管理类时间管理ppt课件.ppt

1 高级培训师 狄振鹏 2 狄振鹏博士 2004年度中国十大杰出培训师国家注册企业管理顾问师导师资深营销顾问 管理技能训练师北京时代光华特聘高级培训师金融集团高级经理 培训经理麦肯锡管理咨询项目推广经理等多个培训课程光盘及著作受欢迎 3 团队规则 准时全程参与微笑赞美敞开心胸充分交流 4 课程大纲 时间管理时间管理的四个发展提高个人成效的方法时间管理降龙十八掌 5 时间管理 非洲大草原的狮子和羚羊冠军和亚军的区别奥林匹克的含义 更快 更高 更强三枚硬币哪一个更重要 为什么 财富 健康 时间 6 什么是时间管理 在日常生活中始终如一 有的放矢的使用行之有效的方法 组织管理好自己生活的方方面面 最有意义 最大限度的利用自己所拥有的时间 7 主管的误区 宁愿而不是正确的做事做正确的事解决问题有创意的选择保持手段优化手段遵循义务求得结果降低成本增加利润管理时间的自我评估 8 一 时间的四个发展 竞赛以快取胜 军事先下手为强 商界快鱼吃慢鱼 跆拳道心快 眼快 手快 中华武学秘笈 百法有百解 唯快无解 9 问题 你有多少资本 车子 房子 存款 别忘了最大的资产是时间 一切与生俱来的赠品中 时间最宝贵 爱因斯坦只有今天才真正属于你 在最短的时间内 更多的学习 更多的行动 吸收更多的资讯 10 岁的人一生 睡觉 年学习 年工作 年开会 年个人卫生 年打电话 年吃饭 年找东西 年旅行 年其他 年排队 年 11 人们重视生命 乐于理财 却疏于时间管理 效率与效能 12 时间管理的三大观念 时间观念 一小时与六年的关系效率观念 追求三年与回眸一笑百媚生效能理念 始终不偏离终极目标和结果 与人生奋斗方向相吻合 13 时间管理的四个发展历程 第一代 时间增加和备忘录第二代 工作计划和时间表第三代 排列优先顺序以追求效率第四代 以重要性为导向 价值导向 目标导向 结果导向 14 第三代时间管理 紧急 重要 A B C D 1 轻 缓 15 问题分类 重要 紧急 危机 紧迫问题 I II 改进产能 发展团队 寻找新客户 不紧急 不重要 电话会议 受欢迎的活动 III IV 繁琐工作 有趣的娱乐活动 16 第三代时间管理 1 领导交办2 危机处理3 紧迫问题4 有期限压力的事 1 防患未然2 身体健康3 改进产能4 人际关系5 规划 休闲 1 某些日常工作2 某些会议3 某些好玩有趣活动4 烦琐的工作5 某些电话 信件 1 某些电话2 某些领导交办的事3 不速之客4 某些会议5 受欢迎的事情 紧急 重要 A B C D 17 时间法则 帕金森原则 时间象一根弹筋 设立期限 帕雷托原则 80 的结果源于20 的努力 注意力之谜 注意力需要及时恢复和聚焦 内在能量水平 有效地利用生物钟 效能与效率 做正确的事 做好它 18 时间管理的六个概念 消费与投资机遇与选择应变与制变效率与成效紧要与重要反应与预应 19 时间的杀手 时间损失分析 设定目标方面的时间损失制定计划方面的时间损失作出决定方面的时间损失在工作组织方面的时间损失工作开始时的时间损失每日安排上的时间损失在信息和沟通方面的时间损失 20 耗时因素分析 外在因素耗时的类型 电话干扰 不速之客 沟通不良 资料不全 文件复杂 工作搁置等 外在因素耗时的类型 计划欠妥 事必躬亲 条理不清 欠缺自律 无力拒绝 做事拖延等 21 时间管理困惑汇总 1 工作无计划 忙忙碌碌不知道干了什么 时间不够用 2 计划常被突发事件 会议中断或打乱 3 工作被小问题拖延 4 工作比计划时间花费更多 5 下属工作突发事件多 无能力解决 22 时间管理误区 人们常犯的错误 不尊重时间 时间为不可谒尽资源 不了解重要与紧急 没有时间管理系统 时间管理 确定事情优先顺序 做好计划安排 及时解决问题 23 浪费时间的例子有形浪费 1 开小差2 资源不足3 电话4 程序繁琐5 间断6 等待无形浪费 1 计划不周2 不懂说 不 3 拖延4 不懂授权5 不分轻重缓急 24 经理人效率管理 提高效率 善于集中时间 切忌平均时间 帕累托定律 善于处理两类时间效率的真谛 对事不对人效率具有感染性了解自己的生活节律 晨间型 晚间型 随时型 25 精力高峰时 集中精力于 精力居中时 专注于下列工作 低效率时 可以处理 一天中的时间曲线 26 二 提高个人成效的方法 效能管理法艾维李的效率法一周时间运筹法办公室的5S计划的杠杆原理时间管理的法则 27 1 效能管理法 象限时间管理法 轻 重 急 缓 A B C D 问题 为什么会有较多的A类突发事件 28 思考练习1 对于四个象限的事情分别采取什么方法 压缩替代授权先做舍弃增加改进杜绝确保聚焦少做不做 29 紧要 重要 20 25 65 80 15 1 管理工作的时间分配 30 艾森豪威尔原则 紧急 重要 A本人立即干 B战略规划安排时间 C减少委派 D废纸篓 31 现场作业 列出上周你所做的所有事情 生活和工作各3件以上 把这些事情归类为A B C D四类 原来的时间分配比例是多少 准备如何调整和重新规划 32 艾维李的效率法 列出明天 下周 下月 要做的六件重要的事情 把这六件事情按重要程序排序 上班开始先做1号 完成之后再做2号 再做3号 直至下班结束 33 一周时间运筹法 34 办公室的5S 整理整顿5S管理清扫清洁素养办公室的5S 文件档案 办公区域 办公室管理 35 办公室的5S行动 在你办公桌上摆放目前手头需要处理的文件每天都整理 不要把乱摊子留到昨天 定置标签标色及时处理文件 建立适应的文档系统整理工作室间 保持办公室整洁 经常整理文档避免被打断筛选电话 拿起话筒 不坐着说话 36 管理者最重要的事情 创造企业的价值 绩效和利润 37 计划的重要性 宁愿多花时间做详细规划让下属加倍努力 完善计划基辛格 是最好的计划吗 38 计划的杠杆原理 帕累托原理 二八原理 100效果颠峰期每天十五分钟80举例 举出生活中用20 的努力达到80 的效用020时间 39 4D原则 Doitnow马上就做Doitlater以后再说Delegate授权Don tdoitnow不做 40 提高效率的三问法 1 能不能取消他 2 能不能与别的工作合并 3 能不能用更简便的东西替代 美 伯纳姆 41 善用每一段空闲的时间 善用你人生的10分钟等车约会 关掉电视 扔掉报纸早起一小时安静封闭一刻钟装瓶实验 42 快速的节奏感 日本人中之杰 六快快食快便快睡快行快思快记 43 时间管理法则 每一分每一秒做最有生产力的事有效授权 带来轻松用金钱换取时间把重要的事情变成紧急的事情你要不断的行动遇事马上做现在就做第一次做好 次次做好 44 时间管理法则 明确目标 制定计划 写成清单设定完成期限分秒不浪费 工作日志法业余时间管理 睡眠 学习 娱乐专心致志 不要虎头蛇尾采用节省时间的工具 通讯 交通等 45 封锁时间 不听 不接电话不见客访客不说话聊天同事知道你的封锁时间地点不离开现场挂免打扰牌 46 练习 学会说 不 找出上周3 5件没必要的事情或约会 为什么没说 不 呢 找出更多的反驳和拒绝的理由准备如何说 不 呢 47 研讨 重效率的会议 1 平时会议存在那些问题 2 下一次会议的主题和议题是什么 3 如何快速有效的完成该次会议 4 希望达成什么样的结果 48 避免分心 1 如何处理电话打扰你的工作 2 用什么样的方式让你有安静的时间不被打扰 3 你的工作环境如何布局能防止你被打扰 49 课堂练习 个人时间效能图寻找个人最佳的颠峰期 效能高中低8101214161820时段 50 排序工作清单 列出下图排在前三位的工作清单 认真比较其重要性和紧要性 并说明理由紧要性排序具体工作时间理由 51 十个赢得时间的锦囊妙计 为重要任务或同类任务设立工作时间有针对性的回避 设立安静时间 随后进行回话在会议和个人约会中设立时间限制把优先权作为所有工作的基本原则尽可能久做那些确实关键重要的工作 52 十个赢得时间的锦囊妙计 充分利用委托授权完成服务性工作将较大任务拆分成子部分进行 蚕食战术 与自己商定完成A级任务的期限 数量 日期 事件 尽量完成重点任务 成熟感 按效率 有针对性地规划 53 三 时间管理降龙18掌 掌控每天确定目标实事求是制定计划决不拖拉管理表单 有效规划轻重有别沟通细节专心致志合理分配清理桌面 办公室5S减少干扰管理邮件管理电话充分授权管理会议 54 开始规划成功 记录一周来的时间安排 包括工作和个人生活 分析哪些是不需要做的事情 把它们删除 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动 55 1 掌控每天 被牵着鼻子走 生活就象马戏团 有训兽师也有动物 改变原有思维 找到正确的行动方法 积极的努力行动 掌控到每天每时 静下心来思考 更有耐心的分析 每天做有效规划 要有次序和条理 一次只认真做好一件事 不急于求成 56 2 确定目标 穷于应付 把目标写下来 写下要做的事 写下的目标任务越多 付出的就越多 成功的机会就越多 目标是往何处去 想干什么 最终的结果是什么 针对结果做整体规划 目标决定结果和方向 勾画出清晰的蓝图 提供明确的行动指南 明确自己与全局的目标 老板的需求及内外客户的期望是什么 57 3 实事求是 盲目乐观 承认问题和差错随时会发生 要留出犯错误 被干扰和出现意外的余地 少做过多的承诺 不要盲目乐观 不做 三拍干部 不要抱怨埋怨 开始行动时 要充分利用经验 总结以往教训 考虑所需的资源 58 4 制定计划 贸然行动 拖拉和冒进的现象 有人马上行动 踌躇不决者易败 有人不慌不忙 欲速则不达 应该制定计划 对任务的每个部分都要明确其预期结果 理由和时间期限 计划越具体 任务就会越实际 处理起来就越有条理 计划详细 充分沟通 分步实施 完成奖励 59 5 决不拖拉 不紧不慢 繁杂的任务 工作过重 压力太大 资源缺乏 令人厌烦 没有条理 目标模糊 时间不够 精力不够 常被打断 克服拖拉的办法 分割任务 分而治之 千里之行 始于足下 建立里程碑 完成奖励 正面强化 及早开始 自我激励 精神放松 60 6 管理表单 眉毛胡子一把抓 周计划报表和日计划报表 计划适量 计划工作细节 要快速 及时 随手记录 一日之计在于晨 不断回顾周计划表 每天做调整增减 你无法完成所有计划的事情 留有余地 把周计划表时刻带在身上 理智应对 中午是期限 保持工作生活的平衡 休息片刻 适当调整 90分钟注意力 61 7 有效规划 随心所欲 注重聚焦于重要任务 首先完成 围绕要项工作安排 分批处理小任务 不要让干扰和突发事件主宰你 不要工作得太晚 及早开始 按时下班 周一的早晨最重要 不要安排见面或电话会议 合理安排 62 8 轻重有别 急事急办 分清轻重缓急的次序辨认紧急的 容易的 喜欢的 花时间短的事件聚焦于目标和价值 63 9 沟通细节 粗枝大叶 接受任务时的5W1H法 何因 何事 何人 何时 何地 具体做法等控制任务流 向交通警察学习写下任务 圈出最后期限 信守承诺发布任务时的多媒介使用 反馈确认保持适当的进度追踪控制 64 10 专心致志 多头并举 多头并举的结果是目标分散 效率低下 会弄糟几件事情 好象电脑死机聚焦于目标不放松 离现实越近在一英寸的地方深挖一英里多头任务并举时思考 接收的原因 重要程度 征求老板意见 65 11 合理分配 加班加点 一日之计在于晨 一年之计在于春 检查日表中的任务 再统筹协调安排 能否最好利用时间 是否合适的时间完成合适的任务 分析分类任务 可以删除的 可以少花时间的 可以委派别人的 类似合并的 上午是可以取得最大工作效益的时机 66 12 清理桌面 先工作后整理 只保留近期文件 要专注于当前的文件 正在处理和未来四周内需要使用的文件清空办公桌面 按使用频率重新摆放物品在显目的地方摆上时钟 戴手表 设定时限 建立时间观念归类文具于一起 足够一月使用 67 13 办公室5S 乱成一堆 整理 整顿 清扫 清洁 素养分类一般为7 10个文挡 标准适当宽些常用信息 即刻行动 当前项目 日常工作 客户工作 有待解决 委派他人等文件夹纸页适当 把大文件夹分成几个小文件夹 文件夹取名彩色标签 彩色文件夹类别更好桌面上只放一件东西 每天整理一点点 每天清理办公桌 收起文挡 掌控一切 68 14 减少干扰 随叫随到 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要什么 他们看到你的机会越多 需要进你办公室的次数就会越少干扰会耗去6 9分钟 再需要4 5分钟恢复 打搅三次后 你的专注力会消散转换桌椅方位 把多余椅子拿走 闭关 挂免战牌 躲进无人办公室 躲避噪音分析干扰事件 紧急 重要 目标性等近期干扰的频率 程度 减少方法等 69 15 管理邮件 受制于它 初次看到邮件即刻处理 浏览一遍 删除垃圾文件 无聊内容 回应重要内容专时处理 关闭邮件提醒功能 电话及时回复可保私密性 建立二级文件夹 设置过滤器拦截信息善用附件 内容5W1H 认真简洁 当天回复 敏感问题使用电话利用15 30分钟分批集中处理邮件