时间管理第二象限工作法.ppt

第二象限工作法 工作方法之时间管理 导读 在这个自主承担责任而又以业绩说话的时代 你是否常常觉得时间不够用 常常把 时光如流水 时间就是金钱 挂在嘴边 等到真正体会到而又充满紧迫感时 又不知道如何去管理 利用时间 常常忙忙碌碌却是碌碌而为的结局 常常玩乐闲逛似乎又并没有多开心 留下地只是空虚 这是因为我们不合理懂得管理时间 在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分 第二象限组织法 时间管理 现在我们的经理们 整天也是忙里忙外 上上下下 丢三落四 失魂落魄 但就是不出效率 反而把很多简单的事情复杂化 在公司里经常能看到这些问题 1 电话又响了 急事的 请示的 投诉的 朋友聊天的 都是不得不接的电话 可是 手头上正在写的一个计划 一个上午了 还没写几个字 2 马拉松式的会议已经开了两天了 还没有什么结果 会上你进来他出去 东一句西一句 说着说着就跑题了 有的人在会上长篇大论 表扬与自我表扬 有的人开了半天会 还不知来干什么 还有的 把开会当休息 闭目养神 你们爱发言发言 爱争吵争吵吧 3 整天就象救火车 哪里有火情就马上赶到哪里 真是日理万机 可是这里也救火 那里也救火 天天忙救火 就没有时间静下来想想 火灾 是从哪里来的 公司现状1 公司现状2 时间管理 a 做事情没有轻重缓急和主次之分 经常本末倒置 终日埋头于无关重要的事务上 b 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风 使自己成为下属任务的执行者 大大浪费了自己的时间 c 对下属工作不放心 替下属做工作 结果整天被埋在事务性的工作里 d 上司不定期的召见使下属的时间具有很大的随意性 e 对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完 对于棘手的事情拖延进行 只有通过加班来完成 原因分析 时间管理 第一 没有计划 很多人早上一醒来之后 大脑中模糊地觉得今天有一个什么样的安排 但是没有变成一个很明细的计划 到办公室后就凭着大体的印象开始处理工作 然后 什么事情找到头上来了就处理什么事情 于是一天的工作就身不由已了 第二 眉毛胡子一把抓 经理们的习惯就是觉得每一件事情都很重要 每一件事情都需要完成 为了一件很小的事情 在那儿找资料 打电话求证 反复研究对比 但实际上事后仔细一分析 这件事情对他今天或者这段时间的工作 是无关紧要的 根本不值得花很多时间去处理 有些人也做计划 但他有一个缺陷 就是没有安排优先顺序 时间管理 第三 没有养成良好的习惯 很多人出现身不由已的问题 是因为没有形成一个好的习惯 不会说拒绝 比如 有些人的工作习惯是什么紧急就先处理什么 谁来找就去忙谁的事 结果一天忙下来 给下属干了事 给上司干了事 给同事帮了忙 就是把自己的事搁在了一边 该做的事没做 原因分析 第四 外部的打扰 有研究表明 外部打扰首先是来自于下属 第二是上司 第三是同事 第四是客户 对中层经理来讲 下属对他的打扰是第一位的 什么请示汇报 沟通交流 谈心 做指示啊等等 都在影响着他的时间 如果经理不能很好地指导下属进行时间管理 最后自己就会身不由己 高效时间管理 第二象限工作法 时间管理 时间管理 一 传统时间管理法的核心 以 急 为重低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套 天天处理 急事 天天救火 在焦头烂额的同时 内心深处还会升腾一种 忙 的 成就感 从而也就深陷其中而不能自拔 把本来可以不 急 的事情也逐步转变为 急 事 加上 成就感 作怪 员工是救火队员 干部是救火队长 整个组织就变为救火大队 大家可以仔细想想 救火队能够让财产升值吗 所以 忙是瞎忙 二 高效时间管理法的核心 先轻重 后缓急在考虑行事的先后顺序时 应先考虑事情的 轻重 再考虑事情的 缓急 也就是我们通常采用的 第二象限组织法 用时间管理的方法来探讨 急事 与 要事 的关系 请看四象限图 工作的两种划分方法 1 按照工作的紧急程度划分 例 1 按照工作的重要程度划分 例 四象限划分 数学上四象限划分 对应工作划分 1 第一象限是重要又急迫的事 举例 诸如应付难缠的客户或客户严厉地投诉 危机紧迫的问题事件 上司要求准时完成工作 住院开刀等 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足 而变成迫在眉睫 本质是缺乏有效的工作计划导致本处于 重要但不紧急 第二象限的事情转变过来的 这也是传统思维状态下的管理者的通常状况 就是 忙 2 第二象限是重要但不紧急的事 举例 主要是与生活品质有关 包括长期的规划 问题的发掘与预防 参加培训 向上级提出问题处理的建议 改善沟通能力 照顾自己的身心健康 人脉拓展与管理 收纳管理 培训手下 练习授权 理财投资规划 对身心有益的休闲减压 是否重要 是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定 3 第三象限是紧急但不重要的事 举例 电话 会议 突来访客 吸引注意力的活动 不好意思拒绝的要求 许多不重要的事情 因为它的紧急性 容易让你误以为很重要 其实与你的目标没有什么关联 如果你立即去做 就等于你宝贵的时间被人抢了 你要练习拒绝它们来打断你正在执行的重要事项 4 第四象限属于不紧急也不重要的事 举例 阅读令人上瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 办公室聊天等 简而言之就是浪费生命 所以根本不值得花半点时间在这个象限 但我们往往在一 三象限来回奔走 忙得焦头烂额 不得不到第四象限去疗养一番再出发 这部分范围倒不见得都是休闲活动 因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的 然而像阅读令人上瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 办公室聊天等 这样的休息不但不是为了走更长的路 反而是对身心的毁损 刚开始时也许有滋有味 到后来你就会发现其实是很空虚的 安东尼 罗宾斯在 TheTimeOfYourLife 培训当中的 TimeT