课题2--日常事务工作PPT课件.ppt

课题二日常事务工作 主要任务 任务1使用与维护打印机 任务引入 秘书工作中经常需要打印文件 为了满足办公需要 钟林所在的办公室刚刚购买了喷墨打印机和激光打印机 这时正好有一批电子数码照片和Word文档需要打印 照片只需单面打印 Word文档需要双面打印 为此 钟林首先必须要将新打印机连接到计算机上 并正确安装打印机的驱动程序以保证其正常使用 其次根据要求进行单面或双面打印 打印过程中如发生卡纸故障的时候 应当及时排除 保证打印机正常工作 任务分析 根据需要选择适当的打印机完成打印工作 掌握维护保养的基本方法以降低出现故障的频率 相关知识 针式打印机 喷墨打印机 激光打印机 打印机的类型 针式打印机 针式打印机具有技术成熟 性能价格比好 消耗费用低等特点 但噪声较高 分辨率较低 打印针易损坏 打印速度较慢 目前几乎已经退出了办公室工作 但在特殊领域却发挥着不可替代的作用 如银行存折打印 财务发票打印等 喷墨打印机的打印头 是由成百上千个直径极其微小 约几微米 的墨水通道组成 打印头控制电路根据驱动信号将墨水喷出即产生图形 也正是由于这个工作过程 该种类型的打印机被称为喷墨打印机 喷墨打印机 喷墨打印机 喷墨打印机的优点主要是打印质量较好 无噪声 可以以较低成本实现彩色打印 而缺点则是打印速度较慢 墨水较贵且用量较大 打印量较少 因而主要适用于家庭和小型办公室打印量不大 打印速度要求不高的场合 适用于低成本彩色打印环境 激光打印机 激光打印机的打印控制器相当于一台功能完整的计算机 主要担负数据处理 成像控制以及机械联动等功能 打印机处理器将计算机发来的数据转化成可以驱动打印引擎动作的信号流 硒鼓表面受到激光照射的部位会发生电阻的变化形成潜影吸附墨粉颗粒 纸张经过硒鼓时墨粉被吸引到打印纸上 然后经过加热辊高温加热 墨粉被熔化 在冷却过程中牢固地粘附在纸张表面 打印过程完成 三种打印机的比较 打印机的主要性能参数 横向和纵向每英寸最大点数 以 点 英寸 即dpi表示 分辨率是衡量输出质量的指标 打印速度 分辨率 打印幅面 接口类型 每分钟打印输出的纸张页数 一般以ppm PagesPerMinute 表示 可以达到35ppm以上 可打印输出的面积 最大打印幅面就是指打印机所能打印的最大纸张幅面 打印幅面主要为A3 A4 A5等幅面 接口是打印机与计算机的通讯口 早期主要为并行接口 简称并口 也称打印接口 如LPT1 目前越来越多地使用USB接口 打印机的接口类型 串口USB口 并口LPT1 打印机接口的数据传输速度 打印机接口数据传输率的高低 容量传递的多少对打印速度的影响也较明显 并口传递的数据量只有1Mbps左右的传输率 而USB1 1接口则可以提供12Mbps的数据带宽 USB接口是一种高速接口 支持热插拔功能 同时可接多台打印机 打印机维护保养的方法和要求 打印机维护保养的方法和要求 打印机维护保养的方法和要求 任务实施 连接打印机与计算机 安装打印机驱动程序并测试 打印文档 完成 安装打印机部件 连接打印机与计算机 安装打印机驱动程序 打印测试页 打印机进纸故障处理的一般方法 由于打印机的进纸系统较为精密 发生诸如卷纸 卡纸等进纸故障的几率较高 卡纸故障主要出现在进纸器 出纸盒与硒鼓等部位 处理这类故障的总原则是看清卡纸部位 小心操作 不可过于用力 不可使用镊子或钳子等尖锐物品清除卡纸以防失去保修资格 请观看演示录像 21 任务2使用与维护复印机 任务引入 秘书钟林的办公室有一台复印机 领导拿来一批文档复印 其中上级下发的公文需要复印多份传阅 报纸上关于公司的报道需要缩小复印存档 技术部的图纸需要放大复印 几个证件需要依据原始尺寸复印 此外还有两页单面的文件需要复印到一页纸的正反两面 还要将一本杂志上篇幅为两页的文章复印下来 针对这些工作任务 钟林只有掌握熟练的复印机使用技能才可很好地完成 任务分析 电子复印机 以下简称 复印机 是办公室中必不可少的设备之一 最基本的功能是制作各类平面文档的复制本 因此秘书人员必须熟练掌握其使用技能和保养要求 这个任务基本涵盖了日常办公中各类复印要求 针对不同类型的平面文档和差异化的需求 复印机的具体使用方法也有所不同 秘书人员应当对复印机的基本原理有所了解 熟悉控制面板的功能 掌握基本的操作方法 在日常办公中使用复印机 还必须采用正确的保养维护方法 以保证其顺利工作 相关知识 光化学复印机 热敏复印机 静电复印机 复印机的类型 相关知识 静电复印机的信号处理主要有模拟和数码两种方式 后者从曝光 图文稿件的识别和图像信号的处理等过程中采用了数字技术 这种复印机也被称为数码复印机 在数码静电复印机中 曝光灯照射到原稿台上的原稿 得到的光照图像经过反光镜 镜头等光学系统照射到CCD 电荷耦合器件 图像传感器上 CCD将光图像变成电信号 再进行数字信号处理 CCD输出的电信号数字化后 再用数字信号控制激光器对感光鼓进行曝光 使感光鼓形成静电潜像 再经过显影 转印 定影等步骤 完成复印过程 数字复印机 复印机的主要部件 复印机控制面板 复印机的主要技术指标 输出分辨率 扫描分辨率 运行速度 存储器 达到600 1200dpi以上 已经可以满足普通文本的复印输出需求 主流产品甚至达到2400dpi 复印机使用与保养的要求 复印机使用与保养的要求 复印机使用与保养的要求 请观看演示录像 34 任务3使用与维护传真机 任务引入 为了满足工作需要 办公室新购买了一台佳能FAXL240传真机 公司要向外地设备供应商采购一批工程设备 主要文件需要通过传真机收发 为完成该任务 秘书钟林首先要对传真机进行安装和初始化设置以使其正常工作 其次要向对方发送一份产品采购清单 待对方拟定好产品报价单并向本单位传真发送时 钟林接收该份报价单 任务分析 图文传真机 以下简称 传真机 是办公室中常用的设备之一 它利用有线电话网络远距离实时传送静态的图像或文件 发送方和接受方同时操作 接受方获得的文件与发送方的文件保持高度一致 因此经常用于紧急文件或重要文件的传输 传真机的使用 相关知识 电话网络 传真是一种远程图文信息传递技术 将记录在纸上的文字 图表 图像等静止的信息变换成电信号 经过通信传输线路进行远程传递 由接收方将电信号转换为记录图像的文件 实现这一过程的设备一般称为传真机 传真机工作的基本原理 扫描文件 传输信号 接收打印 完成 将平面信息转化为黑白点图像信息 声频信号 将声频信号转化为图像信息并打印输出 相关知识 热敏纸传真机 热转印式普通纸传真机 激光式普通纸传真机 传真机的类型 喷墨式普通纸传真机 传真机的主要技术指标 扫描方式 分辨率 扫描宽度 调制解调器速度 CCD扫描方式的灰度级一般为16 64级 CIS扫描方式的灰度级一般为8 32级 传真机的主要技术指标 适用线路 一般传真机都使用公用电话线路 费用低廉 速度较快 干扰大 接续时间长 利用率不高 传真机使用与保养的注意事项和要求 传真机使用与保养的注意事项和要求 任务实施 使用前的准备工作 发送传真 接收传真 完成 安装传真机 传真号码的确定 初始化传真机 组合传真机安装墨盒 纸张连接线路 设定日期和时间设定号码和用户名称设定电话线路类型 准备 开机 检查稿件 装入稿件 设定分辨率和对比度发送传真 拨打对方号码 发送传真 请观看演示录像 47 任务4利用办公用品管理软件管理用品 任务引入 秘书钟林的工作之一是负责公司办公用品的发放和管理 公司有多个部门 员工数十名 各类办公用品种类繁多 因此这项工作十分繁琐 钟林原来采用表格的方式统计管理办公用品 这种方法具有两个缺点 一是不能及时掌握用品的储备和使用情况 时常出现短缺现象 影响了工作效率 二是无法掌握动态情况 员工经常领取或退回用具 所以经常出现疏漏 领导要求他改变方法 要能做到对办公家具 如办公桌椅 办公设备 如投影仪 计算机 办公文具 如笔记本 签字笔 等进行采购 发放管理 能够盘点库存物品 对库存不足的物品进行提示 了解办公用品的发放和分布情况 任务分析 管理办公物品的主要工作内容 管理办公物品的两种方式 手工管理繁琐耗时容易混乱容易遗漏不易盘点 软件管理快捷高效账目清晰自动盘点自动提醒 两种管理方式 Text 秘书人员要实现对办公物品的科学管理 必须了解本单位现有办公物品的种类 品种 与数量 掌握其分布状况 了解单位业务工作对办公物品管理提出的要求 在选择办公用品管理软件时 一定要从本单位的工作需求的实际状况出发 选用功能完善 操作简便的软件 相关知识办公用品的主要类型 办公用品管理的基本要求 1 对耐用办公物品 如办公桌椅等 的分布与使用情况要清楚掌握 可以借助办公用品管理软件做到这一点 2 对易耗用品 如复印纸等 要及时了解存货量 及时采购 做到不出现短缺 办公用品管理软件可以盘点存货量 以便及时提前储备 3 定期对办公用品的使用情况进行统计总结以发现其中的问题 向上级提出解决建议 4 保证办公用品使用和存放安全 使用过程中要注意节约 办公用品管理软件的基本功能 1 种类管理 能够增加 删除 修改各种用品种类 使每一个物品都各归其类 2 发放管理 对每一种物品的领取者或使用者进行登记 明确物品去向 3 增加或回收管理 能够将新购或收回的物品登记入库 4 状态查询 能够查询各类物品的使用者 是否正常 库存数量与位置等情况 5 盘点与统计 能够按照类型 部门或金额统计正在使用或库存的物品 6 提醒功能 对于库存不足的易耗品能及时提醒购买 任务实施 一 选择办公物品管理软件目前市场上的办公用品管理软件较多 功能和适用机构也有所差异 本任务中 秘书人员需要根据单位物品种类与数量 部门数量 员工规模等情况综合决定选择的软件产品 该公司常驻办公人员约为20人 部门有5个 属于中小型单位 办公用品种类和数量都比较多 因此可以考虑采用 红管家 办公用品管理系统 该软件具有界面友好简洁 操作简便 报表丰富等特点 功能完全满足中小型单位的需求 可以针对部门集中操作 增强了易用性 二 安装办公物品管理软件三 初始化设置办公软件 任务5扫描文档与文字识别 任务引入 秘书钟林的上司杨先生在杂志上看到一篇文章很有参考价值 要求钟林把它收入到正在编辑的新一期 工作参考 中以便员工都能阅读到 由于这篇文章比较长 如果逐字将其输入到电脑中将耗费很多时间 这时就需要一种方法将平面文档转化成为文字文本 此外 杨先生还拿来一组施工现场照片 要求钟林将其转化为电子图片存储到计算机中 为完成这一任务 钟林需要使用扫描仪将杂志文章和照片输入到计算机中 并使用文字识别软件将文章图片上的文字转化为可编辑的Word文档 任务分析 完成上面的任务 需要采用扫描仪进行 扫描仪是一种图像输入设备 能够将平面文档转化成为计算机图像文档 从而可以在计算机中对其进行查看 修改 复制和传播 原稿如果主要是文字 那么扫描生成的计算机图像文档可以借助文字识别软件将文字识别为文本文件 从而可以采用Word等字处理软件进行编辑 秘书人员只有事先了解扫描仪的基本知识和功能之后 才能够根据工作需要判断是否采用这一设备 秘书完成这项任务 主要进行两个操作过程 一是扫描原稿 即将杂志登载的文章和照片转化成图像文件 二是利用文字识别软件将杂志文章的图片转化为文字文本 如果扫描对象是照片或证件等类型 则不需要进行第二个过程 相关知识 扫描仪的类型与原理 扫描仪是一种计算机外部输入设备 它能够捕获图像并将之转换成计算机可以显示 编辑 存储和输出的数字化信号 照片 文本页面 图纸 美术图画 照相底片等平面对象都可作为扫描对象 扫描仪一般有手持式和平板式两种 手持式扫描仪主要应用于商品的条形码输入 在办公室中应用较少 平板式主要应用于办公工作中 我们所称的 扫描仪 专指平板式扫描仪 扫描仪在工作过程中 灯管发出的光源照射到原稿或者图片上 产生高亮度反射光线 光线通过反射镜 透射镜 由分光镜进行色彩分离 照射到CCD 电荷耦合器件 上 CCD元件将光信号转换为模拟电信号 再经A D变换器将模拟电信号变为数字电信号传送到计算机中 这一过程中 马达驱动灯管前后移动使光线扫过对象 产生连续的图像反射光和信号 从而获得完整的扫描图像 扫描仪和数码相机的联系与区别 数码相机立体对象 不受距离限制 扫描仪只适用于平面文档对象 扫描对象必须正确放置在扫描仪的平台上 Text 都能够将对象的平面形象转化为电子形式的图片文档 可以方便地在计算机中查看 修改 复制和传播 扫描仪的主要技术指标 分辨率 灰度级 色彩数 扫描幅面 300 2400dpi 扫描分辨率一般有二种 真实分辨率 又称光学分辨率 和插值分辨率 文字识别软件 OCR OpticalCharacterRecognition 意为光学字符识别 同时也常作为字符识别软件的简称 这一技术配合扫描仪等图像输入设备 将计算机图像文档中的字符转化为计算机文本文件 它的基本原理是通过光学输入设备读取文字图像信息 分析文字的形态特征从而识别不同的文字 经过识别后的文字 可以在Word WPS 写字板等文字编辑软件中直接编辑 极大地提高了文字录入的工作效率 中文OCR一般只适合于识别印刷体汉字 无法识别或识别效果较差的