东北公司合同管理制度.doc

东北公司合同管理规定第一条 为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，制定本规定。第二条 本规定适用于公司各部门对外签订、履行的各类合同、协议等。第三条 职责一、公司合同管理由总经理负责，归口管理部门为综合管理部；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。公司分管副总经理负责所辖业务合同的审批，其中资产经营合同标的额在20万元以上的由总经理负责审批，商贸经营合同标的额在100万元以上的由总经理负责审批。二、公司综合管理部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：1、负责审核规范销售、租赁合同统一文本；2、负责对公章、法人章、合同专用章、合同文本、法人授权委托书的管理；3、建立合同档案。公司所有合同均由综合管理部统一登记编号、经办人签名。编号规则为：（1）商贸经营合同编号为：DWSM+年份缩写（如2010年为010）+“”+序号（如001），如2010年第一份合同编号为：DWSM010001。（2）资产经营合同编号为：DWZC+年份缩写（如2010年为010）+“”+序号（如001），如2010年第一份合同编号为：DWZC010001。（3）其他合同编号为：DWZH+年份缩写（如2010年为010）+“”+序号（如001），如2010年第一份合同编号为：DWZH010001。每份合同包括合同正本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应交综合管理部妥善保管。4、建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价格、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。5、负责本制度的监督执行。三、财务部及相应部门负责按合同标的金额进行业务跟踪，考核应收应付款项，防范资金风险。第四条 公司一般要求采用正式的书面合同。第五条 签订合同的程序1、签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应对对方当事人的有关情况进行审查，并复印留存对方当事人的法人营业执照及专业资格证书等相关证明文件。对方当事人是自然人的，要在查验本人身份证原件后，复印留存其身份证复印件。2、公司定立销售及租赁合同，须由主办人员填报合同审批表，签字后报分管副总经理审批，由综合管理部编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。3、其他合同由总经理指定负责人会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款后报总经理审批，由综合管理部加盖合同专用章。4、法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由综合管理部依法及时办理。5、合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当交存公司综合管理部和财务部各备案一份。第六条 综合管理部和财务部及有关部门经理应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。第七条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。第八条 合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、委托书移交完毕，经公司综合管理部和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司综合管理部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第九条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将向责任人员追偿损失：一、未经授权批准或超越职权签订合同；二、为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；三、应当签订书面合同而未签订书面合同。四、合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：1、因工作过失致使公司被诈骗；2、公司履行合同未经对方当事人确认；3、遗失重要证据；4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；5、合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报