公司流程文件管理规范

1、流程文件管理规范文件编号版本保密等级发出部门发布日期公司管理文件流程文件管理规范发送：抄送：总页数：13页附件：6页主题词：流程、规范、模版文件类别13跨部门口部门内编制人：责任人：审核：批准：文件变更记录j变更日期：版本：变更条款:变更内容简述：责任人：j!I11:iIi1nnwiaimaumimmimiaimaiimHrEaiiij:ii11iwirmrwi“hmv11i11ji1j文件分发清单I分发部门/人i数量签收人|签收日期|分发部门/人tlI签收人E签收日期I流程文件管理规范1. 目的在公司文件和资料控制程序指导下，通过设立流程文件表现形式的标准、规范流程活动的说明描述和流程图的绘

2、制，指导编写、审批的操作，确保公司流程文件的规范化。2. 范围适用于公司所有业务流程文件和质量/环境/HSPM管理体系文件的编制、更新、评审和发布。3. 定义3.1 流程文件：指业务经营活动的过程文件，含质量体系管理文件。强调工作环节、关键衡量指标。3.2 流程图：由有特定含义的图形组成的，有起点终点、并输出特定结果的活动结构图。是对流程的图形化、标准化表述，用来描述在业务过程中的活动、信息传递、主要控制点等。3.3 流程模具：在VISIO绘图中，将绘图图形集合在一起，提供快速图形绘制的工具组。3.4 部门内流程：仅在部门内流通执行，涉及角色/部门不超过三个，且除了流程责任部门外，其他部门承担

3、的只是协助、提供输入、接受输出等职责的流程。3.5 跨部门流程：流程涉及到超过三个以上的角色/部门，这些角色/部门在流程中各自承担部分工作职责。3.6 一个完整的流程发布由四部分文件组成：3.6.1 文件发布评审表3.6.2 流程说明文件3.6.3 流程图（视实际情况）3.6.4 附件：表格/模板（视实际情况）4. 职责4.1 文件编制人4.1.1 负责文件的编制、更新、会签及作废申请等相关事宜；4.2 文件责任人4.2.1 配合流程管理部门，负责对该文件的执行状况进行测评、监控，并及时根据执行情况提出优化意见，必要时对文件版本进行更新。4.2.2 组织相关业务部门代表对文件或流程进行业务评审

4、，确认文件的关键活动及角色职责。4.3 分类归口管理执行人4.3.1 负责审核文件的符合性，协助文件的发布、测评、监控、优化等工作。4.3.2 负责根据文件分类、编码规则分派文件和表单记录的编号，并设立记录清单。4.3.3 发布分管的分类文件，并记录。4.4 文件审核人，批准人部门经理：负责审核文件内容的准确性、合理性和过程的逻辑性。流程文件管理规范质量部体系专员：主导体系文件的管理，负责对文件体系方面的要求进行审核。流程部专员：负责审核跨部门流程文件的完善性。总经理/管理者代表：负责对文件的发布最终的批准。5. 工作程序5.1 文件的命名文件名必须准确、唯一，实现文件清晰、有效的识别。体系文

5、件统一命名为XXXg序,流程文件命名为XXX流程,体系与流程相融合的部分命名为XXX流程。5.1.1 流程标题的命名：每一份文件都需要建立一个流程标题，标题命名为：编号+文件名+版本,示例:COP-BP-0001_文件与资料控制程序V4.0。5.1.2 流程说明文件的命名：流程说明书命名格式为“编号+XXX流程说明+版本，示例：COP-BP-0002_XXX程说明V1.05.1.3 流程图的命名：流程图命名为“编号+xxx流程图+版本”，与流程说明保持一致。示例：COP-BP-0002_XXX程图V1.05.1.4 流程附件的命名：流程附件命名格式为“附件编号+附件XXXX,附件没有编号时，可

6、省略不写。示例：QR-BP-0001-00_文件申请单或附件1_文件申请单。5.2 文件的编号文件发布前，由责任部门向归口管理部门申请文件编号，归口管理部门应按文件分类编号管理规范的编码原则给出相应编号，并记录。5.3 文件的编制与更新5.3.1 根据实际工作需要，各部门对所需要的文件进行编制。文件在实际运行过程中，发现有误或不适用时，责任人应及时进行更新，将更新内容记录在文件封页记录表中，同时升级文件版本，并申请发布新版，回收旧版。5.3.2 若需编制或变更的文件涉及二个或以上部门，责任部门先向流程部提出文件编制或变更需求，说明原因及内容，流程部将进行确认，并视情况组织协调，符合条件后，申请

7、部门按所申请内容进行编制或变更。5.3.3 文件的更新由以下人员进行：5.3.3.1 文件原编写人、责任人或审核人。5.3.3.2 若原编写人/更新人已离职或转岗，由接替其工作的人员更新。5.3.3.3 接替离职或转岗人员的主管。5.3.4 流程文件编制要求5.3.4.1 流程说明编制要求编制时，使用MICROSOFWOR昨为流程说明文件的工具；使用MICROSOFTVISIO软件作为制图工具；使用基本流程模具作为流程图绘制标准模具；流程文件管理规范使用流程图模板流程说明文件模板为编制或变更模板。流程说明的必备结构如下，对于没有内容的部分填写“无“。第一步骤：”1.目的”；编写该流程的目的和意

8、义。第二步骤：”2.范围”；本流程适用于一些什么样的业务或者群体或除外要求。第三步骤：”3.定义”；对于流程中提到的一些业务名词/术语/现象做出解释。第四步骤：”4.职责”；流程中涉及到的各个部门或岗位所承担的责任和工作内容。第五步骤：”5.工作程序”；5.1 与其他流程接口关系；5.2 输入；5.3 输出；5.4 流程图；5.5 流程活动说明；5.6 衡量指标；5.7 补充说明；第六步骤：”6.参考文件”；第七步骤：”7.附件”；流程文件结构的具体填写要求参见附件流程说明文件模版。5.3.4.2 流程图编制要求5.3.4.2.1 跨功能流程图的要求跨功能流程图：按职能部门或者角色设定，分配流

9、程中各项活动，分横向和纵向两种绘制格式。横向格式：左边竖列为角色/职能域，右边为功能（活动）域。流程文件管理规范纵向格式：上面横列为角色/职能域，底下为功能（活动）域。流程文件管理规范1）流程图中引用的图形是标准化的，其含义在模具中预先定义。请参阅流程图模版。2）流程图的绘制步骤，请参阅流程图绘制与模具说明。3）流程图右下角要填写流程图框。包含“流程文件编号”，“流程名称”“版本”，“编写（责任人）”，“审核”，“批准”，“发布日期”信息。5.3.4.2.2 流程图中活动编号的要求1）在流程图中使用连续的流水码来进行活动编号，启动信息或需求编号为000,活动信息编号从001开始，按照活动顺序依

10、次为：001、002、003、011若有同时进行的流动，编号为002-1,002-22）编号置于活动描述上方（如图）5.4 文件的审批文件编制或更新完后，须按照文件与资料控制程序的要求进行审核与批准.填写文件发布评审表，组织相关评审.5.4.1 流程类文件由部门经理进行审核，运营流程部进行复核，总经理/管理者代表做最后的批准.5.4.2 体系类文件由部门经理进行审核，体系部进行复核，总经理/管理者代表做最后的批准.5.5 文件的确认5.5.1 文件归口管理部门接口人收到各部门送来的文件后，应确认文件格式、版本、页数、会签状况、文件清晰程度、文件编号等内容，若符合要求，则接收并予以登记，若不符合

11、要求，则退回编写部门.5.6 文件的发布5.6.1 文件归口管理部门接口人确认纸质文件符合条件后，通知制定部门提交文件电子档，编写部门在提交电子档的同时，应抄送给所在部门的最高主管.5.6.2 文件归口管理部门需确认电子档与纸档原件是否相同，确认合格后，准予发布。目前此文件归口管理部门指运营流程部。5.6.3 发布方式：透过邮件系统发布到指定发放范围并将文件及时储存至规定的公司服务器目录下，并将旧版本文件与新版本文件分开放置，旧版文件仅供参考。5.6.4 文件管理部门在完成文件发布后，应及时记录至文件发布清单，建立完善的发布文件存档备查机制。流程文件管理规范5.6.5 文件管理部门接口人应结合文件保密要求和存储服务器的要求，设定查询修改权限.已经发布的文件，只有文件管理部门有全权权限，其他人员不得修改。5.6.6 文件管理部门需备份发行文件的电子文件，以防止文件丢失或以备更新时使用另外应分类保存发行文件的原件。5.7 新版文件发行后，旧版文件立即作废.5.8 文件发行后若未进行更新，最长两年内须进行一次评审（开始日期为新版文