八大循环内控评估表(good) (1).xls

第 1 頁 共 39 頁 销销售售及及收收款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 1 1 订订单单处处理理作作业业 1客户开立之订单须经核准赊销 O O 确保顾客之信用信息正确 及时1 客户数据建立作业 方予处理 1 可设定该客户是否进行信用管制 客户维持及数据管理暨客户征信管理办法 2 可设定信用额度及可其超出率 以降低客户发生坏帐的 客户维持及数据管理暨客户征信管理办法 机率会计制度 2 信用控制参数设定 1 订单确认时 信用查核超限之处理方式 销货及收款循环核决权限表 I 不检查 II 警告 III 拒绝 2 销货单确认时 信用查核超限之处理方式 销货及收款循环核决权限表 I 不检查 II 警告 III 拒绝 3 可设定信用查核比率 客户维持及数据管理暨客户征信管理办法 LC收状 应收票据 应收帐款 未结账销货 未出货订单 3 客户订单建立作业 客户维持及数据管理暨客户征信管理办法 若该客户设定为须做信用管制 则 于确认时 自动计算该销货及收款循环核决权限表 客户之信用 余额 若 超过额度时 依参数档之设定方式处 理 4 销货单建立作业 若该客户设定为须做信用管制 则 于确认时 自动计算该 客户之信用 余额 若 超过额度时 依参数档之设定方式处 理 2订单之处理正确 迅速 O O 使用最新的售价及库存信息1 客户数据建立作业 可设定取价顺序 A 计价单价 B 标准售价 C 零售价 C 售价定价1 D 售价定价 2 E 售价定价3 F 售价定价 4 G 售价定价5 H 售价定价 6 2 客户订单建立作业 1 依客户数据设定之取价顺序 自动默认价格 避免人为 疏失报错价格而造成公司损失 2 可在线查询该客户购买该项商品之历史交易 记录 3 可在线查询该项商品之现有存量 已受订量及目前库存 可用量 订单预先编号 超过合理期间仍尚未处1 客户订单建立作业 理之订单 定期追踪 可依订单单别设定订单号码之编码方式 可选择按照日期 或月份或流水序时编号 也允许由人工预先编号再输入 2 提供依订单别或商品别或客户别等各种角度 打印预计 逾期出货明货细表 已利订单进度之追踪 向销售员确认订单所载信息 必要时与客 1 提供 销售确认书 Sales Confirmation 供 客户确认并签 户本人联络 回 3只有经过核准的订单才予处理 O O F F 在处理订单之前 先验证订单是否已经1 客户订单建立作业 适当人选核准 提供 订单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能执 行订单确认功能 4凡经核准之订单均经处理 O O 订单预先编号 检查是否缺号1 提供 订单缺号明细表 已确认 以方便与订单凭证核对 检查是否有遗漏未处理之订单 5及时将所有订单送至出货部门 O O 订单预先编号 检查是否缺号同 订单处理作业之 1 4 第 2 頁 共 39 頁 销销售售及及收收款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 2 2 信信用用管管理理作作业业 1客户开立之订单须经核准赊销 O O 确保顾客之信用信息正确 及时同 订单处理作业之 1 1 方予处理 3 3 发发货货运运送送作作业业 1自仓库领出之产品 其品名及数O O 自仓库领取的产品须与客户订单相比对1 销货单建立作业 量适当 注意产品的品名及数量 可依销货单别设定是否须核对订单 若该单别设定须核对 订单 销货时系统将自动控制无订单不可出货 并依订单 号码带出相关信息 以避免人工输入错误 检查产品数量是否不足1 销货单建立作业 1 可在线查询该项商品之现有存量 已受订量及目前库存 可用量 2 若库存量不足时 系统将自动依该库别对存量管制之设 定 显示警告讯息或拒绝确认 2经核准可出货之产品方可运送O O 出货单非经核准 产品不得运出 1 销货单建立作业 出去 提供 销货单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 执行订单确认功能 确认时 系统才自动扣除库存数量 出货前 以产品与客户订单相比对现同 发货运送作业之 3 1 对客户因未订购但却收到产品而出现1 提供 销退单明细表 可选择未对应订单号码者 以方 之退货或对账单之争议 进行监督 便进行查核无订单出货之原因 3凡出货皆予正确记录 且出货凭O O F F 在出货前 拿出货单与客户与客户订单同 发货运送作业之 3 1 证均及时交予应收帐款部门 运出之产品比对 出货单预先编号 检查是否缺号1 提供 销货单缺号明细表 已确认 以方便与销货单凭 证核对 检查是否有遗漏未处理之销货单 4保证客户之订货能及时送达 O O 订单及出货单均预先编号 检查是否缺同 订单处理作业之 1 2 号同 发货运送作业之 3 3 4 4 开开立立销销货货发发票票作作业业 1凡运出之货物 均在适当期间内O O 确认所有出货单均已按时开立发票 且1 销货单建立作业 开立正确之账单 内容正确 提供 自动产生统一发票数据之功能 以满足随货附发 票之需求 2 结账单建立作业 提供 产生统一发票数据之功能 以满足销货汇总开立 发票或其他收入需要开立统一发票之需求 3 提供 已出货未开发票明细表 以供核对出货单是否漏 开发票 2凡出货交易均经核准及开立发票O O F F 审核发票开立与出货单是否有误1 提供 销货发票差异表 以稽核出货单与发票之间的差 且正确记录 凡记录之销货交易 异 均经核准且已出货 定期邮寄对账单给客户 遇有查询或发1 提供 客户对账单 以方便定期与客户核对 帐款 生争议时 进行调查 逾龄之帐款是否查明原因1 提供 逾期应收帐款明细表 以利逾期帐款之催收管理 2 提供 应收帐款帐龄分析表 以评估坏帐发生之机率并 提列坏帐金额 第 3 頁 共 39 頁 销销售售及及收收款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 5 5 应应收收帐帐款款及及记记录录作作业业 1凡出货皆与正确记录 且出货凭O O F F 在出货前 拿出货单与客户户订单运出同 发货运送作业之 3 3 证均及时交予应收帐款部门 之产品比对 出货单预先编号 检查是否缺号同 发货运送作业之 3 3 2凡出货交易均经核准及开立发票O O F F 审核发票开立与出货单是否有误同 开立销货发票作业之 4 2 且正确记录 凡记录之销货交易 定期邮寄对账单给客户 遇有查询或发同 开立销货发票作业之 4 2 均经核准且已出货 生争议时 进行调查 逾龄之帐款是否查明原因同 开立销货发票作业之 4 2 3凡销货退回与折让交易均经核准O O F F 由一位不负责应收帐款的员工核准贷项1 销退单建立作业 且正确记录 凡记录之销货退回 通知单 提供 销退单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 与折让交易皆已发生且经核准 执行销退单确认功能 定期邮寄对账单给客户 遇有查询或发同 开立销货发票作业之 4 2 生争议时 进行调查 4确保应收帐款持续正确且完整 O O F F 确认所有出货单均已按时立帐 并编制1 结账单作业 销货传票入账 1 可依销货单别设定是否于销货单确认时 自动产生 结账单 2 利用 结账单自动结账作业 可将尚未结账之出货 单依照公司结账日或客户结账日 整批产生结账单 3 也可利用 结账单建立作业 逐笔输入指定结账 4 可于 自动分录系统 设定并产生对应之销货传票 抛转至会计总账系统中 比较应收帐款统制帐与其明细账 调查1 提供 应收帐款分户帐 以利应收帐款统制帐与明细账 其间的差异 之核对 5保障应收帐款记录之安全 O O F F 对应收帐款档案 与用以处理应收帐款1 用户权力设定作业 数据的接触 加以限制 可依个别使用者设定以下两大类权限 1 作业执行权限 计有 执行 输入 修改 删除 查询 确认 取消确认 金额 成 本 输出 等 10 大权限 2 数据权限 可设定非自己数据之访问权限以确保数据之安全性 6凡应收帐款之收现 均经正确与O O F F 指定一位不负责且不能接触应收帐款及1 提供 应收票据冲账列表 以方便与人工编制之收票清 完整记录 现金档案的员工 负责拆阅信件 记录 单核对是否有遗漏登录或未冲销应收帐款之票据 所收到的票据 编列列表 比对上述清 单与贷记应收帐款及借记应收票据的记录 定期邮寄对账单给客户 遇有查询或发同 开立销货发票作业之 4 2 生争议时 进行调查 调节应收帐款统制帐与其明细账之记录同 应收帐款及记录作业之 5 4 并调查其差异 7保障现金及相关会计记录之安全O O F F 现金的保管与记录分由不同员工负责同 应收帐款及记录作业之 5 5 签发支票的员工不得兼管现金支出 出纳负责收入现金 并编制现金收入清 单 不得兼管现金收入记录 亦不得兼 管银行账户之调节 只有经过授权之员工 方得接触应收帐 款及用以处理现金收入的档案 第 4 頁 共 39 頁 销销售售及及收收款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 6 6 收收款款作作业业 1加快收取现金之速度 O O 对如期付款之客户 给予奖励1 收款单建立作业 可处理现金折扣 监督过期的应收帐款余额 及时执行收1 提供 逾期应收帐款明细表 以利逾期帐款之催收管理 帐程序 2凡应收帐款之收现 均经正确与O O F F 指定一位不负责且不能接触应收帐款及同 应收帐款及记录作业之 5 6 完整记录 现金档案的员工 负责拆阅信件 记录 所收到的票据 编列列表 比对上述清 单与贷记应收帐款及借记应收票据的记录 定期邮寄对账单给客户 遇有查询或发同 应收帐款及记录作业之 5 6 生争议时 进行调查 调节应收帐款统制帐与其明细账之记录同 应收帐款及记录作业之 5 6 并调查其差异 7 7 客客诉诉处处理理作作业业 1对客户之退货及抱怨中 与质量O O 耐心聆听客户之抱怨 并加以记录及分1 客诉处理单建立作业 有关者进行监督 析 以作为日后改进之参考 可针对客户反应之问题或退修品之处理予以记录并编号 以利后续之追踪管制 2 客户服务统计表 提供依客户别 产品别 业务员 日期别等各种角度之客诉 处理统计分析 针对客户之退修品 应分析其原因并对1 维修单建立作业 待修品追踪处理 可记录客户退修品之不良原因 判断是否在保固期限内 是否收费等数据 并可记录期对应支用料或退料数据 2 客户退修品待修明细表 退修品之进度追踪 3 维修统计表 提供依客户别 产品别 业务员 日期别等各种角 度之客户 维修统计分析 第 5 頁 共 39 頁 采采购购及及付付款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类风风险险控控制制点点设设计计执执行行 1 1 请请购购作作业业 1凡已开立之订购单均经采购 O O 订购单遗失 或未送交采购部门 订购单预先编号 检查是否缺号 若有缺1 提供 单据缺号检查表 以方便与采购单凭证核对 检查 号 应予调查 是否有遗漏未处理之采购单 缺乏交货日期的信息 建立一个尚未采购订购单的信息系统 用1 提供 已请未购明细表 以方便针对已请购但尚未发出采 以确认虽已届采购期但尚未采购之购单 购单的商品进行跟催 2 提供 请购状况明细表 以了解该请购商品之采购状况及 其交货状况 3 提供 依厂商别 商品别 交期 制令别各种角度之预计进货 表 以利采购人员进行采购跟催 2订购之物品符合规格 且规格适O O 规格不适当 把订购物品之规格告诉采购人员1 提供 请购数据更新作业 自动将请购数据转成采购单 当 以避免人工疏失造成采买错误 由适当人员复核订购契约及订购单 核准1 采购单建立作业 后 才准进货 提供 采购单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 执行采购单确认功能 单据确认后才可发出采购单及进行后 续采购跟催及采购进货行为 3在适当的时机订购适当的数量 O O 缺乏物品现在存量或需用数量之 生产记划 目前存量及订购期间之用料量1 提供以下各种建议补货方式 信息 或信息不正确 三者应相互配合 1 MRP 执行物料需求计划之运算 系统将依目前之供需及库存 状况 建议在适当的时机采购或制造适当的商品及其数 量 并可将其建议之采购计划自动转成请购单 2 LRP 执行批次需求计划之运算 可针对特定订单或制令计算 其供需状况 建议在适当的时机采购或制造适当的商品 及其数量 并可将其建议之采购计划自动转成请购单 3 库存再补货建议表 可打印 库存再补货建议表 针对低于所设定安全存量 之商品建议应补货之数量 并可自动转成请购单 2 2 采采购购作作业业 1辨别供货商是否能符合企业之需O O 筛选供货商之过程欠当 调查 筛选时所考虑之因素 包括 供应1 供应厂商建立作业 求 再选择能符合者 商之技术 产品质量 产能 价格 包括 1 提供供货商 核准状况 之管控 数量 折扣及付款条件 运送时间 其 A 已核准 可以进行交易 他顾客之满意度 财务状况 管理阶层之 B 尚待核准 提示警告讯息 询问是否进行交易 稳定性及可能之法律纠纷等 定期更新上 C 不准交易 拒绝往来厂商 不得进行交易 述信息 2 可记录该厂商之相关信息 开业日 资本额 员工人数 惯用交易币别 惯用付款 条件及价格条件等数据 3 厂商评鉴资料 ABC 等级 质量评等 交货评等 搜集供货商是否依契约或订购条件及规格1 提供 厂商进货异常表 以方便针对供货商以下各种进货异 送货之信息 如 及时送达之百分比 接 常状况进行追踪管理 受送货之百分比 搜集供货商更正错误 A 早交 进货日期小于预计交货日 解决问题及服务态度等信息 并定期更新 B 迟交 进货日期大于预计交货日 C 超交 累计进货数量大于采购数量 D 短交 累计进货数量小于采购数量 E 溢价 进货价格高于采购单价格或核定价格 F 低价 进货价格高于采购单价格或核定价格 G 不良 交货品质不良验退者 第 6 頁 共 39 頁 采采购购及及付付款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类风风险险控控制制点点设计执执行行 2 提供 厂商ABC分析表 将厂商在一段期间内依进货金额 之多寡排序分级印表 并可将结果更新厂商基本数据之ABC 等级 3 提供 厂商交货 质量评等作业 依厂商之交货逾期记录 质量不良记录评以等级 并可将结果更新厂商基本数据 之交货 品质评等 监督退货之次数1 提供 厂商进料统计表 以分析各厂商期间内之进货统计资 料及其交货评等 品质评等 不良笔数 不良率统计等信息 2仅向合法之供货商订购 进货时O O C C 无法取得供货商违法或从事其他 更新供货商之有关信息同 采购作业之 2 1 遵循相关法令及契约之规定 不当行为的信息 或信息不正确 只有在订购单经核准之后 才可进货1 采购单建立作业 提供 采购单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 执行采购单确认功能 3确保货源供应无缺 O O 采购部门不知物品之需求 把营运或其他活动所需物品之种类 数量同 请购作业之 1 3 及时间之信息 告诉采购部门 供货商优先售予其他买主 或供 寻找其他供货商1 提供 品号厂商建立作业 可维护各料件之各个已核准供 应商之生产过程发生故障 应厂商之价格明细数据 4订购之物品符合规格 且规格适O O 规格不适当 把订购物品之规格告诉采购人员同 请购作业之 1 2 当 由适当人员复核订购契约及订购单 核准同 请购作业之 1 2 后 才准进货 5支付之价格合理 O O 有关价格之信息过时或不完整 定期取得每类采购之竞标价格1 提供 核价单建立作业 可依生效日期及数量级距维护各 厂商所提供各个商品之最新价格 复核订购单1 采购单建立作业 提供 采购单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 执行采购单确认功能 计算材料价格差异 用于评估绩效1 提供 采购价格异常表 将非与主要厂商采购或采购单价 与核价不同之采购单挑出打印 以利追踪监督 2 提供 采购价格调幅表 将某段期间内每一厂商所供应各 料件之采购价格异动幅度做统计分析 购料时 使用避险之设计或远期合约1 供应厂商建立作业 可设定 采购单价大于核价之超限率 如此可限制商品之 采购价格只能低于核定价格 确保公司之进货成本不会因为 人为疏失而增加 并能做为采购人员绩效之评核基准 2 采购单建立作业 控管采购单价不得大于核价 1 超限率 以达到采购进价 管制机能 6在适当的时机订购适当的数量 O O 缺乏物品现在存量或需用数量之 生产记划 目前存量及订购期间之用料量同 请购作业之 1 3 信息或信息不正确 三者应相互配合 7更新订购信息 掌握订单已开立O O 订购单未及时输入信息系统 订购单预先编号 定期验证其输入 调查1 采购单建立作业 但未采购情事之信息 不寻常的延迟 可依采购单单别设定采购单号之编码方式 可选择按照日期 或月份或流水号序时编号 也允许由人工预先编号再输入系 统 2 1 可依进货单别设定是否须核对采购 若该单别设定须核 对采购 进货时系统将自动控制无采购单不可收货 并 依采购单号码带出相关信息 以避免收错料的情形发生 2 进货单确认后 系统将自动更新对应采购单之已交数量 以避免重复收料的情形发生 3 提供 依厂商别 商品别 交期 制令别各种角度之预计进货 表 以利采购人员进行采购跟催 第 7 頁 共 39 頁 采采购购及及付付款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类风风险险控控制制点点设计执执行行 8凡核准之订购单均经记录 且记O O F F 订购单遗失 订购单预先编号 检查是否缺号1 提供 单据缺号检查表 以方便与采购单凭证核对 检查 录完整 正确 是否有遗漏未处理之采购单 9非经授权 不得订购 O O F F 防止未经授权即行订购的政策及 订购单预先编号 记录其号码1 采购单建立作业 程序不当 可依采购单单别设定采购单号之编码方式 可选择按照日期 或月份或流水号序时编号 也允许由人工预先编号再输入系 统 制定订购单须先经核准 然后方可进货之1 采购单建立作业 政策 提供 采购单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 执行采购单确认功能 确认之采购单方可进行采购进货作业 3 3 验验收收作作业业 1材料验收及退货之记录完整 正O O F F 验收单或退货单遗失 验收单 退货单预先编号 检查是否缺号1 提供 单据缺号检查表 以方便与验收单及退货单凭证核 确 对 检查是否有遗漏未处理之验收单及退货单 2只有经过适当程序订购之材料 O O 负责验收的员工不知道订购材料 验收材料时 核对订购单 未经订购之材1 方可验收 之信息 料 不得验收 可依进货单别设定是否须核对采购 若该单别设定须核对采 购 进货时系统将自动控制无采购单不可收货 并依采购单 号码带出相关信息 以避免收错料的情形发生 对有验收单而无订购单之个案 进行监督1 提供 进货明细表 可选择未对应采购单号者 以方便进 检查其付款之单据 行查核无采购单进货之原因 3只有符合规格之材料方予验收 O O 未测试材料是否符合规格 订定测试材料规格之程序1 提供 进料检验单 打印之功能 在进货单建立作业登录之 后 若该料建设定须做检验 系统将自动产生件料检验单 以供品检人员检验处理 2 AQL 抽检标准建立作业 可记录检验方式 AQL 抽检数量 允收水平等相关资料 减少品检人员查表填单之工作 3 进料检验单若判定为允收或特收时 系统自动将该检验单资 料转为验收入库资料 供相关部门处理 减少重复输入作业 4材料验收时 应付帐款 材料及O O F F 验收的信息遗失 验收单预先编号 调查是否跳号同 验收作业之 3 1 订购单等相关数据均经更新 定期辨认是否有已开立之订购单尚未采购1 提供 采购预计进货表 将采购预计进货数据按预交日分 验收之情事 并予调查 类汇总 以了解各订单之已订未交及已交待验等信息 2 提供 依厂商别 商品别 交期 制令别各种角度之预计进货 表 以利采购人员进行采购跟催 3 提供 待验明细表 进货单明细表 未确认 以针对已交 货未验收之商品进行验收跟催 输入信息系统之验收信息不正确 定期验证应付帐款 材料及尚未采购订购1 提供 厂商进料明细表 选择未结账者 以定期核对检查 或不及时 单等信息之正确性 已验收入库之商品但尚未成立应付帐款之明细资料 2 提供 厂商应付帐款明细表 以方便定期与厂商之所提供 之对账单核对应付帐款之正确性 定期盘点材料 与永续盘存记录核对 如1 提供 定期盘点 及 循环盘点 等功能 可针对盘点盈亏 有差异 应予调查 明细表进行调查 若数据无误即可自动依盘点结果更新库存 以确保库存 数量之正确性 5凡已订购之项目均及时验收 O O 缺乏物品已订购但未验收之信息 订购单预先编号 调查是否缺号同 采购作业之 2 8 或信息不正确 比对验收与订购之信息 对尚未验收之订1 同 验收作业之3 2 购单 进行追踪2 提供 采购预计进货表 将采购预计进货数据按预交日 分类汇总 以了解各订单之已订未交及已交待验等信息 3 提供 依厂商别 商品别 交期 制令别各种角度之预计进货 表 以利采购人员进行采购跟催 4 提供 待验明细表 进货单明细表 未确认 以针对已交 货未验收之商品进行验收跟催 第 8 頁 共 39 頁 采采购购及及付付款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类风风险险控控制制点点设计执执行行 4 4 退退货货处处理理 1材料验收及退货之记录完整 正O O F F 验收单或退货单遗失 验收单 退货单预先编号 检查是否缺号同 验收作业之 3 1 确 2凡验收不合格之商品 均迅速退O O 验收作业不适当或不及时 改变验收的程序至适当方止1 提供 验退件退回明细表 将验退件实际退回之数据按日 出 期排序打印 2 提供 验退件未退明细表 将验退件尚未实际退回之数据 按日期排序打印 3凡经核准的进货退出或折让交易O O F F 单据遗失 退出商品出货单事先编号 检查是否缺号同 验收作业之 3 1 均经正确记录 凡入账之进货 复核供货商核准本公司进货退出与折让函1 提供 厂商应付帐款明细表 以定期与厂商提供之对账单 退出或折让交易 皆经适当核准 件 核对 是否有厂商未入账之进货退出与折让 5 5 应应付付供供货货商商负负债债及及记记录录作作业业 1凡经过验收之进货均及时 正确O O F F 凭证遗失 订购单及验收报告均事先编号 检查是否1 提供 单据缺号检查表 以方便与采购单及验收单凭证 记录 凡记录之进货皆经适当核 连号 核对 检查是否有遗漏未处理之采购单及验收单 准及验收 比对发票 验收报告及订购单是否一致 1 同 验收作业之 3 2 若有不符 则由采购 验收部门以外的员2 提供 厂商进货异常表 以针对供货商各种进货异常 与采 工进行追查 购数据不一致 进行追踪管 理 早交 迟交 超交 短交 溢价 低价 不良 3 提供 进货发票金额差异明细表 以稽核进货与发票之间 的差异 利用未经核准或未发生的进货交 只有透过适当程序之员工才能修改进货之1 用户权力设定作业 易伪造应付帐款 资料 可依个别使用者设定以下两大类权限 1 作业执行权限 计有 执行 输入 修改 删除 查询 确认 取消确认 金 额 成本 输出 等10 大权限 2 数据权限 可设定非自己数据之访问权限以确保数据之安全性 调节供货商之对账单与本公司应付帐款之1 提供 厂商应付帐款明细表 以方便定期与厂商提供之对 记录 账单核对 2辨认可取得的折扣 O O 信息系统不能处理取得折扣之资 取得可取得的折扣1 付款单建立作业 讯 可处理现金折扣 3确保应付帐款为完整与正确 O O F F 将虚构之进货退出交易记入账册 调节应付帐款 购货及现金支出之记录1 提供 已入库未请款明细表 以定期核对检查已验收入库 之商品 但尚未成立应付帐款之明细资料 2 提供 厂商应付帐款明细表 以方便定期与厂商提供之对 账单核对 将虚构之进货交易记入应付帐款 分析应付帐款统制帐与其明细账间的差异1 提供 应付帐款分户帐 以利应付帐款统制帐与明细账之 明细分类账 核对 4凡有现金支出 均正确且完整记O O F F 单据遗失 信息欠缺 付款记录对入应付帐款文件及尚未支付的发1 付款单建立作业 录 票檔 付款单确认时 系统将自动更新对应应付帐款之已付金额 以确保应付帐款之正确性 避免重复付款的情形发生 2 提供 付款明细表 已核对付款冲账之明细资料 3 提供 应付票据冲账列表 以方便与人工编制之开票清单 核对是否有遗漏登录或未冲销应付帐款之票据 由不经管应付帐款与现金记录之员工调节1 提供 银行存款明细账 以方便定期与银行提供之对账单 银行对账单与现金账户 调查长期未兑现 核对资料是否有误 之支票2 提供 应付票据到期明细表 以追查长期未兑现支票之原 因 5保护现金及相关会计记录之安全 O O F F 保障现金 现金之移转及相关文 现金的保管与记录分由不同员工负责1 用户权力设定作业 件之程序不当 签发支票的员工不得兼管现金支出 可依个别使用者设定以下两大类权限 出纳负责收入现金 并编制现金收入清单 1 作业执行权限 不得兼管现金收入记录 亦不得兼管银行 计有 执行 输入 修改 删除 查询 确认 取消确认 金额 账户之调节 成本 输出 等10 大权限 只有经过授权之员工 方得接触应收帐款 2 数据权限 第 9 頁 共 39 頁 及用以处理现金收入的档案 应付帐款档 可设定非自己数据之访问权限以确保数据之安全性 案及用以处理现金支出的档案亦同 第 10 頁 共 39 頁 采采购购及及付付款款循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类风风险险控控制制点点设计执执行行 6 6 应应付付供供货货商商负负债债及及记记录录作作业业 1管理现金支付的时间 O O 现金支出到期日的信息不正确 要求信息系统及时提供所有现金需求金额1 提供 模拟付款明细表 以便在付款前模拟付款时所需的 不及时 或信息欠缺 及时间的信息 金额 2 提供 资金预估明细表 将所有银行在未来期间 所有可 能发生之资金异动 依日期别做计算模拟 以便提供资金运 用的决策信息 待应付帐款届期 才开始准备付 在帐款届期之前 就开始编制传票 准备1 提供 整批付款作业 可将已届期之应付帐款依厂商基本 款事宜 签发付款支票 数据中定义之付款方式 整批产生付款单付款 2 也可利用 付款单建立作业 逐笔指定应付帐款进行付款 冲账 2只有经授权的采购 才予付款 O O F F 单据不实 由负责采购 验收与应付帐款职能以外的1 应付凭单建立作业 员工检查相关单据 并核准付款 提供 付款冻结 的功能 以针对 采购单 进货单 发票 核对有问题的帐款禁止其付款 2 付款单建立作业 提供 付款单确认功能 唯有被授与权限的使用者才能 执行付款单确认功能进行付款 单据重复使用 核准付款时 在单据上加注 付讫 或其1 付款单建立作业 他注销之标记 防止再度使用 付款单确认时 系统会自动更新其对应应付帐款之已付金额 避免重复付款的情形发生 3本公司对供货商 股东 政府机O O F F 付款金额 日期等信息不正确 现金支出与原始凭证 比对其所之载债权1 付款单建立作业 关或其他人士之欠款 及时支付 不及时 或该等信息欠缺 人 受款人是否相符 金额是否正确 付款时须指定对应之应付凭单 以进行付款冲账 系统将自 且金额正确 动核对供货商是否一致 并带出该帐款之未付金额 以避免 人为疏失造成付款错误 建立应付款项档案 应付款按到期日先后1 提供 模拟付款明细表 将应付帐款依到期日的先后顺序 排列 必要时修正信息系统 提供上项资 排列 以便在付款前模拟付款时所需的金额 讯2 提供 整批付款作业 可将已到期之应付帐款依厂商基本 数据中定义之付款方式 整批产生付款单付款 4凡有现金支出 均正确且完整记O O F F 单据遗失 信息欠缺 付款记录对入应付帐款文件及尚未支付的发同 应付供货商负债及记录作业之 5 4 录 票檔 由不经管应付帐款与现金记录之员工调节同 应付供货商负债及记录作业之 5 4 银行对账单与现金账户 调查长期未兑现 之支票 7 7 零零用用金金作作业业 1注销随付单据防止再度缴入 重O O 注销随付单据防止再度缴入 重复申请付1 付款单建立作业 复申请付款 款 付款单确认时 系统会自动更新其对应应付帐款之已付金额 避免重复付款 第 11 頁 共 39 頁 生生产产循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 1 1 领领料料及及生生产产作作业业 1确保所有收到的材料及相关信息O FO F 生产计划或生产时间表须载明需用材料的 1 系统可透过 MRP 物料需求计划 或 LRP 批次需求计划 均经处理 且及时供生产 仓储 种类 时间及需用地点 自动核算出成品 半成品 原材料应该生产或备料的数量 并自 或其他部门使用 动产生制造命令 工单 及其用料需求明细 库存不足之料件 会产生采购计划建议采购 并可自动转成采购单 不需要人 工核料就能精准的计算出每段时间应该准备的原材料 所有生产计划与生产时间表均须通知原料 1 提供 生产进度表 将制造命令依预计生产日之顺序排列 劳务采购部门 以方便各部门了解各制令之生产排程顺序 2 提供 料件预计领用表 将各料件之预计领用明细依日期 顺序排列 以利仓管 采购人员了解各料件之预计领用明细 定期汇总材料需求之信息 交给验收部1 采购单建立作业 可注记 急料否 以通知相关单位尽快办理检验入库 2 若采购单上注记为 急料采购 或该料件对应制令备料状态 为 欠料 者 于收料时系统自动显示讯息 提醒仓管人员 快速办理验收入库 3 若采购单上注记为 急料采购 或该料件对应制令备料状态 为 欠料 者 于进料检验单上打印 急料 提醒品检人 员快速办理检验入库 对因材料及零件缺货而造成之生产问题 1 提供 料件缺料状况表 以了解目前或短期间内之生产缺 进行监督 料状况 库存不足无法发料 2 提供 制令欠料状况表 以了解已领料制令之欠料状况 应领未领数量或不足套发料之欠料量 3 提供 制令需求检视表 可于制令开工前检视该制令所需 使用之材料数量及其目前库存可用量等相关信息 以防止或 减少停工待料的情形发生 比对实际验收材料之日期与信息输入之日 1 提供 收料明细表 将收料单按日期顺序排列 以方便与 收料原始凭证核对 是否有遗漏未登录或日期不符的情形 发生 定期检查验收单的信息是否已输入信息系 1 提供 单据缺号检查表 以方便与收料单凭证核对 检查 统 验收单预先编号 检查是否缺号 若 是否有遗漏未处理之收料单 有缺号 应予调查 2凡入 出库材料之信息 均完整O FO F 材料移转时 皆须随附移转单 工单 仓1 提供 收料单凭证打印 及 收料单确认 之功能 凭证单 且正确 储人员须检查收到材料的规格及数量 据可随着物品移转 仓储人员须核对单据与实物之规格及数 量正确后 才可执行收料单确认功能 系统将自动更新库存 数量 以确保库存数量之及时及正确性 1 提供 领料单凭证打印 及 领料单确认 之功能 凭证单 据可随着物品移转 仓储人员须核对单据与实物之规格及数 量正确后 才可执行领料单确认功能 系统将自动更新库存 数量 以确保库存数量之及时及正确性 移转单预先编号 检查是否缺号1 提供 单据缺号检查表 以方便与收 领料单凭证核对 检查是否有遗漏未处理之收 领料单 定期盘点材料 与永续盘存制之记录核对 1 提供 定期盘点 及 循环盘点 等功能 可针对盘点盈亏 调节 如有差异 应予调查 明细表进行调查 若数据无误即可自动依盘点结果更新库存 以确保库存数量之正确性 第 12 頁 共 39 頁 生生产产循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 3凡领用材料 均须经适当程序 O FO F 只有经过适当的领料程序 材料方可转出 1 系统提供下列两种模式之领料管理 1 领料单建立作业 透过制造命令之备料明细产生领料 单 进行领 发料作业 提供成套发料 欠料补料两种方 式 2 自动领料作业 对于开放式存货管制或消耗性料件 提供自动扣料作业 仓储单位可依据生产入库单 托外进 退 货单依其制令之标准用料自动产生领料单 4惟经领用程序之材料 方可移出O F CO F C 领料单预先编号 检查是否缺号1 提供 单据缺号检查表 以方便与领料单凭证核对 检查 是否有遗漏未处理之领料单 领料须经正式程序 领料单须经核准 仓 1 领料单建立作业 库管理员凭领料单发料 并验证转出之材 1 可依领料单别设定是否须核对制令 若该单别设定须核对 料是否与领料单一致 制令 领料时系统将自动控制无制造命令不可领料 并依 制令号码带出相关信息 以避免发错料的情形发生 2 领料单确认后 系统将自动更新对应制令之已领数量 以 避免重复发料的情形发生 2 提供 领料明细表 可选择未对应制造命令者 以方便进 行查核无制令领料之原因 5安排营运的时程 使存货量为最O O 编制销售预测 并确保制造部门收到所有 1 提供 销售预测建立作业 以做为编制生产计划之依据 低 并确保能及时生产足够之完 销售预测 工产品 以生产时间表与销售预测比较 确定预定 1 提供 商品销售预测表 可了解商品销售预测明细并与实 的生产时间及数量均为适当 际接单做比较 产品生产的顺序 根据既定之标准决定 1 系统可透过 MRP 物料需求计划 或 LRP 批次需求计划 或由管理阶层裁定 自动核算出成品 半成品应该生产的数量 并自动产生生产计 划建议应该在什么时候生产哪些 产品及其适当的数量 以降 低库存水平并能满足客户需求 评估产能是否适当1 提供 产能负荷分析表 以方便评估各生产线之产能负荷 情形 订单之生产排程须经核准 方可生产1 提供 生产计划发放作业 在生产计划产生后 须经授权 人员审核生产排程无误后 才可执行生产计划发放作业将生 产计划转为正式之制造命令 把材料的需求 包括需用材料之数量及日 1 系统可透过 MRP 物料需求计划 或 LRP 批次需求计划 期 透过正式管道 通知采购部门 自动核算出成品 半成品 原材料应该生产或备料的数量 并 自动产生制造命令 工单 及其用料需求明细 库存不足之 料件会产生采购计划建议采购 并可自动转成采购单 不需 要人工核料就能精准的计算出每段时间应该准备的原材料 比对材料需求 生产时程与产品用料单 1 提供 料件缺料状况表 将各制造命令依其标准用料清单 考虑购料前置时间之影响 及购料前置期间展算下阶备料需求 料件 数量 预计领用日 并提供该料件现有库存量 预计入库量 库存结余等相关 信息 以检视材料库存是否不足或过剩 对原料不足或过剩之案件 进行监督1 提供 料件缺料状况表 将各制造命令依其标准用料清单 及购料前置期间展算下阶备料需求 料件 数量 预计领用日 并提供该料件现有库存量 预计入库量 库存结余等相 关 信息 以检视材料库存是否不足或过剩 6依据既定规格与生产时间表 生O O 使用格式标准之生产计划通知单 以避免 1 提供 制造命令凭证打印 功能 详列预计生产商品之规格 产适当数量之产品 所载之数量或规格不清楚 数量 预计开工日 预计完工日及其应备料明细等相关资 讯 以避免人工填写制造命令常发生所载规格或数量不清楚 的情形发生 第 13 頁 共 39 頁 生生产产循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 7为每一种生产的产品包括生产过O FO F 辨认计算标准成本所须之信息 如 拟生 1 品号数据建立作业 程中的每一个阶段订定标准成本 产之单位数 预计人工小时 预计人工成 可建立各成品 半成品 原材料之各项成本组成 标准材料成本 本 预计制造费用及估计原料成本 确保 标准人工成本 标准制造费用 标准加工费用 用以计算 信息系统能及时准确提供上项信息 标准成本提供正确 及时且详细之标准成本数据 定期评估生产过程 估计每一生产阶段之 1 提供 标准成本计算更新作业 在完成各主件之材料用量 成本 数据 BOM 及各最低阶料件之成本数据输入后 可利用本作 业来计算各主件之 材料成本 人工成本 制造费 用 加工费用 等资料 以作为报价或成本管制 分析 之依据 2 2 品品管管作作业业 1制造之产品符合质量控制之标准O O 制订质量控制之标准 各批产品均须遵循 1 制程质量检验记录 测试产品的数量须足够 可登录每日各生产线之制程检验数据 并可自动转为移转入 库单 供相关部门处理 减少仓管人员重复输入作业 2 制成品 半成品质量检验记录 可登录每日各完工工单之检验数据 并可自动转为生产入库 单 供相关部门处理 减少仓管人员重复输入作业 监督损耗率1 提供 在制品不良原因分析表 可依不良原因分析各在制 品 部门发生问题的地方 2 提供 制成品不良原因分析表 可依不良原因分析各成品 部门发生问题的地方 对与质量有关之退货或顾客抱怨 进行监 同 销售及收款循环之 7 客诉处理作业 督 3 3 成成品品出出入入库库作作业业 1凡入 出库材料之信息 均完整O FO F 材料移转时 皆须随附移转单 工单 仓同 领料及生产作业之 1 2 且正确 储人员须检查收到材料的规格及数量 移转单预先编号 检查是否缺号 定期盘点材料 与永续盘存制之记录核对 调节 如有差异 应予调查 2产品的储存方式便利订单的处理O O 存货维持在最低的水平 唯须及时满足订 1 提供 料件库存状况表 以了解现有库存与未来某段期间 单之需求 内之预计入出库 状况 以检视存货水平是否不足或过剩 2 提供 库存周转率分析表 以了解各库存料件之存货水平 高低与周转速度之快慢 3 提供 库存呆滞分析表 以了解各库存呆滞料之状况 找出适当的仓库数目及地点1 销货单建立作业 提供 库存明细查询 功能 可查询该料件在各仓库 批号之 存放情形 及库存受订量数据 以利出货作业之顺利进行 3产品进出之记录正确 完整 O FO F 凡产品移动 不论入库或出库 均须附随 同 领料及生产作业之 1 2 移转凭证 此种凭证须预现编号 并调查 是否缺号 定期盘点库存产品 并与永续盘存制记录 相核对 如有差异 即予调查 4自仓库领出之产品 其品名及数O O 自仓库领取的产品须与客户订单相比对 同 销售及收款循环之发货运送作业 3 1 量适当 注意产品的品名及数量 检查产品数量是否不足 5经核准可出货之产品方可运送出O O 出货单非经核准 产品不得运出同 销售及收款循环之发货运送作业 3 2 去 出货前 以产品与客户订单相比对 对客户因未订购但却收到产品而出现之退 货或对账单之争议 进行监督 第 14 頁 共 39 頁 生生产产循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 4 4 存存货货管管理理作作业业 1确保凡由验收作业转移至其他作O O F F 材料由验收部门转移至其他部门时 须附 同 领料及生产作业之 1 2 业之材料均已记录 随适当凭证 凭证预先编号 调查是否缺号 定期盘点材料 与永续盘存记录核对 如 有差异 则予调查 2保障已验收材料之实体安全 O FO F 材料之保管及记录 分由不同员工负责1 用户权力设定作业 可依个别使用者设定以下两大类权限 1 作业执行权限 计有 执行 输入 修改 删除 查询 确认 取消确认 金额 成本 输出等 10 大权限 2 数据权限 可设定非自己数据之访问权限以确保数据之安全性 3产品的储存方式便利订单的处理O O 存货维持在最低的水平 唯须及时满足订 同 成品入出库作业之 3 2 单之需求 找出适当的仓库数目及地点 4凡出货皆予正确记录 且出货凭O O F F 在出货前 拿出货单与客户与客户订单运 同 销售及收款循环之发货运送作业之 3 3 证均及时交予应收帐款部门 出之产品比对 出货单预先编号 检查是否缺号 5保证客户之订货能及时送达 O O 订单及出货单均预先编号 检查是否缺号 同 销售及收款循环之发货运送作业之 3 4 5 5 存存货货记记录录作作业业 1确保凡由验收作业转移至其他作O O F F 材料由验收部门转移至其他部门时 须附 同 领料及生产作业之 1 2 业之材料均已记录 随适当凭证 凭证预先编号 调查是否缺号 定期盘点材料 与永续盘存记录核对 如 有差异 则予调查 2产品进出之记录正确 完整 O FO F 凡产品移动 不论入库或出库 均须附随 同 成品入出库作业之 3 3 移转凭证 此种凭证须预现编号 并调查 是否缺号 定期盘点库存产品 并与永续盘存制记录 相核对 如有差异 即予调查 3凡出货皆予正确记录 且出货凭O O F F 在出货前 拿出货单与客户与客户订单运 同 销售及收款循环之发货运送作业之 3 3 证均及时交予应收帐款部门 出之产品比对 出货单预先编号 检查是否缺号 4为每一种生产的产品包括生产过O FO F 辨认计算标准成本所须之信息 如 拟生 同 领料及生产作业之 1 8 程中的每一个阶段订定标准成本 产之单位数 预计人工小时 预计人工成 本 预计制造费用及估计原料成本 确保 信息系统能及时准确提供上项信息 定期评估生产过程 估计每一生产阶段之 成本 5完整并精确的记录出实际支出之O O F F 原料及零件成本之信息 领用单及退料单 1 提供 单据缺号检查表 以方便与领用单及退料单凭证核 成本 预先编号 如有缺号 重号或无法比对之 对 检查是否有遗漏未处理之领用单及退料单 项目 由不负责处理原料零件之员工进行 1 提供 采购价差明细表 以方便分析标准成本与实际进价 调查 之间的差异 人工成本之信息 调制标准人工成本至实 1 提供 产品成本分析表 以了解各产品 材料成本 际薪资 如有差异 加以调查 人工成本 制造费用 加工费用 各项成本组成 之实际成本与标准成本差异比较以利追踪 制造费用之信息 调制标准制造费用至实 1 提供 产品成本分析表 以了解各产品 材料成本 第 15 頁 共 39 頁 际金额 如有差异 进行调查 人工成本 制造费用 加工费用 各项成本组成 之实际成本与标准成本差异比较以利追踪 生生产产循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类控控制制点点设设计计执执行行 制成品的移转 生产报告或其他制成品移 1 提供 单据缺号检查表 以方便与生产报告及成品移转单 转之记录均预先编号 调节上述报告之数 凭证核对 检查 是否有遗漏未处理之生产报告及成品移转单 量记录 如有差异 进行调查 对重要之原料 零件 在制品及制成品 1 提供整合之信息系统 对所有库存料件 包括原料 零件 备置永续记录 在制品 半成品 成品 之每一笔异动 均详细记载其进出 记录并产生相关之总账传票 定期盘点材料 在制品及制成品存货 并 1 提供 定期盘点 及 循环盘点 等功能 可针对盘点盈亏 且与永续盘存记录比较 如有差异 进行 明细表进行调查 若数据无误即可自动依盘点结果更新库存 调查 以确保库存数量之正确性 调节存货统制账户与明细账 如有差异 1 提供 库存明细表 依存货会计科目排序 以利与总账系 由不记录明细账 亦不负责保护存货实体 统之存货统制账户核对 安全之员工调查 第 16 頁 共 39 頁 薪薪工工循循环环内内部部控控制制评评估估表表 目目标标种种类类风风险险控控制制点点设设计计 1 1 人人事事数数据据作作业业 1保守人力资源信息的机密 O CO C 人力资源记录的保护措施欠妥 唯有经核准之员工 方得接触人力资每支作业程序皆可