以工代赈监理文件资料归档管理办法2014-7-28.doc

工程管理部档案管理办法以工代赈易地扶贫搬迁工程监理文件资料归档管理办法山西华安建设项目管理有限公司工程管理部2014年 7月28日目 录一、前言二、工作依据：三、监理资料形成流程四、监理资料归档的基本要求及管理范围五、不同工程建设方式形成监理资料的做法（发包、自建）六、监理资料归档鉴定及时间要求七、监理资料归档管理职责一、前言：以工代赈易地扶贫搬迁工程政策性强且特殊也较为复杂，点多、面广、量大以及建设方式不同、随意性大等，监理工作涉及到方方面面，对于监理成效的体现以及质量安全责任划分来说，建立完整、准确的监理文件资料档案显得尤为重要。规范监理文件资料的编制收集归档，是提高监理管理水平维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项主要工作，是公司基础管理工作的组成部分。二、工作依据：1.中华人民共和国档案法（1996年修正）；2.山西省建筑工程施工资料管理规程 DBJ04-214-20043.山西省建筑工程施工质量验收规程 DBJ04-226-20034.城建档案业务管理规范CJJ/T158-20115.建设工程监理规范GB/T 50319-20136.城市建设档案管理规定（建设部令61号、90号）；7.建设工程文件归档整理规范GBT50328-20018.建筑工程施工质量验收统一标准GB50300-2013 9. 建设工程资料管理规程JGJ/T 185-200910. 国家以工代赈管理办法、山西省以工代赈管理细则、以工代赈实施方案及本公司管理文件等。三、监理资料形成流程（见下图）四、监理资料归档的基本要求及管理范围（一）基本要求1.各类文件资料的编制收集、整理归档一式一份，重要文件及自制文件应将原件归档。2.归档的文件资料必须真实、及时、完整、分类有序。3.应要求承包单位将有监理人员签字的施工技术和管理文件，上报项目监理部存档备查。4.应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理，可在计算机内建立监理管理台帐。 .工程材料、构配件、设备报验台账；.施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖、通等）报审台账；.分项、分部验收台账； .工程量、月工程进度款报审台账； .其他（内部：比如书籍、设备等）台帐。5.监理工程师应认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料员存放。6.在监理工作过程中，监理资料应按单位工程建立案卷盒（夹），分专业存放保管，并编目，以便于跟踪检查。7.自建工程资料，根据情况按县或乡镇（村）建立案卷盒（夹），工程竣工后，及时交公司工程管理部备查。（二）管理范围1.监理文件资料档案是指项目监理部在工程建设各阶段管理活动中形成的全部档案资料。主要包括三方面：第一方面是要求建设单位提供项目监理部开展监理工作依据性的资料。第二是对施工单位的资料管理工作进行监督,要求施工单位及时记录、收集并存档需要保存的资料。第三方面是监理机构本身应该进行的归档资料。2. 档案实行分类管理，档案分类要遵循文件材料的形成规律，并且便于保管利用。日常档案分类主要内容：（1）监理管理类（2）质量控制类（3）进度控制类（4）造价控制类（5）合同及信息管理类 （6） 竣工验收类；（7）其他。五、不同项目工程建设方式形成监理资料的做法（主要二种：发包、自建） 不管采用哪一种建设方式，应根据实际，督促要求实施方提供的资料包括： 上级及地方下达的文件；村委会或村民代表大会确定建设方式的会议记录；项目实施规划（方案）及审核批复文件；项目责任书；招投标或比选（竞争性谈判）文件；地勘报告；经图审机构审查合格的设计文件；施工合同及其它合同；施工许可证；村民自建相关资料（比如：项目理事会成立记录、自建协议等）；搬迁农户建房补助资金花名册、配套基础设施建设的发票（复印件）；材料采购、设备租赁使用有关证明材料；工程材料的出入库记录、群众务工记录；请（拔）款记录、票据及其它等复印件。1.采用发包形式进行建设的以工代赈易地扶贫搬迁项目工程，对涉及专业性强、技术含量高的公共基础设施以及多层住宅楼工程，严格按照山西省建筑工程施工资料管理规程 DBJ04-214-2004 规定要求进行编制、收集、整理与归档。2.自建形式项目工程，根据政策规定，灵活编制、收集、整理归档。如自建工程项目涉及包括公共基础设施项目工程，根据工程难易程度及技术含量高低依据政策的特殊性，在坚持原则的基础上，充分尊重地方政府规定及民意。对资料归档工作内容灵活进行调整并完善。3.根据工程实际情况，完善充实监理管理资料。其主要内容包括：监理规划（细则、方法、方案）；施工现场（前、中、后）照片或录像比对；工程巡视检查记录；工程暂停令；旁站记录；工作联系单；监理通知单；会议纪要及专题会议纪要（政府、村委会、监理）；监理日志（包括安全）；监理月报（简报）；监理报告；监理工作总结等。六、监理资料归档鉴定及时间要求： 1.监理文件资料归档鉴定见【附件1】（其中：对公司有长远利用价值的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；对已形成没有任何价值的资料，自己留存或销毁）。2.工程项目监理部在项目工程竣工验收合格后，按山西省建筑工程资料管理规程 DBJ04-214-2004监理资料组卷归档顺序分类装订成册（盒），应在14天内报送工程管理部验收核准。七、监理资料归档管理职责：1.监理资料归档管理工作按照“统一领导、分级管理”的原则，工程管理部由公司技术负责人负责管理。对项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查，确保项目资料档案及时归档。（有条件时可进行网络化管理）；2.项目监理部资料档案实行总监理工程师负责制。在工程开始时，总监应指定专人负责对项目资料的保管和汇总工作；3.项目监理文件资料编制、收集、整理归档实行“三检”制。即：（1）自检：每个分项工程或某项监理工作完成后，由总监理工程师按照规定要求，对本工程监理工程师编制及签认形成资料的质量进行检查。（2）互检：分部工程完成后，由公司工程管理部 郝平平负责对项目监理部的资料归档工作检查并进行业务上的指导；（3）交接检：单位工程竣工验收合格或项目监理工作完成后，由工程管理部技术负责人组织监理文件归档资料的检查和验收。4.项目监理机构应从组织制度上对资料管理进行保证。应选责任心强的监理人员负责项目监理资料的收集、整理、编目、归档工作。文件资料档案是公司的集体财产，在未移交前，项目监理机构应对文件资料档案的保密和安全负责；5.在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目监理部资料员应按规范要求，及时对相关资料进行整理、编码和存档。在管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档； 6.项目监理部应向建设单位和公司工程管理部移交项目工程监理文件资料档案并填写档案移交(接收)清单【见附件2】。本办法经发布之日起实施。自发布之日起30日内，项目资料管理人员负责对项目所有文件资料进行整理、分类。新接收资料按照本办法执行。附件【1】监理资料归档鉴定表序号监理资料名称公 司公 司业 主城 建1岩土工程勘察报告 2建设用地钉桩通知单（书） 3消防设计审核意见4施工图设计文件审查通知书及审查报告 5施工图及设计说明 6监理招投标文件 7委托监理合同* 8施工招投标文件 9施工合同* 10建设工程施工许可证及其附件 11工程质量安全监督注册登记 12工程开工前的原貌影像资料 13施工现场移交单 14监理规划 15监理实施细则 16监理月报 17监理会议纪要 18监理工作日志 19监理工作总结 20工作联系单 21监理工程师通知单 22监理工程师通知回复单* 23工程暂停令 24工程复工报审表* 25工程开工报审表* 26施工进度计划报审表* 27质量事故报告及处理资料 28旁站监理记录* 29见证取样和送检见证人员备案表 30见证记录* 31工程技术文件报审表* 32工程款支付申请表 33工程款支付证书 34工程变更费用报审表* 35费用索赔申请表 36费用索赔审批表 37委托监理合同* 38工程延期申请表 39工程延期审批表 40分包单位资质报审表* 41单位（子单位）工程竣工预验收报验表* 42单位（子单位）工程质量竣工验收记录* 43单位（子单位）工程质量控制资料核查记录* 44单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录* 45单位（子单位）工程观感质量检查记录* 46工程质量评估报告 47监理费用决算资料 48监理资料移交书 49其他资料注：1 表中工程资料名称与资料保存单位所对