怎样做好离职交接？PPT课件.pptx

一个企业的HR问我 我们企业人员流动频繁 员工离职后 经常会出现工作交接不到位 造成工作断档或遗漏失误的情况 问我怎么办 这种问题是一个普遍 2020 3 26 1 的现象 员工离职后不断打电话了解情况的比比皆是 好一点的 已离职人员和单位关系不错 告诉你 关系差一点的 工资已结算 哼哈两句挂掉电话 企业 2020 3 26 2 自己头痛 为什么产生这种情况 说开来还是公司的基础工作不扎实 不知道如何做工作交接 大部分企业的员工离职交接 都是离职员工拿一张 工作离职交 2020 3 26 3 接表 和接手人员办工作交接 然后到各部门去签字 签字手续完成可以离职 谨慎一点的企业 会等一个月后结算工作 期间有问题再电话联系解决 很多 2020 3 26 4 企业都是这样做的 但是这种交接方法是有问题的 我们知道 员工一旦确定离职 往往心已经开始浮躁 很多员工已静不下心来 总想着快速交接离职 而对 2020 3 26 5 于接手人员往往是一些新员工 这些新员工对这个岗位工作是不清楚的 只能是别人交什么 自己接什么 到底是否有该交的没有交 自己并不清楚 而且有许 2020 3 26 6 多工作是阶段性的 工作交接后在短期内可能不用作业 等一段时间后 要作业了才发现有问题 而再和原工作人员联系 其或者不再理睬 或者已说不清了 2020 3 26 7 有的HR会说 工作交接时其主管在干什么 为什么不认真审核 实际上我们想一下 也明白 一是主管是否什么事都知道 很多情况下主管只是知道大的方面 2020 3 26 8 的工作 而一些具体的工作并不清楚 二是主管审核时是否这么多事都能想的起来 因此上把这些责任推到主管身上是不适宜的 也是不负责任的 好的管理 2020 3 26 9 一定是傻瓜式的 越简单 越直接明了最好 而不是靠某些人的努力 我让这个HR根据公司的岗位设置 针对每个岗位的职能和工作特点编写一份 岗位工作 2020 3 26 10 交接指导表 明确每个岗位工作离职要交接的内容 交接的方法 交接人 如采购人员离职 交接双方要共同和每一个供应商进行对帐 三方书面确认 防止 2020 3 26 11 出现采购产品与货款不清的问题发生 对每一份未履约完成的采购订单除三方确认采购产品等事项外 还要书面明确订单中执行的问题 期间处理约定等事项 2020 3 26 12 针对采购人员的每项工作进行风险分析 明确交接方式 并由采购主管 财务 库房等各相关岗位进行评估确认 形成规则 一旦采购人员提出离职 HR 2020 3 26 13 就可以让采购人员按 采购岗位工作交接指导表 进行逐项的交接工作准备 准备完成再开始办理交接 按指导表约定逐项进行交接确认 这样下来一般不会再 2020 3 26 14 出现类似工作交接遗漏的问题 可以降低交接风险 而且这样对要离职的人员也很明确 知道自己如何才能快速离职 不会再产生慌乱 也不会再一点点的挤牙 2020 3 26 15 膏 另外我告诉HR 如何你想最快 最清晰的办好工作交接 还有一项工作要做 就是做各岗位的工作管理 我让她把员工电脑的电子文件存放进行规范化 2020 3 26 16 每个人都只设立四个文件夹 第一文件夹是 管理文件 文件夹 存放和岗位相关的管理制度 标准 规范 记录表单 标准模板 如合同模板 等公司正式执 2020 3 26 17 行的文件 第二文件夹是 工作档案 文件夹 存放所有在工作中成型 提交的工作报告 报表各种有存档备查和再利用价值的文档 第三文件夹是 日常工作 2020 3 26 18 文件夹 存放在日常工作中各部门相互传递的文档资料 自己在工作中随时产生的工作文档 一般工作中产生的文档都放在此文件夹 而一旦某项工作文档正 2020 3 26 19 式完成或提交后 则转存到 工作档案 文件夹 第四文件夹是 参考素材 文件夹 放置下载的各种参考资料等 如果公司允许 也可以设一个第五文件夹 2020 3 26 20 放置个人的一些私密文档 这样每个员工的大文档结构都是一样的 一旦离职 我们只需要去关注第一 第二文件夹即可 而不用再一个个的在日常工作文件夹 2020 3 26 21 中去寻找 而对于员工只要定期对第一 第二文件夹进行规范整理 文档检查 就可以保证有价值的文档 能很容易找到 而不会自己都找不到了 如果做的再 2020 3 26 22 细一点 能形成细化的文档目录检索 基本每个人都可以成为一个比较合格的档案管理员了 我以前在曾在一家港资企业做总经理助理 有一项工作 是管理公 2020 3 26 23 司重大投资项目的所有合同 有几十份 项目各种协议很多 而且合同金额都很高 少则也要几百万 合同执行与付款都是分批的 而且合同执行中总会有这样 2020 3 26 24 哪样的问题 但是我离开公司时 这项工作交接 我用了不到十分钟 原来 我在工作中 为了保证每项合同的执行清晰 我为每一份合同都建立了一份执行档 2020 3 26 25 案 对合同执行中的每一个环节进行登记 哪一天签的合同 什么时间付过款 付给谁了 发票是否给了 在执行中出过什么问题 当时是如何处理的 还有什 2020 3 26 26 么遗留问题 还有多少金额没有支付 等等 每一项都记的清清楚楚 谁来了一看都明白 下面的合同续接根本不会出现说不清的问题 财务等几个相关者同时 2020 3 26 27 一核对完事 工作交接做的好不好 不是离职手续的问题 而是日常管理基本功是否扎实的问题