内审员内部审核培训PPT课件.pptx

内审员内部审核培训 2020 3 25 1 内审员内部审核 目录 2020 3 25 2 1 内审员必须保证部门程序文件 操作标准及表单的更新和有效运行 监督部门日常体系工作的开展情况 协助部门负责人实施和保持部门体系工作的有效运行 2 在公司内审和外审过程中部门被开具不符合项及建议项 由内审员协助部门负责人进行改善和监督 3 每年按要求参加内审员的业务培训活动 不断提高审核技巧和审核水平 4 参与内审时 按照体系经理的安排 服从内审组长和内审小组长的分工调配 认真填写所负责范围的内审过程记录 按时按质按量完成内审任务 5 在内审过程中认真履行内审职责 严格遵守内审纪律 注意坚持原则与协调被审核方的关系的技巧 6 负责对内审不符合项或建议改进项纠正措施进行跟踪 验证 向审核组长提供审核有关的信息 完成所承担的内部审核任务 负责对公司内不符合综合管理体系要求的提出整改意见或建议 负责本单位内管理手册 程序文件 操作标准或作业指导书及相关规定制度等文件 表单的组织学习 并负责有关内容的传达 负责本单位内指导 监督综合管理体系运行工作 内审员职责 2020 3 25 3 不断学习理解体系管理知识并在实际工作中运用 协助单位领导规范管理促进改善 负责本单位的综合管理体系的宣导 维护 监督和改进 协助公司完成管理体系内部审核 外部审核等工作 并做好本单位后续改进工作 协助完成公司需要的其他综合管理体系认证工作 协助承担公司或单位内的改进项目的实施推动 积极参与公司流程优化 职能梳理等日常基础管理工作 负责日常重要信息的收集 反馈 跟踪 处置 归档等工作 内审员的义务 2020 3 25 4 对本单位的综合管理体系运行有指导 监督和改进 根据公司审核安排 有权对受审部门内进行审核 提出问题点 改进要求 并对问题点的整改情况进行验证 有权对违反公司程序文件和规章制度的行为进行监督和纠正 有权参与公司基础管理和部门间的协调改进工作 有权对重要信息进行收集 上报和跟踪 内审员的权限 2020 3 25 5 体系审核 做好公司管理体系年度或多样式内审工作 负责组织实施本单位的体系审核工作 完成公司审核组安排的工作 编制内审检查表 实施内审 并验证不符合项或建议项问题点整改效果 管理评审 协助本单位领导完成年度管理评审工作 识别重要的管理改进点作为管理评审的输入 不断完善基础管理体系 内审员评价 担任公司内审员 根据公司内审员管理办法开展工作和参与考评 提供增值服务 推动管理完善 迎接外审 组织落实本单位内部的审核准备工作并接受审核 改进项目的策划 实施或参与 识别改进需求 策划组织实施 固化改进成果 助推公司管理改进 日常基础管理工作 各种信息的传递 改进点识别 改进推动 单位间协调 本单位综合管理体系各种因素识别 风险评价等工作 本单位综合管理体系维护 本单位内体系运行监督 改进 文件优化 体系自查 文件管理 迎接审核 问题点组织整改 本单位制度健全完善等工作 内审员主要工作内容 2020 3 25 6 审核策划要做的工作大致有以下内容 内审策划 1 2 3 4 2020 3 25 7 一 组成审核组1 审核组长 审核组长的工作职责 遵守相应的审核要求和其他有关规定 制订审核计划 准备工作文件 给审核组成员布置工作 组织评审有关体系文件 确定其符合性和适宜性 及时向被审核部门报告严重不符合 报告在审核过程中遇到的重大障碍 清晰 明确地报告审核结论 不无故拖延 内审策划 2020 3 25 8 2 审核员 审核员的工作 实施文件审核 编制核查表 在审核计划确定的范围内进行审核 保持客观性和独立性 收集并分析与被审核的体系有关的证据 编制不符合项报告 提出改进建议 不偏离审核目标 始终遵守规定要求和职业道德规范 内审策划 2020 3 25 9 二 制订审核活动计划 一般包括以下内容 1 审核目的 2 审核范围 业务 现场 管理 3 审核依据 准则 4 审核组成员名单及分工情况 5 审核日期和地点 受审核的部门及活动 6 首次会议 未次会议以及审核过程中需安排的与受审核方领导有关人员交换意见的会议安排 7 各项主要审核活动的预计和持续时间 8 审核报告的分发范围及发布日期 注 计划要安排与内部和外部的利益相关方进行访谈大约30 的审核时间应该用于访谈 应与管理层 员工以及至少一个其他利益相关方进行访谈 客户 供应商 政府等等 内审策划 2020 3 25 10 三 编制检查表 或核查表 检查清单 1 检查表的作用 1 列出审核样本和提纲 保持主要审核目标 2 使审核程序规范化 格式化 3 保持审核进度 确保审核计划的兑现 4 减少审核偏见 弥补审核经验不足 5 作为审核记录的历史参考资料进行存档 6 实现审核的专业化 提高审核员的专业水平 2 检查表的编制要点 1 对照标准和体系文件要求编制 2 结合受审核部门的特点 3 选择典型的内容 4 包含访谈的要点 5 抽样应有代表性 6 应具有可操作性 内审策划 2020 3 25 11 四 通知受审核部门并约定审核时间 1 审核前1 5日下发审核计划 2 确认审核人员 被审核部门领导 向导 3 被审核方做好迎审准备 内审策划 2020 3 25 12 审核实施 2020 3 25 13 一 首次会议 首次会议的程序大致如下 1 审核组长宣布开会 作一个简单的发言 介绍审核组成员 2 审核组长介绍本次审核活动的范围 目的 审核准则和审核计划 并使计划在会议上得到再次确认 3 审核组长介绍审核方法和程序 4 审核资源的落实 比如陪同 审核组的办公地点 会议地点 文件等 5 审核组长再次征求与会人员对上述内容的确认 6 领导讲话 提出审核中配合要求及各部门的受审态度 首次会议结束 各审核小组分头按计划展开审核实施 审核实施 2020 3 25 14 二 现场审核 一 现场审核应把握的几项原则 二 客观证据收集的方法和运用现场审核的主要目的是收集客观证据 即收集与审核准则有关的客观证据 从而形成审核发现 客观证据存在的形式有以下几种 1 某些客观现象 比如 无防护罩的车床 冒烟的烟囱等 2 责任人在责任范围内的陈述 如对岗位职责的陈述 对分解目标和保障措施的说明 对作业方法和有关数据的解释等 3 被审核方提供的文件 记录 比如某个程序 作业文件等 客观证据的收集需要审核员通过访谈 观察 查阅 验证等方法的综合运用才能成为审核证据 审核实施 2020 3 25 15 二 现场审核 审核实施 现场审核方法 2020 3 25 16 1 访谈的方法和运用 访谈的对象 内部和外部的利益相关方与内部的利益相关方的访谈必须 管理层与员工数量 要涵盖10 左右的员工外部利益相关方访谈 客户 分包方 供应商 政府 大学 工会 其他第三方访谈的时间 大约30 的审核时间用于访谈 同时要留给验证数据和信息充分的时间访谈的关键点 为审核报告提供数据为验证和确认提供信息 审核实施 2020 3 25 17 1 访谈的方法和运用 访谈时要注意以下几点 1 保持礼貌 友善 注意访谈语气 如 请您谈一下 请您介绍有关情况 请您提供资料等 2 少说多听 听要认真 取得信任 给予配合 3 不轻易打断对方的谈话 4 适度插话 提问 引向正题 5 注意运用眼神的交流 提升谈话效果 6 确保匿名 7 征询同意后 做出记录 审核实施 2020 3 25 18 2 观察的方法和运用 一般用于作业现场 后勤现场等的审核 例如 对生产流水线运转的观察 对操作工的作业情况和持证情况的观察 对现场防护设施的观察 对设备运转情况的评估等等 要使用观察方法有效 要做好两条 一是熟悉事实的现象和相关文件的规定要求 二是要及时把观察到的事物描述清楚 记录下来 审核实施 2020 3 25 19 3 查阅方法和运用 查阅 文件和记录 在运用查阅这种搜集证据的方法时应注意以下几点 1 文件的有效性评审 即文件的适用范围 发布日期 是否经过批准 是否经过更改 版本修改状态是否正确 2 记录的时效性评审 例 2015年下半年审核时 要求被审核方提供2015年上半年内审记录 被审核方提供的却是2014年上半年度的 不能提供2015年上半年的记录 那么2015年度该组织尚未实施内审即被证实 因为该组织的内审程序规定 每年度应实施不少于1次内部审核 审核实施 2020 3 25 20 3 查阅方法和运用 3 文件 记录的真实性评审 文件和记录都是文字性材料 因此补做 造假的情况时有发生 作为一个审核员就要凭丰富的经验 仔细的观察 严谨的推理来发现文件记录的不一致 矛盾之处以保持审核的客观性 4 注意文件和记录的典型性 当被审方提供的资料比较丰富时 审核员不能眉毛胡子一把抓 要注意查阅的重点和典型的把握 5 注意抽样的效率 6 注意适度运用 提问 的审核方式 在查阅过程中 运用 提问 这一工具 能深化审核内容 活跃审核气氛 避免查阅变成桌面审核 被审方无事可做 让审核员一个人在资料里 忙活 审核实施 2020 3 25 21 4 验证的方法和运用 验证 对已发生的事实或结果进行重新认可 以验证某些活动是否满足规定要求 比如 对某项作业方法正确性的验证 可要求操作人员重新演示作业过程 以表明其作业符合规定要求 对某项检测结果 可要求监测人员重新监测 以表明其测量方法 测量工具 测得结果符合相关要求 对外部利益相关方的访谈作进一步的证实 审核实施 2020 3 25 22 5 抽样方法和运用 抽查 审核证据收集的基本特征 也可以说是基本的审核方法 在以上提到的几种审核方法中都要使用 抽样 方法来获取客观证据 在首 末次会议上 审核组长都会强调审核的抽样特征 即抽样的风险性 抽样的样本可以是人员 利益相关方 文件 记录等 抽样的数量和抽样的范围最好在检查表的编制中有一个计划 资料类一般以2 5个为宜 注意要尽可能到现场抽样 审核实施 2020 3 25 23 上述客观证据收集的方法在审核过程中是综合 交叉运用 根本的目的是要使审核证据具有客观性 典型性 为形成正确 客观的审核发现提供可靠 翔实的信息 在这过程中 审核员的经验 专业程度和敬业精神是至关重要的 也取决于运用这些方法的审核员素质 要求审核员动手 动脚 动嘴 动脑 审核实施 2020 3 25 24 四 现场审核记录1 审核记录的作用 1 便于后续审核时对前段审核的追溯 2 便于核实客观证据 3 便于其它审核员的参阅 4 是审核组内部会议讨论形成审核发生的基础 5 是编制不合格报告和审核报告的原始材料 2 审核记录的要求 1 记录应及时 当场记 2 记录应清楚 易懂 便于事后查阅 追溯 3 记录应准确 尤其是对一些客观事物的细节描述 如文件记录的名称 编码 产品的标识号 批号 放置地点 设备名称编号 放置地点 陈述人的姓名 工作场所等 4 记录应表明审核的时间顺序和部门场所 必要时对记录的证据应表明相关的审核准则 如标准的条款号 相关文件标题 审核实施 2020 3 25 25 五 现场审核控制1 确保审核目的实施2 审核计划的控制3 审核进度的控制4 审核范围的控制5 审核气氛的控制 审核实施 2020 3 25 26 三 审核组内部会议 审核组内部会议的主要任务和内容 1 审核组长检查各审核小组的审核进度和审核计划执行情况 2 审核员向审核组长汇报审核发现阐述符合点及不符合点 对需进一步澄清 跟踪或需要其它审核小组帮助证实的也可在内部会议上提出 3 确认不符合项 编写不符合报告 4 对审核发现及不符合报告总结分析 5 研究审核结论 审核实施 2020 3 25 27 四 不符合项报告 审核结论 一 不符合的定义和类型ISO9001 2015标准 质量管理体系 基本原理和术语 对不符合 不合格 的定义是 不满足要求 不符合类型按范围可分为三类 1 严重不符合2 一般不符合3 趋势性不符合 观察项 审核实施 2020 3 25 28 四 不符合项报告 审核结论 严重不符合 a 系统性不符合 b 区域性不符合 c 后果严重 如违法 重大投诉 审核实施 2020 3 25 29 四 不符合项报告 审核结论 二 不符合项的判定原则 1 最接近的原则 当不符合事实找不到能完全 对号入座 的条款时应考虑最接近的条款作为审核依据 2 最有效原则 当存在多项适用的标准条款时 应以适宜于不符合事实最有利于采取纠正措施的条款 以利改进 3 最关键原则 当存在多项同性质的问题时 应抓住最主要 最突出 最关键的客观证据作为不符合事实进行判断 4 合并同类项原则 同一条款不符合事实可分段描述在一个不符合报告中 审核实施 2020 3 25 30 四 不符合项报告 审核结论 审核实施 2020 3 25 31 五 末次会议 末次会议的程序和内容审核组长主持 管理层 内审员 被审核方参加并签到 会议议程 1 审核组长代表审核组对被审核方在审核活动中的配合表示感谢 2 重申审核目的 审核范围和审核准则 3 强调审核是一项抽样活动 存在一定的局限和风险 4 介绍审核的总体情况 肯定被审核方在管理工作上的成绩 指出体系存在的一些问题 5 说明不符合报告的编制过程 宣读不符合报告 6 提出纠正措施要求 7 宣读审核结论 说明审核报告的发布时间 方式及其它后续工作要求 8 征求被审核方领导的意见 9 请领导讲话 10 宣布会议结束 审核实施 2020 3 25 32 一 审核报告 1 审核报告的编制内审报告是现场审核结束后必须编制的一份正式文件 内审报告可在末次会议后 一般是三天至一周内 由审核组长或由他 她 指定的审核员编制 内审报告应规范化 定量化 具体化 要统计分析不合格项 对体系运行情况进行综合评价 内审报告可以是陈述式的 也可以是表格式的 经审核组长签字后报告给管理者代表审批签字后完成 内部审核报告 2020 3 25 33 一 审核报告 审核报告的主要内容包括 1 审核目的 范围和依据的标准 2 受审核部门 代表 及审核组长 成员 3 审核日期 4 审核概况 描述整个审核计划的实际执行情况 5 不合格项目的统计分析 内部审核报告 2020 3 25 34 一 审核报告 6 审核综合评价 应客观 公正 合理地对受审核方的质量管理工作进行整体评价 肯定成绩 指出不足 如哪些部门实施的过程活动是有成效的 哪些部门或哪些过程活动尚有问题或不足等 并提出质量管理体系实现符合性和有效性的总体审核结论 7 提出纠正措施实施要求 包括进度 8 审核报告的发放范围及清单 9 审核报告的批准 一般由管理者代表批准也可由最高管理者批准 10 审核报告附件 不合格报告和其它审核结果的资料 内部审核报告 2020 3 25 35 二 纠正措施跟踪验证实施要点 内审结束后 管理者代表或最高管理者应及时对不符合项报告进行分析 处理 包括 1 首先立即纠正不符合项 2 分析不符合项的原因 确定责任部门 3 针对不符合项原因 由责任部门制订纠正或预防措施 必要时应对纠正或预防措施进行评价 每项纠正或预防措施均应有责任人 具体方案 实施及完成时间 4 责任部门在规定的时间内实施纠正或预防措施 并确保有效 纠正措施跟踪验证 2020 3 25 36 二 纠正措施跟踪验证实施要点 1 跟踪验证一般由原内审员担任 2 跟踪验证的时间 范围事先与受审核方约定 3 跟踪验证以现场验证为主 文件审核为辅 4 对验证效果不好的情况 应进一步制订纠正措施 对有效的纠正或预防措施 应采取巩固措施 包括对文件的修改完善 5 跟踪验证应做好记录 6 跟踪验证报告或记录可连同内审文件提交管理评审 作为管理评审的输入 纠正措施跟踪验证 2020 3 25 37 编制好检查表是提高内部审核质量的重要环节 其作用主要体现在四个方面 与内审目标有关的样本内容 抽样数量和抽样方法等问题都能在检查表中得以体现 从而确保审核的代表性和完整性 能使审核紧扣主题 减少随意性和盲目性 使审核按