企业档案工作规范.ppt

企业档案工作规范 三个部分的内容 1 规范 的有关背景2 规范 的贯彻实施3 规范 的重点内容 第一部分 规范 的有关背景1 规范 提出的背景2 企业档案工作规范 的意义3 规范 的特点第一 管理创新 第二 观念创新 第三 经验基础 第四 信息化方向 规范 体现的原则与结构档案资源 资产观 组织制度 领导先 全员责任 全覆盖 过程方法 重前端 战略方向 信息化 系统管理 全程兼 第二部分 关于 规范 的贯彻实施 规范 不仅是对企业档案部门和档案工作者的要求 更重要的是与企业领导和全体员工紧密相关 第一 规范档案管理 领导是关键 第二 规范档案管理与管理创新相结合 第三 标准有关条款的运用可因企制宜 可以灵活掌握的主要有几个方面 企业行业 不同行业和专业领域的企业 主体业务活动的文件归档范围应该有所不同 企业规模 大型 特大型与中小型企业 在机构设置 人员配备 设施设备上的配备可以有所不同 企业层级 集团公司总部 分公司 生产厂等企业 文件的归档内容和范围不同 组织建制与制度建设的系统性也可不强求一致 企业类型 国有企业 民营企业 股份制企业等 在组织建设 制度建设 业务建设 信息化建设等方面允许有所不同 第四 标准实施方式的把握推荐性标准的执行是自愿性的 国家鼓励企业自愿采用 但在下列情况下推荐性标准则应执行 被法规 规章所引用 被使用者声明其产品符合某项标准 被合同 协议所引用 第五 关于 规范 的评审与认定标准的实施需要有对应用效果和水平的衡量 也要有对特定范围内 如国有大企业 军工企业 执行情况的监督 执行情况的监督 中华人民共和国标准化法实施细则 第二十八条规定 国务院标准化行政主管部门统一负责全国标准实施的监督 国务院有关行政主管部门分工负责本部门 本行业的标准实施的监督 省 自治区 直辖区人民政府有关行政主管部门分工负责本行政区域内所主管行业的标准实施的监督 应用效果和水平的衡量 国家档案行政管理部门做出有关对 规范 评估 考核 认定或合格评定的办法后 各地区 各中央企业应按照相关行政管理要求开展标准的评估 考核或评定工作 第三部分 规范 的重点内容第一章 适用范围第二章 引用文件第三章 名词术语 第四章档案工作总则以企业资产关系为纽带 企业资产管理到哪里 档案管理就应延伸到那里 统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 企业档案工作的任务与目标任务 为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 目标 在满足企业证据 法律责任和信息等核心需求的基础上 充分为企业各方面的需求提供服务 第五章档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系 二是明确档案工作职责 5 1组织系统建设包括四个方面 领导 机构 人员 工作网络 5 1 1档案工作领导应在三个层次确定档案工作负责人 企业分管领导各职能或承办部门 项目工作部门负责人档案部门的负责人 5 1 2档案机构设置企业应设置独立的档案机构 档案室 处 科 或档案资料信息中心 规模较小的企业或有些专业需要的企业 可指定相应机构承担档案管理的职能 有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆 5 1 3档案人员配备企业应配备专职档案人员 企业各部门 各项目应配备专职或兼职档案人员 企业应保持档案人员相对稳定 5 1 4档案工作体系 2企业管理职责 文件 档案 管理国际标准 ISO15489第6章方针与职责 机构应该制订并记录其文件管理方针 文件管理方针的目标是形成并保存真实 可靠和可用的文件 以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持 同时 要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行 文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布 相关责任应有明确分工和承诺 机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分 并在整个机构内公布 企业管理职责五个方面 为档案工作持续发展提供保障 将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核 采取必要的措施确保档案的完整 准确 系统和安全 在产权发生变动时做好档案的处置 对档案管理奖成绩 惩损失 核心是 条件保障 3企业部门职责四个方面 部门或项目负责人的责任 文件形成者的责任 专兼职档案员的责任 职能或承办部门的责任 核心 落实责任 第六章档案工作制度工作规章管理制度业务规范三个不同层次 不同重点内容的制度 构成企业档案工作的制度体系 6 1企业档案工作规章的制订明确文件形成 归档责任 制定企业档案工作规定 建立责任追究制度 制定档案管理应急预案 关于文件的管理责任国际标准 机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任 文件管理职责应由机构内所有员工分担 不仅包括文件管理人员 还包括相应的信息专业人员 行政人员 业务部门负责人 系统管理员及形成文件的其他人员 还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做出明确规定 国际标准 不同岗位的文件管理职责 高级管理层应该承担最高层次的责任 以确保文件管理规划的成功实施 文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责 企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源 负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件 同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络 系统管理员负责确保所有记录的准确性 可获取性和可读性 形成 接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分 所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性 6 2企业档案管理制度的制订共有八个方面的制度 文件归档制度档案保管制度鉴定销毁制度档案统计制度档案利用制度档案保密制度电子档案管理档案管理系统操作制度 6 3企业档案业务规范的制订文件 档案整理规范 档案分类方案 文件归档范围和保管期限表 特殊载体档案管理规范 第七章档案业务工作7 1企业档案工作与业务活动档案是各项业务文件处理完毕后的转化 文件在最初的形成阶段虽然处在动态变化的过程 但是否具有档案保存价值的内在属性已经确定 档案能否完整 准确 系统是取决于业务活动的文件管理状态 需要在业务活动中对文件进行 档案化管理 文件向档案的转化 和 档案与活动的信息交换 两方面的客观存在 都说明企业档案工作与企业的所有业务活动都有着不可分割的内在联系 在企业档案管理中需要明确的概念 1 企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分 2 做好文件管理是企业各岗位人员的职责 3 检查 指导文件的管理是档案部门义不容辞的责任 企业档案在不同时段的管理职责分工 文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理 档案人员主要承担档案室或档案馆保存阶段的管理 信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护 企业各层级对档案工作的责任 在企业的领导层 将档案工作纳入企业领导的议事日程 做出整体规划 并采取措施确保档案管理制度在企业各层级 各环节 各岗位得以贯彻落实 在企业管理的中层 要将档案管理的具体要求纳入落实到所负责工作的流程和考核中 督促员工做好文件管理工作 在企业的基层 要纳入有关人员岗位责任制 做好文件管理的具体工作 三纳入 纳入日程 纳入流程 纳入责任制 四参加 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定 科研课题成果审定和基本建设项目验收 设备开箱验收等活动 负责检查应归档文件的完整 系统 四同时 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求 检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况 验收 鉴定项目成果应同时验收 鉴定项目文件归档情况 项目总结应同时作好项目文件归档交接 7 2文件的形成 积累从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出 档案化 的管理要求 两方面的要求 对文件形成时记录载体和记录方式的要求 对文件形成后及时移交保管的要求 7 3文件整理与归档四个方面的要求 文件的整理 文件的归档范围 文件的归档时间 文件的归档要求 7 3 1文件整理管理类文件的整理应该符合 文书档案案卷格式 GB T9705和 归档文件整理规则 DA T22的要求 科技文件的整理应该符合 科技档案案卷构成一般要求 GB T11822的要求 基本建设项目文件的整理应该符合或参照 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28的要求 会计文件的整理应该符合 会计档案管理办法 财会字 1998 32号文件的要求 职工文件的整理应该符合 企业职工档案管理工作规定 劳力字 号文件的要求 照片文件的整理应该符合 照片档案管理规范 GB T11821的要求 录音 录像 软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合 磁性载体档案管理与保护规范 DA T15的要求 电子文件的整理应该符合 电子文件归档与管理规范 GB T18894和 公务电子邮件归档与管理规则 DA T32的要求 计算机辅助设计文件的整理应该符合 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 GB T17678 1的要求 7 3 2文件归档范围归档范围要包括从企业筹建 运营生产 产权发生变动 直至注销 各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存 要能够真实记录和准确反映企业的发展历程 归档文件的主要来源 归档范围要突出反映企业的特点和主要活动 关于归档范围的说明 企业应依照国家和行业的有关规定 以各职能部门为单位 按照部门职能或工作流程和文件形成规律 制订文件的归档范围和保管期限表 在附录A的基础上进行细化 企业的归档范围要有较强的可操作性 非生产类型的企业可根据自己的业务特点参照附录A制订归档范围 并注意突出企业活动的主要特点 关于附录A的说明 1 附录A给出的是资料性附录 2 附录A不作为企业档案的分类标准 3 附录A增强了可操作性 4 附录A首次给出了企业档案保管期限的建议 制订归档范围的基本方法 掌握依据 调查研究 拟定初稿 广泛征求意见 各立档部门负责人审核 修改完善后报批 主管部门审批 发布执行 纳入相关制度 各类企业应该在制订归档范围时 重点列出能够反映本企业特点的文件材料 1 制造业企业 各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例 2 交通运输企业 基建和设备文件材料对于正常运营和安全生产具有重要的保障作用 3 建筑安装企业 以工程项目为单位的成套性特点较为突出 由于建筑物 构筑物等主要产品的使用时间较长 合同类文件材料一般都需要较长的保存期限 4 金融企业 内容相对专一 作用具有多功能性 数量增长速度快 会计和信贷文件量大 5 流通企业 经营管理性文件和合同文件是主体 拥有一定规模的基建和设备文件材料 文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征 6 邮电通讯企业 业务文件材料的日生产量较大 设备文件材料内容复杂而且存址分散 相当一部分文件材料是由多个企业共同形成 7 农业企业 经营性文件材料为主 具有综合性 情报性特点 需要注意的问题 1 在确定归档范围时 对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意 2 企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善 一是归档文件的内容更加广泛 二是归档材料的载体形式更加多样 三是归档材料的价值鉴定更加复杂 3 在确定科技档案的归档范围时 也应注意体现 以人为本 的原则 7 3 3文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种 定期归档随时归档应该随时归档的其它文件 1 资产与产权相关文件是需要严加控制的核心文件 2 机密性强的 特殊的科技文件 3 产权变动及人员变动应清退的文件 4 非纸质载体文件 5 外来文件 7 3 4文件归档要求七个方面的要求 第一 应实行部门立卷 第二 归档文件的质量 第三 归档原件 第四 非纸质文件和外文材料 第五 归档文件的份数 第六 合作项目文件 第七 填写 档案交接登记表 7 4档案收集工作两个要求 认真做好文件归档的交接工作 企业应该接收档案与收集资料的范围 收集工作有两种形式 一是对内收集 即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料 二是对外收集 即企业根据国家有关政策和规定 对外单位保存的有关档案材料进行征集 购买或接收 7 5档案整理工作档案整理工作包括 系统整理 分类排列科学编目 档号案卷目录编制检索工具和进行著录 揭示各类档案的内容和构成 企业变动与全宗划分的几种情况 1 一个企业分成两个或两个以上企业的情况 一分为二 2 两个或两个以上的企业合并为一个企业的情况 合二为一 3 由企业内部的一个组织机构改变成为一个独立的企业的情况 由内变外 4 由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况 由外变内 5 由于某种特殊原因 中断了一段时间的工作 以后又恢复了正常的活动的情况 中断 6 仅仅是企业职能扩大或缩小 企业名称发生改变 企业隶属关系发生改变等等情况 更名 7 6档案保管工作三个方面的要求 档案 底图 磁性载体文件的存放和备份要求 档案入库前的修护要求 库房管理要求 磁性载体文件的保管 防磁 磁带要平放 定期检查 长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化 要及时对磁性载体文件进行转换 7 7档案鉴定工作按鉴定时段包括归档鉴定到期鉴定按鉴定内容包括价值鉴定质量鉴定利用范围鉴定 企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作 区分档案与非档案 区分 永久 与 非永久 区分重要档案和一般档案 区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案 区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案 区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案 规范 对鉴定工作提出六条要求 企业应成立鉴定组织 根据文件内容价值确定企业档案的保管期限 对企业档案保管期限的划分 对永久档案的界定 对定期档案的界定 对到期档案的鉴定 科技档案保管期限的确定 第一 科技档案所属项目的特征 技术因素 第二 科技档案所属项目的科技水平 技术因素 第三 科技档案所属项目投入产出情况 效益因素 第四 科技档案形成的时间 时间因素 典型因素 第五 科技档案的形成者 作者因素 第六 科技档案的状况 名称因素 效益因素 企业编制档案保管期限表应注意以下几点 1 编制企业档案保管期限表要以国家和上级已颁发的有关档案保管期限规定为依据 结合企业的职能特性和专业特点 将其细化为本企业的规章制度 2 国有企业档案保管期限表应当经过批准 报有关部门备案 3 档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知 4 档案保管期限表应该及时进行修订 7 7 6企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定 1 定性分析的方法 1 科技档案的价值鉴定以 套 为基础 3 直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的关键 2 科技档案保管期限的确定以 案卷 为单位 2 定性与定量分析相结合的方法 对到期科技档案进行鉴定时 需要注意掌握好以下几个方面的情况 1 关于产品档案的鉴定2 关于科研档案的鉴定3 关于基建档案的鉴定4 关于设备档案的鉴定5 关于会计档案的鉴定 7 8档案统计工作三个要求 及时 准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表 统计数据包