广交会志愿者招募策划书.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除 第115届广交会志愿者招募策划书广东工业大学青年志愿者协会二零一四年四月 目录一、活动背景.3二、活动目的3三、活动主题3四、活动时间3五、活动地点3六、活动对象3七、活动形式3八、活动安排4-5九、物资预算6十、人员安排6-7十一、应急方案 7十二、附录（宣传方案及报名表）7-8一、 活动背景：中国进出口商品交易会，又称广交会，创办于1957年春季，每年春秋两季在广州举办，迄今已有55年历史，是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多且国别地区分布最广、成交效果最好、信誉最佳的综合性国际贸易盛会。广交会以进出口贸易为主，贸易方式灵活多样，除传统的看样成交外，还举办网上交易会，开展多种形式的经济技术合作与交流，以及商检、保险、运输、广告、咨询等业务活动。来自世界各地的客商云集广州，互通商情，增进友谊。二、 活动目的志愿者的微笑就是广州最好的名片，我们应当踊跃地去当广交会的志愿者，用热情的微笑、细致的服务让海内外客商感受广州人民的淳朴善良、热情好客，让广交会会因为青春的力量而更加绚丽多彩。三、 活动主题：广交会志愿者招募四、 活动时间：2014年4月9-10日（周三、周四） 五、 活动地点：简易篮球场高场、课室六、 活动对象：广东工业大学龙洞校区全体学生七、 活动形式：摆摊、面试8、 活动安排 活动负责人：1、 前期准备时间事项人员安排总负责人4月1日起开始进行微博宣传网编部张惠萍4月3日晚7点前上交策划书活动部凌玉平4月1-3日确定摊位（9号摆摊宣传）、所需课室（6间中型）的申请、喷画（8号）、海报（8号）的批条；将申请到的教室号及安排告知网编部办公室翁泽帆4月4日前各部门确定去面试官名额5个，并告知办公室（罗志672703）各部门各部门部长4月4日确定面试官人员名单（面试官一定要参加培训），并给招培部名单黄志684632车金619392刘家669600办公室翁泽帆4月4日拉取广交会宣传传单（2000份）和喷画的外联公关部何启欣4月5日完成喷画模板的设计，并交与公关部网编部张惠萍4月6日完成传单模板的设计，并交与公关部4月6日完成9、10号摆摊和面试的人员安排并上传公布；准备工作人员安排表、签到表办公室翁泽帆4月7-8日打印人员安排表、签到表办公室翁泽帆4月7日前准备相关面试问题招培部罗炜滨4月7日晚面试官培训会（强调评分标准）4月7日完成海报、指引牌制作宣传部郑晓楠4月7日将交与校外制作的喷画取回公关部何启欣4月8日将交与校外打印的广交会宣传传单取回；公关部何启欣4月8日早挂喷画办公室翁泽帆4月8日早挂海报，规格2A0（内区一张海报）宣传部郑晓楠4月8日（暂定）申请广交会志愿者培训所需教室，并告知招培部办公室翁泽帆4月9日各部门确定去广交会做志愿者的名额1个，并提交给招培部黄志684632车金619392刘家669600各部门各部门部长4月9日摆摊宣传各部门各部门部长4月10日志愿者面试；确定人员，核对资料，并通知招培部罗炜滨4月11-12日整理资料，核对资料，发布名单招培部罗炜滨4月12日通知志愿者培训招培部罗炜滨4月13日（初定）广交会志愿者培训广交会相关人士4月14-17日联系包车；志愿者分组招培部罗炜滨4月15日确认志愿者服务名单；4月16日通知各位志愿者分组情况及相应组长联系方式4月18日中午内部人员（小队长）培训；通知志愿者集合时间地点招培部罗炜滨各部门例会强调志愿者招募的相关细节问题各部门各部门部长4月19日下午广交会服务招培部罗炜滨4月20日记录广交会志愿者服务时间招培部罗炜滨2、活动中期内容详细安排注意事项摆摊时间：4月9日要求：工作人员要穿会服、佩戴工作证工作流程：6:30am：集中并带齐物资（笔、报名表）并安排人手在内校道占好位置。6:15am7:15am:布置摊位，并且把批条黏在桌子上，确定在7点把所有布置工作弄好。7:00am:摆摊正式开始。宣传时要说明广交会志愿服务时间是周六下午做好交班的工作，提前通知换班人员提早到。网编部负责对活动全程进行记录，包括：照相、微博、新闻稿等。6:30pm:收摊，当天点清楚物资后把桌椅归还，横幅和海报取下来给宣传部并搞好卫生。告知如何填写报名表时说明志愿时系统的大致意思，避免面试者误会为是否记录志愿时长招募人数约30人；当天不收报名表，在面试期间接受现场报名；广交会会提供时间证明、机构也会提供实践证明；到时候要交X元左右的车费（志愿活动结束后会有Y元的车费报销），志愿服务完成后自行回校；注：此数额尚不明确在志愿活动过程中，会提供一份下午茶；无餐补会有志愿者的培训，而且培训是一定要参加的；成功通过面试的志愿者，在广交会志愿服务那天一定要出席，不能请假。报名表并不需要交，面试当天直接带到面试现场，面试的顺序按照签到顺序；4月19日下午14:00-19:00为广交会志愿服务时间面试时间：4月10日 12:30pm-14:00pm（签到组、指引组提前30分钟到）14：00截止签到地点：教学楼（课室未确定）两个为等候室，四个为面试室，每个面试室有四个面试点；每两间面试室对应一间等候室，两间等候室同时签到同时安排面试要求：工作人员要穿会服、佩戴工作证，能早到的一定要早到，早到的一定要把所需签到表带到工作流程：工作人员要尽可能11点30分前到（最好安排3、4节没课的同学），没到的要打电话催。宣传部带起宣传物资到达现场，尽快完成布场，黑板上要写上“校青志广交会志愿者面试招募”办公室的工作人员要带上12份面试问题、12份英语日常用语、12份广交会地图。通知工作人员的相关分组、工作安排及工作地点。秩序组维护好签到、等候的秩序，并解答面试者的相关问题。进入一间等候室的面试者在该间等候室签到，两间等候室独立签到，独立叫号，独立引至等候室相应面试室面试。第一次叫号叫20人（每间等候室叫20人），第二次叫号叫12人（每间等候室叫12人）。（叫号的负责人要叫一个勾一个名字）秩序组把面试者带到相关面试课室，引领组根据面试官的提示，示意面试者进入课室面试。面试官进行大概五分钟的面试，（一组面试官同时面试两位志愿者）在面试过程中，面试官要在报名表上写上对面试者的简单性格分析、表现，优缺点，英语能力等，而且评分标准要更加严格，最后把面试者的简历按照面试结果分类好。每个面试室安排两个部长，若小干不能应付过来就去帮忙一下；工作人员都要注意礼貌问题；面试过程中，网编部安排相关人员对面试全过程进行记录，包括：拍照、微博等；面试官要提前想好自己想要问的面试问题，不要依赖面试问题纸，实在想不到就偷偷看纸上提供的问题，在面试过程中，那张面试问题的纸要放好在抽屉里；根据现场情况改变面试模式。如果人多，就采取两个面试者一起面试的模式，两位面试者一位演客商，一位演志愿者，运用广交会地图（适当时可以用英语）除了考察面试者的方向感之外，还要注意考察面试者的英语口语水平，及面对外商时的反应（即是否有胆量去讲英语）3、活动后期1）10号晚上综合所有面试者的表现，确定通过面试的志愿者，并通知结果。2）分好小组并发飞信（每个小组都要有机构内部的人，并设置其为小组长，每个组长要加自己组员的飞信，并下达通知），把志愿者的资料录入电脑。（招培部）3）整理好志愿者们的联系方式，并制作成通讯录，并打印好通讯录及广交会会场地图。4）志愿者培训大会的召开（志愿者一定要参加）时间（招培部的负责人要和海青协联系确定）初定4月13日地点（办公室负责人申请好课室，组长要尽快通知组员）工作流程宣传部派35个人去教室布场，招培部派2个人负责签到，带上广交会地图80份、通讯录20份，ppt的控制待定；培训的主持人是黄志雄；培训大会结束后，招培部的干事要留下来清理会场并解答相关问题。九、物资预算所需物资数量单价（元）总计（元）备注帐篷1向其他机构借用，一天用一个桌椅2套借用（一天两套）2AO白纸1张22报名表（传单）2000张0.1200留意报名表的数量，不够时要及时去复印喷画一幅100宣传物资（颜料、画笔等）已有透明胶1卷33剪刀已有校青志LOGO及名称板已有广交会地图50份0.15有多备用通讯录20份0.12签到表40.10.4笔自带应急资金50合计362.4十、人员安排1）摆摊开摊4人（一人为宣传部）守摊15人（2人一个班次，中午要多安排人5个左右）收摊5人（3人为最后班次的人员，2人为另外安排）2）面试官培训签到2人主持1人（招培部负责）维持现场秩序及结束后清理现场3人（招培部负责）3）面试当天签到处2人布场组3人叫号组1人引领组3人秩序组3人面试官36人网编部摄影2人机动人员3人4）志愿者培训签到2人派发广交会地图及通讯录1人礼仪8人（4个一组，适当的时候换班）主持1人维持现场秩序及结束后清理现场3人网编部摄影1人十一、应急方案1）天气问题 解决方案：在摆摊时所有的宣传物资会有雨膜。在活动其间严密观察天气状况，如果遇到下雨，小雨就继续进行；如果雨势大就先撤离传单等物品，待雨势小了在继续进行；如果雨势长时间没有改变，就通过其他方式派报名表，例如扫楼。 2）外联资金不足（拉不到外联） 解决方案：公关部要马上和办公室联系，让办公室及时准备机构的资金印发传单、喷画。3）面试当天出现混乱场面 解决方案：每个工作人员要提前了解清楚自己的职责，做好自己的分内事，不要擅自离开自己的工作岗位；面对混乱秩序组的人员要及时安抚面试者的情绪，并让他们耐心等候。4）两间等候室人数不均时，引领组要将之后来的人引领至人少的一间，平衡人数十二、附录1） 宣传方案 摊之前的7天就要开始微博