实物资产管理规定概览.doc

实物资产管理规定1.0 目的 规范公司资产管理作业，确保公司资产账务准确清楚，防止资产流失，提高工作效率。2.0 适用范围适用于公司及各单位/部门的实物资产管理。3.0 职责序号部门/岗位职 责 范 围1总经理负责公司及分公司、物业服务中心实物资产采购的审批2分公司、物业服务中心经理负责分公司、物业服务中心实物资产采购的审批3财务部负责公司及分公司、物业服务中心实物资产采购的审核及盘点4职能部门负责公司及分公司、物业服务中心行政类、工程类、品管类、安防类等物品的审核5采购及成本部负责公司及分公司、物业服务中心实物资产的统一采购，登记6行政及人力资源部负责采购及成本部统一采购的实物资产的验收、入库、保管、盘点4.0 工作程序4.1 资产分类4.1.1实物资产按价值和使用期限分有三类：固定资产类、耐用品类、易耗品类。4.1.2实物资产按其使用功能分有：行政类、安防类、工程类、品管类等。4.2 名词解释4.2.1固定资产：指价格在2000元以上且使用期限在1年以上的物品。4.2.2耐用品：指价格低于2000元且使用期限在1年以上的物品。4.2.3易耗品：指不能重复使用且使用期限在1年以下的物品。4.2.4行政类：包括办公家私、办公器具、生活家私、生活器具、办公文具、各类服装等。4.2.5安防类：包括保安器具、消防器具、安防服饰等。4.2.6工程类：包括维修机械、维修工具、测量工具、各类配件耗材等。4.2.7品管类：包括清洁机械、清洁工具、清洁绿化装饰、会所、游泳池及其它。4.3 物品编码4.3.1行政类（代码A）：包括办公家私（A1）、办公器具（A2）、生活家私（A3）、生活器具（A4）、办公文具（A5）、各类服装（A6）。4.3.2安防类（代码B）：包括保安器具（B1）、消防器具（B2）、安防服饰（B3）。4.3.3工程类（代码C）：包括维修机械（C1）、维修工具（C2）、测量工具（C3）。4.3.4品管类（代码D）：包括清洁机械（D1）、清洁工具（D2）、清洁绿化装饰（D3）、会所游泳池及其它（D4）。4.3.5编码组成：G/N+-。4.3.6 G代表固定资产类物品，N代表耐用类物品。4.3.7 指资产分类标识，用两个大写英文字母表示，见4.3.1/4.3.2/4.3.3/4.3.4。4.3.8 指物品购入年份，用两个阿拉伯数字表示。4.3.9 指物品流水号，用三个阿拉伯数字表示。4.3.10 指物品位置，1公司 2马安堂 3长发 4里石排 5侨联东 6翠湖山庄 7乐清 8联建楼9西安分公司4.3.11举例说明：2007年里石排购办公椅一把 其编码为：NA107001-4。4.4 申购4.4.1年度采购计划：由公司各部门及分公司、物业服务中心，于每年11月份制定下年度采购计划，12月10日前报公司采购及成本部汇总。 4.4.2月份采购计划：根据年度采购计划、实际需求及上月库存情况，制定月份采购计划，于每月25日将下月采购计划报公司采购及成本部。4.4.3计划外采购1）零星采购：常用品以外的、数量较少的、仓库中没有储存的物品。申请部门应填写物资申购单，报公司采购及成本部。2）紧急物品的采购：突发性急用物品、仓库中没有储存的物品。申请部门填写物资申购单，报公司采购及成本部。3）特殊采购：非常规类物品、价值较高且未计划采购的物品，申请部门须以专项报告形式，报公司采购及成本部。4.5 审批4.5.1年度采购计划由公司行政及人力资源部审核，经总经理及董事长审批后方可执行。4.5.2月份采购计划由公司职能部门、主管领导审核，总经理审批后执行。4.5.3零星物品、紧急物品、特殊物品的采购由公司相关职能部门审核，经总经理审批后执行。4.6 采购4.6.1经分公司、物业服务中心经理确认，公司职能部门审核，总经理审批后的各类物品申购，由采购及成本部统一采购。4.6.2原则上到合格供应商处采购。4.6.3物品采购的时效。1）月份采购计划的物品。原则上在审批后5个工作日内完成，未完成的采购由采购及成本部知会申购单位后另行处理。2）零星物品的采购。原则上在审批后3个工作日内完成，特殊情况报行政及人力资源部或各分公司、物业服务中心同意后另行处理。3）紧急物品的采购。原则上在审批后1个工作日内完成，特殊情况报行政及人力资源部或各分公司、物业服务中心同意后另行处理。4.7 验收与入库4.7.1 验收1）采购的物品，按实物资产使用功能分类原则，工程类物品由工程仓库管理人员验收，行政类、安管类、品管类物品由行政及人力资源部文员验收。2）验收不合格的物品，退回采购人员。4.7.2 入库1）验收合格后，办理入库并填写进仓单。其中工程类物品由工程仓库管理人员填写，行政类、安管类、品管类物品由行政及人力资源部文员填写。2）对已填写进仓单的物品分别进行登记造册。3）固定资产类物品登入实物资产登记表，不分类别，由行政及人力资源部文员统一登记。4）耐用类物品登入实物资产登记表，各类物品由行政及人力资源部文员统一登记后，相应物品出库给对应物品仓库管理员另行立账管理。5）易耗类物品登入物品登记表，按行政类、安防类、工程类和品管类分别填写物品登记表，各类物品由行政及人力资源部文员统一登记后，相应物品出库给对应物品仓库管理员另行立账管理。4.8 保管4.8.1行政类、安管类、品管类物品由行政及人力资源部文员统一保管。4.8.2工程类物品由工程仓库管理人员保管。4.9 领用与借用4.9.1领用1）所有领用物品均须领用人签名。2）个人使用物品：领用易耗品后须在物品登记表上签名。领用耐用品后须在个人物品登记表上签名。3）部门使用物品：部门指定责任人在部门物品登记表上签名。4.9.2借用1）凡因工作需要借用工具或大型机械/设施等需带离工作区域之外或其它单位借用，一律填写物资领(借)用单。2）借用物品，需分公司、物业服务中心负责人签批，工程类、绿化类物品由相关部门指定相关人员填写物资领(借)用单，行政类、安防类、品管类物品由行政及人力资源部文员统一填写物资领(借)用单。3）仓库相关负责人对借用的物品应根据规定的归还期限督促借用人按时归还，归还时验收物品完好情况，如有遗失或损坏应照价赔偿。4.10 盘点4.10.1盘点是对所盘物品进行清查、核对，查明账物是否相符。4.10.2分公司、物业服务中心于每月25日前对易耗品进行盘点，并填写仓库物资盘点表。4.10.3公司行政及人力资源部及财务部于每年12月对公司实物资产进行盘点，填写年终实物资产盘点表。4.10.4分公司、物业服务中心/各部门在公司每年实物资产盘点前，对本部门实物资产类物品及耐用类物品进行盘点。实物资产不分类别统一登记在盘点表中，耐用类物品按行政类、安防类、工程类、品管类分别登记在盘点表中。4.10.5盘点完毕，核查人员和保管单位在盘点表上签字确认。4.10.6对盘盈盘亏或损坏报废的物品，须查明原因并报总经理审批后方可进行账务处理。4.10.7个人使用物品缺失、损坏的，按使用年限折旧后由使用人个人负责赔偿。4.10.8部门使用物品缺失、损坏的，能落实到责任人的，按使用年限折旧后由责任人负责赔偿；不能落实到责任人的，由责任部门有关人员共同分摊赔偿。4.11调拨4.11.1调拨：包括物品的调出和调入。凡调拨物品均由调出单位文员填写物品调拨审批表，履行审批程序。4.11.2物品调至公司内其他单位：调出部门须填写物品调拨审批表，并经调出部门负责人/分公司负责人签字，调入部门负责人/分公司负责人确认，公司行政总监审批后方可实施调拨。4.11.3物品由外单位调入：一律由公司行政及人力资源部填写物品调拨审批表，经行政总监审批后，调入使用单位。4.11.4调拨物品在实物资产登记表中，须注明“调拨”二字，调出/调入单位分别将调入/调出物品计入固定资产调拨单中。4.11.5业主或租户赠予的物品，不再执行审批手续，需在实物资产登记表中，注明“赠予”二字。4.12 报废4.12.1所有物品报废或遗失时，物品使用单位须填写物资报废申请单。4.12.2固定资产类物品的报废须经公司相关领导审批后方可执行报废。4.12.3经审批后，所有报废物品须由行政及人力资源部文员统一填写物品报废登记表。 4.12.4报废或遗失物品须提供报废依据或说明遗失理由。4.12.5报废物品原则上集中报废。4.12.6报废物品由各分公司、物业服务中心指定地点存放，由公司行政及人力资源部集中处理。4.12.7报废物品在实物资产登记表中，须注明“报废”二字。实物资产分类清单（易耗品）易耗品：不能重复使用或使用期限在一年以下的物品大项序号小项细项名称行政类办公文具签字笔，圆珠笔，白板笔，荧光笔，中性笔芯，铅笔，粉笔，涂改液，告示贴，订书钉，回形针，大头针，各类胶带、胶水，各类证套，文件袋，笔记本，标签，橡皮擦，夹子，打印机墨盒，色带，复印机碳粉，复印纸，传真纸，便笺纸，网线，电池，墨水，各种单证票据，印泥，印油，一次性水杯，乒乓球，扑克牌，磁钉，照相纸，复写纸，板擦，各类智能卡、IC卡，药箱等安防类手套、鞋油、对讲机耳机等工程类维修材料各类灯泡，胶布，钉，管线，锁，拉手，销，开关，砂轮片，锣丝，钻头，水龙头，油漆，锯片，轮胎，塞，润滑剂，花洒，各类阀，软管，焊条，PVC弯头、直接、三通、外丝、大小头等品管类清洁用品及其它扫把，拖把，刷子，洗涤用品，清洁剂，草帽，口罩，毛巾，垃圾袋，胶套，胶管，鞋套，鞋油，蚊香，餐桌布，浴帽，各类刀片，各类苗木，各类肥料等实物资产分类清单（耐用品）耐用品：价格低于2000元且使用期限在一年以上的物品 大项序号小项 细项名称行政类1办公家私各类办公桌，各类办公椅，各类皮质、布质的单、双、三人沙发，各类木质、玻璃质茶几，各类铁质、木质、玻璃质文件柜，保险柜，各类牌扁，各类型前台，各类装饰物（画），各类屏风，各类镜框，钟表，烟灰缸，喷香机等2办公器具打印机，验钞机，点钞机，录像机，优盘，移动硬盘，路由器，投影仪及配套设施，电话机，计算器，书写白板，碎纸机，电视接收设备及解码器，传真机，报架，体温探热器，空调，电单车，饮水机，过胶机，切纸机，打卡机，防伪税控设备，电动装订机，功放，麦克风，音箱，网络交换机等，3生活家私各类木床、铁床，各类木质、铁质衣柜，各类球台、电视柜、麻将台，各类型饭桌，铁制凉衣架，烫衣板，货架等4生活器具各式风扇，电视机，遥控器，热水器，各类水壶、水瓶，各类插座，冰箱，消毒柜，微波炉，电饭煲，各类厨房用具、器皿，各类玻璃、塑料杯，纸巾筒，电蚊拍，乒乓球拍，排气扇，熨斗，台灯，抽油烟机，电子秤，烘干机，床上用品等5办公文具剪刀、订书机、打孔机、文件架、取钉器、裁纸刀、笔筒，各类文件夹，印章，软盘，职位牌等6各类服装工服，鞋帽，棉大衣，雨衣，雨鞋等安防类1保安器具对讲机，充电器，对讲机电池，探照灯，手电筒，警棍，各类路障，指示棒，自行车等2消防器具灭火器，头盔，消