性材 料 主要是文件 证件结论性 宣传评介性文字材料 名人档案的收集 归档 立卷须经本人同意 实行集中管理 利用 收集形式以征集为主 依据 中华人民共和国档案法 等有关法律 法 规进行选集 档案馆对名人档案摸底登记 有计划地主动开展征集工 作 欢迎档案所有者向档案馆捐赠 寄存 出售 应以捐赠为主 对其 他档案馆 其他机构或部门保管的名人档案进行复制或交换目录 对 流散在外的名人档案进行征购 复制或交换 有关机关 团体 企事业 单位及个人依据国家规定向档案馆移交 档案馆与档案交献者协商议 定的其他征集方式 名人档案征集的途径 一是向著名人物所在工作过的单位和组织 6 征集 二是向著名人物自身征集 三是向其亲朋好友征集 四是对已亡 故名人 及时接收其个人人事档案 作为名人档案的补充 五是通过 图书馆索引向各级图书部门征集 注意征集名人档案的口述档案 对于著书立说方面较少的名人 除了征集反映名人事迹的出版物 书籍 剪报等材料之外 还应注意 征集他们的口述历史材料 以填补名人档案在文字 音像材料方面的 不足 已建立全宗的名人 名人档案形成者或捐赠者须将新形成 新发 现的档案 及时送交档案馆 保持档案资料的完整与安全 一般一 二 个年度向档案馆移交一次 重要档案可随时移交 2 名人档案的整理 名人档案整理的原则 遵循名人档案形成的客观规律 保持文件 材料之间的内在联系 真实反映名人工作 学习 生活的本来面貌 便 于保管和利用 名人档案以人物为单位进行整理 整理工作的步骤 分类 组卷 档案排列 编号 编制检索工具 名人档案作为独立门类 以每个名人为单位设立名人档案全宗 给予全宗号 一个名人的档案为一个全宗 名人档案的分类采用人名 问题 同归档范围 分类法 也可采用问题 年代分类法 名人 档案按类组卷 根据每类档案材料的多少结合其形成时间组成一个或 若干个案卷 名人档案应当分类清楚 组卷合理 排列有序 装订整齐 并编制 著名人物档案全宗情况说明 案卷目录和卷内文件目录 7 名人档案的分类应从全宗内档案的实际状况和便于管理的基本要 求出发 首先将材料分成三大类 文字类 声像类 实物类 第二步按 种类分 文字类可分为书表 社会评价 通讯等种类 声像类可分为照 片 录音 录像 影片 光盘等种类 实物类可分成证书 证章 聘书 著作等种类 第三步按子类分 例如 声像类的照片又可分成个人历 史照片 公务活动照片等 这样 既利于操作 又便于管理 合理分类 科学管理 名人档案可以采用两种方法编制案卷目录 第一种方法每一本案 卷目录中的每一名人按案卷顺序编写大流水号 另一种方法 在目录 本中 每一个名人都编一个案卷顺序号 这样每一名人在增加材料时 可以随时连接案卷顺序号 3 名人档案的保管 名人档案工作实行统一领导 分级管理的原则 确保名人档案的 完整 安全与有效利用 名人档案的保管原则 档案馆内设名人库 名人库是永久保管名 人档案的中心 对名人档案集中保管 专人负责 专柜存放 档案馆对 名人档案专库进行科学管理 确保档案安全 名人档案以集中成套保 管为宜 保管期限为永久 名人档案管理的具体范围是 制定名人档案的收集计划并组织实 施 制定名人的具体范围 建立名人和名人档案入库登记手续 负责名 人档案的收集 整理 保管和提供利用服务 撰写名人史志 开展对外 交流活动 开展其它相关工作 8 档案馆应定期或不定期对各自拟定的入库名人范围进行馆际交流 明确职责分工 力求在名人档案收集权限和归属管理的问题上取得协 调统一 凡捐赠进档案馆的档案资料全部归国家所有 凡向档案馆捐赠档 案的个人 对其档案享有优先利用权 并可对档案中不宜向社会开放 的部分提出限制利用意见 档案馆将负责维护其合法权益 凡涉及知 识产权的档案资料 遵照 知识产权法 予以保护 捐赠档案资料者 档案馆将视其捐赠档案资料数量及珍贵程度给予奖励 并颁发荣誉证 书 对于确有价值 本人不愿捐赠的档案资料 档案馆在征得本人同 意后 可以收购 对于确有价值 本人不愿放弃对档案资料的所有权 与处置权的 档案馆可实行寄存代管服务 明确名人档案原件归属是征集名人档案实行分级管理的关键 档 案馆征集名人档案产生纷争的焦点是征集和复制难度较大的档案原 件的归属问题 根据全宗不可分散原则 为了保持全宗的完整系统性 同属一个名人全宗的档案 含原件 应由档案馆征集 但又不能由此而 限制其他档案馆征集名人档案的复制件及其他有价值的出版物 名人档案材料与文书 科技 专题和声像档案有交叉的 以文书 科技 专题和声像档案为主 也可以采取多套制 复制或备考表注明 的办法分别归档 各单位档案部门应当定期检查名人档案的保存状况 对破损 变 质的档案应及时修复或复制 档案部门应建立名人档案数量 质量统 计制度 每年对档案的接受 拆阅等情况进行登记 统计 9 四 名人档案的利用 名人效应 决定了名人档案具有很高的开发利用价值 为名人建 档 是尊重知识 尊重人才的表现 名人档案形成者或捐赠者有权了解名人档案的整理 保管 利用 情况 对该档案享有优先利用权 并可对档案中不宜向社会开放的部 分提出限制利用的意见 档案馆应当维护其合法权益 名人档案一般 不对社会开放 档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的 在对外 提供利用时进行保密或限制使用 档案馆将按国家规定向社会提供利 用 个人捐赠或寄存的名人档案 如本人或家属有明确要求 可对其 中需要保密的部分进行保密控制 名人本人或已故名人家属对其档案 的利用范围有权提出意见 档案部门应当尊重其意愿 对捐赠和寄存 名人档案的单位和个人 档案馆尊重他们的意见和要求 对其中需保 密的部分进行保密或控制利用 向档案馆移交 捐赠 寄存名人档案 的单位和个人对其档案享有优先利用权或免费服务 利用名人档案的 单位和个人 应当确保档案完整与安全 不得拆阅卷内文件 不得在 案卷上涂改 批注 加字 勾画和剪裁 不得私自复制 名人本人 亲 属可查阅 借阅及复印 其他人若要查阅 借阅需征得名人本人及亲 属同意 档案部门应当编制必要的检索工具 为名人档案的利用提供方便 并注意收集利用效果 进行利用效果登记 名人档案的服务形式 向有关部门提供名人档案利用及咨询服务 与有关部门联合开展名人研究学术活动 配合宣传教育及其它纪念活 10 动 举办名人档案展览 为专家 学者从事学术研究提供咨询服务 为 文学艺术界创作提供档案利用服务 依据国家有关规定 向境外提供 名人档案复制件 五 结束语 名人档案较多地反映了政治 经济 军事 科技 文化 体育