人力行政部各模块工作标准

1 8 人力行政部工作手册人力行政部工作手册 人力资源工作人力资源工作 模块模块主要工作及要求主要工作及要求直接责任人直接责任人备注备注 1 12 月 20 前完成组织架构初稿 报总经理审批 部门经理 2 12 月 25 日前完成部门编制 有各部门确认稿 部门经理 3 12 月 30 日前完成岗位说明书修订 人事主管 4 1 月 15 日前完成公司主管及以上人员任命文件 报总经理批准 次日报集团行政部 人力资源部备案 部门经理 组 织 管 理 5 1 月 18 日前完成 HER 人力系统人事信息调整 人事专员 1 12 月 22 前完成各部门用人需求收集 汇总 并按程序审批完成 人事主管 2 12 月 25 前根据用人需求完成年度计划制订 计划中包含招聘渠道 到岗时限 费用 面试方式方法等人事主管 3 年度招聘计划批准后 2 天内在相关平台上发布招聘信息 每月 3 日前更新招聘信息 网络 人才市场 人事专员 4 根据用人要求 每月定期组织人员按权限面试 面试前必须收齐个人简历 身份证 学历证明 离职证明 职 称证明等材料 特殊岗位 锅炉 机修 电工等 必须要有上岗证 面试后必须有面试评估表并有评估及签名 主管或财务人员须做背景调查并有记录 所有面试资料不外泄 不退回 人事主管 人事专员 5 面试确认录用后 发放书面录用通知函 通知函必须明确工资 试用期 工作岗位 直接上级及试用期有关注 意事项等信息 并有对方签收 人事专员 6 入职前必须取得指定体检单位体检合格 无传染性疾病 才能通知报到时间 人事专员 7 入职报到前 必须取得各部门对新到人员的入职需求申请确认表 门禁 住宿 工服 工作必需品等 入职 时办理好员工卡 门禁卡 员工报到函与人事信息函等 报到时要求员工在 7 天内提供农业银行卡 人事专员 8 9 11 月完成校招工作 8 月 20 日前完成大学生需求调查并汇总报批 9 月 15 日前完成校招准备工作 海报 宣讲资料 行程安排 面试方式等 人事主管 招 聘 与 配 置 9 12 月 25 日完成年度招聘工作总结 招聘信息汇总 渠道分析 人事主管 绩 效 管 1 12 月 15 日完成年度绩效管理方案初稿 并完成各部门汇稿 基本确定明年考核方向 部门经理 2 8 2 12 月 20 日完成各部门考核指标设定初稿 并与公司考核指标相关联 部门经理 3 1 月 5 日前协助完成各部门考核指标分解及部门指标边界确定 人事主管 4 1 月 10 日前完成公司年度述职及年终考评 7 月 25 日前完成公司各主管半年度述职与考评 人事主管 5 1 月 20 日前完上年度绩效考核结果运用 绩效奖金按时发放 部门经理 6 每季度首月 12 日前收集主管及以上人员考核素材报相关领导参考评价 15 日提交考核结果报领导审批 人事主管 理 7 每月抽查 5 名员工绩效考核面谈情况 跟进各部门考核实施情况 在收到绩效申诉后 3 天内有结果回复 人事主管 1 12 月 30 日前完成年度薪资福利满意度调查 完成外部薪资情况调研 形成调查报告进行客观合理分析 提出利 于公司发展整改意见 部门经理 2 每月审核工资表 主要核对出勤 薪级 异动 五险一金 奖罚 水电费等项目 及时审核各种福利费用 部门经理 3 按集团要求完成薪资套改工作 部门经理 4 新员工 异动人员 3 天内完成面谈 定薪 福利调整 并完成人事信息函签收确认 部门经理 5 各种福利费用 节日礼金 降温 餐补等 制表报批 按时发放 节日礼金由人事专员提供发放表 降温 餐 补由行政主管提供发放表 部门经理 行政主管 薪 资 福 利 6 按要求建立薪酬台帐 每季度考核奖金预发制表 报批 部门经理 1 按规定程序审批完成后办理入职手续 入职资料必须要有体检合格证明 身份证 学历学位证明 职称证明 离职证明 求职申请表 面试评估表 背景调查表 部分 照片 入职需求审批表等才能办理入职 办理入职时 必须给新员工办好员工卡 劳动合同 新员工报到手续 农行工资卡 吃住手续 人事信息函确认等 并通知新 员工培训时间及所在部门对接事宜 新入职人员必须 3 天内录入 HER 人事系统 建立员工个人档案 人事专员 2 应转正员工必须提前 10 天通知部门负责人与员工本人 办理转正时应有转正申请表 新员工培训方案 技能考 评资料 三级安全教育试卷 GMP 试卷等资料才能办理转正手续 需延期转正员工必须有所在部门负责人提出申 请材料 人事专员 3 离职手续办理 必须符合制度申请要求 办理手续时必须有审批完离职申请单 全部交接完的离职交接表 工 作对接 物品交接 面谈记录才能办理 退回员工卡 工服 社保资料等 开具离职证明 人事专员 4 每月 5 日前完成 HER 人事系统的更新 完成花名册的更新 每月 8 日前完成人事报表上报 每月 20 日完成五险 资料更新 意外险的更替 每月 10 前完成公积金更新 每月 18 日前完成人事档案 培训档案的更新 整理 人事专员 人 事 管 理 5 职称评定 技能评定跟进 人事档案的定期抽查整理 人事主管 3 8 6 及时做好工伤申报 费用处理 退休办理等工作 人事专员 7 5 月完成年度员工体检 人事主管 8 3 月完成年度劳动审查工作 人事主管 1 12 月 10 日前完成年度培训需求调查 汇总各部门培训计划 按程度报批 人事主管 2 12 月 20 日完成年度培训计划 部门培训计划 计划中含三级安全教育 GMP 培训 新员工培训 大学生培训 储备干部培训等课程安排 人事主管 3 12 月 30 日前完成人才梯队建设与干部淘汰机制方案 部门经理 4 每月 10 日提交培训周报 每月 12 日上报培训计划与总结 人事主管 5 每月按计划组织培训实施 培训组织需准备 签到表 试卷 讲义 培训评估表 茶水 投影 电脑 教室布 置 培训通知 主持等 培训后的课酬提报 培训资料整理归档 人事主管 6 每位新进员工 转岗员工 必须有带教老师 有培训方案 进行了新入职培训 完成了三级安全教育培训后才 有上岗 人事主管 7 转正人员的技能考评跟进 资料收集整理 转正人员面试记录 人事主管 8 三级安全教育 GMP 培训 新员工入职培训及相关试卷整理归档必须在入职 10 日内完成 人事主管 培 训 与 开 发 9 开展 TTT 培训 班组长培训 转岗培训等课程 人事主管 1 建立员工沟通平台 创立公司 QQ 群 微信公众号 宣传栏 信箱 人事专员 2 每月 3 日更新宣传栏 宣传好人好事事迹 每季度进行 优秀员工 评比 并进行宣传 人事主管 3 每月有 5 人面谈记录 了解员工工作情况及生活情况 人事主管 4 每月 5 日更新公司通讯录 并报集团行政部 人事专员 员工 关系 与 企业 文化 5 每季度组织 1 次公司级集体活动 部门经理 人事主管 行政工作行政工作 1 每半月进行 1 次 5S 管理检查 次日将结果通报给部门负责人审核并报 5S 小组长审批 并将批准后检查通报发给 各部门负责人并张贴公告栏 通报中应有上次整改结果 本次检查问题点及照片 问题处罚决定 问题整改有明行政主管 4 8 确责任人及整改时间 2 办公楼各区域按 5S 管理要求 在启用 1 周内布置到位 保证线路 桌面 各种摆放符合集团要求并确定各区域 5S 管理责任人 并每周有检查记录 各部门 5S 管理必须符合集团要求 限期整改 人事主管 3 每周检查厂区卫生 2 次 主要检查区域为办公楼 质检中心 仓储中心 车间 工程楼 停车区 厂区道路等 重点关注洗手间 楼梯护手 厂窗死角等 确保无蜘蛛网 无积灰 无杂物 车辆摆放整齐划一 每周五将结果 汇总书面上报部门负责人及集团行政部 司机 4 每季度应有 5S 工作总结报告 并在下季首月 5 月将总结报部门负责人审核 呈 5S 小组长审批 报集团行政部备 案 行政主管 5 12 月 28 日前出台 5S 年度管理方案 1 月 10 日前完成 5S 工作年度总结 并报集团行政部备案 行政主管 区环 境 6 按公司管理制度 定期做好 防老鼠 三废 处理工作 根据垃圾量 及时清理完垃圾 保证厂区清洁 无 异味 行政主管 1 每天 7 时 55 前确认大 小会议室 接待室干净 整洁 无异味 茶具 纸巾 茶叶 矿泉水等必备品齐全 无 垃圾等杂物 桌椅摆放整齐 每次会议结束后在 10 钟内打扫清理完毕 每天下班前确认各会议室 接待室各种设 备已正常关闭 照明电源已关闭 要求保洁人员保洁后锁好门窗 行政文员 2 每天 7 时 55 前确认总经理办公室干净 整洁 无异味 茶具 纸巾 茶叶 矿泉水等必备品齐全 无垃圾等杂 物 桌椅摆放整齐 每天烧好开水 清洗好茶杯 每天下班前确认总经理电脑已正常关闭 照明电源已关闭 要 求保洁人员保洁后锁好门窗 行政文员 3 合理安排各种会议 公司会议优先部门会议原则 会议前提前准备好投影 电脑 音响 茶水 白板 纸笔 条幅等 按组织者要求布置会场 行政文员 4 公司级会议 含公司例会 由行政主管负责做会议纪要并负责下发 跟进 下发必须要有书面签收 行政主管 5 按公司接待方案做好接待工作 公司接待必须提前确认接待要求 确认好茶水 水果 欢迎标语 用餐 住宿 等接待规格要求等 接待时着正装 服务热情 微笑服务 部门经理 行政主管 商务 接待 与 会务 管理 6 来电 来防应热情接待 语气平和 并做好来访 来电记录 涉及到个人的 应第一时间反馈给相关人员 行政文员 1 按公司制度下发红头文件及有关通知 通报等公文 下发前必须有审批单 总经理签发才能下发 文件编号 字号 字体 排版必须要符合公文格式要求 每份红头文件有存档有记录 各种方案 制度必须要有汇稿审批意 见单才能下文 行政主管 5 8 2 公司级保存的文件 资料 各部门有工作需要时 由部门负责人同意后方可查阅 需要文稿时 只能提供复印 件并有签收记录 每月 30 日将本月收 发文整理归档 更新档案目录 行政主管 3 收文必须及时填写收文处理单报相关领导审阅批示 并跟进有关部门落实 及时反馈信息给分管领导 按档案 管理制度 2 天内对收文进行编号 记录 归档 分类保管 行政主管 4 每月 10 前完成公司月度工作总结与计划并报集团行政部 每半年按集团要求完成公司半年度工作总结及 PPT 汇 报材料并报公司总级理及集团行政部 行政主管 5 按要求在网络上报有关信息 资料 按时完成公司证照年审工作 各部门日常用量大等单据 资料印刷必须在 7 天内完成 行政主管 6 公司主要证照 主要产品证明材料 公司合同 公司章程等公司资质证明材料必须有记录 存放在保险柜内 借阅有审批 有记录 部门经理 管理 7 使用公章按制度要求进行记录 每年 12 月份完成印章验印工作 非常规用单必须有用章审批单 总经理同意后 才能盖单 外借公章 制作公章必须按程序审批 部门经理 1 每辆车有油耗记录 维修记录 行车记录 加油记录 所有记录必须及时登记 记录详实 不得漏记 司机 2 按时完成各车年审 保险到期前 15 内完成续险工作 油卡低于 300 元时应提请办理充值 司机 3 每次出车回来及时清理车内垃圾 及时清洗车辆 保证用车时车内外干净整洁无异味 服从车辆调度 每次出 车按审批后的派车单出车并登记行车记录 出车前必须对车辆进行检查 确认无异常后才能出车 司机 4 车辆行驶必须遵守交规 对用车人员热情 周到 不开情绪车 不绕路 不私自开车外出 发生交通事故第一 时间报告部门负责人 司机 5 根据车况定期保养 到指定维修点保养 维修 保养 维修前必须获得部门负责人同意才能进行 费用超过 300 元时必须向部门负责人同意才能实施 司机 6 所有公司车辆必须停放在公司停车区内 公务外出车辆晚归时也必须停在公司 晚上公务用车超过 10 点而司机 家在赣州中心城区又离公司较远的 经电话汇报部门负责人 同意后车辆可以在司机家过夜 出现不得现任何问 题由司机本人承担 公司不承担任何责任 司机非公务用车 非紧急情况不得私自出车 紧急情况出车后必须及 时汇报部门负责人 司机 车 辆 管 理 7 所有车辆钥匙及随车证件必须统一存放在指定柜子内 用车完后必须及时放回所在柜子内 私自不公务出车带 钥匙 证件者外出者按违规论处 司机 6 8 1 所有办公固定资产必须按集团有关制度要求 完成所有程序后 按审批后的请购单到指定供应商采购 若无指 定供应商的必须通过三家以上同等资质供应商比价后 含考虑财务因素 报公司领导同意后按程序采购 超标采 购或特殊要求采购必须要有总经理书面审批单才能采购 部门经理 2 办公固定资产到货后 必须当天入库 7 天内完成资产编号标识 入台账入管理系统 行政文员 3 员工异动 离职时必须当天办理完成个人资产调整 所有人员办公固定资产必须帐 物 卡相符 办公固定资 产有破损时必须追究责任人照价赔偿 故意者按制度严肃处理 行政文员 4 按程序审批领用办公固定资产 个人资产变动时必须 3 天办理完成成个人资产调整 行政文员 5 每季度进行 1 次办公固定资产盘点 所有盘点必须有当事人签字 对报废 报损资产必须在 7 天内按程序完成 一般维修必须当天有回复 在 3 天内完成 加粉 系统问题必须当天完成 行政文员 办 公 固 定 资 产 管 理 6 网络 固话每季度抽查打印清单统计使用情况 对异常情况有分析有跟进有处理有措施 网络 固话维修属内 部原因必须当天解决 外部原因必须 2 天内解决 行政主管 1 每月 1 次统一采购 每月各部门指定人员领用办公用品 1 次 非特殊情况不得请购 不得领用 所有办公用品 采购必须经部门负责人同意后才能到集团指定供应商采购 每月采购前必须亲自征求各部门采购需求 保证正常 需求办公用品的合理库存 行政文员 2 办公用品分类存放 每月 28 日盘点 1 次 盘点后保证账物相符 每月 30 日汇总统计各部门办公用品使用费用 并告之各部门负责人 按供货单日期进行分类登记台帐 行政文员 办 公 用 品 管 理3 所有领用必须有部门负责人审核同意后凭单领发 笔 订书机等必须以旧换新 行政文员 1 按要求布置食堂 张贴有关标识 饰品 每天复核食材 检查食材留样 行政主管 2 每周检查食堂卫生 2 次 并有检查通报 重点检查包厢洗手间 炒菜区 洗碗区 保证食堂干净整洁 无异味 无卫生死角 行政主管 3 酒水 主要食材有台账 领用有手续 每月有盘点 每周一负责饭卡充值 所收费用必须当天缴交财务入帐 不得延期上交 行政主管 4 每季度做 1 次食堂满意度调查 满意度必须要在 75 以上 行政主管 食 堂 管 理 5 小食堂接待必须按程序审批 同意后必须按需求方要求准备食材 确保无投诉 行政主管 宿 舍 1 制定宿舍管理标准 室内摆放标准图 每月对宿舍进行检查评比 1 次 重点检查宿舍用电 环境卫生 物品摆 放 公用设施等 检查后有通报 对违规人员有处罚 不出现乱接电线 不图乱画 不随意搬动室内物品 行政主管 7 8 2 每 2 天检查 1 次 公共区域卫生 要求保洁人员每天打扫 及时清理垃圾 确保干净 整洁 无异味 无卫生 死角 楼梯扶手无灰尘 行政主管 3 及时安排人员维修宿舍 招待所公用设施 水电问题 门锁问题 1 天内解决 水电问题 2 天内解决 其他问题 3 天内解决 行政主管 4 依据公司制度规定 按程序申请入住 办理入住手续 赣州中心城区人员原则上不安排入住宿舍 申请手续办 完后必须在 2 天内入住 行政主管 5 招待所入住 必须由部门负责人同意后才能安排入住 入住前由保洁布置床上用品 打扫卫生 确保房间干净 整洁 无异味 及时补充必需品 纸巾 洗发水 淋浴露 蚊香等 退房后及时清理房间 清洗床上用品 行政主管 与 招 待 所 管 理 6 每月 10 前完成宿舍楼水电费统计并上报财务扣款 要求保洁人员每周招待所通风 2 次 行政主管 1 每月 8 日前完成全司人员考勤纪录核算并在 10 日前提交考勤统计表至财务部核算工资 考勤统计表必须符合集 团要求 每月考勤统计准确率达 98 行政主管 2 每月 12 日前根据员工出勤情况统计餐补 降温费等并在 10 日前报财务部核算工资 行政主管 3 员工出勤异常登记 必须是当天记录 统计出勤时必须有员工所在部门负责人