电子文件管理

电子文件管理理论与实践,第一章 绪 论,未来计算机将进一步深入人们的生活，将更加人性化，更加适应人们的生活，甚至将进一步改变人类现有的生活方式。数字化生活可能成为未来生活的主要模式，人们离不开计算机，计算机也将更加丰富多彩。,三、现代信息技术对档案工作的影响,现代科学技术的不断发展, 特别是计算机技术的广泛应用, 给我国传统的档案工作带来了挑战, 也带来了春风。随着技术的发展和经验的丰富, 计算机技术在档案工作领域的应用逐步广泛化和深入化, 对档案工作产生了巨大的影响, 给档案工作带来了一场革命。 21世纪的今天，当信息化已经成为社会发展的一个重要标志，档案工作的重心也开始向信息化、现代化转移，档案管理现代化和信息化建设，成为档案工作发展的必然趋势。,1 档案载体多样化 电子计算机、缩微摄影、光盘等现代信息存贮技术在档案工作中的应用,档案表示与记录形式也随之发生变化, 成为电子化、机读化、数字化的记录形式, 打破了纸质档案用常规的文字图形表示记录的一统天下, 新型档案载体的高密度存贮与便于计算机处理、电讯传输和快速检索等特点, 这些新型载体档案由于其物质构成、信息存取方式等和纸质档案不同,对环境设备的依赖性比较强, 需要对档案信息载体和所载信息数据进行双重保护。 因为在计算机上可以随意对档案进行调阅、删增、修改和销毁, 使档案的保密性、完整性、原始性、凭证性难以确定。这些都必将使传统的、建立在纸质档案基础上的收集、整理、鉴定、保管和利用理论增加许多新的内容。,2 档案收集、整理便捷化 现代信息技术的应用特别是在网络办公系统条件下，文件从一生成起，就可以进入档案部门，可以归档、查询，实行“文”、“档”管理一体化。档案馆与档案室按照规定和程序接收电子档案, 成为档案收集的主要形式。由于电子档案取消了案卷这一档案管理单位, 所以跟案卷有关的整理任务, 如检查案卷质量、进行案卷的系统排列等也不存在了。而 单一来源原则分类法和全宗理论整理法已被利用者专题利用和自由选题所打破, 需要广大档案工作者多角度、多途径地揭示馆藏档案的内容, 满足不同利用者的要求。档案的机编索引、自动计量、自动文摘、自动数据校验、自动排序以及自动形成文件形式等理论与技术的成熟, 为档案的统计、编研、编纂等处理技术增添了新的内容。,3 档案保管方式特殊化 电子档案，一方面以准确、形象、生动以及最简便的信息记录方式和便于检索，海量存贮等无可比拟的优越性得到人们的青睐；另一方面又有操作复杂，专业性强的特点，一旦出错，满盘皆无，需要人们对其加强保护。电子档案文件载体没有纸张和缩微照片保存时间长，普遍认为磁性载体保存时间为10 年左右，光盘保存时间为1020 年，且保管不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远。故电子档案必须存放在专用库房中, 对库内温度和湿度进行严格控制, 并配置除尘、防尘、防高度磁场和电场的设施。电子档案还要严格防范计算机病毒、还必须定期检查、为了保护好档案, 可以用计算机将电子档案复制下来封存,以备日后对照检查档案内容。,4 档案利用高效化 社会的不断进步，知识经济的迅猛发展，人们对档案信息的需求将会越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统查阅、利用档案要受到时间、地点的限制。而电子档案的查阅可以不受时间、空间的限制，可随时随地利用计算机，查阅自己所需要的档案资料。现代条件下通过计算机管理、检索、建立档案数据库、自动管理库房、多媒体系统、超文本技术等现代化的管理手段, 为档案保护、快速检索和充分提供利用创造了条件, 使档案信息能够迅速及时传递和交流, 为社会广泛利用档案信息奠定了基础。档案的自动标引、自动检索, 不仅检索途径多、检索速度快, 而且检索单位小, 使档案检索从整个案卷趋向单份文件、趋向每份文件内容的具体事物和事件。档案自动管理系统能够协助人做大量的有关库房、档案借阅和档案利用情况等方面的管理工作, 大大降低了手工档案管理的劳动强度, 提高了效率。,5 现代信息技术应用对档案工作的挑战 信息技术的发展和现代化管理手段的应用，现代档案工作面临严峻挑战。 （1）档案信息安全形势越发严峻。计算机网络分布的广域性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等, 都为信息被窃取、盗用、非法增加、非法删改及各种扰乱破坏提供方便且难以控制, 并且网络系统又过于复杂, 缺陷太多, 使网络环境下的档案信息不安全。随着网络化的发展及电子档案信息对网络环境的依赖, 安全问题更为突出, 网络系统随时有可能遭到计算机病毒、黑客的攻击, 造成系统被破坏或者被非法使用, 信息数据泄露和丢失, 使电子档案信息变得残缺不全、面目全非, 甚至不复存在。,（2）档案信息的规范化和标准化建设刻不容缓 档案信息化、数字化建设具有系统性强、集成度高和技术更新周期短的特点。在档案信息化、数字化建设过程中，对档案信息的规范化、标准化有着严格的要求。 尽管对信息设备的配置、档案网络建设、档案数据库建设、档案网站建设、档案管理系统建设等工作普遍比较重视，但对规范化、标准化重视不够、工作滞后，造成档案系统内各自为政、遍地开花式的开发软件，导致重复劳动、资源浪费以及通用性差、使用周期短等一系列弊端。,（3）电子文件管理面临巨大风险 电子文件是数字化信息技术的产物，电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。随着国家信息化建设的发展，电子文件以几何级数的数量增长。 电子文件与传统纸质文件不同，它的易复制、易更改、依赖于软硬件设备等特点，使电子文件管理存在巨大风险。在电子文件归档方面，由于普遍意识薄弱，存在“归档难”的问题，大量的电子文件存在在系统中，有的因为计算机病毒而受损，有的被无意识的删除，有的电子文件归档没有相关支持软件而变成“垃圾”文件，也有因为背景信息和元数据缺失而变成“无用”文件。等等。 而在电子文件长期保存方面的风险更大：文件格式多样化；载体寿命，电子文件载体寿命通常在10-15年；技术寿命，计算机技术的更新更快，IT产品是真正的“短命鬼”，而文件信息与软硬件技术的紧密结合，使电子文件信息识读面临危机。,第二章 电子文件与电子档案概述,一 电子文件概述,电子文件数量飞速增长 国家档案局2006年的调查，全国电子文件数量已经达到近1.8亿份，总量达15万余GB，其中中央机关电子文件数量高达1.5亿余份，总量达7.5万GB。2006年比2005年增长了18.9%，电子文件数量占文件总数的72.7%。 国家知识产权局2009年共受理6.4809万件专利电子申请。 在美国，据统计，NARA馆藏中仅保存有克林顿政府时期文件管理委员会的电子邮件就达4000万件 。馆藏中所保存的美国人口普查局的电子图像文件又有8亿多份,（一）电子文件与电子档案 电子文件的定义：没有一个统一的标准： 1 国际上定义 ： （1）1993年成立的国际档案理事会电子文件委员会：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。 （2）美国联邦管理法规中：包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。 （3）1995年澳大利亚记录未来电子文件管理的方针和政策中：其所载信息的形式，适用于数字计算机进行检索、加工和交流的文件。 （4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数据的编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。,2 国内定义（也有多种） （1）指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。 2009年颁布的中央办公厅和国务院办公厅电子文件管理暂行办法（39号文件：“本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录”。（数据库文件没有列出）,（2）GB/T 188942002电子文件归档与管理规范 电子文件（ Electronic Records） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,3 概念的理解 （1）定义是按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定 它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持； 以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、传递需设备; 借助网络传输。 （2）它揭示了电子文件两个基本特征： 第一 ，电子文件是借助计算机系统生成的、传输和处理的，因由计算机系统形成的电子文件信息是以二进制数字代码记录和表示的，也成为“数字文件”。 第二，电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，特别是特定的用途和效力。 从逻辑上，电子文件是“数字文件”与“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。,（3）从概念的含义来看， 电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成（电子文件管理指南）。 内容（content）是指文件中所包含的表达作者意图的信息。 背景信息（context）是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 结构（structure）是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息 。 电子文件是三者的统一体，特别是背景信息，更是管理电子文件“不可或缺的元素”。,（二）电子档案 1 概念 电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。（概念有四层含义） 电子文件与电子档案关系： 传统的档案理论认为：文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。电子档案就是“归档电子文件”（可以研究的课题）,2 什么是归档电子文件？ 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。 GB/T 188942002电子文件归档与管理规范,(三)电子文件的分类 1 按计算机文件格式分： （1）文本文件（Text，代码为T） （2）图形文件（Graphic，代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。 （3）图像文件（Image，代码为I)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件 。 （4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）数据（库）文件（Database，代码为D)采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （7）程序文件，亦称计算机文件(Program,代码为P） （8）多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算机多媒体技术制作的文件。,2 按作用类型分： 草稿类电子文件:电子文件形成过程中的起草稿件，对于特别重要需要保存起草过程的文件的历次草稿若需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。(现在大多不存) 辅助类电子文件:为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值 。（现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除 ） 正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明 。,3 按文件的生成方式分： 可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转化文件。,（五）电子文件的特点 （1）电子文件的数字化信息形态。 计算机技术的理论基础是二进制的编码，在此基础上产生其他多种编码方案。文本、图象、图形、声音等各种形式的电子文件，都是由二进制编码组成序列。,（2）电子文件对软硬件设备的依赖性。 主要表现在它的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的： 依赖计算机设备和各种操作系统、管理系统来生成和管理; 依赖网络设备和特定载体来存储; 依赖网络环境来运行和远程传输; 依赖各种专用软件来阅读、识别和处理。,（3） 电子文件内容、结构与存储载体的可分离性 自古以来所有的记录形式，无论是图书还是文件，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个”实体” 。“原始性”烙印。 电子文件中的信息不再对原录入载体”从一而终”，不再具有物理的固定实体状态，也不再有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。它可以改变硬盘上的存址，可以从硬盘拷入磁带或光盘。也可以登上网络流向其他地方。,（4）电子文件的易逝和易变性，也称“ 不稳定性” A、电子文件的易逝性, 主要体现为电子文件的被损坏和丢失。 a 是由于工作人员操作失误( 存盘不当或错误删除文件等) 而导致的文件丢失; b 是由于计算机操作系统、电子文件生成系统或管理系统等的性能不稳定, 而导致文件的损坏或丢失; c 是计算机网络硬件设备和电子文件存储载体( 如网络服务器、计算机CPU、计算机硬盘、磁盘、光盘、移动硬盘、U 盘等) 的性能不稳定或损坏, 造成文件不能读; d 是联网的计算机或服务器中的电子文件被黑客删除或被病毒破坏等。,B、电子文件的易变性, 主要体现为电子文件容易被人为的更改。 电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改非常方便，改后不留任何痕迹。电子文件在被储存在载体后，任何部位的信息都可直接定位读写。电子文件的信息与载体的可分离性，也使电子文件在被改动而不被查觉的可能性。 人们在没有安全防范措施的计算机等数字设备( 含数码相机、数码录音录像机) 中或在网络环境中有访问修改权限的“ 管理系统”中, 对电子文件可以随时更改它的内容和结构, 而且难以识别被更改的痕迹。 这给电子文件原始性的确认带来了问题。,（5）电子文件对背景信息和元数据的依赖性 “ 背景信息”, 国家标准定义为: “ 描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。” 电子文件的“ 背景信息”可以理解为电子文件真实性、完整性和有效性的证据信息。 背景信息：这份文件是谁起草，哪些人 参加办理过程，做过什么样 的修改？在什么时间？,“ 元数据”, 国家标准定义为: “ 描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。”创建元数据的过程就是对文件特征进行描述的过程。 元数据不仅包括对文件本身的描述，还包括对文件的管理信息的描述。,电子文件元数据可分为 形成与办理元数据：题名、责任者（机构、形成部门、起草人、流转部门、修改人、签批人）、时间（形成时间、签批时间）、内容概述（摘要、文种、密级、件数、页数）、种类、技术环境（格式、载体、软件环境、硬件环境） 归档与移交元数据：标识、时间（归档时间、移交时间）、保管期限、责任人（归档责任人、移交责任人、接收责任人）、移交方式、技术环境（档案室技术环境、移交技术环境） 保管与利用元数据：档号、全宗、责任者（移交单位、接收档案馆）、时间（接收时间、迁移时间、利用时间）、技术环境（格式、载体、软件环境、硬件环境）、备份,（6）电子文件类型、格式的多样性 国家标准规定, 电子文件的类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件等。 各种类型的电子文件又有不同的储存格式, 例如, 文本类文件有DOC、Excel、XML、RTF、TXT、PDF 等格式; 声音类文件有WAV、MP3 等; 图像类文件有JPEG、TIFF 等格式。,（7）网络化管理的电子文件, 其利用的便捷与安全维护的复杂性 信息时代的网络环境, 给人们带来最大的好处是信息资源共享。但是在信息资源共享利用便捷的同时, 也为“ 黑客”和病毒的入侵等提供了机会, 从而增加了电子文件信息安全管理的复杂性。 莫里斯 蠕虫的制造者，这是首个通过互联网传 播的蠕虫。首位依据1986年计算机欺诈和滥用 法 被起诉的人。（罗伯特塔潘-莫里斯 (Robert Tappan Morris)）,（六）电子文件的“原始性”认定与法律证据效力 传统的档案强调了档案文件的原始性，它是档案发挥作用的的基础和出发点。今天，在电子文件领域中它的原始性是什么?它又如何影响到电子文件的法律证据效率的。,1 电子文件的原始性解读 电子文件的特性，特别是“电子文件内容、结构与存储载体的可分离性”，以及 “电子文件的易逝和易变性，也称“ 不稳定性”对文件的原始性这一本质属性提出挑战 ： 电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹 电子文件易于复制 电子计算机软硬件技术的不断升级，电子文件需要不断“迁移” 电子文件存储的载体不再固定 电子文件不再具有特定的字迹 需要重新界定电子文件“原始性”的含义,2 电子文件的“原始性”真实性、完整性 、可靠性、可用性本质特征 刘家真 电子文件管理电子文件与证据保留中提出：“真实性、完整性 、可靠性与可用性是电子文件的 本质特征”。,3 电子文件法律证据效力 电子文件要具有法律证据效力，实际上就是要建立电子证据的证据规则。证据规则一词，在我国刑事诉讼法学中一般是指英美法中对证据的关联性与可采性、非法证据的排除、举证责任等一系列问题的规定。,（A）电子证据(eletronicevidence) 美国学者古尔柏乔丹认为,在电子环境中,从证据、技术或法庭的角度,音频或视频记录可以清晰而又易于理解地提供信息。另一方面，电子证据一词在很多场合已被“以计算机为基础的证据”一词所替代。 美国档案学专家戴维比尔曼提出,电子证据是与由计算机系统产生的电子文件等同的概念。,从现有资料看,对“电子证据”大致有广狭两种界定。 联合国国际贸法委、美国、德国等主导广义：认为“数据信息”是通过电子学手段、光学手段或其它类似手段生成、发送、接受或储存的信息,它包括但不限于（电子数据交换） 、电子邮件、电报、电传或传真。 加拿大、欧盟狭义理解：“电子”一词在欧洲电子商务提案的语境中专指电子网络信息 。 我国合同法已经将电子证据作为合同的形式之一。第11条的规定中对电子证据的表述常被认为是我国现行法律对