兰石国际工程公司出口销售管理制度.doc

兰石国际工程公司出口销售管理制度总则第一条 为规范兰石国际工程公司出口销售流程管理，提高各部门 完成业务的准确性, 特制定本制度。第二条 本制度适用的范围为兰石国际工程公司各部门出口销售管 理的流程。细则第三条 出口销售统计1） 出口销售统计是一项反映公司经营业绩、影响公司发展决策、出口计划以及有关配额、许可证、审批证能否得到批准的重要工作。2） 要专人负责出口销售的统计工作。统计人员应如实记录各项统计数据并备案。3） 统计报表以及时、准确为原则。4） 统计人员若未能按照上述规定填写报表或漏报、延期填报而造成不良后果，应由统计人员负责。业务经理有权对其通报批评，责令其按照要求填报。第四条 出口报关1） 公司各部门办理贸易出口货物报关的，须凭其财务部门开出的调拨单到业务管理部门办理有关手续，无调拨单的，业务管理部有权拒绝报关。2） 在一般情况下，星期日和节假日停止报关出货。如情况紧急必须报关出货的，须由业务部门经理于星期三提出书面申请，经业务管理部及主管副总裁同意后，方能报关出货。3） 报关员在报关出货后，须妥善保管盖有海关印章的报关单，并由报关员到代理报关单位办理报关手续，其他人不得直接到代理报关单位办理报关手续。其他人员直接办理报关的，公司不付报关代理费。第五条 信用证及附属单据审核1） 公司业务管理部在收到信用证后，应将信用证对照合同加以审核。审核无误后，开出一式三份的审证记录单，两份留底，一份交业务部门，在出货前，由业务管理部对照信用证项下已收客户单据情况，加签“同意出货”意见后。由业务经办人员交财务部门。审核信用证工作一般在一个工作日内完成。2） 各部门应按业务管理部的审核意见执行。需要修改时，业务部门应在出货日3天前，要求客户通过开证银行修改完毕，否则一切后果由承办人负责。3） 业务管理部门应对拟出货的信用证经常查阅。对已过装期、效期的信用证，及时与业务部门联系，业务部门应向业务管理部门提出书面的校正证明，以便及时通知银行办理撤证手续。4） 在提交银行议付单据中，如有客户出具的单据，业务部门应要求客户在出货前1天，将单据传真给业务管理部门，或将单据正本送公司业务管理部，以便核对或修改，不延误出货和结汇工作。凡出货当日客户出具的单据正本未能送达业务管理部的，或有不符点的，不予出货。不按此规定执行的，业务部门应付相应的责任。5） 单证审核相符的，在出货时，由财务部门根据业务管理部门在出口货物审批单上签署的审核意见，开具内部货物调拨单，凭此出口报关。6） 出货后当天，业务部门应将出货装箱等详细资料提交给业务管理部门，以便及时制单。业务管理部门应根据信用证得时间要求，及时审核，制作好结汇单据，并将一份商业发票交给财务部备案。第六条 产品销售工作1） 客户开发a. 制作公司简介，产品目录。b. 产品市场研究、分析、及客户资料之收集。c. 参加国内外石油装备展会。d. 注册并利用B2B平台寻找潜在客户。2） 客户询价（邮件、电话处理）a. 各部门领导及时将客户询价分配到各业务员手中。b. 业务员根据客户要求及时完成报价单以及标书（如果需要）并联系客户。c. 业务员要跟踪客户，及时了解客户动态。d. 接到客户邮件或电话，应都有记录，呈部门领导批示。第七条 合同管理1） 公司合同由总经理主管。公司财务部为公司合同管理部门，负责公司的合同归口管理工作。2） 财务部职责a. 宣传贯彻合同法律法规，为公司的基层单位提供法律咨询，负责对合同承办人员进行合同法律法规培训，收集、整理有关合同方面的法律法规等资料。b. 负责办理法定代表人授权委托，保管合同专用章。依照法律法规及我公司有关规定对各类合同的签订、履行、纠纷处理等情况进行监督检查。监督检查公司所属单位合同管理有关制度的执行情况。c. 负责公司合同的登记、归档及报表编制工作。d. 配合有关单位查处利用合同进行的违法活动。e. 审查各类合同，参与重大合同的谈判工作。f. 为公司领导提供法律建议。g. 对公司所属单位合同管理工作进行业务指导，及时总结合同管理工作经验，不断提高合同管理水平及管理人员素质。h. 完成领导交办的其他工作。3） 合同管理人员的职责a. 熟悉掌握并宣传贯彻合同法律法规。b. 为合同承办人员提供有关法律咨询，协助合同承办人员签订合同。c. 对本单位合同的签订履行情况进行监督、检查。d. 防止不符合法律规定的合同行为，并及时向法律事务室内和单位负责人报告。协助本单位合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷。e. 审查本单位签订的合同。对本单位签订的各类合同进行统计、整理、归档。f. 负责本单位合同专用章的管理。4） 公司及所属单位对外签订合同，一律使用“兰石国际工程公司合同专用章”其他印章均属无效。a. 合同，经签约单位主管领导审查同意后，加盖公司统一印制由财务部保管的合同专用章，但必须严格把关，并对签约、审查、履行的全过程负责。b. 公司的“合同专用章”必须由合同管理人员统一管理，防丢失或被盗用。“合同专用章”严禁转借。c. 公司的合同专用章严禁携带外出。5） 所有归档资料，应按以下期限保管。a. 短期：一般合同及资料应在合同履行完毕无纠纷、无欠款的条件下，保存期满三年后按规定销毁。b. 长期：重大合同及资料应长期保存。6） 销毁合同档案资料，应由单位主管领导批准，销毁时应有两人监销，销毁后应在档案目录中注明“销毁”字样，并由销毁人和批准人签名。7） 合同档案资料由管理人员负责统一编号、装订存档。承办人员不得私自保存合同文本及有关资料。8） 合同档案资料的借阅须办理有关手续。9） 合同有国家推行统一标准文本的，各签约单位必须使用。10） 履行合同过程中，由于本单位自身过错而支付给对方的违约金、赔偿金及其他款项，由财务部做出方案，报请总经理审核，董事长批准后按财务规定处理。11） 公司财务部门应对合同的回款、付