公文处理实施细则模板

公文处理实施细则公文处理实施细则 1 1 目的目的 为使公司的公文处理规范化 制度化 科学化 提高公文处理工作的效率和公 文质量 特制定本细则 本细则所指的公文 是公司在经营活动过程中所形成的具有约束效力和规范体 式的公务文书 是传达贯彻公司经营方针 目标 指导 布置工作 发布各项规章 制度 施行经营管理 请示和答复问题 报告情况 交流经验的重要工具 2 2 原则原则 2 1 行政部是公文处理的管理机构 主管并负责拟定和指导其他各部门的公文 处理工作 2 2 各部门应当指定专人负责公文处理工作 2 3 各部门要发扬实事求是和认真负责的工作作风 努力提高公文处理的效率 和质量 体现高效运转的原则 行文要少而精 注重实效 2 4 公文处理必须做到及时 准确 安全 高效 严格执行保密规定 确保公 司机密 2 2 公文种类和形式公文种类和形式 2 1 公司的公文种类主要包括 2 1 1 决定 适用于公司对重要事项或者准备采取的重大行动做出的部署和安排 2 1 2 指示 适用于公司对下级部门布置工作 阐明工作活动的指导原则 2 1 3 通告 适用于在公司内公布应当遵守或者周知的事项 2 1 4 通知 适用于批转下级部门的公文 转发上级主管部门和不相隶属单位的公文 发布 规章 传达要求下级部门办理和有关单位周知或者共同执行的事项 任免和聘用干 部 2 1 5 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 2 1 6 报告 适用于向上级部门汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的 询问 一般产生于事后和事情过程中 2 1 7 请示 适用于向上级部门请求指示 批准 请示产生于事前 不可 先斩后奏 2 1 8 批复 适用于答复下级部门的请示事项 2 1 9 函 适用于和不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求 批准等 2 1 10 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 2 1 11 规章类 规定 适用于公司制定的要求全体员工共同遵守的办事规程与行动准则 守则 适用于公司对全体员工在思想工作 作风等方面提出的行为规范化准则 细则 规程 流程 适用于公司就某项工作或某项活动作出的具体的 规范性 安排的规定性文档 2 2 公文的主要形式及适用范围 2 2 1 公司级公文 用于传达贯彻公司的经营目标 方针 政策 指示 部署全局性工作 发布规 章制度和重要决定 向上级主管部门报告 请示重要工作和呈送意见 对下级单位 重要请示事项的批复 以及其他必须以公司名义办理的重要事项 2 2 2 部门级公文 的文件 用于各部门向上级领导请示 报告工作 或根据授权传达或代 公司发布某些事项 布置部门职权范围内的事项 2 2 3 信函 2 2 4 会议纪要 用于记载 传达公司领导和公司各部门召开的专题会议决定事项和主要精神 3 3 公文格式公文格式 公文一般由发文单位 版头 发文字号 秘密等级 紧急程度 标题 主送单 位 正文 附件 附注 印章 成文日期 主题词 抄送 含抄报 单位 印发单 位和印发日期等部分组成 3 1 公文版头 公司级公文版头用 35 号字华文中宋字体居中套红印在公文纸距上沿 35 毫米 的地方 并在版头下方 35 毫米处印上一条红粗体线 须标明公文种类的 括符内 的公文种类用较发文单位小一号的黑体字 部门级公文版头 用大号字居中黑体印在公文纸距上沿 30 毫米的地方 并在 版头下方 30 毫米处印上一条黑粗体线 括符内的公文种类用较发文单位小一号的 黑体字 两个或两个以上中心联合行文 可用主办中心一家版头 也可并用几家 中心名称的版头 但应将主办中心竖排并列在前 3 2 发文字号 按下列内容顺序组成 单位代字 年号 顺序号 排列在版头与红 黑 线 之间的正中 公司级公文与各部室 管理总部公文代字 发文字号详见附件一 各单位发送函件时 在相应的公文代字后加 函 字 文号另编 两个或两个以 上部门联合行文 应使用主办部门的发文字号 3 3 密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 密级分为绝密 机密和 秘密 保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明 如需标注密级和保密期限 顶 格编排在版头左上角 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 在此需要说明的是 如不标注保密期限 密级等级两字之间应空 1 字距离 如需标注保密期限 则秘密 等级的两字间则不空 1 字距离 以使该字段不致过长 同时密级等级和保密期限中 间用 标注 3 4 紧急公文应根据紧急程度分别标明 特急 加急 平急 并注在版头 右上方 密级程度下方 标注文件紧急程度 3 5 公文标题 应当准确简要概括公文的主要内容 一般由发文单位 事由 公文种类三部分构成 对内行文 为避免公文标题累赘 标题里可省去发文单位 标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题一般应用比正 文稍大一号或同字号的黑体 转发性文档 如其标题过长 可摘要转发 但不得以 发文号代替 3 6 主送单位 属于请示 报告的 只能写一个主送单位 一般标注在标题下 面 正文左上方 如需要同时送其他单位 应用抄送形式 标列于抄送栏内 属于 通知或其他文种需主送多个单位的 可根据发送单位的多少注列 其主送单位既可 以注列在正文的左上方 也可以注列在 主题词 后面 抄送单位的前面 3 7 正文是公文的主体部分 用以表达公文的内容 内容应符合国家有关法律 法规和方针 政策 文字表达应简明扼要 开门见山 观点鲜明 用语准确 层次 清楚 结构严密 公文结尾若出现空白页 应注明 此页无正文 并加圆括号 3 8 公文如有附件 应在正文之后 成文日期之前注明附件顺序和名称 不能 不写附件或简单地写 附件如文 附件不需打印或者不发的 应当注明 但印发规 章等文件或转发文件时 正文标题中已经标明所印发或转发文件标题的 文末不再 将所印发或转发的文件列为附件 3 9 发文单位应写单位全称或规范化简称 注在正文 附件标题 下面 成文 日期上面 几个单位联合发文应将主办单位排列在前 如只是一个单位发文 因有 文件版头 可省去发文单位 3 10 成文日期 以领导人签发或会议讨论通过日期为准 联合行文 则以最后 单位通过的日期为准 3 11 文件如有附注 如 此件不得翻印 等 应标注在成文日期左下方 主题 词之上 并加圆括号 3 12 公文除会议纪要和翻印的文件外必须加盖印章 印章盖在成文日期的上方 要求上不压正文 下要骑年盖月 印章五角星的顶尖要向正上方 3 13 公文应当标注主题词 一份文件的主题词 最多不超过 6 个词 主题词标 注在文件末页下端 抄送拦的上方 3 14 抄报 抄送栏设于文件末页下端 印发单位之上 应根据公文的内容和需 要确定恰当的抄报 抄送单位 注列在主题词的下方 抄报适用于上级部门 主管 单位 公司领导 抄送单位于平级部门 下级部门 并按次序排列 3 15 每一公文应将印发单位 印发时间 打字 校对人姓名 附列在抄送单位 的下面 3 16 属于请示 报告类的公文 在公文最后应注明承办单位 联系人 联系电 话 3 17 公文字体 发文字号一般用小四号宋体 正文一般用小三号 四号仿宋体 或四号 小四号宋体 从左至右横写横排 3 18 公文用纸一般采用国际标准 A4 型 长 297 毫米 宽 184 毫米 也可采用 16 开型 长 260 毫米 宽 210 毫米 70 克有光白纸 一律左侧装订 4 4 行文规则行文规则 4 1 各部门级公文仅限于公司内部流转使用 严禁对外使用 4 2 各部门的行文关系 应当根据各自的隶属关系和职权范围确定 4 3 各部门在本部门职权范围内 可以互相行文 可以向下一级的有关部门行 文 4 4 各部门不得越级请示 因紧急 特殊情况必须越级行文时 应抄报所越过 的部门 上级部门批复越级上报的报告 请示时 也应当抄送被超越的部门 4 5 向上级部门和下级部门行文可以抄送同级部门 向上级部门行文不得抄送 下级部门 向下级部门的重要行文 应当同时抄送直接上级部门 转发上级部门行 文 如无补充内容 可不抄送上级部门 4 6 向上级请示或报告涉及到其他部门的 应主动与有关部门部门协商 同级 部门之间对有关部门问题未能协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级部 门有权责令纠正或撤销 4 7 请示 应一文一事 只能写一个主送单位 如需同时送其他单位 应当 用抄送形式 但不得同时抄送下级单位 除领导直接交办的事项外 请示 不得直 接送领导者个人 4 8 报告 与 请示 严格分开 报告 中不得夹带请示事项 4 9 对使用电话 广域电子网络或发便函即可办理的事项 不发正式公文 5 5 公文办理公文办理 5 1 公文办理分为收文和发文 收文办理一般包括传递 签收 拆封 登记 分办 拟办 批办 承办 传阅 催办 催阅 查办 立卷 归档 销毁等程序 发文办理一般包括拟稿 审核 签发 密级核定 打印 校对 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等程序 5 2 收文办理 5 2 1 文件签收 公文一律由行政部签收 按程序办理 文件要逐一清点签收 重要文件要逐页查点 急件要注明签收的具体时间 5 2 2 拆封 收到的各类文件 信函 除直接署各部门负责人姓名和 某部门 收外 一律由行政部拆封 统一办理 5 2 3 登记 行政部将文件拆封 分类后 对重要的来文 应统一签署收文日期 并在收文簿上进行登记 但对于不相隶属单位的广告 非业务性函件等 可不办理 正式收文登记 只作一般来件另外登记来文单位 文号及标题 分送有关部门签收 保管并定期清理销毁 5 2 4 来文分类 作正式收文后的文件 可按办件 阅件进行分类 办件一般包 括上级单位的指示 通知 有具体需要办理和落实事项的 下级部门的请求 报告 不相隶属单位需要答复的来文等 阅件一般包括不需要办理 回复的一般性事务通 知 一般函件 简报 讲话 会议材料 会议纪要 以及抄送本单位的文件 简报 信息 参阅件 数据等 5 2 5 分办 拟办 批办 批阅 文件分类后 属阅件的来文 统一由行政部签 署传阅范围 并确定是否需要负责收回 存档 需要收回 存档的文件 由行政部 负责办理落实 毋须收回 存盘的文件 可以不办理签收和注销手续 由各部门自 行保管和处理 5 2 6 属办件的来文 由行政部根据来文内容 送给有关部门办理或送主管领导 批示后办理 对于需要几个领导审批的文件 分别由行政部负责逐级报领导审批 文件审批结束后由具有最后审批权限领导及时交行政部处理 对时限性较强的办件 要明确承办期限 5 2 7 承办 由行政部分送各部门签收后 应迅速指定专人承办 如来文需要两 个以上部门协同办理的 由主管领导根据其内容指定一个部门主办会同其他部门协 办 主办部门负责将有关部门的意见综合 统一拟文送公司领导审批 部门之间对 办文意见有分歧时 由行政部与有关部门协调 不能统一意见时 行政部呈转领导 裁定 来文需要与外单位联合承办时 由主办的部门与有关单位联系 协商 5 2 8 催办 查办 催阅 退 文件 行政部负责执行公文催办落实 并严格执 行签收 核销手续 做到紧急公文跟踪催办 查办 重要公文重点催办 查办 一 般公文定期催办 查办 档没有具体期限要求的 承办部门和承办人 从签收日起 原则上要在 7 天内承办完毕 紧急公文要在 3 天内承办完毕 被督办一次的部门须口头或书面向行政部作出说明 被督办两次的部门必须向 公司领导作出书面解释 5 2 8 传递秘密公文 必须采取保密措施 确保安全 利用计算机 传真机等传 输秘密公文 必须采用加密装置 绝密级文件不得利用计算机 传真机传输 6 6 发文办理 发文办理 6 1 草拟公文的要求 6 1 1 根据行文的目的 内容和主送单位确定适当的公文种类 6 1 2 要情况确实 观点明确 条理清楚 6 1 3 结构层次序数 条款以下层次第一层为 一 第二层为 1 第三 层为 1 6 1 4 人名 地点 数据 时间 引文要准确 日期应当写具体年 月 日 引文应 先引发文单位及标题 后引发文字号 发文字号在文件的标题后用圆括号 注明 使用 简称的 应先用全称 然后在括号中注明简称称谓 6 1 5 公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略词 具有修辞色彩语句中作为词素的数字外 应当使用阿拉伯数字 同一公文 内数字使用应前后一致 必须使用国家法定计量单位 6 1 6 经办人拟稿后 应交部门负责人核稿和修改 如涉及到两个以上部门的 应再交有关部门会核 会签 6 2 公文审稿 公司级公文稿经总裁核稿后 交行政部签收 行政部按照办理 公文的要求进行审稿 签发后的公文 未经签发人同意不得改动 行政部负责审稿的人员 有权对文稿不妥之处进行修改 但涉及某些重大问题 修改时 应与主办部门协商 或退回其修改不必行文的 经有关领导批准后退拟文 部门 审核文稿一般在一个工作日内完成 急件 特急件要随到随审 审核后的文 稿要及时分类分送有关领导审核 6 3 公文签发 经部门审议后的公文 做如下处理 6 3 1 对外的函件等文件 由行政部审定 并报公司各分管领导签发 6 3 2 正式通知 决定 通告 通报等重要文件 由行政部核稿签署拟办意见 后 呈报公司分管领导审定 并报总裁签发 6 3 3 凡以公司名义发出的公函 报告统一由行政部核稿并签署拟办意见 呈 报公司分管领导审定 并报公司领导签发 6 3 4 规章制度类规范性档 应征求有