沟通的基本原则：倾听与反馈PPT课件.ppt

沟通的基本原则 倾听与反馈 1 前言 沟通 是一门生存的技巧 学会它 掌握它 运用它 沟通是成功人生的通行证 即或是上帝 也有有求于关系的时候 沟通是什么 沟通是组织的润滑剂 2 游戏 谁先逃离 暴风雨来了 厄尔尼诺又在报复地球 在太平洋上有一个孤岛 有5个人被困在了上面 他们分别是A是科学家 正在研究新的生物技术 B是即将分娩的孕妇 C是负责生态环保的科学家 D是某市的市长 E是孤独无助的小孩 这时候 有一条小船慢慢飘向小岛 但小船每次只能搭载一个人 必须有一个人先离开小岛去寻求救援 请大家针对由谁乘船先行离岛的问题 各自陈述理由 而且每人先复述前一人的理由再申诉自己的理由 最后 由完整复述别人逃生理由的人与充分陈述自身理由的人共同决定谁可以先行离岛 每个角色都有优先乘船离岛的理由 游戏中每个人不但要将自己的理由陈述得很充分 还要认真聆听别人的话 记住别人的想法 这样别人才会相信你 才会让你去求救 3 靳博翔 实战管理 营销专家QQ 768258326Email jinboxiang 高效沟通 思考 小游戏 盲人摸象每队选举一人充当盲人 其他人充当哑人 在看过拼图后 由盲人 带眼罩 负责拼图 哪队最快完成工作即为胜利 时间 前期各组商讨2分钟 拼图最长15分钟 违规 盲人在特定的圈内 哑人触碰 说话都将被罚时1分钟 心得 1 前期团队准备很重要 分工很重要 2 沟通要站在对方的角度 有效的沟通需要互动 3 计划赶不上变化 团队要在变革中解决问题 4 沟通的技巧有哪些 4 靳博翔 实战管理 营销专家QQ 768258326Email jinboxiang 高效沟通 思考 小游戏 猜水果 猜动物规则 每队每次只能问一个问题 讲师只会答对或不对 看哪个队最短时间 最少提问能猜中答案 思考 开放 封闭式问题的技巧 1 封闭式问题形式 正误 选择 排序 评分 2 开放式问题形式 自由 关联 3 控制节奏 收放适度 5 第二章沟通的基本原则 6 一 倾听的重要性 NO 1沟通是倾听的艺术 7 二 倾听的好处 通过调查研究发现 沟通中行为比例最大的不是交谈 说话 而是倾听 倾听在沟通过程中占有重要的地位 我们花在接受上的 尤其是倾听的时间 要超出其他沟通方式许多 沟通首先是倾听的艺术 耳朵是通向心灵的道路 会倾听的人到处都受到欢迎 松下幸之助 首先细心倾听他人的意见 艾科卡曾感慨 我只盼望能找到一所能够教人们怎样听别人说话的学院 8 用耳朵听 用眼睛看用心聆听 聽 美国著名的 化妆品公司 创始人玫琳凯说 一位优秀的管理人员应该多听少讲 也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵 一张嘴巴的缘故吧 9 倾听的好处 1 获得信息倾听有利于了解和掌握更多的信息 2 发现问题对于下属 同事 上司和客户 通过倾听对方的讲话 推断对方的性格 工作经验 工作的态度 籍此在以后的工作中有针对性地进行接触 3 建立信任 获得友谊心理研究显示 人们喜欢善听者甚于善说者 10 为什么听不进去 11 三 倾听的障碍 1 观点不同 先入为主 听不进去2 偏见3 时间不足4 急于表达自己的观点 12 销售部 市场部 13 5 环境的干扰一般情况下 中层经理没有自己单独的办公室 上司 同事 下属都可以随时随地找到他 她 而且都是急事 所以 虽然中层经理和下属整天在一起 但要进行一对一的沟通却很困难 由于他们不注意听别人讲话 别人讲话的时候 他们可能四处环顾 心不在焉 手机 电话 别人打断 肢体语言 或是急欲表达自己的见解 这样的人不受欢迎 6 注意力不集中7 防止主观判断别人刚刚开始讲话 自己就主观认为已经听懂别人表达的意思 有时把自己的猜测 看法都加在表达者的身上 对他人的意见进行主观判定 14 四 倾听的技巧 1 设身处地 站在对方角度站在对方的角度想问题 可以更好地理解对方的想法 赢得对方的好感 从而找到对双方都有利的解决方法 15 2 积极回应这样做一方面 会使对方感到你的确在听他的谈话 另一方面有利于你有效地进行倾听 倾听过程中的回应主要有三种表现形式 积极地回应应当采用 同情 和 关切 两种形式 16 3 准确理解理解对方要表达的意思是倾听的主要目的 同时也是使沟通能够进行下去的条件 17 4 听完再澄清由于信息传播的不实 造成他人对你的误解 在这种情况下 要等对方表达结束后 再去澄清事实 消除他的误解 有些事情 越急于解释越说不清楚 还容易给人造成 越描越黑 的印象 5 排除消极情绪先不要下定论 在谈话者准备讲话之前 自己尽量不要就已经针对所要谈论的事情本身下定论 否则 会带着 有色眼镜 不能设身处地 从对方的角度看待问题 出现偏差 18 案例 19 6 积极聆听的技巧 倾听回应使用 热词 是吗 没错 太好了 真的 啊哈 口语幌子 我说呢 我正纳闷 我还在想呢 提示问题主要用来处理谈话初始阶段的静默无语 是不是越来越难 你想再多说些吗 你现在的感觉怎么样 我在想你真的要和我谈吗 为什么你不说话呢 20 重复内容简单重复一个重要字或一句重要的话 改编并摘要说过的话 以对他们有帮助的方式译解他们自己的话 一般在下面情况下采用 归纳总结时采用 重申和强调重点时 在又长又复杂的讨论后 用来确定你的理解 你认为该涉及到的已经涉及到了 你想结束谈话时 如果有时间限制 最后要为下一次谈话作准备时 21 表达感受我们会遇到很多可以有效表达自身感受的场合 分享我们的感受对谈话的进行很有帮助 我也有同样的经历 我是你的话 我理解你的感受 实际上 但是 及时确认确认是非常重要而又是我们常常容易忽略的 及时确认的目的是为了澄清双方的理解是否一致 强调重要内容 表达对所讨论的内容的重视 22 听得目的是为了理解 而不是为了评论 更不是为了辩论 23 案例 销售经理向市场经理抱怨华南地区的广告没有起到促进销售的作用 24 倾听技巧之二 排除 情绪 先不要下定论 在谈话者准备讲话之前 自己尽量不要就已经针对所要谈论的事情本身下定论 否则 会带着 有色眼镜 不能设身处地 从对方的角度看待问题 出现偏差 25 倾听技巧之一 设身处地 站在对方的角度想问题 可以更好地理解对方的想法 赢得对方的好感 从而找到对双方都有利的解决方法 26 在实际工作中 经常没有反馈 为什么会发生这种现象呢 第一没有反馈的习惯 二是地位关系的影响 上级把对下属的反馈不当回事 下级不愿主动向上司反馈 三是竞争关系 害怕别的部门超过自己 NO 2反馈的方法 27 一 反馈的意义 1 反馈是沟通过程的一部分所谓反馈就是在沟通过程中 信息的接收者向信息的发生者做出回应的行为 一个完整的沟通过程既包括信息发生者的 表达 和信息接收者的 倾听 也包括信息接收者对信息发生者的反馈 2 不作反馈的后果不作反馈是沟通中常见的问题 一是 信息发生的一方 表达者 不了解接收信息的一方 倾听方 是否准确地接收到了信息 二是 信息接收方无法澄清和确认是否准确地接收了信息 28 二 给予反馈的技巧 1 针对对方的需求一是对是否听清对方的信息 理解对方的意思进行反馈 你刚才主要讲了两点 对吗 如果没有听错的话 我理解你的意思 主要强调我有同感 怎么会这样 二是针对具体的事情进行反馈 李经理刚才讲的问题 我现在做个补充关于客户经理的问题 我们做了规定有关报销的规定 我们做个解释 29 2 反馈要具体 明确 30 31 3 正面 具有建设性例如 销售部经理 小王 你的工作很有成绩 我有个建议 对你的工作会有帮助 4 对事不对人反馈是就事实本身提出的 不能针对个人 5 将问题集中在对方可以改进的方面把反馈的焦点集中在对方可以改进的地方 李经理 您看能不能这样 32 2020 3 19 33 三 接受反馈的技巧 1 倾听 不打断作为反馈的接收者必须培养倾听的习惯 使反馈者能够尽可能地展示他自己的性格 想法 以便于你尽可能多地了解情况 2 避免自卫沟通不是在打反击战 对方只要一说话 肯定就是对我的攻击 作为保护 我必须自卫 3 提出问题 澄清事实倾听绝不能是被动的 提出辨明对方评论的问题 沿着对方的思路而不是指导对方思路 传递出礼貌和赞赏的信号 34 4 总结接收到的反馈信息 并确认理解在对方结束反馈之后 你可以重复一下对方反馈中的主要内容 观点 并且征求对方看你总结的要点是否完整 准确 保证你正确地理解对方要传递的信息 5 理解对方的目的当你倾听对方的讲话时 你要把你的目标暂时放在一边 把焦点集中到他们所想反馈的目的上 完全理解他们 要仔细分析是不是包含着其他微妙的目的 6 向对方表明你的态度和行动同上司的沟通结束之后 你有必要谈谈行动方案 同下属的沟通 不必一定要有行动方案 但要表明态度 给下属一个 定心丸 使对方产生信任感 今后 他们有问题还会找到你进行坦诚的交流 35 有效 无效反馈 36 有效 无效反馈 续 37 第三章如何做好沟通 38 一 如何向上司汇报 一 与上司沟通的障碍 汇报工作时 上司与中层经理的期望是不同的 上司的期望 部门 中层经理工作的进度和结果通过听取工作汇报 给予中层经理新的信息和工作指示从原来设定的工作目标角度来审视工作的进度和结果 进行工作评价 中层经理的期望 向上级描述自己的工作结果通过工作汇报得到上级的指导和建议获得说明自己和部门工作好与坏的机会得到领导积极的工作评价 39 1 出发点的差异 40 2 角度的差异 中层经理往往站在部门的角度 向上司汇报工作 上司往往站在整个公司的角度 全面地考虑问题 3 评价的差异 关注重点的差异 一般情况上司只关注结果 而很少对过程加以关注 中层经理对自己的工作过程给予较高的评价 并希望因此从上司那里得到公正的评价 标准的差异 上司可能站在全公司 全国 同行业 国际先进水平看待你的工作 你可能站在部门或者企业的高度标准上 41 4 表达和理解上的偏差 工作评价中 上司面带微笑 拍着下级的肩膀说 好 总的说来不错 上司对于你的工作汇报 点了点头说 好 总的说来不错 上司说 好 你的工作总的说来还不错啊 42 5 信息的不对称 43 6 职位不平等 上司与下级在职位上的不平等 更多体现在权力上面 这往往会给下级造成心理上的压力 使得谈话的氛围 谈话的平等性造成障碍 以至于该传递的信息没有传递 该进一步阐明的问题没有讲出来 造成了沟通的障碍 如果有的上司官腔十足 或者以势欺人 或者下属胆小 唯唯诺诺 那就更差 44 二 汇报的要点 客观 准确 简明 扼要 不要渲染 不要邀功 针对原来的目标和计划的达成实施汇报从上司的角度来看问题尊重上司的评价 不要争论补充事实 45 三 与上司的沟通技巧 自动报告你的工作进度 让上司知道 对上司的询问有问必答 而且清楚 让上司放心 充实自己 努力学习 才能了解上司的言语 让上司轻松 接受批评 不犯两次过错 让上司省事 不忙的时候主动帮助他人 让上司有效 毫无怨言地接受工作 让上司圆满 主动提出改善计划 让上司进步 46 三 与上司的沟通技巧 除非上司想听 否则不要讲的太多 若是意见相同 要热烈反应 意见略有差异 要先表赞同 持有相反意见 勿当场顶撞 想要有些补充 要用引伸式 如有他人在场 宜仔细考虑 心中存有上司 比较好沟通 47 二 水平沟通 所谓水平沟通 主要是指公司的中层经理之间的沟通 或者是没有上下级关系的部门之间的沟通 在与上司沟通 与下属沟通 水平沟通三种沟通中 水平沟通是最为困难的 48 一 水平沟通的障碍 过于看重本部门 忽视其它部门失去权力的强制性人性的弱点 尽可能把责任推给别人部门间的利益冲突 惟恐别的部门比自己强 49 原因一 过高地看重自己部门 忽视其他部门的价值 生产部门心中的自我 我们从事生产工作 每天很辛苦 工作环境又不好 公司的产品是我们生产出来的 业务部门以及财务部门的人却常常找我们的麻烦 他们不体谅我们的困难 我们任劳任怨地工作 却没有得到应有的肯定 毕竟因为有了我们 才有了产品 如果没有我们 公司如何能做什么生意呢 其他部门的看法 他们喜欢起哄 诉苦 又做不好事情 他们封闭在以自我为中心的世界中洋洋自得 根本不去关心顾客真正需求 他们非常短视 只重产品 而不了解公司的生存必须依靠全体部门的共同努力 他们一天到晚被交货期限 生产日程 原料 品质管理所困绕 真不知道他们还懂些什么 50 原因二 失去权力的强制性 其实 并不是上下沟通容易 水平沟通难 而是上下沟通中 运用权力进行沟通 强制下属执行 从而掩盖了沟通中的许多问题 这说明 水平沟通对于双方的沟通能力提出了更高的要求 在指挥链中 同级的中层经理处于水平位置 相互之间除了平等的沟通之外 难以用命令 强迫 批评等手段赖以达到自己的目的 不能象对待不听话的下属 拿着 大棒子 来对待同事 上下级之间直线管理的实现通过 授权 工作指派 指挥链强制 而同级之间只能通过 建议 辅助 劝告 咨询 51 二 水平沟通的方式 1 退缩 牺牲原则或部门利益以取得短期沟通 退缩方式就是不敢争取自己的权力 需要与愿望 或是牺牲原则或部门利益 因而无法引起他人的重视 而这种方式却是水平沟通中最经常采用的 水平沟通中70 是用退缩方式解决的 他的后果是矛盾暂时得到缓解 但并没有得到解决 时间长了会集中爆发 即使没有爆发 公司利益长期得到损害 52 事例 面对肖经理的要求 财务部的柴经理考虑到自己不答应 势必会影响以后部门间的关系 于是他回答 按规定这是不能报的 但既然你提出来了 我就想办法给你报了吧 实际上 柴经理就是采取了退缩的方式 以避免与销售部发生矛盾 53 2 侵略侵略行为的特征 只考虑自己的利益 造成矛盾 争吵 意见 1 懂得维护自己的权利 但所用的方法侵犯了别人的权益 2 忽略或否定他人的需要 愿望 意见 感受与信念 54 财务部柴经理要求销售部填写一些报表 肖经理是这么反应的 什么 我这里的正经工作还没有忙完呢 哪里有工夫管什么报表这些杂七杂八的事 这种只顾自己工作顺利的侵略行为对事情的影响 一是柴经理的要求得不到满足 二是促使柴经理也做出侵略性的回答 那是你的事 你自己看着办吧 这样使两个人都觉得对方严重侵犯了自己的权利 故意不支持自己的工作 有意和自己过不去 因此 不仅使两位同事之间关系紧张 更为严重的是可能会影响到今后两个部门之间的合作 事例 55 3 积极沟通积极沟通是部门之间沟通时最值得倡导的一种方式 水平沟通的积极方式是指 在不侵害其他人和其他部门权利的前提下 敢于维护自己和本部门的权利 用直接 真诚并且比较适宜的方式 来表达自己的需求 愿望 意见 感受和信念 积极沟通的典型特征是 尊重对方的权利和职责 同时也坚持己方的权利和职责 56 1 你必须坚持原则 2 你必须捍卫你最重要的权利和利益 3 你