國、內外出差管理辦法.doc

Standard Operating Procedure 標準作業規定V適用地區: BOE VT(T) K-TRONICSDate:2011/07/13Doc No:SOP-7014Dept No:(S)ADM-003Ver.2Page:1/3主旨(Subject):國、內外出差及干部休假之管理辦法1. 目的: 使公司员工因公國、內外出差&干部休假&外出培训流程及差旅费用报支规范化、合理化。2. 範圍:高創（蘇州）電子有限公司所有員工3. 內容:3.1. 国内外出差申请及干部返休費用預支與報銷3.1.1. 国内外出差申请3.1.1.1. 申請人應提前在workflow系統中申請并填寫高創出差申請單，待部門主管、公司最高主管系統簽核后，總務會根據出差人申請的目的地訂購票務：a. 國內出差，總務會依出差目的地的路程遠近、交通工具的便利及時間關系而定（如：出差北京、鄭州、廣東等優先選擇火車）；b. 國外出差，則訂購機票；3.1.1.2. 國內出差申請：最遲需提前7天系統申請；3.1.1.3. 國外出差申請：最遲需提前15天系統申請；如需辦理出境/出國簽證，應預留簽證辦理時間（具體請參照人事行政部公告欄出境證件辦理工作流程）；3.1.1.4.3.1.1.5.3.1.2. 干部休假申請3.1.2.1. 需休假的主管應提前1個月在workflow系統中申請并填寫高創干部返休申請單，待部門主管、公司最高主管系統簽核后，總務會根據申請的目的地訂購票務；3.1.3. 差旅費預支及報銷3.1.3.1. 差旅費預支3.1.3.1.1. 預支額度:限預支該次出差可申報日數之宿費+膳食費+培训费合計,如有需超借,需另案呈報核准。3.1.3.1.2. 出差人員除上述可申報費用外,其他費用一律不得報銷。3.1.3.2. 差旅費報銷3.1.3.2.1. 國、內外出差均需於出差返回日起一周內填寫差旅費申請書。3.1.3.2.2. 出差者必須附來回車票/出差申請單或外务申請單/出差報告等資料、憑證報支出差旅費，以上應附資料如有缺,一概無法申請報支。3.1.3.2.3. 出差借支必須在出差回廠后一周內沖帳。Date:2011/07/13Doc No:SOP-7014Dept No:(S)ADM-003Ver.2Page:2/3主旨(Subject):國、內外出差管理辦法3.1.4. 差旅費標准3.1.4.1. 國内出差者,依路程遠近由公司派車接送或搭公共交通工具,憑證實報實銷；3.1.4.2. 國外出差者，由公司至上海虹橋機場(浦東機場)來回均由公司派車接送,有特殊情況需經行政支援部同意后方可叫計程車,否則計程車資不予報銷。3.1.5. 交通费：3.1.5.1. 出差應以核准之行程為限,在核定以外行程之交通費不予報銷。3.1.6. 膳食費：3.1.6.1. 國内標準：a. AM7:00前從工廠出發者:早餐津貼省内8元/省外10元；b. AM11:30前從工廠出發或PM13:00后返回工廠者: 午餐津貼省内12元/省外20元；c. PM18:00后返回工廠者:晚餐津貼省内12元/省外20元；3.1.6.2. 國外標準：欧洲45欧元/天、日本6000日币/天、其他地区$45/天。3.1.7. 住宿費,出差目的地單程200公里以上或須住宿者：3.1.7.1. 凡出差地安排有住宿（无须再付费）,一律不得報請住宿費；3.1.7.2. 如出差地未安排住宿，則遵照以下標準：如為兩位同性一起出差每天/兩人,省內200元，省外300元。如為兩位異性一起出差每天/每人,省內200元，省外300元。如为国外，欧洲90欧元/天、日本14000日币/天、其他地区$90/天。3.1.7.3. 經理級（含）以上職稱人員，不論為同性或異性，其可以自由選擇房間3.1.8. 公務交際費、通訊費3.1.8.1. 交際費分招待及送禮二種，均需事先呈報主管核准(超過主管權限者,主管應再呈公司最高主管核准),事后在申請報支時,應附招待對象之名片影本或名冊清單,連同憑證一起報支。3.1.8.2. 國外出差,原則應以傳真或郵件方式聯絡,除非有緊急事件必須立即請示解決才用電話聯絡,此時之聯絡方式應為打回公司指名受話對象,由該員打過去(使在國外長途電話降至最低),附憑證報銷。 3.1.9.以上規定除每日膳食費外，其餘各項費用均須附憑證報銷，未能附憑證者不得報銷。3.1.10.繳交出差報告 3.1.10.1.國內出差返回二日內繳交，呈部門主管及公司最高主管。 3.1.10.2.國外出差返回三日內繳交，呈部門主管及公司最高主管。3.1.10.3.出差報告應及早提交，以便及時針對問題作出對策，出差人當慎重之,免誤時機3.1.11.工作流程申請人系統提交出差申請單呈請核準完后申請人向財務部預支差旅費用申請人出差申請人提交國內外出差報告書，使用員工差旅費申請書申報費用。3.2.外出培训3.2.1.申请 3.2.1.1.所有培訓信息均需要統一由人事課完成（涵蓋議價、報名、派車等過程），各權責單位不可直接與培訓公司接洽；3.2.1.2.參加外訓人員按照SOP-7170教育訓練管理辦法，簽訂服務協議 Date:2011/07/13Doc No:SOP-7014Dept No:(S)ADM-003Ver.2Page:3/3主旨(Subject):國、內外出差管理辦法3.2.2.費用報支3.2.2.1.上課地點在吳江、蘇州、上海地區，只可以報支車資及培訓費用，其余不予列支；3.2.2.2.上課地點在上述三個地區之外（國內），可以報銷車資、培訓費及住宿費，住宿費參照3.1.3.4.標準。3.2.2.3.至國外培訓參照上述相關出差標準。3.2.3.工作流程申請人提交教育訓練需求表呈請核準人事行政部安排培訓事項申請人至人事行政部申領培訓費用，簽訂服務協議；同時至財務部借取相關差旅費用申請人受訓申請人提交教育訓練心得報告表及培訓發票，同時使用員工培訓費申請表申報其他費用申請人擔當講師進行内部培訓擴展，提交教育訓練訓練資料。 4.參考文件出境证件办理工作流程5.附表AD-030工作交接表AD-018差旅費申請書AD-074國內外出差報告書 6.会