《秘书事务管理》—辅导材料2018.doc

高技能专科教育 文秘与办公自动化（专科）专业秘书事务管理课程复习指导材料（2018年4月）考试题型及分值分配： 一、单项选择题（本大题共15小题，每小题1分，共15分）二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分）三、填空题（本大题共10小题，每小题1分，共10分）四、名词解释（本大题共5小题，每小题3分，共15分）五、简答题（本大题共5小题，每小题6分，共30分）六、应用题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）课题1办公环境管理一、单项选择题1包含单个工作位置组合的大的空间，指的是 P1，1，一，（一），了解A封闭式办公室 B公共式办公室C开放式办公室 D互动式办公室2按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室，指的是P2，1，一，（一），了解【201604】A开放式办公室 B实用式办公室C封闭式办公室 D固定式办公室3具有“易于沟通，便于交流”特点的办公室类型是P2，1，一，（一），了解【201704】A独立式办公室 B隔断式办公室C开放式办公室 D封闭式办公室4具有“易于保证工作的机密性”特点的办公室类型是P2，1，一，（一），了解A半封闭式办公室 B公共式办公室C开放式办公室 D封闭式办公室5具有“容易集中化服务和共享办公设备” 特点的办公室类型是P2，1，一，（一），了解A公共式办公室 B便捷式办公室C开放式办公室 D封闭式办公6具有“易受监督，员工的行为容易得到上司的监督”特点的办公室类型是P2，1，一，（一），了解A隔断式办公室 B独立式办公室C封闭式办公室 D开放式办公室7具有“易于保证隐私，明确办公空间由自己使用”特点的办公室类型是P2，1，一，（一），了解A隔断式办公室 B开放式办公室C封闭式办公室 D独立式办公室 8具有“难保机密”缺点的办公室类型是P2，1，一，（一），了解A隔断式办公室 B独立式办公室C开放式办公室 D封闭式办公室二、多项选择题1维护办公环境的整洁，包括P5，1，一，（二），了解A后勤办公区域整洁 B个人办公区域整洁 C公共办公区域整洁D上司办公区域整洁 E车队办公区域整洁三、填空题1通常办公室的大小因个人 而言。P4，1，一，（一），重点掌握四、名词解释无五、简答题1简述办公室布置的原则。P2，1，一，（一），掌握【201604】2. 简述办公室布置的程序。P4，1，一，（一），重点掌握3. 简述办公室常见的安全隐患。P6，1，一，（三）掌握六、应用题无课题2 办公用品管理一、单项选择题1大多数的日常办公用品从供应商处订购都是通过P12，2，一，（一），了解A网络BEmailC传真机D电话2.有些设备和办公易耗品的订购需要详细列出名称、数量、类型等，常采用的订购方式是P12，2，一，（一），了解A订购会订购B信件订购C传真订购D电话订购3办公用品的发放，要指定P13，2，一，（二），了解【201604】A领取人员 B代发人员C发放人员 D管理人员4.办公用品订购程序的第一步是（B）P13，2，一，（一），掌握A提出购买申请B了解办公用品需求C初审购置单D财务审批5秘书人员应当根据办公用品购置计划，定期检查办公用品库存记录和P13，2，一，（一），掌握A已购记录 B派发记录C使用记录 D损耗记录6在一个有效的库存控制系统中，起到关键作用的是准确的P16，2，一，（三），掌握A库存软件 B库存表格C库存记录 D库存数量7. 不论采用哪种办公用品订购方式，秘书人员一定要保留 P17，2，一，（三），重点掌握A供货商名片 B库存表格C购货订单 D电话记录二、多项选择题1办公室中常见的办公用品具体包括P11，2，一，（一），了解【201704】A备忘录 B信封 C复写纸D装订机 E曲别针2办公用品的订购方式包括P11，2，一，（一），了解A电话订购 B传真订购 C填写订购单D互联网服务E参加订购会3办公用品发放的程序包括P15，2，一，（三），了解A填写领用单B审批领用单 C领用单盖章留底D登记领物 E库存记录4库存控制涉及三个概念，即 P15，2，一，（三），掌握A库存保有量B最大库存量 C最小库存量D再订货量 E库存记录三、填空题1通过访问互联网，利用 来为本单位的采购服务。P12，2，一，（一），了解【201604】2秘书人员应当根据办公用品 计划，定期检查办公用品库存记录和使用记录。P13，2，一，（一），掌握【201704】3领用物品的员工需要首先填写 办公用品领用单。P15，2，一，（二），了解4办公用品进库后，必须保存在 的地方。P18，2，一，（三），重点掌握四、名词解释无五、简答题1简述库存管理的程序。P17，2，一，（三），重点掌握六、应用题无课题3 电话事务管理一、单项选择题1在打电话前要仔细核对对方P18，3，一，（一），了解A身份信息 B有无时间C电话号码 D通话事项2秘书人员接听电话程序的第二步是P25，3，一，（二），重点掌握【201704】A及时摘机 B确认对方C自报家门 D倾听记录3. 秘书人员接听电话程序的第五步是 P25，3，一，（二），重点掌握A及时摘机 B确认对方C自报家门 D确认通话要点4.通话过程中，秘书人员要注意倾听，弄清对方意图，认真P26，3，一，（二），重点掌握A掌握真相 B做好记录C做好交流 D准确答复5通话过程中，秘书人员要弄清对方意图，必须要注意P26，3，一，（二），重点掌握【201704】A提问 B回答C倾听 D交流6面对错打电话，秘书人员要P27，3，一，（三），了解【201604】A简单处置 B直接拒绝C以礼相待 D出言不逊7面对唠叨电话，秘书人员最好的办法是P27，3，一，（三），了解A直接挂机 B礼貌回绝C使用善意的谎言 D向上司报告8.面对投诉电话，秘书人员要 P27，3，一，（三），了解A直接挂机 B诚恳解释原因C针锋相对 D报警9.面对推销电话，秘书人员要P27，3，一，（三），了解A巧妙周旋 B冷静耐心地倾听C礼貌而明确地拒绝 D报告上级二、多项选择题无三、填空题1通话结束，待对方说完 ，等待23秒钟后轻轻放下话筒挂断电话。P26，3，一，（二），重点掌握四、名词解释无五、简答题无六、应用题1案例分析。P25，3，一，（二），重点掌握一天，公司的李先生要找L公司咨询业务事宜，但他拿起电话却顺嘴说成了要找M公司。L公司的秘书小张一听对方要找的是自己公司的竞争对手，马上说：“你打错了。”随即挂断了电话。等李先生回过神来，觉得很不舒服，他以前也跟小张联系过几次，对方给他留下了很好的印象，没想到对方的温文尔雅都是装出来的，实际上是这副“尊容”。李先生非常失望，下决心再也不和L公司合作了。请指出小张的不当之处，并加以分析。2.案例分析P25，3，一，（二），重点掌握秘书小王第一天上班就遭到了主任的批评，原因是他接的三个电话：第一个电话，铃声刚响，他就赶紧抓起电话：“喂，你找谁？”；第二个电话是对方打错了，小王一听就告诉对方：“你打错了。”随即挂了电话；第三个电话是找经理的，小王告诉他经理外出了，对方马上问：“你知道经理的手机吗？”小王赶紧把经理的手机号告诉给对方。请结合案例分析小王受到主任批评的原因。3实务操作P25，3，一，（二），重点掌握 秘书小张正在接听一位客户的电话，这时另一部电话的铃声响起，小张该怎样应对？课题4 印信事务管理一、单项选择题1. 秘书部门通常要管理P32，4，一、（一）、了解A二类印章 B三类印章C四类印章 D五类印章2印章是各级各类组织在一定层次和范围内具有权威性的P32，4，一、（一）、了解A证明 B说明C象征 D展示3依法成立的各级各类组织，所刻制的印章要想合法启用，必须经过P32，4，一、（一）、了解【201604】A依法公证 B依法公示C依法审批 D依法公布4一般由上级领导机关刻制并颁发的公章所属单位是P32，4，一、（一）、了解【201704】A企事业单位 B社会团体C政府机关 D领导签名章5印章启用应当由制发或批准刻制机关先颁发启用通知，并附上P33，4，一、（一）、了解A批准文件 B启用申请C印模 D批准说明6一般情况下，印章的管理者就是P33，4，一、（一）、掌握A申请者 B用印者C领导 D批准者7. 管印人员对印章使用有 P33，4，一、（一）、重点掌握A指导权 B撤销权C领导权 D监督权8介绍信的种类分为便函式和P34，4，一、（二）、了解A正规式 B特色式C专有式 D固定式9固定式介绍信包括持出联和P34，4，一、（二）、掌握【201604】【201704】A书写联 B签字联C存根联 D用印联10. 固定式介绍信除盖落款章外，还要盖 P34，4，一、（二）、了解A个人章 B领导章C骑缝章 D校对章二、多项选择题1秘书部门通常要管理的印章种类，包括P32，4，一、（一）、了解A收发章 B单位公章 C领导签名章D校对章 E封条章2. 介绍信的种类包括P34，4，一、（二）、了解A正规式 B特色式 C便函式D固定式 E简易式三、填空题1印章和介绍信是各级种类组织对外联系的标志和行使职权的 。P31，4，了解2印章启用应当由制发或批准刻制机关先颁发启用通知，并附上 。P33，4，一、（一）、了解【201604】3非常规用印，需经 批准后方可盖章。P33，4，一、（一）、重点掌握【201704】4固定式介绍信持出联和 联的内容必须一致。P34，4，一、（二）、掌握5停用印章要 通知有关单位。P34，4，一、（一）、了解6介绍信平时应该由 人员专门保管。P35，4，一、（二）、了解7领用介绍信要严格履行 手续。P35，4，一、（二）、了解【201704】四、名词解释1印章P32，4，一、（一）、了解五、简答题1. 简述印章使用的注意事项。P33，4，一、（一）、重点掌握六、应用题1实务操作P34，4，一、（二）、掌握【201604】公司工作人员赵计划到学校联系多媒体设备业务，经王经理批准后，他找到行政秘书小孙，要求开具介绍信，介绍信有限期10天（2015年9月1日9月10日），介绍信序号118。假设该公司使用的是固定式介绍信，请你为赵开具这份介绍信。要求：请将空白介绍信抄写在答题卡上，再填写完整。NO.公司介绍信（存根）字第 号：兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜。年月日（有效期 天）NO.公司介绍信：兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜，请予接洽。此致敬礼公司年月日（有效期 天）2实务操作P34，4，一、（二）、掌握公司业务人员李计划到公司联系网络设备租赁业务，经刘经理批准后，她找到办公室秘书小贺，要求开具介绍信，介绍信有限期5天（2018年3月1日3月5日）。假设该公司没有固定式介绍信，请你为李拟写一份便函式介绍信，要求格式规范，内容清晰完整。课题5 邮件事务管理一、单项选择题1邮件的收取分为坐收和P41，5，一、（一）、了解【201604】A签收 B代取C代发 D自取2.每天处理邮件数量较大的单位，一般都在办公室之下设置专门的P41，5，一、（一）、了解A秘书 B签收员C分发员 D收发室3秘书人员收到邮件后，可以根据单位的规定或实际情况，按照一定的标准进行P41，5，一、（一）、了解【201704】A分发 B挑选C签收 D分拣4.在日常邮件处理中，秘书人员可以拆封的邮件通常包括 P42，5，一、（三）、掌握A一类 B二类C三类 D四类5邮件寄发时，要检查邮件的名址、标记、签名和P43，5，一、（六）、重点掌握A印章 B编码C附件 D包装二、多项选择题1检查邮件时，重点检查P41，5，一、（一）、了解A名址 B标记 C签名D附件 E重量2.下列不需要登记的邮件有（DE）P43，5，一、（四）、了解A公函B业务函件C机要邮件D普通广告E推销信三、填空题1秘书人员收到邮件后，可以根据单位的规定或实际情况，按照一定的标准进行 。P42，5，一、（一）、了解2每天处理邮件数量较大的单位，一般都在办公室之下设置专门的 负责邮件的收取。P41，5，一、（一）、了解四、名词解释无五、简答题无六、应用题1实务操作P43，5，一、（三）、掌握小李是某公司秘书。一次，他不小心误拆了总经理的私人信件。而且这里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？小李当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了有效应对措施。假设你是小李，你会采取哪些有效应对措施？课题6 名片事务管理一、单项选择题1名片是一种实用方便的交际工具，也是记录客户信息的重要P49，6，一、（一）、了解A凭证 B载体C标记 D资源2秘书人员为公司收集名片的目的是为了获得充分的P50，6，一、（二）、掌握A数据支持 B市场资源C客户信息 D客户评价3.名片归类时，根据部门类别先分大类，然后依 P51，6，一、（三）、了解A笔画多寡为序排列 B个人往来疏密程度顺序排列C行业类别顺序排列 D职位高低顺序排列4.名片归类时，根据职位类别先分大类，然后依 P51，6，一、（三）、了解A笔画多寡为序排列 B个人往来疏密程度顺序排列C行业类别顺序排列 D职位高低顺序排列二、多项选择题1按用途，名片可分为P49，6，一、（一）、了解【201704】A特种名片 B商业名片 C公用名片D个人名片 E单色名片2按排版方式，名片可分为P50，6，一、（一）、了解A立式名片 B横式名片 C竖式名片D折卡名片 E单面名片3.按印刷色彩分，名片可分为 P50，6，一、（一）、了解A单色 B双色 C彩色D真彩色 E纯色三、填空题1秘书人员为公司收集名片的目的是为了获得充分的客户 。P50，6，一、（二）、掌握【201604】2名片的归类方法有：根据职位类别先分大类，然后依职业 顺序排列。P51，6，一、（三）、了解四、名词解释1. 名片P49，6，一、（一）、了解五、简答题无六、应用题无课题7 值班事务管理一、单项选择题1. “保证组织及时获得准确信息，进行正确决策，以及出于安全防范的需要而开展的经常性工作”指的是P55，7，了解A保卫工作 B安保工作C保密工作 D值班工作2值班工作的主要任务之一，就是要能够及时传递或处理来自各方面的P55，7，一、（一）、重点掌握A情报 B电话C信息 D要求3. 下列不属于值班工作主要制度的是 P56，7，一、（二）、了解A岗位责任制度 B信息处理制度C保密制度 D突发应急制度4值班期间有关情况的简要记录，指的是P57，7，一、（四）、了解A值班记录 B值班便笺C值班日志 D值班附录5值班期间有关情况的简要记录，指的是 P57，7，一、（四）、了解A值班表 B值班日志C值班记录 D值班纪要6. 值班日志是值班期间有关情况的 P57，7，一、（四）、了解A详细记录 B流水账C简要记录 D简要标注二、多项选择题1值班工作的主要制度包括P56，7，一、（二）、了解【201604】A岗位责任制度 B信息处理制度 C保密制度D交接班制度 E登记制度三、填空题1值班工作的主要任务之一，就是要能够及时传递或处理来自各方面的 。P55，7，一、（一）、重点掌握四、名词解释1值班工作P55，7，了解【201704】2值班表P57，7，一、（三）、掌握3值班日志P57，7，一、（四）、了解五、简答题1简述值班工作的主要职责。P55，7，一、（一）、重点掌握六、应用题1案例分析P55，7，一、（一）、重点掌握某公司办公室秘书小邱星期天值班，凌晨1点，小邱巡视到货品仓库，闻到一股烧焦的味道，顺着仓库门缝冒出浓烟，“着火了”，小邱飞快地拿出手机，拨打119报了火警，然后，向办公室主任打电话报告了情况，并跑回值班室，拿起灭火器，跑回到仓库门前，拔出插销，严阵以待，防止火势蔓延。4分钟后，消防车赶到，迅速将火扑灭。事后经过调查，起火原因是电线短路，引燃了仓库里的衣服。事后，公司总经理在全员大会上表扬了小邱。请结合值班工作职责，分析总经理表扬小邱的理由。课题8 日常计划管理一、单项选择题1将某一时间段中已经明确的工作任务予以清晰地记载和标明的表格是P62，8，一、（二）、了解【201604】A时间安排表B工作安排表C计划安排表D任务分工表2秘书人员协助上司提高效率的一种很重要的工具是P63，8，一、（三）、重点掌握【201604】A名片 B会议纪要C工作日志 D签到簿3工作日志一般以属于上司必做的事情为P63，8，一、（三）、重点掌握A内容 B要点C主线 D宗旨4.“以一天为计划单元周期，根据周计划安排表编制出一天时间内的活动计划”指的是 P63，8，一、（三）、重点掌握A工作记录 B工作日志C计划安排表 D工作实施表5秘书人员调整工作日志要注意安排的活动之间要留有的时间为P64，8，一、（三）、重点掌握【201704】A5分钟 B10分钟C20分钟 D半小时二、多项选择题1常见的计划安排表包括P62，8，一、（二）、了解【201704】A年度计划安排表B季度计划安排表C月计划安排表D周计划安排表E小时计划安排表2.周计划安排表制定的时间，一般是在 P63，8，一、（二）、了解A本周一的上午 B本周五的上午 C本周五的下午D下周一的上午 E下周一的下午三、填空题1工作日志一般以属于 必做的事情为主线。P63，8，一、（三）、重点掌握【201604】2秘书人员调整工作日志要注意安排的活动之间要留有 分钟左右的间隔或适当的空隙。P64，8，一、（三）、重点掌握四、名词解释1计划安排表P62，8，一、（二）、了解2. 月计划安排表P62，8，一、（二）、了解3工作日志P63，8，一、（三）、重点掌握【201704】五、简答题1简述计划的内容。P62，8，一、（一）、掌握六、应用题1. 实务操作P63，8，一、（三）、重点掌握公司销售总监陈2018年3月6日（星期二）上午9点要在公司一号会议室召开销售工作会议，11点要与日月公司的柳经理在酒店会谈并共进午餐。下午2点要与人事部的同事一起到某高校招聘业务人员，晚上6点在办公室研究确定新聘人员的面试名单和面试安排。假设你是公司销售总监陈的秘书，请拟制出陈总监星期二全天的工作日志。课题9 日常会议管理一、单项选择题1会议活动日程的呈现形式多为P70，9，一、（一）、重点掌握A报告BPPTC表格D文本2口头会议通知适合于P72，9，一、（一）、重点掌握【201604】A大型会议B中型会议C多人会议D小型会议3书面通知适合P72，9，一、（一）、重点掌握【201704】A中型会议B大型会议C小组会议D小型会议4会议主席台安排座位时，职务高者P72，9，一、（一）、重点掌握A居左B居右C居中D居上5在主席台的桌上，姓名台签放置于每个座位的P73，9，一、（一）、重点掌握【201704】A右侧 B上部C左侧 D下部6 表明与会议有关人员身份、权利和义务的证据的是P73，9，一、（一）、重点掌握【201604】A会议通知B会议请谏C会议海报D会议证件7正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的P75，9，一、（二）、掌握A文书 B通告C档案 D合同8. 会议文件资料清退要统一制发清退文件的P76，9，一、（三）、了解A样稿 B审批件C下发文件 D目录9将会议文件加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案，指的是 P77，9、一、（三）、了解A立档 B立文C立卷 D归档二、多项选择题1会议活动日程的要素包括P70，9，一、（一）、重点掌握A时间 B地点 C内容D参加人 E负责人2. 大中型会议需要制作的座次标识用品包括P75，9，一、（二）、掌握A名签卡片 B路标 C座次图表D指示牌 E签到簿3. 会议绩效考核标准具有P77，9，一、（三）、了解A差异性 B非统一性 C完整性D协调性 E比例性三、填空题1在主席台的桌上，于每个座位的 放置姓名台签。P73，9，一、（一）、重点掌握2正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的 。P75，9，一、（二）、掌握3会议文件资料清退要统一制发清退文件的。P76，9，一、（三）、了解4会议总结工作要以科学的 标准为指导。P77，9，一、（三）、了解【201704】四、名词解释1会议议程P69，9，一、（一）、重点掌握2会议日程P70，9，一、（一）、重点掌握【201704】3立卷P77，9，一、（三）、了解【201604】五、简答题1.简述会中服务事务的内容。P74，9，一、（二）、掌握2简述会议记录的内容。P75，9，一、（二）、掌握六、应用题1案例分析P72，9，一、（一）、重点掌握【201604】电商公司最近成功举办了“购物节”，实现了销售额和利润的双丰收，现准备召开庆功表彰大会。办公室主管事先来会场检查，发现秘书小杨安排的座次有问题。小杨按一般的礼仪规范，右为尊，将董事长的位置安排在前排最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。请指出秘书小杨安排的主席台座次的不当之处，并予以纠正。2案例分析P72，9，一、（一）、重点掌握临近年末，公司准备召开企业年会，全体公司领导出席，由办公室负责布置会场。开会之前，办公室李主任事先到会场进行检查，发现秘书小刘安排的主席台上的领导座次存在问题。小刘将董事局主席的位置安排在最右边，依次是首席执行官、首席运营官、首席财务官等，所有领导按职务高低从右向左排列。请分析指出秘书小刘安排的主席台座次存在的问题并写出恰当的座次排序。3实务操作P71，9，一、（一）、重点掌握【201704】公司是一家大型服装生产和销售企业，公司连续两年超额完成生产、销售任务。为了答谢广大客户对公司的支持，公司决定于2015年12月10日15日召开2015年度客户联谊会暨2016年产品订货会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定2016年产品订购情况。假如你是总经办秘书，请拟写一份会议通知，要求格式正确，内容清晰、准确。课题10 日常信息管理一、单项选择题1.信息传递使用频率最高的形式是P88，10，一、（三）、了解A信件 B通知 C新闻稿 D传阅单2通常在一些数量有限和需要特殊信息的人之间的传递的是（D）。P88，10，一、（三）、了解A短信 B微信 C电话 D信件3通信的简化书面表格是指P89，10，一、（三）、了解【201604】A声明 B书信 C备忘录 D传阅单4. 语言传递是将信息转化成语言传递给 P89，10，一、（三）、了解A信息需要者 B信息发出者 C信息制造者 D信息接受者5. “将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程”指的是 P91，10，了解A信息制造 B信息编辑 C信息收集 D信息反馈二、多项选择题1信息传递的方法有P89，10，一、（三）、了解【201704】A语言传递 B文字传递 C电讯传递D可视化辅助物传递 E邮寄传递2信息反馈的方法有P91，10，一、（三五）、了解A纵向反馈 B广角型反馈 C连续型反馈D系列型反馈 E横向反馈3. 秘书人员电讯传递的途径有P89，10，一、（三）、了解A电视 B电话 C传真D电子邮件 E广播三、填空题无四、名词解释1信息 P83，10，了解【201604】2信息工作 P83，10，了解3. 信息筛选P86，10，一、（二）、掌握4. 信息分类P86，10，一、（二）、掌握5. 信息校核P867，10，一、（二）、掌握6信息反馈P91，10，了解五、简答题1简述信息筛选的工作程序。P87，10，一、（二）、掌握2简述信息分类的方法。P87，10，一、（二）、掌握3简述信息校核的方法。P88，10，一、（二）、掌握4. 简述信息利用的内容。P91，10，一、（六）、掌握六、应用题无课题11 日常文档管理一、单项选择题1分发包括封装与P99，11，一、（一）、重点掌握A登记 B用印 C签发 D发送2. 收文登记的范围应当是P100，11，一、（二）、了解A全部文件 B重要文件 C一般文件 D审核文件3. 在收到下级单位上报的需要办理的公务文书时，秘书部门应当进行P100，11，一、（二）、了解A审核 B校验 C签发 D评估4. 文件接收阶段的最后一个环节是P101，11，一、（二）、了解A批办 B分发 C签发 D审核5平时文件整理要注意及时收集与P103，11，一、（三）、了解【201704】A调研分析 B摘抄登记 C拍照备忘 D定期检查二、多项选择题1编制分类方案时，类别的编制方法包括P103，11，一、（三）、掌握A按厚度分类 B按保管期限分类 C按组织机构分类D按问题分类 E按习惯分类三、填空题1文件的审核指送负责人签发前，应当由 进行审核。P98，11，一、（一）、重点掌握四、名词解释1. 缮印P98，11，一、（一）、重点掌握2. 签收P100，11，一、（二）、了解3. 分发P101，11，一、（二）、了解4拟办P101，11，一、（二）、掌握5批办P101，11，一、（二）、掌握6承办P102，11，一、（二）、掌握7催办P102，11，一、（二）、了解【201604】五、简答题1. 简述文件在缮印时的注意事项。P98，11，一、（一）、重点掌握2简述发文登记的内容。P99，11，一、（一）、重点掌握3. 简述日常文档归整的内容。P102，11，一、（三）、掌握4. 简述常用的文档复式分类方法。P103，11，一、（三）、掌握六、应用题1. 案例分析P103，11，一、（三）、掌握【201704】某公司作为进出口公司，产品销路非常好，并与外商签订了很多合同。在日常管理中，总经理办公室始终注意各种文件材料的收集归档和科学管理：确定了商务文件归档范围；明确了档案分类方案和信息分类方法；定期对秘书人员进行档案工作技能培训；建立了各项档案管理制度。在总经办秘书的努力下，公司的档案门类齐全，既有供货合同档案、购销合同档案，又有用户档案、经营档案，并对所有档案进行了有规则的整理。公司还专门设立了档案室，配备了档案密集架以存放档案，在房间中配置了空调、防火设备等保管设施。凡是与公司签约的客户，公司都建有档案，并据此为客户提供经常性、全方位的服务。在产品销售过程中，一有打算不按合同办事的，公司就及时拿出合同档案，发挥档案的凭证作用，有效地保护了企业的利益，保证了企业的经济效益。请分析该公司日常文档管理的可取之处。课题12 上司约会管理一、单项选择题1安排好约会后，需要对上司、对方及有关人员进行适时的P110，12，一、（三）、了解A登记 B走访C提醒 D拜访2重要而紧急的约会，应当安排在P110，12，一、（一）、重点掌握【201704】A间隙时间 B下午 C最近的时间 D周一3秘书人员为上司安排约会时，不要随便打乱上司的P110，12，一、（二）、掌握A出差工作 B走访工作C常规工作 D临时工作二、多项选择题无三、填空题1. 重要而紧急的约会，应当安排在 的时间。P110，12，一、（一）、重点掌握2秘书人员为上司安排约会时，不要随便打乱上司的 工作。P110，12，一、（二）、掌握3. 在安排上司的约会时，应该根据约会的 妥善安排。P110，12，一、（三）、重点掌握4约会变更可能是对方原因，也可能是 原因。P111，12，一、（四）、掌握【201604】四、名词解释无五、简答题1.简述约会安排的注意事项。P110，12，一、（二）、掌握答：（1）尽量不要在上司外出返回的当天安排约会；（2分）（2）尽量不要在周一上午或周五下午及节假日后安排约会；（2分）（3）不要在周末假日或对方休息日安排约会；（1分）（4）尽量不要在临近下班时安排约会。（1分）六、应用题1实务操作P111，12，一、（四）、掌握秘书小张的上司已经定于今天下午3:00约见客户杜先生，小张已经做好了双方的约会安排。今天，刚一上班，上司来电话对小张说，今天下午临时有重要的事要出差，今天下午与杜先生的约会取消。假设你是秘书小张，你该如何处理此事？课题13 开放参观管理一、单项选择题1企业欢迎社会各界人士、社区公众等有组织地到本企业的工作场地观光和考察，指的是P113，13，了解A企业公关 B公众旅游 C开放参观 D社区服务2参观路线应当有明确的P114，13，一、（一）、掌握【201604】A导游 B提醒 C路标 D地图3确定邀请对象名单之后，就应当制发P114，13，一、（一）、掌握A通知 B文件C请柬 D报告二、多项选择题无三、填空题1. 开放参观是指企业欢迎社会各界人士、 等有组织地到本企业的工作场地观光和考察。P113，13，了解2参观活动最好安排在有 意义的特殊日子。P113，13，一、（一）、掌握【201704】3确定邀请对象名单之后，就应当制发 。P114，13，一、（一）、掌握4. 参观路线应当有明确的 。P114，13，一、（一）、掌握5. 开放参观活动中听取企业人员的 已经成为必不可少的环节。P115，13，一、（一）、掌握四、名词解释1开放参观P113，13，了解五、简答题1简述企业开放参观的内容。P114，13，一、（一）、掌握六、应用题无课题14 接待事务管理一、单项选择题1按接待的准备程度划分，接待工作可分为有约接待和P120，14，一、（一）、了解A定时接待 B定员接待 C无约接待 D内宾接待2迎接、执行客人要做到P122，14，一、（二）、掌握A2S B3SC4S D5S3. 涉外迎送时发出邀请的通常是（D）P127，14，一、（六）、掌握A第三国 B对方国 C举办国 D东道国4. 涉外迎送时发出的邀请，一般采用（B）P127，14，一、（六）、掌握A邮件形式 B书面形式 C电话形式 D网络形式二、多项选择题无三、填空题1如果外宾接待活动频繁，应当配备 接待人员。P120，14，一、（一）、了解【201704】四、名词解释1接待工作P119，14，了解【201604】2有约接待P120，14、一、（一）、了解3. 无约接待P120，14、一、（一）、了解4. 内宾接待P120，14一、（一）、了解5. 接待规格P125，14一、（四）、重点掌握五、简答题1简述接待前的准备工作。P122，14，一、（二）、掌握【201704】2简述团体接待计划的主要内容。P125，14，一、（四）、重点掌握【201604】六、应用题1案例分析P123，14，一、（三）、重点掌握一天，有位客人一上来就说要找经理，虽然约见日程安排中并没人此人的姓名，可新来的前台秘书小王一听他说有急事，就赶紧带他会见经理。这下可是闯了大祸，原来这位客人是一位上门推销的推销员，而经理当时正在筹备股东大会，非常繁忙，根本没有时间约见他，可他却缠着经理说上了半个小时，这样一来，经理的工作就给耽搁了。事后，经理狠狠的地批评了小王。请结合案例分析小王在接待工作中的不当之处，应该如何改进？课题15 差旅事务管理一、单项选择题1秘书人员为上司安排差旅事务，首先要选择P133，15，一、（一）、了解【201604】A随行人员 B宾馆 C交通工具 D餐厅2秘书人员订票通常可以采用P134，15，一、（二）、了解【201704】A邮件方式 B现场方式 C电话方式 D中介方式3旅行计划通常的表现形式是P135，15，一、（六）、掌握A照片 B视频C表格 D文本二、多项选择题1差旅费用一般包括P134，15，一、（四）、了解A往返交通费 B住宿费 C餐费D活动经费 E购物费三、填空题1. 秘书人员为上司安排差旅事务，首先要选择 。P133，15，一、（一）、了解2. 差旅费一般包括往返当地的交通费、住宿费、餐费及其他可能发生的 。P134，15，一、（四）、了解3旅行计划通常用 形式表现。P135，15，一、（六）、掌握【201604】四、名词解释无五、简答题1简述准备出差用品的内容。P135，15，一、（五）、掌握2简述旅行日程表的基本内容。P136，15，一、（六）、掌握六、应用题无课题16 宴请事务管理一、单项选择题1最高规格的公务宴请活动是P141，16，一、（一）、了解【201704】A家宴 B国