采购管理流程手册.doc

目录目录 第一部分第一部分概述概述 1 1前提说明 1 2负责部门和职责 2 3采购管理运作分类 3 第二部分第二部分业务流程业务流程 5 1采购申请及授权 5 1 1流程图 5 1 2管理方法 5 1 3流程描述 6 2供应商选择 8 2 1流程图 8 2 2管理方法 9 2 3流程描述 10 3采购 13 3 1流程图 13 3 2管理方法 14 3 3流程描述 15 4收货与记录 17 4 1流程图 上海部分 17 4 2管理方法 19 4 3流程描述 20 附件附件 24 采购申请单 24 采购审批权限表 26 供应商信息收集表 27 授权供应商清单 28 供应商选择比较表 29 订单汇总表 30 供应商评估记录 31 供应商考核报告 32 采购订单 33 采购检验单 34 领用单 35 负责部门和职责负责部门和职责 部门部门负责人员负责人员职责职责 共同职责共同职责 全公司各 部门 全公司职员 规范采购程序 建立 健全采购的内部控制 为公司节约采购成本 最大限度防止舞弊行为 特殊职责特殊职责 计财部费用会计 预算控制 从供应商处直接获得发票并对数量 金额进行复核 编制与采购相关的会计分录 编制与采购相关的凭证 依合同及时付款给供应商 计财部会计经理 预算控制 复核并批准所有付款凭证 行政部采购员 根据采购申请要求联系供应商并询价 确定综合成 本最低的供应商 向供应商发订单并进行订单管理 维护供应商资料库和采购业务资料 行政部行政部总经 理 审批采购申请单和订单 使用部门部门总经理 控制部门采购预算 审核 批准部门采购申请单和付款申请单 使用部门行政员 汇总部门采购申请 及时取得本部门财务信息 协助进行预算控制 采购管理采购管理运作分类运作分类 采购管理的运作可分为 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工具体工 作作 控制程控制程 序序 采购申 请与批 准 文件设 计和记 录 独立复 核 授权 预算管 理 供应商 授权 文件设 计和记 录 资料管 理和接 触控制 独立复 核 授权 经营管理的观念 方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 确认供 应商 资料管 理和接 触控制 独立复 核 授权 供应商 再评估 文件设 计和记 录 资料管 理和接 触控制 独立复 核 职责分 工 供应商选择 采购申请 及授权 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工具体工 作作 控制程控制程 序序 编制采 购订单 文件设 计和记 录 资料管 理和接 触控制 独立复 核 出具采 购订单 资料管 理和接 触控制 独立复 核 授权 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 验收货物 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 职责分工 独立复核 确认采购 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 会计系统 付款 独立复核 职责分工 授权 会计系统 采购 收货并记录 1采购申请及授权采购申请及授权 1 1流程图流程图 使用部门使用部门计财部计财部管理层管理层 使用人使用人部门秘书部门秘书部门经理部门经理费用会计费用会计相应授权人相应授权人 采采 购购 申申 请请 与与 批批 准准 1 2管理方法管理方法 管理原则管理原则 采购申请必须根据预算得到部门经理的批准 使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制 计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性 公司应该设立审批的权限级别并严格遵守 管理部门管理部门使用部门秘书 计财部费用会计 管理文件管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 采购申请单填制采购申请单使用部门 员工 使用部门总经理 管理层 附件 1 采购审批权 限表 审批采购申请单行政部管理层附件 2 审批 4 填制采购 申请单 2 审批 6 口头提出申 请 1 汇总采购申 请 3 预算复核5 1 3流程描述流程描述 1 3 1采购申请与批准采购申请与批准 主要步骤主要步骤描述描述负责部门负责部门 使用部门员工 申请人 根据日常经营活动 需要产生购买意向 向部门经理征询口头意 见 在得到部门经理的口头许可后 申请人将采 购信息告知部门秘书 由部门秘书统一进行 采购申请单的填制 使用部门员工 为了保证采购申请单的信息完整性和准确性 采购申请单由部门秘书统一填写 部门秘书从申请人处获取采购需求后 填写 正式的采购申请单采购申请单 详细写明项目名称 项 目编号 购货型号和数量 采购申请单一式 两份 一份由使用部门留存 一份由行政部 留存 申请人检查部门秘书填写的采购申请单采购申请单 确 认后在申请人栏内签字确认 使用部门秘书 部门秘书对采购申请进行预算控制 填写采采 购申请单购申请单上的预算情况信息 并在预算初检 栏内签字 对于固定资产和其他超出人民币 2 000 元的 大额采购 部门秘书必须检查该项采购是否 在本年度部门费用预算内 并在采购申请单 上注明 若超出预算 则在部门经理审批后 取得公司相应授权人批准 否则该采购申请 将被退回 对于低值易耗品等小额采购 部门秘书负责 每月进行汇总 并检查累计采购金额 本月 采购申请金额 以前月份采购金额 是否 在本年度部门费用预算内 若超出预算 则 必须在部门经理审批后 取得公司公司相应 授权人批准 否则该采购申请将被退回 使用部门秘书 口头提出 申请1 填制采购 申请单2 汇总采购 申请3 采购申请单采购申请单 附件附件 1 主要步骤主要步骤描述描述负责部门负责部门 部门秘书对采购申请进行预算控制之后 由 申请人直接主管和使用部门经理进行审核 如果采购申请合理 则在采购申请单上签字 否则退回申请 使用部门秘书 计财部费用会计对预算进行复核 费用会计检查部门年度预算是否和存档的公 司预算是否相符 已用预算是否和会计记录 相符 以及部门可用预算的计算准确性 预算复核后 根据公司的采购审批权限表采购审批权限表将 采购申请送交相应授权人审批 计财部费用会 计 采购申请单必须由公司相应授权人根据采购 权限表审核批准 相应授权人 2供应商选择供应商选择 2 1流程图流程图 行政部行政部计财部计财部管理层管理层 采购员采购员总经理总经理费用会计费用会计总经理总经理相应授权人相应授权人 供供 应应 商商 授授 权权 采购审批权限采购审批权限 表表 附件附件 2 审批 4 复核预算 5 审批 6 寻找供应商1 2 2确定授权 供应商 2 审批 3 确确 认认 供供 应应 商商 供供 应应 商商 再再 评评 估估 7 审批 5 审批 6 审批 8 选择供应商4 签订合同9 评审供应商 业绩 7 2 2管理方法管理方法 管理原则管理原则 不断发现能够提供低成本 高质量的供应商 丰富授权供应 商名单 采购员应该维护完整 实效的供应商资料并定期更新 对于供应商的选择结果应该有具体的书面记录 并由总经理 审核 对供应商资料库实行权限控制管理 定期对供应商业绩进行考核 管理部门管理部门行政部采购员 管理文件管理文件供应商选择流程中包括以下文件 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 供应商信息收集 表 发现供应商采购员行政部总经理附件 3 授权供应商清单确定授权供应商采购员行政部总经理附件 4 供应商选择表选择供应商采购员行政部总经理 管理层 附件 5 订单汇总表更新供应商档案采购员行政部总经理附件 6 供应商评估记录更新供应商档案采购员行政部总经理附件 7 供应商考核报告更新供应商档案采购员行政部总经理附件 8 2 3流程描述流程描述 2 3 1供应商授权供应商授权 主要步骤主要步骤描述描述负责部门负责部门 采购员和公司其他员工在日常工作和生活中 应随时发现能够提供低成本 高质量商品 服 务的供应商 采购员在发现这些供应商后 应传真 电话联 络供应商 要求供应商提供报价单 产品目 录 公司简介 公司营业执照复印件 产品 技术规格 产品质量认证书复印件等 必要时 采购员可对供应商进行实地访问 进一步了解供应商的实力和服务质量 采购员汇总收集的资料 填写供应商信息收供应商信息收 集表集表 行政部采购员 采购员将供应商资料存入供应商数据库 供 应商资料库应注意保密 任何其他人不得接 触和更改 供应商资料库主要包括主要信息和交易信息 两部分 供应商主要信息包括供应商名称 编号 地址 供货数量级和相应的供货价格 最小订购量 供货质量 付款条件 运输方 式 交货周期和信用记录等 采购员根据供应商的价格 质量 交货期和 售后服务确定授权供应商 建立 更新授权供授权供 应商清单应商清单 采购员将授权供应商清单授权供应商清单和供应商资料交行 政部总经理批准 行政部采购员 行政部总经理复核授权供应商清单和供应商 资料 并签字确认 行政部总经理 确定授权 供应商 2 寻找供应商1 审批3 供应商信息收供应商信息收 集表集表 附件附件 3 授权供应商清授权供应商清 单单 附件附件 4 2 3 2确认供应商确认供应商 主要步骤主要步骤描述描述负责部门负责部门 采购员取得审批后的采购申请单 根据申请 单的要求从授权供应商清单中能够提供需求 产品 服务的供应商 如果授权供应商清单中 没有能够提供需求产品 服务的供应商 必须 及时寻找新的供应商 对于合同金额超过人民币 元的采购业 务 采购员应至少在三个供应商中选择 对 于合同金额超出人民币 元或合同期 超过一年的采购业务 必须采用竞价投标的 方式选择供应商 竞价资料做档案保存 采购员根据价格 付款条件 质量等因素 选择适当的供应商 并在供应商选择表上详 细说明不同供应商的供货价格 质量 交货 时间和付款条件的比较 列明对节约的采购 成本 提高的质量 节约的时间和付款期的 优惠的综合评价 得出选择供应商的结果 填写供应商选择表供应商选择表交行政部总经理审核 行政部采购员 行政部总经理详细复核采购员选择供应商的 程序和理由 审核采购的价格 付款条件等 因素 如果采购的程序和理由合理 就在供 应商审核表上签字批准 否则将供应商审核 表退回 未采用最低供应价的采购 以及未采用竞价 投标的方式选择供应商的例外情况 必须注 明合理的原因和解释 在行政部总经理审批 之后 交由管理层总经理审核 否则 该供 应商选择将不被批准 行政部总经理 采购金额超出人民币 元的交易 审 核未采用最低供应价的采购 以及未采用竞 价投标的方式选择供应商的例外情况 必须 在行政部总经理签字批准之后再由公司总经 理签字批准 否则 该供应商选择将不被批 准 公司总经理 供应商选择表供应商选择表 附件附件 5 选择供应商4 审批5 审批6 2 3 3供应商再评估供应商再评估 主要步骤主要步骤描述描述负责部门负责部门 行政部采购员可以根据供应商供应物资 批 次 数量单位 合格率及发货情况 售后服 务等信息进行评估并打分 记录在供应商评供应商评 估记录估记录中 采购员负责对其采购活动进行汇总分析 采 购定单按月存档 并打印汇总表 该表同时 能反映具体定单的供应商 有助于公司对供 应商进行定期评估和进一步筛选 每年结束后 行政部采购员根据供应商评估 记录 生成各供应商年度考核报告供应商年度考核报告 列示供 应商每月的平均分 计算年度平均分 并得 出考核结论 考核结果将作为下一个年度选择供