合同评审控制程序.doc

合同评审控制程序（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）1目的投标书、合同或订单是否符合国家有关法律法规、规范。明确供需双方合同、订单、投标书规定的内容，确保供需双方对合同规定内容理解一致。确保本公司有能力满足合同规定的要求。2范围适用于公司与顾客之间所有的合同、订单和投标书。3职责3.1商务部负责对本公司所有合同、标书、订单（含口头订单）的评审工作；负责信息传递，以及同顾客的联络、协调，并保存合同评审记录。3.2副总经理或其授权人负责合同审批以及组织特殊合同的评审，并检查合同履行情况。3.3其它有关部门参与特殊合同评审活动。4工作程序4.1合同分为两类：常规合同和特殊合同。4.1.1常规合同指产品型号规格、质量要求符合本公司规定的技术性能、价格、数量、包装、交货期等要求的合同、订单、口头订单（电话、传真、电子邮件等方式的订单）。4.1.2特殊合同：a）顾客对技术、产品性能、包装、追溯性、交货期、服务等有特殊的要求。b）需进行产品设计开发的合同。c）长期的供货协议。d）首次合同。e）货款额大于20万美元以上合同。4.2合同的接收业务人员应熟悉各种产品的性能。掌握市场需求和动态，采用各种渠道和方式（信函、电话、入网、交易会、博览会等）开拓市场。当顾客有订购产品的意向时，抓住时机。商务部业务员，通过提供产品样品、样本与报价，与顾客洽谈，在产品品种、产品外观工艺、数量、包装、运输方式、货期、价格、货款结算方式达到与顾客一致。业务员对合同的签订及接收处理，采取分区负责制。接到订单后，应转化为“生产任务书”。4.3合同评审4.3.1合同评审在公司向顾客承诺提供产品之前进行（如：提交标书、接受合同或订单、接受合同或订单的变更）。4.3.2常规合同由商务部业务员填写“生产任务书”，经商务部相关业务员审核后，再由制造部评审签字确认。同时将合同登入数据库中。注：常规合同评审内容：a）产品名称、型号规格、数量、价格、付款方式。b）制造、包装、交付和验收方法。4.3.3对口头订单应如实记录顾客的订单要求，由业务员先记录在“电话记录表”上，再转化为“生产任务书”。如果是重大特殊合同或重要消息，应要求顾客提供传真或电子邮件，按特殊合同评审规定执行。如果为常规合同，则业务员和制造部负责人进行评审，评审通过在“生产任务书”上签名确认。4.3.4当顾客提出特殊合同时，商务部填写“合同评审会签表”组织有关职能部门进行评审。针对顾客所提出的特殊要求,各相应部门要结合本部门的实际情况，提出相应的措施。不明确、无法解决或需采取另一种方法来解决的，其意见应记录在“合同评审会签表”上，由商务部与顾客联络协商。经统一后再重新评审，直至评审通过。经评审的特殊合同由副总经理审批后，商务部与顾客签订正式合同。特殊合同的评审应采取评审会签的形式进行。评审会签就是由商务部组织制造部、品质部、技术部等部门对合同内容以会议的形式进行评审。用“合同评审会签表”将评审情况予以记录，并由参加评审的各部门代表签字对评审结果予以认可。注：评审内容： a)供需双方的名称、姓名、地址、电话等。b)产品名称、型号规格、数量、价格、付款方式。c)制造、包装、交付和验收方法。d)质量、技术性能方面的要求。e)违约责任、履行期限。f)解决纠纷的方法等。g)合同要符合中华人民共和国合同法的有关规定。4.4.1合同商务评审合同签订前，一般进行上述评审后应由商务负责人对合同商务条款进行综合评审，主要包括：a)当事人有无签订合同的权利能力和行为能力；b)合同内容是否符合国家法律、政策、计划以及公司制度；c)当事人的意思表达是否真实一致，权利与义务是否平等；d)合同的签订程序是否符合规定要求； 4.4.2严密性评审a)合同条款是否齐全、严密；b)文字概念是否明确无误；c)甲乙双方权利、义务是否具体确切；4.4.3技术评审4.4.3.1定型产品的评审标准定型产品的评审由商务部的业务员根据产品的技术标准与顾客洽谈，并在合同中明确。4.4. 3.2非定型产品的评审a)由商务部牵头，技术人员与顾客就产品技术要求进行洽谈；b)磋商后，技术部与顾客就技术要求一致性达成协议，提交副总经理批准后，双方签字生效；c)生效的技术协议一式三份，一份给顾客，一份由技术部留底作设计依据，一份由商务部门将其与合同一起归档作为签订合同的依据和附件。4.4.4价格评审4.4.4.1定型产品a)标准定型产品由业务员根据现定价格，以及规定的浮动比率报价；b)对于订货量大的合同，顾客提出下浮价格要求时，根据合同分级管理原则的规定权限由相应的负责人审批。4.4.4.2非定型产品商务部组织技术部、制造部分别对单位产品的材料消耗、生产工时等进行成本预算，经副总经理审查后定价，业务员报价。4.4.5交货期限评审应根据制造部所掌握的具体生产能力，结合合同数量及预定交货期，评估能否按其交货。4.4.6可行性评审a)规定的要求是否合适并可操作；b)与投标不一致的要求是否得到了解决；c)双方当事人是否均具备履行合同条款的条件。4.5签约对合同进行总体评审后,如能满足合同全部要求，常规合同由商务部经理签字后生效，特殊合同由副总经理签字后生效；如不能满足合同中的某条要求，在取得顾客同意的情况下经签字后生效；如不能满足合同中某要求，通过整改能满足的情况下，经签字生效，并通知有关部门整改。4.6. 合同实施已通过批准的合同，若尚未设计，则由副总经理签发“项目建议书”，通知技术部设计开发；若已设计，商务部应下达“生产任务书”到供应部、制造部，各单位根据“生产任务书”的要求安排下一步工作。商务部对合同执行情况进行监督检查。商务部与顾客建立有关事宜的联络渠道和接口，及时将合同执行情况传递给顾客、及时沟通。具体按信息沟通管理程序执行。4.7合同更改和撤销4.7.1更改合同分别采用以下形式：a)一般信息更改（发货期，数量等）由商务部评审后填写“合同更改（取消）通知单”直接在原“生产任务书”上进行划改或覆盖更改，并加盖“更改”印章 以示认可。b)重大信息更改（性能、表面处理等）由商务部组织评审填写“合同更改（取消）通知单”和填写新“生产任务书”，同时收回原“生产任务书”，即进行换页更改。c)应按重大特殊合同的评审方式重新进行评审，评审通过后，应向有关部门发出修订信息。d)经过重新评审后的合同修订事项应及时通知顾客，取得确认凭据作好合同更改与记录，并确保相关人员都知道更改信息，若涉及到实物时，应与顾客协商妥善解决。注：当有定单更改时，商务部应及时将电脑中的相关订单信息作出更改。4.7.2合同撤消顾客终止合同：应报副总经理审批后，商务部电话通知有关部门负责人，并收回原“生产任务书”，由商务部处理。商务部应协调合同执行过程中的有关问题，如有合同撤消或其倾向时，应及时通知副总经理。4.8 合同评审记录商务部应建立“合同登记表”，并在登记表上登记所有合同的合同号及简单情况。4.9商务部每月应对合同评审的资料予以收集、整理，按质量记录控制程序要求予以归档。5相关文件/支持性文件5.1 中华人民共和国合同法5.2 质量记录控制程序6