医药公司信息管理系统设计.doc

企业信息管理课程课题名称：医药公司信息管理系统设计方案课题组长：李颂恩专 业:03秋工商管理时 间:2004年11月12日医药公司信息管理系统开发本课程设计是以一个医药公司的信息化为研究、设计对象，对医药公司信息系统的建设进行了可行性分析，并对库存管理子系统进行了调研和用户需求分析，并以企业信息部门的身份编写本文。1 可行性分析报告1.1 项目背景信息技术的应用已经涉及各个领域，企业信息化是大势所趋。作为有一定规模的医药公司，我公司能否适应新时期的发展，信息化建设水平将起重要作用。通过企业信息系统，有效进行客户关系管理、采购管理、销售管理、库存管理、财务管理等，挖掘客户、及时了解市场动向，为企业高层领导决策提供数据。目前，我公司各个部门都配备了电脑，并使用一些管理信息系统，这些系统在过去的几年中确实发挥了较大作用，但是相对落后，存在一些不足：1、 各部门的管理系统都是独立的，数据无法共享。2、 技术相对落后，设计存在缺陷，难于维护。3、 随着业务的不断发展，相当多的功能已经不能满足业务处理需要。因此，公司领导和信息管理部门经过讨论分析，认为有必要重新对公司的管理信息系统进行设计和开发，以满足业务处理需求。1.2 项目目标本项目目标是：整体规划公司的信息化建设，整合各个部门的信息，用8个月左右的时间，建立基于WEB医药公司管理信息系统，使之满足当前业务处理和公司管理需求的信息系统，考虑今后几年的变化，系统必须具有较好的可扩展性和灵活性。实现各部门的信息共享、向整个企业提供一致的信息、各部门业务办理的电脑化，为领导决策提供综合查询和统计。 从而提高办事效率，提高经济效益，提高企业发展后劲，提高企业竞争力。1.3 可行性分析本项目建设是根据公司领导关于企业信息化的要求立项，作为本年度公司信息系统建设的重要任务，为了保证项目的顺利建成，减少风险，在项目进行之前进行可行性分析。1.3.1 项目建设必要性从目前公司的情况看，现有系统已经不能满足业务需要。按照公司的规划，公司将加强合同跟踪、库存管理和进行销售统计分析市场，为领导决策提供依据， 因此有必要重新规划公司的信息系统，这也是整个行业的发展趋势，是企业发展的机遇，通过建立有效的信息系统，增强企业竞争力。在信息化方面，公司领导和信息部门层考虑过购买商品化产品，但是经过调研，发现市场上的商品化软件难于满足公司的所有业务，需要开发定制软件系统。1.3.2 总体需求分析总的来说，本次信息化的主要需求如下：1、 建立统一的客户资料档案，包括供应商和客户，对客户档案进行管理。2、 建立客户信用档案，包括合同执行情况、回款情况、退货情况、供货及时性等。3、 建立药品目录，进行统一编码，药品编码参考有关国家或国际标准。4、 对公司的主要业务环节实现电脑管理，包括库存管理、销售管理、采购管理、财务管理，各业务部门共享基础数据及相关的业务数据。5、 按月统计销售情况，及时了解各种药品的销售和利润，掌握市场动向以及药品随季节变化的需求变化。6、 控制采购成本，按月统计采购费用，并与销售利润做比较。7、 对库存量进行管理，设置预警机制，库存量不足则提示采购，并根据前3个月的销量和前2年同期的销售情况初步计算进货数量，作为采购参考；库存超过上限则提示积压警戒。8、 数据分析，能够对某一时期的销售情况进行分类统计，并与历史同期进行比较，为领导决策提供依据。1.3.3 技术可行性分析目前此类系统的发展趋势是：系统结构正从C/S结构转向B/S结构。基于web的应用已经很成熟，实现这种系统的技术包括java技术的jsp和基于微软技术的asp，任何一种技术在国内外都有很多的成功案例。基于web的系统有以下好处：1、采用浏览器作为标准客户端，实现客户端的零安装和零维护，减少了大量的维护工作。2、 务处理都在服务器进行，业务逻辑的变化不影响客户端，系统容易升级。只要系统架构设计合理，系统具有良好的可扩展性。3、 据安全性更好。在基于C/S的结构，每个客户端都必须建立一个数据库连接，而在B/S结构下，客户端不能直接连接到数据库，而是直接登陆到应用服务器，由应用服务器管理数据库连接，因此数据更加安全。许多人认为web系统的安全性不足，研究表明，其实系统安全的70%来自管理制度的缺陷，而对系统的攻击80%来自企业内部，也就是说，严格的管理和内部安全控制可以较少大部分的安全问题。在外部安全上，通过安装防火墙、漏洞扫描和入侵检测系统，保证系统不受外部攻击。在内部安全上，加强管理、规范操作，对每次登陆、业务操作记录日志，防止内部攻击和破坏。对于重要的数据，采用SSL加密传输。 管理信息系统的建立需要很大的工作量，公司的信息部门没有足够的人力去实施，必须通过社会上专业的公司帮助我们建立，可以通过招标的方式选择承建单位。1.3.4 经济可行性分析建立管理信息系统，必须有足够的资金保证。在这方面，公司领导和信息部门已经进行了多次讨论，制定了预算，并列入了今年的总预算，项目在实施之前，还要制定更为详细的费用使用计划，包括设备采购、软件开发、系统实施等费用。从预算看，在整个公司预算比例不大，不会对公司财务造成太大影响，从投资分析看，这种预算是可行的，具体的投资回报分析将在后面详细分析。1.3.5 公司管理可行性分析本项目是公司本年度的重要项目之一，公司已经安排一名副总经理直接负责人，并组建了项目组，成员包括信息部门的人员、各业务部门的业务人员等，从组织上保证项目的顺利实施。另外各业务部门在使用了原先的信息系统后，已经认识信息系统的重要作用，各部门均表示支持本项目的建设。但是在系统的建设过程中，会对正常的业务开展有一定的影响，包括业务调研、部分流程改造、系统测试和试运行等，都会给业务人员增加一定的工作量，需要进行有效组织协调。部分业务流程的调整可能设计岗位的调整，但这种情况很少，应该不会造成冲击。按照分析，项目周期为8个月，实施计划参考了专家建议，按照项目管理方法进行管理减少工期和管理上的风险。任何项目都存在风险，以下是本项目的风险分析：序号风险说明概率降低风险的策略1需求风险很高采用建模及原型迭代方法增加有效沟通，业务人员参与需求获取和定义2时间风险较高软件项目管理不好经常延期，采用合理开发体系和成熟技术，降低开发复杂度，保证资源按时到位3成本风险中等利用现有成果，开发队伍少而精，提高沟通效率和开发效率4技术风险较低评审开发技术架构；培训开发人员5管理风险较低明确项目制度，争取公司管理层的大力支持6人力资源中等清晰项目和任务管理，明确职责，提高效率；合作，稳定团队7质量风险较低加强SQA活动，重视阶段评审1.4 平台和设备选择系统运行平台是管理信息系统的基础和环境，是系统的重要组成部分。必须认真选择系统平台，让系统发挥最佳效益。1.4.1 系统平台的选择原则1、 实用性：系统基于目前的需求，也要考虑未来几年的发展变化和需求，但也不能只追求先进和超前，必须符合实用性的原则。2、 扩展性：公司这几年的发展比较快，系统要易于扩展，便于升级。3、 维护性：随着系统规模的增大，其复杂程度也将增加，系统要易于维护，可选择的维护工具要比较多。4、 总体价格适中，充分利用现有设备。1.4.2 产品选型1、主机选择 按照公司业务规模，服务器主机可以采用小型机或者高档PC Server，为了能够利用现有的设备，选择PC Server更好一些，随着业务发展，可以进行集群，扩大规模。对于操作系统，可以选择Unix、Linux和Windows，考虑到信息部门的技术力量和Window平台的管理维护工具较多，建议选择Windows 2000 Server，作为主机操作系统。公司原先有2台服务器，可以再购买2台服务器，作为数据库服务器主机，另一台可以作为内部Web服务器主机（内网），运行公司内部管理信息系统，原先的一台服务器作为数据库备份机，另外一台作为外部Web服务器（外网），用于运行公司网站系统。2、数据库服务器选择在windows操作系统上，可选择的数据库也较多。包括Oracle、微软的SQL Server以及IBM的DB2 for Windows等。原先系统一直使用SQL Server ，信息部门的技术人员都很熟悉SQL Server，按照我们的系统规模，SQL Server 2000也能胜任，因此可以选择SQL Server 2000作为数据库服务器。3、web服务器选择Windows 2000 Server 的IIS 是一个支持Asp的web服务器，与操作系统结合得很好，可以充分利用系统资源。1.5 ROI分析1、 投入预算 按照预算，公司投入的设备采购大约25万元，包括主机、交换机、打印机等。在软件开发方面，需要投入30万元，在操作系统和系统软件上，需要投入10万元，还有项目管理和实施费用，需要10万元，风险预备金15万元。除了直接投入，项目建设也会增加业务人员的额外工作，员工需要一定的加班，估计费用在10万左右，因此，总预算100万元。2、 效益分析尽管项目建设的费用比较高，但是系统建成投入运行后，预期效益也是明显的。直接效益：（1） 减少人工操作，减少差错，加快开单、出货、配送速度，提高效率，减少浪费。（2） 有效管理客户和商品，使销售部门更加及时了解市场，方便与客户签订合同、跟踪合同。（3） 库存更加合理，减少商品占有库存的时间，提高库存利用率，减少缺货情况的出现，增加销售额。综合各部门的讨论和相关统计数据，如果系统达到计划的要求，系统使用后1年可以增加利润（包括提高销售额和降低成本）58，即3050万。间接效益：（1） 规范了业务和操作。（2） 提高公司市场形象，有利于品牌的形成。（3） 公司领导及时了解营业情况和市场情况，有利于组织公司经营。从直接经济效益和间接效益看，本项目在ROI方面是可接受的。1.6 可行性分析结论和建议本项目经过上述可行性研究，可以得出以下结论：1、 本项目可以实现公司内部的资源共享，建立统一的客户档案和药品档案，实现业务处理电子化、规范和优化业务流程，提高工作效率，加快出单能力，为各业务部门和公司领导提供综合查询和统计报表，为决策提供数据支持，提高企业竞争力。2、 基于web的管理信息系统是可行的，与C/S结构相比，这种结构可以扩展性和维护行更好，减少了大量的维护工作。3、 公司领导和业务部门都支持本项目，并组建了项目组，项目在管理上已经基本做好准备。所以，本项目在经济上、技术上和管理上是可行的，建议进行招标，选择承建单位，制定项目实施计划，同时组织好需求调研和需求分析、争取业务部门更多的参与。2 需求分析说明书本需求说明书主要描述了医药公司库存管理的系统需求。2.1 系统的功能划分库存管理子系统功能结构如下图：库存管理子系统仓库和库位管理入库管 理出库管 理库存量管理配送管 理商品养护量管理上下限设置超限预警过期预警盘点和损溢转仓管理统计查 询2.2 目前业务流程图及说明经过调研，本节描述现有系统的业务流程。质量部质量检验采购部仓库入库登记核对商品清单1、进库流程：2、出库流程提货请求销售部仓库出库登记订单处理检查库存分拣其他流程相对简单，属基本信息登记类，在此没有流出流程，在功能说明中直接描述。2.3 新的业务流程图及说明在新的系统下，各部门的数据是互连互通的，保证数据的一致性，因此需要对部分业务流程进行调整。1、进库流程质量检验采购部仓储部入库登记核对商品清单查询采购合同质量部修改合同到货情况2、出库流程提货请求销售部仓库出库登记订单处理检查库存分拣查订单配送安排配送登记修改订单状态2.4 系统功能说明本节描述库存管理的各个功能，对于用户管理、商品代码管理、客户管理等系统基本管理功能，作为整个医药公司管理信息系统的基础，是公用的部分，本节不进行描述。2.4.1 仓库和库位管理1、 仓库管理：对各仓库的信息进行登记、管理维护。包括增加、修改、查询和删除。库房种类包括：冷库，阴凉库，常温库。仓库信息包括：仓库编号、仓库名称、仓库类型、仓库用途、仓库地址、仓库负责人、仓库说明。2、 库位管理：对各仓库的货位进行管理，便于更有效的进行药品入库和分拣配送。库位编号规则为：楼（东、西） 堆位（n） 楼层（n）货位（n）（n=1,2）。2.4.2 入库管理入库管理功能包括：查询采购合同（单）以核对货物清单、入库登记、修改合同到货情况。1、 查询采购合同：按照供应商、合同编号查询采购合同，用于核对当前到货的清单是否一致。2、 入库登记：登记本次入库内容，修改各仓库各库位库存量，如果某商品库存数量超过库存上限，则提示采购部、销售部和仓管部该商品有积压的风险。如果需要转仓，需要进行转仓登记。3、 入库完毕，应修改合同到货情况、记录到货时间和数量，如果合同规定的商品全部到货，则做好标志，便于进行跟踪和统计。2.4.3 出库管理出库管理功能包括：订单查询、出库登记、修改订单状态。1、 订单查询：根据客户和订单号查询订单状态和商品数量，以确认是否允许进行配送、出库。2、 出库登记：登记本次出库的商品，同时修改各库位的商品数量，如果某库存量已经低于库存下限，则提示采购部门和仓管部门及时订货。3、 修改订单状态：修改合同执行情况，减少未送货数量，如果全部货品已经送出，则将合同置为全部送出状态，便于销售部门进行统计查询。2.4.4 库存量管理库存量管理功能包括：库存上限和下限设置，超限预警。1、 库存上下限设置：计算机根据前3个月的销售情况和前2年同期的销售情况，计算出商品库存的上下限初步值，作为设置的依据，公司市场研究人员再根据市场研究结果最终设置各种商品的库存上下限。2、 超限预警：当某种商品的库存数量不在其上限和下限之间，则系统必须进行提示。用户也可以查询当前所有处于预警的商品。2.4.5 配送管理为了充分利用运输力量，要求进行合理配送，配送管理功能包括：送货登记，送货反馈登记。1、 送货登记：每次送货前，进行登记，记录所送区域、费用、商品价值、客户等。2、 送货反馈：货物送达客户，需要客户签收和反馈，反馈单回到仓管部门，进行登记，记录货物是否全部送达客户，如果全部送到，则置本次送货状态为完成，如果该合同的全部货物全部送达，则置本合同处于完成状态。2.4.6 商品养护管理仓库的商品需要养护，养护管理功能包括：盘点登记，损溢登记审批，转仓登记，商品过期预警。1、 盘点登记：仓管部门不定期进行盘点，记录各种仓品在库数量、盘点日期、盘点人，损溢情况等。2、 损溢登记审批：商品盘点后，可能会出现损溢，为了保证数据与实际情况的一致性，需要进行损溢登记，并报有关部门进行审批。3、 转仓：为了合理有效利用库位，有时需要进行转仓，需要进行转仓登记，记录转仓目的、商品原库位、商品新库位、原库位放置的商品等。4、 商品过期预警：药品是有保质期和有效期。当库存的某种商品达到保质期或有效期，则系统