办公文秘_秘书工作机构的职能与要求

秘书工作机构的职能与要求 秘书工作机构的设置秘书工作机构的职能秘书工作机构的工作要求 引入 案例 近年来 为配合上级机关的精简 某县陆续接纳了5名精简下来的干部 其中正科级2人 副科级3人 考虑到这5位干部均无专业特长 年龄又偏大 分到职能部门 得从头学起 弄不好还会影响职能部门的工作效率 而秘书部门是综合办事部门 事情又繁杂 没有专长也能做做 于是县长把他们统统安排到秘书科工作 秘书科长对此很有意见 本来只有5人的秘书科 老 中 青比例为1 2 2 承担全县的秘书工作游刃有余 现在一下子来了5名不懂业务的老同志 10个人中有6名科级干部 老中青比例一下子变为6 2 2 秘书科一下子人满为患 以后工作可怎么展开 怎么办呢 这些干部无专业特长 平时你们不是老说工作忙 现在人多不就力量大了吗 你的心思我也不是不明白 县长无奈地说 这样吧 在秘书科下再成立3个室 文书室 机要室 综合室 人员安排分别为 秘书科3位正科级干部 文书室3人 其中1位副科级干部 机要室3人 其中1位副科级干部 综合室4人 其中1位副科级干部 反正再熬两年 他们就要退休了 想来想去只有这样安排才最合理 秘书处长无话可说 问题是这样的安排是否真的合理呢 秘书工作机构的设置 1 秘书工作机构的设置三原则 1 精简原则 为了避免人浮于事 2 纵向层次少 为了上下沟通方便 及时 避免中间阻隔和官僚主义 3 横向幅度大 因为秘书工作涉及面广 头绪多 事务繁杂 纵向层次多 横向幅度小 控制严 但上下沟通不便 纵向层次少 横向幅度大 灵活性 自由度大 上下沟通方便 2 秘书工作机构的名称与组织形式 1 名称 我国的秘书工作机构有广义和狭义之分 广义的是指秘书长或办公厅主任领导下的办公室 其名称由机关 单位或首长名称加秘书机构名称组成 如国务院办公厅 四川省人民政府办公厅 郫县人民政府办公室等 狭义的则是以 秘书 命名的局 处 科 室 股等部分 统辖于机关 单位或办公厅之下 只负责文书 会务 联络 接待工作 注意 我们要分清两个误区 并非所有的 办公室 都属于秘书机构 如 外事办公室 侨务办公室 征兵办公室 台湾事务办公室 工业交通办公室等就不是秘书机构 因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责 在秘书机构内也有非秘书性质的部门 如 汽车队 保安处 文印室 等放入秘书机构 另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构 于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构 董事会秘书处董事会财务审计室董会法律事务部党委办公室组织部宣传部纪委 监察 工会团委信访处总经理办公室人事部劳资部生产技术部财务部企划部通风处安全管理监察部非煤产业部请指出这些机构中哪些属于秘书机构 2 组织形式 分理制 就是下面再设部门 以处理各种不同的秘书工作 部级机构 厅局级机构以及大中型企业单位一般采用分理制 如国务院办公厅下设秘书局 机要局 信访局等 厅局级机构下设单位称为处 如秘书处 机要处 信息处等 综理制 所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理 适合秘书工作量不太大的机关或单位 如市 县政协和多数企事业单位一般采用综理制 临时性的秘书工作机构 秘书处 如企业的职工代表大会设 秘书处 视会议的规模大小 工作多少 采用综理制或分理制 如大会秘书处下可再分联络组 文件组 宣传组 后勤组等 三 秘书工作机构的地位和性质 从地位和作用来看 秘书工作机构有两种情况 1 中央 省市的党委和政府机关的秘书工作机构是组织严密 人员设施齐全 工作既分工又合作的相对独立的工作机构 它承首脑之命 有召集会议 发布文件 实施计划 指挥 控制的权力 中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程序 规范秘书工作技术 指导下级组织的秘书工作 通常又被称为 秘书工作机 其地位和作用可以用下图表示 2 中级组织和中型企事业的秘书工作机构虽也配置一定的人员和设备 工作也是既分工又合作 但对领导部门或领导人的从属性更为明显 它往往在领导的直接指挥下收集信息 传达指令 辅助管理并从事一般文书 事务工作 通常被称为 秘书工作部门 其地位和作用可用下图表示 注意 无论是秘书工作机关还是秘书工作部门 它们都处于最贴近首脑机关或领导部门的中枢位置 它们的地位虽与直属下级组织 职能部门平级 但其作用实际上高于直属下级组织和职能部门 基层组织和小型企事业单位 由于其规模小 人员少 往往不设独立的 办公室 只配置一二名专职或兼职秘书 他们往往与上司同在一间办公室 或在办公室外占一席之地办公 被称为 秘书岗位 2 秘书工作机构的性质 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性 辅助性 综合性 服务性四种特性 1 机密性秘书部门掌管机密文件 政治机密 经济机密或者人事机密 商业机密 科技机密 组织和参加各种会议 必然有部分内容是涉及机密的 承领导之命办理各种事务 负责组织内部的安全 保卫工作 因此 首先具有机密性 2 辅助性秘书部门直接辅助领导工作 办文办事办会 通讯联络接待 传达领导指令 充当参谋与助手 具有辅助性 3 综合性秘书部门的工作繁杂 涉及上下左右各方面 既有政策性 原则性 总体性 又有技术性 事务性 因此具有综合性 4 服务性秘书部门相对整个机关或企事业单位而言 是一个综合性办事机构 不仅为领导部门和上级机关服务 也为下级组织 其他部门服务 又不仅是管理服务和信息服务 而且包括生活服务和事物服务 所以说服务性是秘书部门的本质特征 三 秘书工作机构的职能与工作要求 1 秘书工作机构的职能 1 助手职能帮助或代替领导处理日常文件 通讯 联络 接待等事务 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命 在会议 文件 廉政等方面为领导把关 2 参谋职能调查与提供领导决策所需的信息资料 支持领导决策 收集并反馈信息 为领导再决策提供依据 3 枢纽职能向下级传达领导部门各种书面指示 计划 批示 通知和口令 转发上级领导和政府机关及有关部门的政策 法规 指令性文件 向下级部门转发相关地区 单位 部门的有参考价值的文件 向领导部门呈报下级的书面请示和报告 建议或批评意见 负责与政府部门 新闻媒介等的沟通与联络 4 协调职能负责上下左右之间沟通 协商 以消除隔阂 调整关系 调解矛盾 5 保密职能妥善保管机密文件 会议精神 会晤中的内容中所涉及的机密 保守企业资金 经营 生产工艺 账目 配方 专利 知识产权 客户渠道等商业机密 保守领导人的住址 行踪 活动内容及个人隐私 保守员工的档案 升迁 调动等人事机密 保守涉及组织利益的其他秘密 监督机要部门 机要人员保守各种有形和无形的机密 6 公关职能 2 秘书工作机构的工作原则与要求 1 明确职责 权限 目标 任务 2 制定秘书工作的各项制度和标准 3 分清主次 有条不紊 4 科学地安排工作程序 5 准确细致 切实无误 6 迅速果断 讲求时效 7 忠于职守 安于职分 8 加强教育 管理 不断提高素质 能力 3 秘书工作机构成员 1 秘书班子成员的不同层次要求 2 秘书班子的群体优化第一 异质结合 原则 即由不同的专长 学历 能力 年龄以及性格 性别的人员组合 第二 合理分工 密切合作 使职得其人 人尽其才 案例 30出头硕士毕业的李某年轻有为 已是某市政府机关办公室的副主任 老主任对李某的工作相当支持 在李某主持下 办公室的各项工作开展得相当顺利 办公室的人员也干劲十足 工作一派欣欣向荣 后来老主任退休了 上级派来了一位拥有博士学位 同样非常年轻的孙某任正主任 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的 高学历的年轻人 办公室的工作一定会更上一层楼 然而 情况恰恰相反 两位主任的意见常常对立冲突 而且两人相互之间又不沟通 给予下属的指令经常不一致 一件事若按副主任的要求去做 权力更大的正主任要下属从头来过 这样搞得办公室工作没有效率 时间也浪费了 更重要的是让下级感到无所适从 而且这种 两驾马车 式的管理方式越来越严重 使得整个办公室的管理相当混乱 各项工作弄得一团糟 结果 领导将两位主任全部替换 又派了一位主任 办公室工作才理出头绪 请问这则案例中 领导在安排办公室人员 主任 方面有那些失误 为什么 四 秘书部门和人员的管理 1 秘书部门和秘书人员管理的内容和要求 1 机构与部门职责 2 岗位责任制 3 工作程序和工作方法 4 信息系统 5 办公自动化 2 秘书人员的自我管理 1 工作管理第一 要有明确的工作计划 包括工作目标 内容 分工或合作情况 工作步骤 方式 完成时间 标准要求等等 都要了然在胸 第二 要区分轻重缓急 决定工作次序 有条有理地去进行 无论做什么工作都要高标准 严要求 秘书工作中许多看来是小事 但许多老秘书的体会是 秘书无小事 细小的差错往往影响大局 案例 沉痛教训 田真同志自17岁到西柏坡中央办公厅从事秘书工作一直到离休 是一位经验丰富的老秘书工作者 谈起秘书工作的经验 他体会最深的就是在中央机关 秘书工作无小事 不怕一万 就怕万一 因此在工作中一定要认真负责 兢兢业业 一丝不苟 否则稍一疏忽 就可能给工作带来不可挽回的损失 他说 在这方面 我们是有过沉痛的教训的 1953年 中央批转由毛主席亲自修改签发的一份文件 文件批语是毛主席用铅笔写的 文件由周恩来等中央领导传阅后 经办部门为了保持主席手稿的整洁 便将主席的批语重新打印了一份 后来以中央文件形式下发 过了一段时间 毛主席发现文件中的 付诸施行 印成了 讨论施行 便打电话来查问究竟 经查原来是打字员将手写的 付诸 二字错打成了 讨论 两字之差意思相去甚远 为此毛主席特地要求中央办公厅发一专门的更正通知 并说嗣后一定要校对清楚 不要再错 这件事使田真深受震动 深切体会到做秘书必须精心细心 绝不可粗心大意 材料来源 秘书 2007年第6期 李文娟文 2 行为管理行为方式言语举止态度 说话得体 某天上班时间内 老总走到策划部主管高慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题 小高 我问问你 美眉 是什么意思 高慧忍不住地笑了 您是不是也想找个美眉 哪里 美眉是什么玩意儿我都不清楚 我找它干什么 老总说 我在家老听我孩子说美眉什么的 我问他什么意思 他只朝我傻笑不告诉我 今天我听见我的秘书在我办公室也说 美眉 这个词 所以好奇 问问你 是这样的 美眉是指因特网上那些漂亮的女孩 因为人们在网上聊天的时候 如果称这些女孩为 妹妹 可能觉得太俗 称美丽的姑娘吧 又可能让人觉得太轻浮 所以 美眉 的叫法就流行起来 原先是在网上 现在有些人在日常生活中也这么叫了 美眉 的写法有很多种 有的写成 美媚 也有的写成 美妹 有的干脆写成 MM 一般都写成 美眉 噢 原来如此 老总点点头然后回到了办公室 下班的路上 高慧特意走到老总的秘书小张面前提醒道 在上班的时候 最好不要用 美眉 这类新潮的词汇 头儿今天是不是对我有什么意见 小张解释说 上午我在办公室帮他整理材料 我一个同学打我的手机 我无意中说漏了嘴 他倒是没什么意见 只是好奇 高慧说 只不过今后要稍微注意一点 在领导面前少说那些一般人听不懂的时髦词汇或句子 看来我是得注意一下了 不记得是哪本书说过 像他们这种年纪大而又有地位的男人 观念最保守 审美情趣最落后 今后说话要是不注意一点 让他们看不惯 说不定哪天我的饭碗被他们砸了 自己还不知道怎么回事 你说到哪儿去了 高慧笑着说 你觉得他们就那么顽固吗 不过 反过来你想想 如果某个人一天到晚老跟你说唐诗宋词 你是不是