采购管理规范(最新版).doc

北京金车标识制作有限公司Beijing JNCE Sign Production Co.,Ltd.系统名称SYSTEM:成本管理系统主题SUBJECT:采购作业管理规范文件编号：JNCEWPGL-001PAGE1 OF12REVA1* 目录 *项目 ITEM内容 DESCRIPTION页次 PAGE目录1修订履历2一目的3二适用范围3三职责与权限3四采购管理内容 4五供应商管理 64六采购询价管理7七采购合同管理8八采购入库和库管10九采购人员素质要求11 十支持文件 12 十一相关表单 12分发各单位领导：生产总经理: 日期： 年 月 日 销售总经理: 日期： 年 月 日销售黄总： 日期： 年 月 日APPROVED核准CHECKED审核PREPARED承办ISSUED BY:出版 分发:签名DATE日期北京金车标识制作有限公司Beijing JNCE Sign Production Co.,Ltd.系统名称SYSTEM:成本管理系统主题SUBJECT:采购作业管理规范 文件编号：JNCEWPGL-001PAGE2 OF12REVA* 修 订 履 历 *版次ECN NO.修 订 页 次修改人AA新 版 发 行张清彬BCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWSYZ北京金车标识制作有限公司Beijing JNCE Sign Production Co.,Ltd.系统名称SYSTEM:成本管理系统主题SUBJECT:采购作业管理规范 文件编号：JNCEWPGL-001PAGE3 OF12REVA一.目的 为加强公司采购管理制度，健全企业管理， 监督和控制不必要的开支与浪费，保证采购工作的规范化、合理化特制定此制度。 k L. S; n$ w+ c$ P5 二.适用范围：金车标识制作有限公司及旗下的各分公司。; ) 4 U: 9 e3 Z / A三.职责与权限：6 3.13.1【采购部】【】【a! Z8 _7 V r& T5 z3.1.1根据各部门物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。. ! L1 G( , n0 B33.1.2 认真做好市场调查和预测，掌握物资供应情况。3.1.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。3.1.4建立供应商资料与价格记录。3.1.5作好市场行情的调查。3.1.6询价、比价、议价及定购作业。3.1.7所购物品的品质异常、数量异常的处理及进度控制。3.1.8作好平时的对帐及采购工作 。3.1.9执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。 3.1.10大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。 3.1.11了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。 3.1.12 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。 3.1.13加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。3.1.14 做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。 3.1.15完成领导交办的其他工作。3.2【仓库】3.2.1对各类物资入库要同采购人员及时进行清点验收，发现问题及时联系处理，确保无误方可办理入库手续。3.2.2各类物资出库时，要仔细核对出库单上的数量、规格、型号的标识及财务转帐信息等，避免出现差错。3.2.3要认真作好帐目管理工作，对出入库物资根据出入库凭证及时登帐，做到帐目清楚，帐物相符。3.2.4及时反馈库房物品供需情况，为进货提供依据。3.2.5对个别需报废、报损的物资应事实求是的向领导报告,经审定签批同意后方可销帐，并妥善保管凭证备查。3.2.6库房物资要逐步做到分门别类、科学摆放，帐、卡物相符。搞好维护，防止霉烂、变质，搞好库房清洁工作。 3.2.7严格执行安全制度，做好库房的防水、防火、防盗工作，发现隐患及时汇报并处理。 四.采购管理内容4.1本采购管理制度主要指供应商管理、采购询价管理、采购合同管理、采购入库和付款、采购人员素质及等六个方面。五.供应商管理5.1供应商的开发权责5.1.1生产部使用原材料，由运营管理中心负责供应商开发主导工作，由品质部门确认产品质量。5.1.2设计院技术部研发使用材料，由技术部确认负责供应商开发主导工作，运营管理中心负责协助工作。5.1.3一般物料、配件由采购部开发主导工作，使用部门提出相关意见或建议。5.1.4生产专用设备由运营管理中心负责供应商开发主导工作，采购部负责协助工作。其他一般设备由运营管理中心负责供应商开发主导工作。5.1.5品质部、运营管理中心组成厂商调查小组，负责原材料供应商的评审调查。5.2 供应商的更换5.2.1运营管理中心、品质部确认更换产品的质量。并提交样品测试报告。5.2.2使用部门确认更换产品的性价比。5.2.3由使用部门最高主管提交申请经运营管理中心、董事长审核签字方可更换供应商。5.3供应商基本资料表应由原材料厂商填写供应商基本资料表，由采购员进行核实。该表包括下列内容：5.3.1公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。5.3.2公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。5.3.3设备状况。5.3.4人力资源状况。5.3.5主要产品及原材料。5.3.6主要客户。5.3.7其他必要事项。采购员填写供应商评审表，由运营管理中心主管签字审核。5.4供方评审记录表，一般包括下列内容：5.4.1产品质量、质量保证体系情况。 5.4.2未达成目标时是否有改善对策。5.4.3售后服务情况。5.4.4价格是否合理。5.4.5有无专职检验机构。5.4.6专职检验人员素质。5.4.7管理职职责是否明确 ，组织的权限是否明确。5.4.8是否建立了文件控制程序、记录控制程序。5.4.9计量制度是否健全。5.4.10是否对管理体系文件进行控制。5.4.11有无采购管理体系。5.4.12产品出货资料是否有记录，并清楚完整。5.4.13有无不合格品管理制度、执行情况。5.4.14生产过程管理程序是否健全。5.4.15物品管理体系及货仓管理是否健全。5.4.16设备及仪器管理制度是否完整及执行。5.5供应商的开发流程5.5.1寻找供应商并列成清单进行筛选。5.5.2填写供应商基本资料。5.5.3与供应商洽谈并填写供应商评审表。5.5.4作样品鉴定。5.5.5供应商问卷调查。5.5.6提出合格供应商调查评审申请。六、采购询价管理6.1采购部门接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的合格供应商处购买，如指定的合格供应商无货供应时，必须进行多方比价，货比三家，作好市场询价记录（市场询价记录表附后），择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为一年。具体采购流程如下6.2请购的提出，核准权限6.2.1原材料的提出：生产部根据生产计划提交原材料的需求量，由生产部经理承办、生产总经理审核、董事长核准。6.2.2劳保/配件和其他生产低耗品的提出：由生产部门段长提交采购申请表，由生产部经理审核签字，报生产总经理确认后生效后才能采购。6.3物料采购核准权限6.3.1原材料的核准权限，接受生产部提交的原材料的需求量表格，采购员需先与仓库核对原材料数量，确定采购数量，做出采购计划，经生产总经理签字确认。6.3.2劳保/配件和其他生产低耗品的核准权限，根据各部门提交的采购申请表，运营管理中心应本着节约原则及时落实该配件或耗材的使用情况（包括用于哪里，用多少，一个配件可使用的时间是多长）。如有疑义应及时与申购部门沟通。6.4采购方式本公司采购方式一般有下列两种：6.4.1集中采购6.4.2一般采购；采用随需求而采购之方式。6.5采购作业规定询价、议价6.5.1采购人员接获核准后的采购申请表，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（目前各原材料只有一家供应商）6.5.2专业材料、用品或项目，运营管理中心应会同采购部、财务部共同询价与议价。6.5.3采购议价采用交互议价之方式。6.5.4议价应注意品质、交期、售后服务。 6.5.6 财务部定期或不定期联合进行市场信息调查，作好市场信息调查记录（记录表附后），对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结，报董事长参考。6.5.7定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审。不定期评审可以根据工作需要，由财务总监或董事长决定。七.采购合同管理7.1 采购价格选定后，采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的（一年内有3次以上）必须与供应商签订采购合同。采购合同具体管理规定如下：7.1.1合同的签订合同的内容包括：货物名称，型号，数量，单价，总价格 ，包装方式交货地点，到货日期付款条件及方式技术要求及指标验收争议的解决检验及索赔7.1.2合同的制定合同草稿由采购起草， 运营管理中心审核，其技术指标由品质部或申购部门签字确认。7.2审核流程7.2.1采购人员询价、议价完成后，于采购申请表上填写询价或议价结果。7.2.2拟选定合格供应商、交货期限与报价有效期限，经运营管理中心审核。 7.2.3 采购核准权限规定，金额、价格均应先经采购经理承办，主管副总审核， 董事长核准。7.2.4对于其他生产所用低值消耗品的采购，部门经理接到采购申请表后先落实是否需求购买，详细说明所购物品原因、数量、预计金额。报主管副总审核签字后上报董事长购买。7.3订购作业7.3.1采购人员收到经核准之采购申请表后，根据采购计划应以采购订单形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。7.3.2合同采购根据采购合同填写合同签订申请单，并由运营管理中心签字确认合同内容，由财务主管签字核实资金，再呈董事长审批签字后实施采购。7.3.3采购部的负责人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。7.3.4采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门（运营管理中心、财务部）对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。7.3.5 参加合同会签的职能部门：总裁办、运营管理中心、财务部、采购部、行政部。合同会签的经办人为相关采购责任部门。7.3.6采购合同的保管：采购合同原件由采购责任部门保管，留复印件在财务部备案，合同原件保管时限为3年。7.3.7采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由采购责任部门负责，行政部对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。7.3.8供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人按员工行为规范及奖惩细则予以处罚。八、采购入库和付款8.1属于固定资产的（单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上），必须办理固定资产验收手续（固定资产验收单），验收合格才能入库、投入使用。8.2进货验收具体规定如下： 供应商提供的物料，必须经过本公司仓库、技术中心、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：8.2.1采购员需确认订购单、供应商、到货日期、物料的名称、数量与规格。8.2.2仓库管理员需确认数量。8.2.3品质部IQC需确认品质检验并填写检测报告。8.2.4检验合格后由采购员办理入库手续。8.3退还不合格品对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。8.4品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司要求为依据。8.4.1拟退回的采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购员。8.4.2 采购经办人员通知供应商换货。8.4.3 订制品的退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。8.4.4确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另寻其它供应商。8.5属于公司产品、成品、半成品的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月底仓库盘点时有异常对亏损部分进行赔偿。8.6 办公用品和其他不需入库的零星物料(数量在5个以下金额在10元以下且不属公司商品、原材料的物料)，必须有两人以上在送货单或发票上签名确认（采购和商务中心）。8.7采购金额超过50元的，必须取得合法的发票，尽量取得增值税专用发票。8.8付款注意事项：固定资产付款必须附上发票、合同复印件、固定资产验收单；公司商品付款须附上发票、入库单；未签订采购合同的须附上市场询价记录表，否则财务部不得付款。广告、展示设计付款时必须附上合同。 九、采购人员素