高三语文高考专题辅导课件：常用公务性应用文写作.ppt

常用的公务性应用文的写法 1 寻物 寻人启事 寻物 寻人启事是国家机关 社会团体 企事业单位或个人公开向社会申明寻找丢失物品或寻找 查询有关人员时所使用的一种启事 这种启事由标题 正文和尾部三部分组成 标题由事由和文种构成 如 寻物启事 寻人启事 等 也有的标题直接写上文种名称 启事 正文主要包括两项内容 如为寻物启事 要简明 准确地介绍丢失物品的时间 地点 名称 数量 特征等项内容 失物的特征要写得详细 具体 其中包括物品的形状 质地 色彩 记号等等 如寻人启事 要根据寻找的对象的情况来写 例如 对走失人员 要交待走失的原因 时间 地点及体貌特征 服饰特点等 对查询对象 则要写明查询的原因 查询的具体内容 并提供已知的情况和线索 之后 要向受文者交代清楚联系的地址 方式 联系人及电话号码等项内容 一般分项写在正文下面左方空白处 尾部于正文右下方署上启事单位或个人的全称和具文的年 月 日期 例1 寻车启事2008年12月1日上午7时许 兰天出租汽车公司京b e2885号红色夏利出租车 由司机王思齐 男 45岁 驾驶外出营运 至今未归 该车发动机号为 9750147 车架号为 970896 车门上印有 兰天出租汽车公司11015 字样 如有线索 请速与兰天出租汽车公司联系 联系电话 010 62541234 联系人 王卫国 本公司对线索人必有重谢 兰天出租汽车公司2008年12月2日 寻人启事3月31日上午10点 我带女儿去华联商场购物 不慎将女儿走失 我女儿叫王晓 3岁 身高60公分 圆脸 单眼皮 眼睛不大 眉毛很重 头上带有大红色蝴蝶结发卡 身穿粉红色毛连衣裙 红线裤 脚穿红色皮鞋 北京人 说普通话 但吐字不太清 请帮查找 有重谢 如有线索请速与我联系 联系电话 68921234 手机王笑海2008年12月31日 2 招领启事招领启事是拾到东西或收留了走失者的机关单位 为寻找失主时使用的启事 招领启事由标题 正文和尾部三部分组成 标题可以写为 招领启事 或写明招领物品名称 如 招领自行车启事 但为走失的儿童和精神病患者寻找家人 一般不宜用 招领启事 只写成 启事 或 寻人启事 正文要求写明启事的具体内容 一是拾到的东西及有关情况 包括时间 地点 名称等 如果招领对象是走失的人 要具体介绍其外貌 特征 性别 口音 穿着及大概年龄等 二是联系的时间 地点 方式 尾部署上招领启事人的机关单位和年 月 日期 例3 招领启事本商场拾到手提包一个 内装人民币若干元及手机 信用卡等物 望失主前来认领 地点 a市qq商场三楼办公室电话 12345678qq商场办公室2008年4月25日 3 迁移启事迁移启事是机关 企事业单位 社团组织等在搬迁新址时 向社会及有关方面告知的一种启事 这种启事除在报刊上刊登 在电视 电台播放 还可以张贴在原址大门或醒目的地方 以便于有关人员办理事项和保持业务联系 迁移启事由标题 正文和尾部三部分组成 标题常见有两种形式 一种是直接写上 迁移启事 另一种是由迁移单位的名称加事由 文种构成 如 公司迁移启事 正文即告知的内容 要写明迁移的时间 迁移的新址 街 号 电话号码等 还可以标明乘车路线或附上简单线图 尾部写上迁移单位名称和年 月 日期 必要时还要盖章 例4 迁移启事各位新老客户 本邮政局从2008年6月1日起 将搬至大观区龙门口街39号 市一中对面 新址营业 为此对各位新老客户造成的不便敬请你们谅解并恭请各位新老客户前区办理各项业务 谢谢 墨子巷邮政局2008年5月10日 公司迁址启事 公司将于2008年11月1日迁入 开发区 路 号新址办公 可乘 路 路汽车 站下车 现将有关事项通告如下 地址 开发区 路 号邮编 100023传真 12345678办公室电话 87654321人事部 21436587销售部 81726354财务部 67845321 公司办公室2008年10月20日 4 庆典启事党政机关 社会团体 企事业单位举办有关庆祝或纪念活动时 由筹办单位 部门向社会各界及有关人员告知庆典事宜的启事 庆典启事由标题 正文和尾部三部分组成 标题常见的形式是单位名称 事由和文种构成的 如 大学建校80周年校庆启事 庆祝 集团公司成立20周年启事 等 正文一般包括五项内容 1 庆典缘由 2 庆典活动总体安排 其中时间 地点 组织接待 内容 参加人等项 3 其他有关事项及要求 4 欢迎参加庆典活动的结束语 5 单位地址 电话 电报挂号 联系人等 尾部写明制发启事的单位名称 加盖印章 和年 月 日期 庆典启事正文中的各项内容要写得具体 清楚 要让人明白 邀请的是哪些人 参加庆典活动应做什么准备 对在异地工作前来参加庆典活动的 还应交代接待时间 地点及自行乘车的交通路线等事项 例5 北洋大学 天津大学 1895 1995 百年校庆启事1995年10月2日 将是中国近代第一所大学即北洋大学 天津大学的百年诞生日 届时将举办盛大的校庆活动 为迎接百年校庆 学校已成立了 百年校庆筹备委员会 恭请世界各地校友 凡在北洋大学 天津大学学习和工作过的师生员工 届时 返回母校参加校庆活动 同时学校拟编 校史资料集 优秀论文集 请各界校友踊跃提供有关史料及省级以上获奖论文 著作 拟参加校庆或提供资料者 请函告 电告姓名 单位 职务 毕业届次 或径与校庆筹备办公室联系 热烈欢迎海内外校友为母校的发展做出贡献 学校地址 天津市和平区詹天佑路220号邮政编码 100988联系电话 022 335912209电报挂号 1496传真 022 335871101北洋大学 天津大学百年校庆筹备委员会1994年11月20日 5 招聘启事招聘启事是近年来 随着我国用人制度改革应运而生的一种新文种 招聘启事主要用于招聘专业人才 如科技人员 管理人员等 它是企事业单位 社会团体公开向社会招聘有关人员所使用的一种启事 可以在报刊登载 在电视台 广播电台做广告 招聘启事由标题 正文和结尾三部分组成 标题的形式比较多样 一种直接写 招聘启事 用人启事 招贤启事 等 另一种是注明招聘那类人员 如 招聘公关人员启事 招聘 饭店经理启事 第三种是招聘单位名称和文种构成 如 饭店招聘公关部经理启事 第四种只写启事的事由 招聘 正文主要包括用人的单位 部门 业务 目的 对象 条件 待遇 询问事宜 联系办法 联系时间等项内容 尾部包括署名和日期以及联系人 电话 邮编等内容 于正文右下方依次写明 招聘启事 要有实事求是的态度 特别是介绍本单位情况和应聘待遇等事项 不要言过其实 例6 本报招聘夜班编辑启事本报经杭州人才交流服务中心批准 需招聘夜班编辑一名 条件 1 男性 35岁以下 本科毕业 有编辑工作经验者优先 2 国家干部 有北京市户口 3 身体健康 至少连续从事夜班工作三年以上 有意者请将自荐信 学历 简历 发表过的作品于2008年4月25日前寄至 都市快报 经济部 邮编310003 并写清联系地址 电话 收到材料后 本报一周内通知面试时间 联系人 王筱苹都市快报2008年4月20日 4 通知通知是上级对下级 组织对成员或平行单位之间部署工作 传达事情或召开会议等所使用的应用文 通知的写法有两种 一种是以布告形式贴出 把事情通知有关人员 如学生 观众等 通常不用称呼 另一种是以书信的形式 发给有关人员 这种通知写作形式同普通书信 只要写明通知的具体内容即可 通知要求言简意赅 措辞得当 时间及时 1 通知的三个特点 1 使用范围具有广泛性 通知不受发文机关级别高低的限制 对通知的行文路线限制不严 主要作上级机关对下级机关 组织对所属成员的下行文 但平行机关之间 不相隶属的机关之间 有时也可使用通知 通知写作灵活自由 使用比较方便 2 文种功用多具有指导性 上级机关和组织向下级机关 组织用通知行文 都明显体现出指导性 特别是部署和布置工作 批转和转发文件等 都需明确阐述处理某些问题的原则和方法 说明需要做什么 怎样做 达到什么要求等 一部分通知对下级或有关人员有约束力 起指挥 指导作用 另一部分通知则主要起知照作用 3 有明显的时效性 通知事项一般是要求立即办理 执行或知晓的 不容拖延 有的通知如会议通知 只在指定的一段时间内有效 2 通知的主要类型根据内容与作用 通知可分为以下几种类型 1 指示性通知 有关行政法规和规章 办法 措施 不宜用命令 令 发布的 可使用这种通知行文 指示性通知往往带有强制性 指挥性和决策性的特点 2 批示性通知 批转 转发性通知 用于发布某些行政法规 转发上级 同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文 这类通知包括批转性和转发性两种 批转性通知 适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发 需在标题中加 批转 两字 转发性通知是 转发 有关文件的通知 同样需在标题中注明 转发 字样 3 事项性通知 工作通知 要求下级机关办理某些事项 除交待任务外 通常还提出工作原则和要求 让受文单位贯彻执行 具有强制性和行政约束力 这种通知 便属事项性通知 有些工作任务 不宜采用命令和意见行文的 可使用这种通知 4 告知性通知 用于告知某一事项或某些信息的通知 诸如庆祝节日 成立 调整 合并 撤销机构 人事任免 启用新印章 更改电话 更正文件差错等 都可用这种通知行文 5 会议通知 即告诉有关单位或个人参加会议的通知 3 通知的结构和写法各种类型的通知各有不同的写法 以下介绍通知标题和正文的一般写法 1 标题一般以通知的事由作标题 如 关于本年度科研成果的评奖通知 也可视情况写成 关于 的通知 紧急通知 通知 等 标题写在第一行正中 2 被通知的单位或个人 一般写在正文首行顶格 3 正文是要求对方办理的事 它一般导语 通知事项 执行要求等 通知事项是通知正文的主体 如内容多可分段分行 执行要求的通知的 一般用 以上通知望认真执行 特此通知 望认真执行 本通知自下发之日起实行 等结尾语 会议通知 要把会议的时间 地点 内容写清楚 假如要有注意事项的 如会议时间长 多带些钱物 学习用品等也应当说清楚 以便与会者事先做好准备 4 署名和日期 一般的通知只要写明发出通知的单位名称和具体日期 重要的通知需加盖公章 署名要写发文单位的全称 例1 通知12月9日 本校将举行 一二 九 歌咏比赛 请参赛师生于当日中午12 30带好演出服装 在音乐教室集中 前往大礼堂 请勿缺席 浙大附中学生会文艺部2008年12月5日 紧急通知据上海中心气象台今晨发布的台风警报 今年第8号台风将于明日傍晚前后影响本市 为确保人民生命财产的安全和农业的丰收 特通知如下 1 充分发动群众 依靠群众 切实加强对防台防汛工作的领导 2 对危险房屋赶紧采取安全措施 3 立即组织力量检查堤岸 险要地段要突击加固加高 防止决堤 4 积极做好排涝保苗准备 以上各项工作 都要指定专人负责 把任务交代清楚 望你们立即行动 并及时向乡政府汇报情况 此致 村委会 乡人民政府 月 日 例3 关于召开全省民政工作会议的通知各市人民政府 行政公署 省直各单位 为了贯彻全国民政工作会议精神 省政府决定召开全省工作会议 会议的主要议题是 传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话 讨论研究贯彻的意见和措施 请你们提前做好准备 参加会议人员 各市人民政府 行政公署分管民政工作的领导同志和各市 行署的民政局长 省直各单位的负责同志 会议拟开五天 地点 宾馆 于八月十五日前来报到 省人民政府办公厅 年 月 日 析评 仔细分析这份会议通知 至少有三个毛病 一是内容不够明确 会议的名称 议题都清楚 但不够具体明白 不知道研究的具体问题 也不知道与会人员需作什么准备 二是参加会议人员不够具体明确 省直单位包括的范围很广 包括党 政 工 群 公 检 法等 哪些单位参加不够清楚 一般要写清楚有关单位 还要附上单位名单 还有 省直单位负责同志有几个 只来一个或都来 也没有写清楚 三是报到时间不明确 八月十五日前来报到 是指八月十五日之前还是八月十五这一天报到 可见 很简短的通知 也要按要求将有关问题写得具体 清楚 5 普通 电报需要在电报专用纸上按要求填写清受报人的姓名 地址 事项 电文一般不加称呼 不加标点 不留空格 署名紧接正文之后 并用对方最熟悉的略语表示 要用阿拉伯数字 每格最多写四位数 电文应简洁明了又无歧义 致敬电前边还要写上标题 正文后还要写上致敬词 署名后还要写上日期 写普通电报时要注意两个问题 一是收报人的地址要写清楚 写详细 住在哪一区 哪一条街 门牌号是多少 不能写得太笼统 以免造成电报不能准确 及时地传送到对方手中 另一个是写电文意思要明白 让人一看便能理解 有些电报的电文选词用字不准确 很容易发生歧义 例1 父亲厦雨青从广州发给在西安的儿子夏林的这份电报 我乘5月23日272次车从广州回到西安接父 这份电报的毛病在于发生了歧义 是5月23日火车才从广州出发呢 还是5月23日火车到达西安站 电文表达不准确 这样的电文往往会导致不必要的误会 因此 书写电文时一定要表达清楚明白 那么 以上电文该怎么写呢 如果是5月23日从广州上车 应写为 我乘5月23日272次车25日回到西安接父 6 广播稿与报刊的其他用稿基本相同 需要注意的是 广播稿要考虑收听效果 广播稿没有非常严格的格式 可以根据你所选择的主题随意发挥 1 要通俗化 口语化 报纸是给人看的 广播是给人听的 看起来顺眼的文章 听起来不一定顺耳 广播是一种作用于听觉的媒体 广播语言要具备可听性 要通俗易懂 朴实无华 念起来顺口 听起来省力 因此 写稿时 用词要普通 避免同音歧解和同意反复 句子要短 多用人称名词 不该省的字千万不要省略 2 采写要及时 及时性是广播新闻与其他媒介新闻相区分 相竞争的最大特性 广播新闻一般主张采取只抓重点 少作深度挖掘 批判的姿态 充分发挥自己无可比拟的快捷特性 3 在写导语时 要先打招呼 请听众收听 增强吸引力 7 申请书是一种向上级或有关部门提出自己的某种要求并申明理由以期得到批准的应用文体 其基本格式包括以下几点 一是标题 一般由事由和文种名称组成 二是正文 写明申请的原因 事项 理由和要求 三是结尾 写明申请者 不能再写上 申请人 三个字 和申请日期 写申请书 要求写得事项明确 理由充分 态度积极 言辞恳切 例1 入党申请书的基本书写格式及内容通常 1 标题 居中写 入党申请书 2 称谓 即申请人对党组织的称呼 一般写 敬爱的党组织 顶格书写在标题的下一行 后面加冒号 3 正文 主要内容包括 对党的认识 入党动机和对待入党的态度 写这部分时应表明自己的入党愿望 个人在政治 思想 学习 工作等方面的主要表现情况 今后努力方向以及如何以实际行动争取入党 4 结尾 申请书的结尾主要表达清党组织考察的心情和愿望 一般用 请党组织在实践中考验我 或 请党组织看我的实际行动 等作为结束语 全文的结尾一般用 此致 敬礼 在申请书的最后 要署名和注明申请日期 一般居右书写 申请人 下一行写上 年 月 日 8 说明书说明书要实事求是 有一说一 有二说二 不可为达到某种目的而夸大产品的作用和性能 说明书要全面的说明事物 不仅介绍其优点 同时还要清楚地说明应注意的事项和可能产生的问题 产品说明书 使用说明书 安装说明书一般采用说明性文字 而戏剧演出类说明书则可以以记叙 抒情为主 说明书可根据情况需要 使用图片 图表等多样的形式 以期达到最好的说明效果 说明书各种各样 一般来讲 按所要说明的事物来分 可以分为以下几种 产品说明书 使用说明书 安装说明书 戏剧演出说明书等 1 产品说明书产品说明书主要指关于那些日常生产 生活产品的说明书 它主要是对某一产品的所有情况的介绍 诸如其组成材料 性能 存贮方式 注意事项 主要用途等的介绍 这类说明书可以是生产消费品的 如电视机 也可以是生活消费品的 如食品 药品等 2 使用说明书使用说明书是向人们介绍具体的关于某产品的使用方法和步骤的说明书 3 安装说明书安装说明书主要介绍如何将一堆分散的产品零件安装成一个可以使用的完整的产品 我们知道 为了运输的方便 许多产品都是拆开分装的 这样用户在购买到产品之后 需要将散装部件合理地安装在一起 这样在产品的说明书中就需要有一个具体翔实的安装说明书 4 戏剧演出说明书这是一种比较散文化的说明书 它的主要目的在于介绍戏剧 影视的主要故事情节 同时也是为了向观众推荐该影剧 大型的演出活动 对于演职员的介绍 节目的介绍等等也是为了吸引更多的观众而采用的一种宣传式的说明文字 真汉子剃须刀 使用说明书本说明适用于各类充电式剃须刀 充电 将电源插头插入ac220v电源之中 视充电指示灯亮 充电12 16小时 注意 充电时间不要过长 以免影响电池寿命 剃须 将开关键上推至 on 开启位置 即可剃须 为求最佳之刮须效果 请将皮肤拉紧 使胡子成直立状 然后以逆胡子生长的方向缓慢移动 修剪刀 如有修剪刀功能的剃须刀 请在剃须前 先将修剪刀推出 修短胡须后再用网刀剃净 清洁 剃须刀要经常清洁 清洁前应先关上开关 旋下网刀 用毛刷将胡须屑刷净 清洁后轻轻放回刀头架 且到位 清洁时应轻拿轻放 避免损坏任何部件 保修条例 保修服务只限于一般正常使用下有效 一切人为损坏例如接入不适当电源 使用不适当配件 不依说明书使用 因运输及其它意外而造成之损坏 非经本公司认可的维修和改造 错误使用或疏忽而造成损坏 不适当之安装等 保修服务立即失效 此保修服务并不包括运输费及维修人员上门服务费 保修期外享受终身维修 维修仅收元器件成本费 剃须刀中内 外刃属消耗品不在保修范围内 保修期 正常使用六个月 注意事项 1 充电时间12 16小时 2 换刀网刀头时一定要选用原厂配件 评析 这是一篇剃须刀的使用说明书 该使用说明书还附上了 保修条例 部分 严格来讲 保修条例 不属于使用范围内的东西 可以略去 就其使用说明来讲 该文谈到三个主要的步骤 一是充电 二是剃须 三是清洁 这类剃须刀属于充电式的 由于刚打开的产品尚未充电 故要求先充电 该部分介绍了所接用的充电电压 充电时间及注意事项等 剃须部分将剃须的具体方法 剃刀走动的方向等都介绍的很清楚 除此而外 还指出有 修剪刀 的剃刀可在剃须前先将长须修短 再用剃须刀剃净 清洁是剃须后必做的工作 这里详细地介绍了剃须刀的保养清洁工作 为延长剃须刀的寿命这都是很有必要的 cd rom安装说明书硬件安装 1 关掉您电脑的电源且将电脑上的电源线拆除 2 将机壳拆开 清理所要安装此cd rom光碟机的位置 3 依下段说明 设定cd rom光碟机为master或slave 4 将光碟机放至电脑机壳内 用配件袋内的四颗螺丝将光碟机锁上 5 将电源线由电源供应器接至光碟机 在接电源线之前 请再次确定电源线上 5v及 12v的顺序必需与图一相符合 否则会造成光碟机的损坏 6 将40 pin的e ide排线接至cd rom光碟机 7 将配件中的音源线插在cd rom光碟机背板的analogaudio插座上 音源线另一端连接至音效卡的cd输入端上 一般而言红色端为右声道 8 将电脑机壳锁回 再将原来的电源线分别安装妥当 软件安装 软件安装可分为两大类 第一类是系统内需要一个装置驱动程式 devicedriver 例如dos或是windows3 0 另一类是系统已经有内部的装置驱动程式 不需要再安装光碟机包装内的驱动程式 此类系统包括windows95 98 2000及windowsnt 底下是前面两大类的软件安装说明 注意 软件安装前请将驱动程式磁片备份 dos或windows3 0系统1 打开pc电源并将驱动程式磁化放入软件碟内 2 输入驱动程式磁片所在位置的a a 或b b 3 于dos提示符号下输入install然后按键 4 遵照荧幕上的指示 5 安装完成后 取出驱动程式磁片并重新开启系统 windows95 98 2000在windows95 98 2000系统下不需要另外安装cd rom驱动程式 如果系统无法自动找到您的cd rom光碟机 请依下列步骤安装 1 打开pc电源 启动windows95 98 2000 2 windows95 98 2000会侦测到新的cd rom光碟机并将软体装置驱动程式载入系统 如果没有 请进行下列步骤 3 按下 我的电脑 内 控制台 小图示 4 按下 加入新的硬体 小图示然后按对话框内的 下一步 及 是 5 依照荧幕上的指示让windows95 98 2000找寻新的硬体 找到cd rom光碟机后会载入驱动程式软体完成安装 9 请柬请柬又称请贴 是人们在节日和各种喜事中请客用的一种简便邀请信请柬的写作格式 1 在封面上写 请柬 请贴 二字 2 抬头写被邀请者 个人的姓名或单位 名称 3 交待活动内容 如开座谈会 联欢晚会 过生日等 交待举行活动的时间和地点 如果是请看戏或其它表演还应将入场券附上 4 结尾 如 致以 敬礼 顺致 崇高的敬意 等 5 署明邀请者 个人 单位 的名称和发出请柬的时间请柬的写作要求 1 请柬不同于一般书信 一般书信都是因双方不便或不宜直接交谈而采用的交际方式 请柬却不同 即使被请者近在咫尺 也须送请柬 这主是表示对客人的尊敬 也表明邀请者对此事的郑重态度 2 语言上除要求简洁 明确外 还要措词文雅 大方和热情 例1 请柬xxx 兹订干2008年8月10日至8月18日 在xx华侨大厦召开xx名酒展销会 并于8月10日中午11时30分假座华桥大酒家举行开幕典礼 敬备酒宴恭候 请届时光临 xx电器有限公司敬约xx年x月x日 请柬谨定于 年 月 日下午 地在布里奇期酒家举行宴会 欢迎 能源研究所高级工程师 先生及夫人 敬请光临 能源研究所所长罗伯特 申斯通谨订 写请柬应注意事项 被邀请者的姓名应写全 不应写绰号或别名 在两个姓名之间应该写上 暨 或 和 不用顿号或逗号 应写明宴请的具体日期 几月几日 星期几 写明宴请的地点 10 便条便条是一种简便的短信 用于把比较简单的事情告诉别人 如托事条 请假条等 各种便条的写法基本相同 一般在第一行正中写明便条性质 如请假条 留言条等 第二行顶格写收信人的称呼和冒号以示尊重 第三条空两格写正文 正文后致意 一般另起一行空两格写 此致 下一行顶格写 敬礼 给朋友或同学相熟者的便条 也可省略该项内容 最后写姓名和时间 例1 请假条张经理 今天家母突然重病住院 父亲又公差在外 需我前往医院护理 特请假一天 此致敬礼策划部李小明2008年5月5日 例2 走访别人未遇 多使用留言条 这种情况下 留言条一般要写明来访目的 未遇心情及希望与要求 如果以前没有交往 还要做自我介绍 临时有一活动要请对方参加 而对方恰好不在 这时可以留条通知 有时替人接了电话不能当面转告 也可写个留言条 想请人代办某事 一时见不了面 有事不便与当面谈 又必须让对方知道等等 留言条小张 我有急事外出一会儿 约二十分钟左右回来 你来后请稍侯 我去去便回 李布管2008