第1章--文秘工作概述.ppt

高级文秘及办公自动化教程 学习目的与要求 掌握秘书人员应具备的素质 了解秘书工作内容 秘书工作环境等 文秘工作概述 文秘工作是直接为领导机关或领导个人提供综合服务的辅助性管理活动 它是领导决策与决策执行的枢纽环节 文秘工作的重要表现形式是文书 其工作主体是秘书部门或秘书个人 第1章文秘工作概述 1 1秘书工作的内容 特性与作用1 2秘书人员与机构设置1 3办公室布置与设备1 4信息工作1 5会务工作1 6调研工作1 7协调与督查工作1 8公文处理1 9机关事务工作 1 1秘书工作的内容 特性与作用 1 1 1秘书1 1 2秘书工作的内容和特性1 1 3秘书工作的作用1 1 4秘书工作的前景 1 1 1秘书 1 现代秘书的含义现代的 秘书 是一种职位或职称 一种社会职业 是指在领导身边或中枢机构工作 并以办文 电 办会和承办领导交办的事务 参与政务 辅助领导决策和管理为主要工作内容的专门人员 2 现代秘书的分类按秘书服务的对象可分为两类 公务秘书和非公务秘书 1 公务秘书 为党政机关 军队 社会团体 国营 或集体 企事业单位服务的秘书 2 非公务秘书 由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书 非公务秘书又可分为外资企业秘书 中外合资企业秘书 民办企事业秘书 民办团体秘书 个体户秘书等 按照秘书所从事的具体工作内容又可分为文字秘书 机要秘书 通信秘书 事务秘书 生活秘书等 按照秘书承担的职责范围的大小和工作任务轻重可分为高级秘书 中级秘书 初级秘书等 1 1 2秘书工作的内容和特性 秘书工作是指为机关 企事业单位或部门负责人 个体业主提供服务的综合性管理活动 秘书工作的内容广泛 一般包括公文处理 机关事务 调查研究 信息工作 会务工作 协调工作 督查督办等 秘书工作始终围绕领导或领导班子的决策开展各方面服务 领导工作是主线 服务性和从属性是秘书工作的根本属性 秘书人员是领导班子 领导个人的耳目 助手和参谋 是领导者的 智囊团 外脑 辅助性是其重要特性 秘书工作既要为领导服务 又要为同级及下级服务 还要置身于社会 深入基层 群众 因此秘书工作还具有机要性 群众性 综合性等特性 1 1 3秘书工作的作用 助手作用 参谋作用 关口与窗口作用 耳目作用 协调作用 枢纽作用 1 1 4秘书工作的前景 高薪白领阶层 时尙 成长快 组织上是上下级关系 工作上是同志关系 在职能上是主辅关系 1 2秘书人员与机构设置 1 2 1秘书人员的基本素养1 政治和道德素质要求2 知识结构要求3 能力要求4 心理素质要求 1 2 2我国现行文秘工作机构的设置 1 3办公室布置与设备 1 3 1办公室布置 光线 音乐 空气 声音 颜色 浅色或中性的颜色为最佳 走廊宜用明亮的颜色 采用间接柔和的光线 以轻快的古典音乐 防止噪音 力求安静 相对湿度是40 60 通风良好 1 3 2现代办公设备 1 4信息工作 1 4 1信息的特征 1 4 2信息的作用 是文秘部门为领导决策提供服务的基础 是文秘部门的基本职能 是文秘部门实施有效管理的保证 文秘部门发挥助手作用的有效途径 是文秘部门实现职能转变的需要 1 4 3信息收集1 确定信息收集内容2 建立灵敏信息网络3 多渠道挖掘信息资源4 采用科学收集方法综合法 2 调查法 3 辩证法 4 阅听法 5 询访法 6 网络法 1 4 4信息处理所谓信息处理就是对收集到的各类原始信息资料 进行数量上 质量上和形式上的全面整理 使其为工作提供有利用价值的信息并储存信息的过程 信息处理是信息工作的核心 一般包括筛选 整理和编写等过程 1 信息筛选2 信息整理3 认真编写信息 1 4 5信息的传递和存储 单通道传递和多通道传递 口头传递 书面传递及网络传递 1 4 6编写信息刊物信息刊物一般是指本单位内部的信息传递刊物 一般以党政机关较多 常以快报 通讯 专报 简报等命名 信息刊物具有保密性 先导性 机关性和层次性的特点 主要作用是用于下情上传 上情下达 信息刊物的编写要注意选题角度 即选题要准 要选领导者最关心和社会反映最敏感的热 难点问题 信息反映的观点要新颖 内容必须真实 信息文稿要短小精悍 内容朴实 同时在编写形式上力求做到多样化 1 5会务工作 1 5 1会议的含义 分类与作用1 会议的含义会议是贯彻民主集中制原则 发扬民主 实行集体领导的重要形式 是实施决策 计划 组织 指挥 控制 协调等现代管理职能必不可少的重要手段 是贯彻政策 统一思想 议事决策 布置工作 沟通信息 统筹协调的有效途径 2 会议的分类3 会议的要素与作用会议的名称 时间 地点 主持人 与会人员 主要议题 进行方式 文件材料 结果等 1 5 2会前工作1 确定会议议题2 安排会议步骤3 拟定与会人员范围或名单4 办理会议报批手续5 发会议通知 6 准备会议文件和材料7 选择和布置会场8 排列座次 9 办妥后勤服务事宜10 做好新闻发布工作11 进行全面的会前检查 1 5 3会中工作 1 搞好签到工作2 热情接待会议成员3 协助领导掌握情况 控制会议进程4 担任会议记录 编写会议简报5 调派车辆6 通信保障 7 居住服务8 会场服务9 会议的新闻报道10 会议的宣传11 会议的参观12 会议文体活动 1 5 4会后工作 1 会议文件的收退2 会议文件的立卷归档3 会议文件汇编4 处理遗忘的物品 5 完善会务工作6 寄感谢信7 打印会议纪要8 开总结会 1 6调研工作 调查研究是有目的 有计划 有步骤地对客观事物进行观察和了解并搜集与其相关的各种事实和资料 进行科学综合分析 获得客观事件发展规律的过程 调查研究是秘书工作的重要组成部分 是获取各种信息的主要手段 也是领导科学决策的基础 1 6 1调查研究工作的特性1 全面性2 实用性3 时效性4 求实性5 超前性 1 6 2调查研究的主要方法和程序1 调查研究的主要方法 1 观察法 典型调查法 统计调查法 4 问卷法 5 访问法 6 开会调查法 2 调查研究的程序 1 7协调与督查工作 1 7 1协调的意义与内容协调是主客体之间为实现一个共同目的而相互沟通 寻找共同点 从而实现某种平衡 达到某种默契的一种行为 1 7 2协调的原则 要求与方式方法 协调工作的基本原则是 统一领导 服从全局 友好协商 分级负责 相互沟通 竭诚服务 依靠政策 调查研究 常见的协调方式有命令式 协商式 说服式 建议式 有时也采用变更式 即用组织措施将矛盾存在一方或双方进行工作调整而达到协调目的 文秘人员开展协调工作的方法很多 一般有座谈讨论法 会谈与对话法 会议与会商 会签法 1 7 3督查工作的含义 原则和范围 督查就是督促检查 它是指上级机关对所属部门 单位贯彻执行决策 完成工作任务情况的督促 检查 催办的过程 而该过程常常由领导人委托 委派文秘工作人员来实施 文秘工作人员在开展督查过程中 要坚持实事求是的原则 以客观事实为依据 为领导提供真实 可靠的情况 要坚持协调统一的原则 切合实际开展督查 不搞单打一 不搞片面化 要坚持谦虚谨慎的原则 要平等待人 态度谦和 文秘部门开展督查的范围一般包括 上级领导和本级领导批示督办的事项 重要会议精神贯彻情况 本部门中心工作及日常重大工作事项的办理情况 重要文件精神的贯彻情况 新闻单位或其他监督机关提出的批评或建议事项 1 7 4文秘部门督查工作的作用与任务 文秘部门督查工作的任务主要体现在以下三方面 1 克服 进度差 现象2 克服 质量差 现象3 克服 效果差 现象 1 7 5文秘部门开展督查工作的方法与程序 督查工作的方法很多 主要有直接督查与间接督查 普遍督查与抽样督查 运用文件督查 运用简报督查 运用信件督查 运用电话督查 分级督查和归口督查 分阶段督查 跟踪督查 连续督查 单项专项督查 综合督查和联合督查等 督查工作的程序一般包括 交办 立项 登记转办与承办 办理 催办 检查 办理结果的审核评估 办结情况报告 办结登记 立卷归档等 1 8公文处理 1 8 1公文处理的意义公文就是公务文书 是机关 团体 企事业单位等在公务活动中形成的文字材料 如法令 决议 决定等 公文处理就是通过一系列处理程序 完成公文的拟制 处理和管理的工作过程 是一个机关 团体 企事业单位工作的重要组成部分 一个机关工作的开展 主要通过公文来进行领导和管理 公文处理的要求为 及时 准确 安全 统一 八字原则 具体有以下几项任务 1 收文的签收 登记 拟办 分发 传阅 承办 催办等工作 2 发文的核稿 登记 印制 用印 分发等工作 3 文件传阅的组织工作 4 文件的清理 保管工作 1 8 2收文管理 1 8 3发文处理从本机关发出的公文 是本机关的发文 包括 请示性文件 批复性文件 向下发指导性文件 向上级机关反映情况的报告 对平行机关或不相隶属的机关商洽工作的函 其他文件及电报 信件 发文处理工作一般包括拟稿 核稿 签发 登记 印制 校对 用印 分发 立卷归档等程序 1 8 4公文的日常管理与立卷归档公文的日常管理包括对所有公文的存放 清退 销毁等工作 1 9机关事务工作 1 9 1值班工作1 值班工作的含义指各级机关文秘部门为保证工作信息灵敏 快速 准确 保障机关单位运转不因节假日或休息而中断 从而保证领导部门进行正确决策而开展的一项经常性工作 包括一般机关文秘部门的门卫值班 司机值班等不同形式的值班工作 它是文秘部门的日常工作之一 2 值班工作的任务一般值班工作的主要任务是上传下达 下情上报 3 值班工作记录值班人员一般常做的值班工作记录为接待记录 值班日志和大事记 1 9 2保卫工作保卫工作主要是指对机关 经济文化单位及党和国家经济文化事业进行安全保卫的专门业务工作 文秘部门的保卫工作是为保护办公室安全 预防和打击盗窃 防止火灾及其他自然灾害的发生 保护办公室工作人员的身心健康和安全而采取的措施和手段 保卫工作应加强防范基础设施建设 建立健全安全保卫制度 抓好法制宣传教育 落实各种安全目标责任书 坚持好各类安全检查制度 营造安定的工作环境 是文秘部门的重要职责 也是本单位创建一流业绩的重要前提 1 9 3保密工作1 保密工作的含义 保守国家秘密法 第四条规定 保守国家秘密的工作 实行积极防范 突出重点 既确保国家秘密又便利各项工作的方针 这一方针是根据国际形式的特点和我国现阶段对保密工作的要求 是在总结了我们党和国家在保密工作方面的经验 教训的基础上制定的 无论在任何时候 在哪一个方面 都应认真贯彻这一指导性方针 保密工作具有明显的政治性 现实性 群众性 秘密性 相对性等特点 保密工作的原则是积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 2 秘书人员保密要求 1 要重视保密工作 警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向 2 要严格遵守保密制度和纪律 在思想上树立高度的保密观念和政治责任感 严格做到 四不 即不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记的不记 3 要掌握一定的保密知识 4 认真处理好信息披露与保密工作的关系 3 文秘部门的保密工作党政机关 社会团体 企事业单位的文秘部门 担负着重要的保守党和国家秘密的任务 文秘部门作为一个机关单位的综合部门 要主动与有关部门配合 努力做好政治 经济 科技 宣传报道 通信 计算机 涉外 会议和文书工作中的保密工作 保证本单位的保密工作切实落到实处 1 9 4印信管理工作1 印章的含义印章是印和章的全称 现代印章是指刻在固定质料上的代表机关 组织 单位和个人权力的图章 秘书部门主要掌管单位印章 单位领导人 公用 的私章和秘书部门的公章 文件一经盖上机关 单位或单位领导人的印章 就表示已经受到该机关 单位的认可并正式生效 印章具有标志作用 权威作用 法律作用和凭证作用 它分为领导人名章 专用章 公章 钢印 缩印 套印及电子印章等类型 2 印章的制发与管理印章是机关被正式批准成立后 由上级机关制发 并经批准持上级机关的批文 到当地公安部门指定的刻章单位刻制 经过验收合格的印章 应登记 盖好印签 以备查考 颁发印章时 应严格履行颁发手续 印章在正式颁发启用前 应备文通知相关单位以防伪造 通知中附有印记 印模除留底外 报上级主管部门备案 印章因故停止使用 应封好后交原领导单位予以注销 正式印章 专用印章 钢印和手印等通常由机关单位秘书人员专职保管 应将印章存放在安全 有保密设施的地方 尽量做到专柜保管 电子印章的使用密码要严格保密 文秘部门应备用印登记册 登记册要妥善保存 以便日后核查 印章的使用要有完善的制度保证 盖出的各种印章 必须保证位置恰当 文字端正 图形清晰 公文盖印要盖在署名的中间 上不可压住正文 下要骑年盖月 盖印时 握法要标准 印泥 油 适度 用力均匀 落印平稳 字形清晰 3 信证的管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名 年龄 身份 接洽事项等情况的一种专用书信 具有介绍和证明的双重作用 1 9 5来客接待工作秘书部门是领导机关的 窗口 一切与外界的联系与接待 都由秘书部门直接负责 在改革开放的新形势下 接待工作显得尤为重要 接待工作分为视察接待 参观接待和事务接待 接待工作要切实做到热情主动 周到细致 文明礼貌 井井有条 宾客到达前要弄清来客基本情况 制定落实好各类接待计划 宾客到达后要做好客人的迎接 安排好食宿 并商议活动日程 安排领导同志看望来宾 组织好各类活动 安排各类宴请 合影留念并做好返程安排等 接待工作根据不同内容分为外宾接待 领导接待 群众接待等 接待工作中秘书人员要做到仪容整洁 服务周到 态度谦恭 讲究礼貌 认真负责 严格按规定办事 1 9 6信访工作1 信访工作的含义信访工作是文秘工作的一项重要内容 信访就是人民群众以来信和来访的形式向一切社会组织表达个人或集团的愿望