集团分公司档案移交规定

档案移交规定档案移交规定 为了加强档案管理工作 有效保护和利用档案 根据集中统一管 理和分散管理相结合的原则和公司实际情况 特作如下规定 一 档案保管部一 档案保管部门门 一 集团文档中心负责保管集团公司和投资开发公司文书档案 实物档案 电子档案 财务档案 工程档案 各公司重要档案 二 集团人力资源部负责保管人事 劳动关系方面的档案 三 集团财务部负责保管近三年的财务管理及会计档案 四 大观商城 望江油脂厂 长江建司 物业公司等下属公司由 文档中心甄选重要档案 其余由各下属公司办公室集中保管 二 二 归归档范档范围围及及时间时间 一 集团财务部 财务部应将保存超过三年的财务档案 整理登 记造册后于每年五月前移交文档中心 二 集团审计法务部 市场营销部 行政管理部 每年第一季度将 前一年度工作形成的重要的文件材料收集 整理后列出清单 文档中 心甄选出具有长远保存价值的档案 资产管理部应将单位价值在 2 万 元以上 含 2 万元 的固定资产盘存 登记 文档中心归档 三 工程部 成本管理部 根据工程进度 分阶段收集整理 移交 每半年移交一次 工程项目验收结束后 6 个月内所有相关资料全部移 交文档中心 四 投资发展部 随时将取得的重要的各种批复 许可证 方案 移交文档中心 五 实物档案 领到证书 奖状 奖杯时应先交给文档中心拍照 或扫描 进行登记 然后放置三楼荣誉室 六 电子档案 社会工作部负责收集 整理反映公司主要职能活 动的照片 录音带 录像带等 信息中心负责重要软件的备份 电子设 备的维护资料 网站更新等资料集中整理保存到光盘或 U 盘上 在次 年的第一季度内移交集团公司 七 各下属公司将公司的成立 变更资料 公司章程及修订案 股权转让资料 各下属公司房产证 土地证 大型固定资产的相关资 料 重大项目 如改造 兼并 招投标 的相关资料 于每季度初移交集 团公司文档中心 三 档案移交程序三 档案移交程序 移交过程中须填写移交清单 并由交接双方分别签字确认 由集 团下属公司行政部经理或部门经理监交 移交清单一式三份 交接双 方及监交人各存一份 四 档案四 档案验验收收 各下属公司档案工作必须有专人管理各公司档案员应按相关规 定立卷 归档 编制 档案总分类目录 卷内目录 填写 档案借阅登 记表 以及按规定移交档案至集团文档中心集团公司将每年不定期 抽查各下属公司的档案 主要看档案工作是否有专人管理 档案是否 建立目录 是否有应上交而未上交集团公司的档案 安徽盛晟集团合同分类编号规则 1 目的目的 为加强合同的标准化管理 根据 安徽盛晟集团合同管理规范 制定本 规则 2 范围范围 2 1 本规则除特别指明外 适用于 2 1 1 安徽盛晟集团及其控股的各下属公司 2 1 2 公司作为一方当事人签订的所有合同 3 职责职责 3 1 集团文档管理中心负责本规则的制订 修改 集团行政管理部实施指导 和监督 3 2 各公司档案管理人员负责本规则的具体实施 4 合同分类编号合同分类编号 4 1 合同共分为三类 工程类合同 销售租赁类合同 管理类合同 各类合 同均按规定编码进行分类编号 各级编码之间以 号分隔 4 2 管理类合同编号方法 管理类合同编号方法 4 2 1 一级编码 根据公司名称分类 一级编号代码由二个大写字母表示 各公 司的编号按下表中代码执行 4 2 2 二级编码 按签约年份分类 编号代码为年份的四位阿拉伯数字 4 2 3 三级编码 根据合同签订先后顺序编流水号 编号代码为三位阿拉伯数字 从 001 自 999 4 2 4 编号举例 集团 2011 年第 8 份合同 编号 GT 2011 008 公司 简称 集团 盛晟 开发 长江 集团 京安 物业 盛晟 油脂 大观 商城 桐城 农业 怀宁 农业 鑫地 商贸 代码GTSCCJWYYZDGTCHNXD 4 3 房屋租赁类合同编号方法 房屋租赁类合同编号方法 4 3 1 一级编码 根据公司名称 4 3 2 二级编码 按签约年份 4 3 3 三级编码 按房屋所在地编号 4 3 4 四级编码 根据合同签订先后顺序编流水号 4 3 5 编号举例 集团总部 2011 年签订的第 6 份出租合同 编号 GT 2011 006 4 4 工程类合同编号方法 工程类合同编号方法 4 4 1 一级编码 根据公司名称分类 4 4 2 二级编码 为工程项目简称中两个汉字的拼音第一个声母 如阳光花园简 称 阳光 代码为 YG 4 4 3 三级编码 按签约年份 4 4 4 四级编码 根据合同签订先后顺序编流水号 4 4 5 编号举例 盛晟投资开发公司阳光花园 2011 年第一份工程类合同 编号 SC YG 2011 001 4 5 补充协议的处理补充协议的处理 4 5 1 补充协议是指对合同的补充 变更 解除等而订立的协议 在与合同共用 一个编号的前提下 根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位 阿拉伯数字