对目前机关档案室文书档案鉴定工作分析

对目前机关档案室文书档案鉴定工作分析 摘 要 文书档案鉴定是档案管理工作的一项 重要内容 贯穿于档案工作的全过程 它直接关系到 档案文件保管期限的确定及文书档案的存毁命运 一 直以来 文书档案的鉴定是档案管理的一个薄弱环节 也是一个技术型的难题 一直困扰着档案的管理者 随着科学技术的飞速发展 科技改变了我们的生活 也改变了我们的行为方式 文书档案的鉴定也不例外 计算机和互联网的普及率大大提升的今天 一切人类 活动都可以以计算机为基础进行 在信息化管理的今 天 档案鉴定要进行改革创新 也需要档案鉴定信息 化 关键词 目前 机关档案 文书档案 档案鉴定 分析 一 机关档案室的文书档案现状分析 档案室是各机关 包括团体 学校 工厂 企业 事业单位等 统一保存和管理本机关档案的内部机构 是整个机关的组成部分 是属于机关管理和研究咨询 性质的专业机构 1 党 政 军等机关单位的档案 室 又是机关的机要部门之一 从全国档案工作来说 档案室是国家档案工作组织体系中最普遍 最大量 最基层的业务机构 档案管理历来都是各个机关单位的管理工作中的 重要内容 特别是传统形式下的档案管理 工作任务 是十分繁琐的 从目前的角度看 机关档案室要负责 的文书档案的数量是十分惊人的 在众多文件档案中 既要按照保存时间及重要性选择合适的分类 又要将 不同性质的档案归总收档 但是领导以及部分档案管 理人员对于档案的认识是明显不充分的 特别是档案 鉴定方面 档案鉴定工作在我国的起步是比较晚的 在各机关真正的鉴定应用上 一直都发挥不到鉴定应 起的作用和贡献 虽然国家在此方面有政策规定 诸 如 机关文件材料归档和不归档的范围 及 文书档 案保管期限表 等管理规范条例 但由于档案管理的 规定缺乏系统而条理的标准 在很大程度的规划上界 限不分明 灵活性方面十分难把握 就像 重要的 一般的 主要的 其它的 等此种界限的机关 单位有时候是很难把握的 除此之外 类型档案的防 潮防尘也是文书档案文件管理中的重中之重 一旦文 书档案被因潮发霉 被虫蛀或是档案破损遗失 引发 的后果都是不可估计的 除此之外 传统的档案管理 都是人为进行的 但是管理人员的职业操守和保密意 识是有高低之分的 很多文档是需要保密的 一旦发 生信息泄露 会给当事人造成很多困扰 带来很多不 必要的麻烦 2 所以 传统模式下的档案管理是存在着明显的缺 陷和不足的 我们应该以一种更为高效便捷的方式来 适应社会的发展 以一种更现代 更全面的档案鉴定 系统来解决这些文书档案的传统问题 二 新形势下档案鉴定工作的发展分析 首先 要建立健全档案鉴定系统 一个完善的档 案鉴定系统是进行高效管理工作的前提和保障 机关 单位就更是如此了 3 一个健全的档案鉴定系统可 以帮助机关单位减少许多繁琐的人工工作 把大量的 工作交给信息化来完成 更好的保证的档案管理正确 率 减少人为可能会发生的一系列弊端 而这个档案 鉴定系统并不单纯的是指以现代化工具进行管理和鉴 定 而是包含着有效配置单位内部及其相关单位的各 种资源 运用各种信息渠道 以更准确的信息和更便 捷的服务管理对常规工作进行更好的服务的管理过程 其次 规范鉴定软件的权限 加强信息数据库建 设 鉴定系统的优越性自是不言而喻 但是还应该规 范鉴定软件的使用权限 毕竟档案信息的处理和归编 过程还是一个严谨而保密的工作 对鉴定软件使用人 员必须严格筛选 不能发生泄露等不符合职业道德的 行为 另外 一个健全的信息数据库体系可以帮助我 们减少许多繁琐的人工工作 不仅可以更好的保证的 设备的可靠性 减少人为可能会发生的一系列弊端 还可以提高各部门的工作效率 加强部门之间的联系 使我们在工作中可以实现更好的统筹协调 另外 数 据库的建设对于档案鉴定系统来说也是相当重要的 它可以让机关档案室的管理可以更好的发挥其优势 保证档案管理工作的顺利进行 最后 还要加强档案鉴定系统的安全保障措施 档案保存环境并不是那么安全可靠的 网络上亦存在 许多窃取信息的不法分子 因此对于已经归档的档案 来说 保证信息安全 防范信息泄露也是不容忽视的 重要工作 要定时定期的进行系统维护和升级 给机 关单位的服务系统提供一个安全的内环境 同时 也 应该积极响应各个杀毒或防火墙安全公司提供的安保 服务 在系统安全方面 我们永远都要提高警惕 保 持较高的警觉 时刻为系统安全进行保护工作 4 在安全系统中 一定要定期检测 杀毒 防患于未然 避免信息失窃的情况发生 要确保档案内电子文件的 完整性 有效性和真实性 三 结束语 加强文书档案鉴定建设是加速机关档案室档案管 理现代化的客观要求 也是提高档案鉴定工作水平的 必经之路 因此 我们必须要重视这个问题 虽然在 档案鉴定的建设道路中也会存在各种各样的问题 但 是任何事物的发展都是曲折的 因此我们应该正确的 拿出积极的态度来面对所有可能遇到的难题和困扰 努力加强档案信息的鉴定建设 5 只有不断的随着 时代的变化而变化 随着时代的变化发展而创新的机 关单位才有能力在激烈的市场竞争中存留 才能够不 断的发展壮大 参考文献 1 管先海 关于档案鉴定问题的若干思考 兼 与刘东斌先生商榷 J 档案管理 2012 03 2 陈愚 我国封建社会档案鉴定工作落后的若干 原因 J 成都大学学报 社会科学版 2004 01 3 吴新丽 闫明 如何做好文书档案的鉴定工作 J 中小企业