金蝶财务培训教材.doc

第 1 页 目目 录录 第一章 总账系统第一章 总账系统 2 2 第一节 系统维护 4 第二节 凭证处理 6 2 2 1 凭证查询 13 无机查询方式 13 有机查询方式 13 2 2 2 新增凭证 14 2 2 3 修改凭证 14 2 2 4 凭证审核 14 2 2 5 凭证打印 15 2 4 1 输入汇总条件 16 2 4 2 浏览凭证汇总表 预览 打印 17 第三节 账簿 报表查询打印 18 第四节 期末处理 18 4 1 1 期未调汇 19 4 1 2 结转损益 20 4 1 3 自动转账 20 4 1 4 期末结账 22 第二章 报表系统第二章 报表系统 2424 第三章 现金管理系统第三章 现金管理系统 2828 第四章 现金流量表系统第四章 现金流量表系统 3030 第五章 工资系统第五章 工资系统 3333 第六章 固定资产系统第六章 固定资产系统 3838 第七章 财务分析系统第七章 财务分析系统 4141 第八章第八章 应收管理系统应收管理系统 4444 第九章第九章 应付管理系统应付管理系统 5757 第 2 页 第一章 总账系统第一章 总账系统 日常处理由总账中凭证模块开始 凭证是一切账务核算系统的基础 也是用户日常工作及日常处理由总账中凭证模块开始 凭证是一切账务核算系统的基础 也是用户日常工作及 使用最频繁窗口 用户只要把握好在凭证录入完整及正确 有关其他账簿及报表由系统自使用最频繁窗口 用户只要把握好在凭证录入完整及正确 有关其他账簿及报表由系统自 动产生 在凭证使用模块中 系统为您提供了凭证管理 账簿查询打印 期末处理四个主动产生 在凭证使用模块中 系统为您提供了凭证管理 账簿查询打印 期末处理四个主 要功能 要功能 当完成本章的学习之后 您将能够做以下事情 当完成本章的学习之后 您将能够做以下事情 学会凭证的录入方法及技巧 学会凭证编辑 查询 审核 学会各种账簿 报表查询 打印 学会期末处理 本章的目的本章的目的 第 3 页 1 2 3 总账系统日常工作流程图总账系统日常工作流程图 启用账套后 按各种账簿查询打印 打印机打印机 账簿查询 日常业务处理 期末调汇 调汇调 凭证汇总 凭证处理 报表处理 凭证过账 查询打印审核 凭证录入 结转损益 自动转账 所 有 业 务 凭 经 审 核 后 凭证过账 第 4 页 结转下期 注 虚线框表示执行后由计算机自动完成 第一节第一节 系统维护系统维护 在总账日常凭证数据录入前 需要用户对凭证录入过程中一些功能进行设置 完成 这一操作后 才能更方便 更快捷实现您的日常工作效率 首先进入总账系统 主窗口 中的 维护 单击 系统参数 中 总账 标签页 如下图 1 1 所示 图 1 1 系统参数窗口 总账 在科目的标签的窗口中 您可设置 本年利润 的会计科目 该科目将用于 结转 损益 按图中字典的按钮 系统将为您列示出所有的会计科目 您可以根据自己的需要 进行选择 同时提供了一些总凭证管理功能选项 请根据实际管理需要进行设置 功能释译如 下 科目名称显示在前 在凭证录入的时候 会计科目的显示一般情况下是科目编码显示在前 选中此项 则 名称在前 编码在后 1 1 系统参数设置系统参数设置 期末结账 结账账目 第 5 页 显示科目最新余额 预算额 选中此项 可在凭证录入的时候 即时显示该科目的最新余额 预算额 包括未过 账凭证 否则不予显示 结账时要求损益类科目余额为零 损益结转采用账结法的企业 须选中此项 损益结转采用表结法的企业 则不需要此 项选择 银行存款必须输入结算方式和结算号 选择此项 在凭证录入及保存的时候 系统会作强制性检查 账簿余额方向与科目设置的余额方向相同 用于账簿格式的显示 明细账科目显示所有科目名称 选择此项 在预览 打印明细账的时候 显示该明细科目的全部内容 如上一级科目 否则 只显示最明细科目 凭证分账制 对于有外币核算的企业实现按外币原币进行独立的账务处理 其主要适用于金融行业 在凭证录入的时候 会计科目必须按选定的币别进行录入 保证外币核算的完整性 每条凭证分录必须有摘要 选中此项 凭证录入时 系统会自动检测 否则不予保存 如果有机制凭证 系统会 自动在每条分录上添上摘要 凭证号按年度排列 有此选项 凭证号按年度排列 否则 按每一会计期间排列 新增凭证检查凭证号 在网络应用的时候 如果不需要系统分配的凭证号 自己录入 可选此项 否则 系 统自动给新增的凭证增加凭证号 新增凭证自动填补断号 新增的凭证自动获取断号 凭证过账前必须审核 对凭证过账做出限制 凭证审核 第 6 页 系统提供两种限制 一是禁止成批审核 二是必须双敲审核 主要是满足金融 证券 等特殊行业的需要 科目预算 系统对科目不符合预算 大于最高预算或小于最低预算 的科目录入提供三种选择 不检查 警告 可继续录入 禁止使用 不可继续录入 注意 此窗口所设置功能直接影响到某些操作功能的实现 这些功能请用户训练 掌握 第二节第二节 凭证处理凭证处理 上述设置工作完成后 即可录入当期有关凭证数据了 在总账报表系统的主窗口中 单击 凭证 进入凭在凭证使用的模块中 系统为您提供了凭证录入 凭证查询 凭证 过账 凭证汇总 模式凭证 双敲审核等功能 使凭证的录入更迅速 准确 日常处理中 凭证录入 窗口是用户使用最频繁的窗口 凭证录入对于用户来说 是 用户工作量最大部分 金蝶 K 3 系统让您能以最少的击键次数完成最大的日常工作处理 单击 凭证 中的 凭证录入 进入如下窗体 如 2 3 所示 图 2 1 凭证录入主窗口 2 1 进入凭证录入窗口进入凭证录入窗口 第 7 页 凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境 在这里 可以将您制作 的机制凭证录入电脑 或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证 这种方法对凭证业 务易产生错误 请用户慎用 在凭证录入功能中 系统为您提供许多功能操作以方便您 高效快捷地输入记账凭证 下面为您介绍重要操作凭证增加的的一些操作 下面是一张田野公司发生在 5 月 1 日一张业务凭证相关信息 以此凭证内容进行模拟新 增 记账凭证记账凭证 日期 200 年 5 月 1 日 凭证 编号 记 1 摘摘 要要科目名称科目名称借方本位币借方本位币贷方本位币贷方本位币 收时代公司货款应收账款 时代公司 20 000 00 收时代公司货款银行存款工行上步支行 00123 20 000 00 合计合计 贰万元 20 000 0020 000 00 核算方式 支票 复核人 出纳 制单人 操作步骤 凭证日期凭证日期 业务日期 是此业务实际发生日期 日期 是制单日期 请注意两者的区别 制单人请在中间 日期 处理调整制单位日期为 2000 5 1 注意注意 系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期 可以修改 凭证录入的 日期若在当前的会计期间之前 则系统不允许输入 但允许输入本期以后的任意期间的但允许输入本期以后的任意期间的 记账凭证记账凭证 在过账时系统只处理本期的记账凭证 以后期间的凭证不作处理 凭凭 证证 号号 凭证号系统会自动给出 按照当前期间同类凭证的最大号加 1 给出 用户不作凭证 号调整 系统将按统一大流水方追加凭证号 作完一个凭证后必须保存之后系统才会给 出该凭证的凭证号 如果凭证未保存 该凭证无效 不占用凭证号 摘要栏摘要栏 摘要录入有两种方法 一是对于计算录入速度比较快的用户可采用直接录入 二是 为了提高您的录入速度 点击功能键 F7 在摘要库中自动引入常用摘要 这里我们新增一个常用摘要库 收时代公司货款 第 8 页 单击热键 F7 或单击工具菜单栏中 获取 按钮 将弹出摘要库窗口 如下图 图 1 4 凭证摘要库编辑窗口 新增摘要库操作步骤 1 选择 编辑 标签业 单击编辑窗口下方 新增 弹出下面窗口 如图 2 5 所示 2 首先要求增加摘要具体大类 指示图标箭头所示 图 2 5 然后再增加相应 类别具体内容 摘要具体内容是以代码 名称表示 图 2 2 编辑摘要库窗口 3 最后单击 保存 系统提供了摘要库的功能 在凭证录入界面 将光标移动到摘要栏 您可以选择已 录入摘要库中的摘要 点击 确定 后 摘要会自动添入当前的凭证中 您可以对摘要库进行编辑 增加 修改 删除等 专家指点专家指点 系统提供了摘要的快速复制功能 在录入完第一条摘要以后 将光标移到 凭证栏中的下一条摘要处 录入 复制上一条摘要 录入 复制第一条摘要 会计科目栏会计科目栏 单击此处 首先新增摘要类别 第 9 页 在科目栏中录入会计科目的方法有多种 下面介绍录入的主要三种方法 1 第一种方法若您对本单位的会计科目代码记得相当的熟练 您可以在会计科目栏 直接输入会计科目代码 这种方法这无疑是一个最快捷的方式 在录入过程中左 下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称 如果输入完代码后 状态 栏中没有科目名称显示 则说明输入的代码有错误 2 第二种方法是单击工具栏中的按钮或 F7 热键 单击此按钮可以直接 弹出会计科目列表 您可以选定科目后双击或单击 确定 按钮将其写入凭证 3 如果您在会计科目设置中定义了助记码 则可以在此直接输入助记码 系统会自 动找到该科目将其写入凭证 对于此业务分录中的会计科目要求用户按上述三种方法练习 专家指点专家指点 专家指出系统同时提供键盘操作 如果您需要录入某一类的科目 按该类 科目代码的第一个数字 系统将为您显示该类别下的所有的会计科目 如您需要录入负 债类的科目 负债类科目的代码的第一个数字为 2 在键盘上按数字 2 系统将为您显示 所有的负债类科目的代码 这样将大大节约您录入凭证的时间 提高工作的效率 如果会计科目中设定了 核算单一外币 选项 则在输入科目代码之后 系统会显 示出外币输入格式 显示出币别代码 汇率数据 要求您输入原币金额 如果选择了 核算所有外币 在输入外币时还必须对币别进行选择 输入原币金额后 系统会自动 根据汇率折算为折合本位币金额并显示在金额栏中 折合本位币金额可以修改 若原币 乘以汇率不等于金额 系统会提示是否继续 如果会计科目中选择了下设数量金额核算 系统会要求您输入数量和单价 系统会 检验数量单价的乘积是否与原币金额相等 如不相等 系统会提示是否继续 如果选择 是 则按输入的金额保存 若选择 否 则系统要求修改相应项目 以 使金额 数量 单价 注意注意 如果所选的科目下设核算项目 则在选定了该科目后 系统会自动提示录入 核算项目代码会计科目和核算项目的录入都可采用前面所述的模糊查询的功能实现快速 录入 这里选择 002 时代公司 注意注意 对于核算项目的获取 系统除了模糊查询之外 还可以通过查找功能来实现 点击 查找 系统提示录入核算项目及其相关附属信息 确认后 就可以获取相关核 算项目 金额栏金额栏 在输入完前面的项目以后 就可以输入金额了 金额分为借方金额和贷方金额两栏 每条分录的金额只能在借方或贷方 不能在借贷双方同时存在 如果要将已录入的金额 转换到另一方 只需将光标定位于要转换的金额栏上 然后按 空格 键进行切换 若 第 10 页 要输入负金额 在录入数字后再输入 号 系统即会以红字显示 操作 这里要求用户请在金额栏直接录入 20000 结算方式 支票 专家指点专家指点 如果需要清除金额栏中的数据 只需将光标移至金额处 敲 ESC 键即 可 您可点击 Ctrl 和 F7 两个功能键在有关窗口进行数据平衡 如果入错了借贷 方向 空格键可以切换金额方向 凭证保存凭证保存 将以上会计科目的内容全部输入之后 一个会计凭证便完成了 此时如果按工具条 中保存按钮或是选择编辑菜单中的保存凭证的选项 系统将保存该凭证 您如果要退出 凭证录入状态或是录入一张新凭证 系统将提示您凭证已修改 是否保存变动 确定之 后您可退出录入凭证状态或是继续录入新凭证 如果凭证没有摘要或是借贷方金额不相 等或是其他的地方有错误 系统将提示您修改凭证 修改正确后方可保存退出 注意 凭证保存后立即新增 未选此项 凭证保存后 您必须按 新增 或快捷键 F4 才能新增凭证 凭证页面设置凭证页面设置 对于凭证的页面的显示 系统提供了灵活的页面设置功能 您可以根据自身的爱好 和需要自行设置凭证页面的显示格式 按工具条中的页面按钮 系统将为您弹出页面设 置的窗口 如图所示 图 2 3 页面设置 点击点击 标题标题 标签您可以设置凭证的标题 标签您可以设置凭证的标题 如凭证项目 您可以写为记账凭证 也可以改为收款凭证 付款凭证或是别的凭证类别 参考消息您可以改为辅助信息等 其他依此类推 您都可以修改凭证的标题 对于外资 第 11 页 企业 您也可以将相关的条目定义为英语 点击点击 尺寸尺寸 标签 系统将显示凭证尺寸定义的窗口 标签 系统将显示凭证尺寸定义的窗口 在尺寸定义的窗口中可以设置栏目的高度和宽度 您可以详细定义标题栏 分录 合计栏的高度 定义摘要栏 科目栏 币别 单位 汇率 单价 原币 数量 借方栏 贷 方栏的宽度 定义页面的上边距 下边距 左边距和右边距的大小 选择计量的单位可 以是厘米 英寸或是象素 将图中各个栏目的宽度和高度定义完成之后 按确认按钮 确定您所做的定义 一个漂亮的凭证格式便产生了 点击点击 选项选项 标签 系统进入选项的操作窗口 标签 系统进入选项的操作窗口 在选项的窗口中 您可以选择确定凭证的录入界面是否显示人民币大写 是否打印 外币 是否打印数量以及每张凭证打印的分录的数目 按确认按钮确定您的选择 点击点击 字体字体 标签 系统将进入字体定义的窗口 标签 系统将进入字体定义的窗口 在字体的操作窗口 您可以定义凭证头字体 分录标题字体 分录内容字体 分录 数字字体 如您要定义凭证头的字体 按凭证头字体的按钮 系统将为您弹出定义字体 的窗口 提供各种字体由您选择 您可以选择字体 字型 字的大小 在示例窗口中您 可以看到您定义的字的形状和大小 其他栏目的字体的定义同凭证头的定义方法类似 点击点击 颜色颜色 标签 进入凭证颜色的设置 标签 进入凭证颜色的设置 在颜色设置的窗口中 您可以设置凭证的背景颜色 凭证头颜色 分录背景 合计 栏背景 负数的显示颜色 千分位颜色 数字分隔颜色 小数位的颜色 分录文字颜色 凭证头文字颜色 活动单元的背景颜色 系统为您提供了各种颜色 任由您选择 进行 凭证页面的设置后 您可以将自己的凭证录入界面做得丰富多彩 斑斓多姿 当然 所 有的设计方案都可以保存 凭证修改凭证修改 如果要修改一张末审核的凭证 只需将鼠标指向凭证所需修该的地方 单击鼠标左 键 重新录入新的内容即可 注意对于审核过凭证修改的方法首先由审核人 销章 后 即取取消审核标致 才 允以制单人修改 如果录入的凭证未保存 此时您想录入一张新的凭证而将未保存的凭证作废 您只 需按工具条中的还原还原按钮即可将您不需要的内容全部清除 您可以重新录入一张新的凭 证 凭证预览与打印凭证预览与打印 录入的凭证只有经过保存后 才能进行预览 打印 点击预览图标 此时 您直接 可以将凭证输出到打印机 当然 如果您需要固定且漂亮地输出凭证 可以选择凭证套 打 凭证将以套打的格式显示 第 12 页 凭证是登记账簿的依据 最后输出账簿的正误完全取决于凭证录入 因此录入凭证 时一定要认真 准确 在实际的工作当中 可以直接在计算机上根据审核无误的原始单 据来录入记账凭证 也可以先手工制单再录入计算机 练习录入几张典型凭证 凭证号 1 凭证字 记 摘要 张恒报销差旅费 借 521 05 管理费用 总经办 001 差旅费 300 贷 101 现金 300 注释 注释 这是一张有关核算项目为部门的凭证 张恒报销办公费 由于管理费用中的差旅 费定义具有核算项目 部门 而属性 让用户选择费用发生的部门 总经办 如果没有 定义核算项目属性 则此窗口不显示其核算项目 部门 凭证号 4 凭证字 记 摘要 向明月公司销售商品一批 借 113 应收账款 明月公司 002 400000 贷 501 产品销售收入 332000 贷 221 01 02 应交税金 增值税 销项税 68000 注释 注释 113 应收账款科目在科目设置定义了具有核算项目属 往来单位 在此窗口让用 户选择业务发生往来单位 明月公司 如果用户此窗口没有任何往来单窗口显示 说明 你可能忘记或大意此科目的定义 修改的方法是回到维护 系统资料维护窗口进行科目 性质调整 凭证号 5 凭证字 记 摘要 收到港币投资 借 102 02 中行华强支行 10274 1070000 币别 HKD 港元 汇率 1 07 原币 1000000 贷 301 实收资本 1070000 注释 注释 在输入此业务凭证时 输入原币和汇率 系统自动折算成本位币 也可以根据用 户实际汇率进行调整 专家指出 专家指出 增加凭证时 所缺少的科目或其它会计科目属性可以在维护中 系统资料维 护 中随时增加 或在凭证录入当前窗口所弹出科目字典中新增 但注意所数据科目项 目不可以修改名称及其他属性 只能增加明细 如果一定要改 必须在 凭证查询 窗 口删除其所有相关凭证数据 有期初余额的应结束 初始化标志 再删除数据 专家指出 专家指出 红字冲销凭证的录入方法是凭证金额栏输入完金额后 再单击键盘的负号 所录入金额自动变成红字 录入的凭证后 若查看或修改已录入的凭证 方法是关闭当前录入窗口 进入凭证 查询 确定 修改 在凭证录入窗口中用户所录入的凭证都是以会计会计分录序时簿形 式存在 在此窗口中就可看到想要查看和想要修改的凭证了 第 13 页 2 2 12 2 1 凭证查询凭证查询 金蝶 K 3 提供用户灵活方便的凭证查询方式 查询过滤方式在窗口如图 2 7 进行 查询方式分两种方式 一种是无机查询 一种有机查询 图 2 7 会计分录序时簿过滤窗口 无机查询方式无机查询方式 用户每次进入凭证录入窗口时 或单击凭证查询主窗口中 查询 菜单中 过滤条 件 系统都将弹出图 2 7 所示窗口 用户直接单击确定 将是以系统默认的条件查询 此方法就是无机查询方式 注意 在下边有 未审核 已审核 全部 未过账 已过账 全部 几种凭证大类方式 用户可根据需要按大类进行分类直接查询 有机查询方式有机查询方式 上一种方式是一种按凭证大类条件进行凭证查询 在凭证查询主窗口 会计分录序 时簿 中显示此条件所有凭证 那么要想查询具体某些或单一凭证时 可按照有机条件 查询方式 系统将快速的索引出用户想要查看的凭证 这里将利用到窗口中间分别在 字段 比较 比较值 关键字 条件 列选择 或填值 接着可继续输入类似条件 并且在最左边选项窗口选择 且 或 或 同时您 还可以选择 已过账 未过账 和 全部 三选项中之一 审核 已审核 和 全 部 三选项中之一 最后单击系统进入 会计分录序时簿 窗口 将查询方案加 以保存下来 并可以设置多层嵌套条件 您可以增加 修改 审核 查看 删除和凭证 打印 也可以查找或复制记账凭证 举例说明 2 2 凭证查询窗口凭证查询窗口 第 14 页 假设某用户在会计分录序时簿中例示当期 300 条未过账会计凭证 如果要查询凭证 号等于 102 140 两张凭证 操作步骤如 1 首先 字段 下拉式菜单中选中关键字 凭证号 2 在 比较 下拉式菜单选中 3 在 比较值 下拉式菜单中输入 102 4 单击 逻辑 单中 或 解释 且 是并例关系 同时满足下一个条件 或 只满足其一条件即可 5 下一行选择如 1 4 操作步骤 但注意下一个 比较值 是 140 6 选中下边两个 全部 单选框 7 最后单击确定按钮 则将在会计分录序时簿中显示此两条凭证 按 排序 和 方式 两种与 条件 组合查询 方式同条件查询 类似方式简单 此不在赘述 2 2 22 2 2 新增凭证新增凭证 如果您需要在查看凭证序时簿时新增记账凭证 您不必退回到凭证录入中新增 您 只需在编辑菜单中选择 新增 选项 或单击工具条中的按钮 即可 其操作过程与凭 证录入中的操作过程一致 只有当会计分录序时簿所选的会计期间为 未过账 或 全 部 时 此时新增的会计分录方可显示 2 2 32 2 3 修改凭证修改凭证 在凭证查询功能中 对凭证过滤器选择 未过账 或 全部 进入会计序时簿后 您可以修改已录入的未过账凭证 将光带定位于要修改的凭证中 在文件菜单中选择 修改 选项或单击工具条中相应的按钮 系统会显示记账凭证修改窗口 您可以在此 窗口中对记账凭证进行修改 其操作方法与凭证录入相似 请参阅凭证录入一节 如果要修改的记账凭证已经过审核 此凭证只能进行查看 不能修改 只有未审核 且未过账的凭证才允许修改 在凭证修改窗口中系统提供了一些快捷处理功能 以便于用户使用 在修改凭证时 您可以利用工具条中的按钮进行快速定位和查找凭证 2 2 42 2 4 凭证审核凭证审核 对录入的凭证进行审核 光带定位于需要审核的凭证上 然后在文件菜单中选择 审核 选项 或者在工具条中单击相应按钮 系统即进入记账凭证窗口 在此窗口中 您可以对记账凭证审核 此窗口中的项目不能修改 只能查看 查看完毕后可以对此张 第 15 页 凭证审核并签章 按下按钮或 F3 即表示审核通过 并在审核人处进行了签章 您可 以利用记录移动器对多张凭证进行审核 如果记账凭证已经过审核 则在按下按钮后会消除原审核签章 该凭证即变为未经 审核状态 要修改已审核过的记账凭证时 必须先销章 然后才能修改 审核与制单人 不能为同一操作员 否则系统拒绝审核签章 凭证的删除 只能是未过账和未审核的凭 证 对审核或已经过账的凭证是不能删除的 系统将会提示 如果确要删除已过账或已 审核之凭证 需反过账或销章处理 专家指点 您可以选择成批审核的功能来节省宝贵的时间 当然也可以成批销章 反 审核 专家指点 凭证审核如果在 维护 中基础设置中 总账 选择了 凭证过账必须审 核 此功能 则录入的所有凭证必须经审核操作 才允许用户过账 2 2 52 2 5 凭证打印凭证打印 在会计分录序时簿中 您可以对单张凭证进行打印 也可以对全部凭证实现连续 打印 只需点击按钮 可以对打印作相关选项设置 并可对凭证进行汇总打印 用户可 直接打印某级会计科目 而不用将所有的科目都打印出来 试试看 在会计分录序时簿中 点击鼠标右键 您可以单张凭证过账 反过账反过账 全 部凭证过账 反过账等 定会有许多心得 凭证的过账 反过账功能在 编辑 菜单中可以实现 在会计凭证输入完毕之后就可以开始过账了 但用户一定要注意 凭证过账前一定 要完成总账系统的初始化工作 结束初始化 否则系统将有提示 不允许用户过账 尽 管总账系统在录入会计凭证时已经进行了较严格的检查工作 但在凭证过账时 系统还 要进行更进一步的严格检查 以防止账务数据产生错误 凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的 过程 经过记账的凭证以后将不再允许修改 只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式 进行更正 因此 在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核 系统只能检验记账凭证中 的数据关系错误 而无法检查业务逻辑关系 这其中的内容只能由会计人员自已检查 系统在过账时 会根据您在账套选项中是否选定了 凭证号不连续时 选项对凭证 号不连续的条件进行控制 如果选择了过账前凭证号必须经过连续选项 则在过账时 系统会检查记账凭证号是否连续 否则 系统不对凭证号是否连续进行检查 如果不连 续的话系统会终止过账 您还可以设置过账凭证的范围 确定对那些凭证进行过账的处 理 凭证过账是一项十分简单的操作 您可以在过账向导的带领下 轻松的完成过账操 作 过账可分为以下三个步骤进行 2 3 凭凭 证证 过过 账账 第 16 页 第一步 在凭证处理窗口中单击 凭证过账 按钮 系统进入提示信息窗口 如图 3 1 所示 在窗口中 系统会提示您在凭证过账之前需要完成的准备工作 如果您还没有 准备好 您可以改变主意 单击 取消 按钮 停止过账 图 3 1 凭证过账窗口 如果需要查看凭证是否存在断号 可点击 断号检查 系统将会提供一个凭证的 断号列表 第二步 单击 开始过账 按钮 系统就带您进入到了凭证过账的第二个操作步骤 在过账过程中 系统要对所有的记账凭证数据关系进行检查 一旦发现错误 系统会给 出错误提示信息 并中止过账 在修正完错误之后重新过账 第三步 显示过账信息 在这个步骤中 系统将本次所过的凭证及各种业务资料的数 量 金额等项内容显示在窗口中 为您提供过账信息 您在看完过账信息之后 可以接 下 关闭 按钮 结束本次过账操作 还可以将过账的信息打印保存下来 本系统提供用户反过账功能 请在 凭证查询 中 编辑 菜单找到 总账系统在凭证处理功能中提供了凭证汇总功能 凭证汇总就是将记账凭证按照指 定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额 按不同条件对会计凭证进行汇总 可 以提供各种所需的会计信息 2 4 凭凭 证证 汇汇 总总 第 17 页 2 4 12 4 1 输入汇总条件输入汇总条件 在凭证处理窗口中单击 凭证汇总 按钮即可弹出如图所示的凭证汇总条件输入窗 口 见图 4 1 在窗口中 输入凭证汇总所需的各项汇总条件 图 2 9 凭证汇总过滤条件窗口 窗口释译如下 日期 凭证汇总的开始日期和结束日期 选定后将汇总在此日期范围内的凭证 凭证字 确定要汇总哪一种字号的凭证 系统在此默认全部凭证字 您可以用下拉按 钮根据需要进行选择 在这里针对您要选定的某一种凭证字 选择该种凭证字需要参加 汇总的凭证号的范围 如果未选凭证字 系统将默认 全部 显示 凭证号 的范围则 为灰色显示 表示不可选 范围 这里提供了三种范围选项 所有凭证 已过账凭证 未过账凭证 您可 以选择不同的范围进行汇总 科目级别 这里提供了科目的汇总级别 可以只汇总一级科目 也可以汇总二级科目 或是三级四级科目 汇总科目的级别可以由您任意选择 币别 选择汇总的币别是人民币还是别的币种 2 4 22 4 2 浏览凭证汇总表 预览 打印 浏览凭证汇总表 预览 打印 输入完凭证汇总条件之后 系统就开始按条件生成凭证汇总表 在此窗口中 可用 光标键和滚动条对凭证汇总表进行浏览查看 并可进行有关处理操作 打印凭证汇总表 在文件菜单中选择 打印预览 选项 或单击工具条中的按钮 可以将凭证汇总表以 打印输出的样式在屏幕上显示 以供您检查是否符合打印输出的要求 在文件菜单中选择 打印 选项 或单击工具条中的按钮 就可以将已设置好打印 格式的凭证汇总表打印输出了 第 18 页 第三节第三节 账簿 报表查询打印账簿 报表查询打印 由前边所做的凭证 过账后 就可以直接查询各类账簿及报表了 练习账簿及报表查询 练习一 练习各种有关账簿及报表查询 以查询总账为例 学习查询 2000 第 5 期总账 打印 出输 操作方法 1 单击账簿中 总账 弹出总账查询过滤窗口如图 3 1 所示 图 3 1 所示总账过滤窗口 2 会计期间请选择 2000 年 5 期至 2000 年 5 期 3 科目代码为空时代表所有科目 4 记账本位币 人民币 注意有外币的请在综合本位币下查看 因为可能在人民币状态 下数据合计项不平 练习二 学会账证一体化查询 进入总账之后 只要双总账一级科目 则显示当前总账的明细账 再双击明细账则 弹出明细账的会计科目 这就是账证一体化查询 练习三 练习各种报表打印及输出 注 其它账簿查询方式与此方式相同 都可一体化查询 查询方法请参照总账 此不再 赘述 第四节第四节 期末处理期末处理 为了总结某一会计期间 如月度和年度 的经营活动情况 必须定期进行结账 结账 之前 按企业财务管理和成本核算的要求 必须进行制造费用 产品生产成本的结转 3 1 账簿查询账簿查询 4 1 期未结账期未结账 第 19 页 期末调汇及损益结转等工作 若为年底结转 还必须结平本年利润和利润分配账户 用户可以根据当期业务完成情况 在期未进行结账 结账的结果是当前期加 1 业务 发生转转到下一期 4 1 14 1 1 期未调汇期未调汇 有外币业务核算的企业 在期未调汇主要实现账户在期末自动计算汇兑损益 生成 汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表 以实例说明 田野公司港币期初汇率为 1 07 到月底汇率为变 1 068 此业务则需要对港币进行 期末调汇 操作步骤 操作步骤 1 单击 期未处理 中的期调汇将弹出图 4 1 窗口 图 4 1 期末调汇窗口 一 2 在港币 调整汇率 列输入 1 068 美元汇率不变 3 单击 下一步 将弹出图 2 11 所示 第 20 页 图 4 2 期末调汇窗口 二 窗口释译如下 要求用户选择汇兑损益科目的代码 需要说明的是期末调汇可根据用户的需要分别生成汇兑收入凭证 汇兑损失凭证 或汇兑损益凭证 生成转账凭证的凭证日期 凭证字以及凭证摘要的内容 4 确定以上项目之后按完成按钮 系统自动完成结转损益的过程 生成一张转账凭证 因为系统要根据调汇结果来自 动生成结转汇兑损益的记账凭证 所以系统必须要知道汇兑损益结转的对应科目 在这 里输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目 系统在生成一张转账凭证的同时生成 一张调汇表 您可以看到调整汇兑损益的详细信息资料 4 1 24 1 2 结转损益结转损益 使用此功能将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目 自动生成结 转损益记账凭证 结转损益前注意以下内容 1 首先在 维护 中 基础参数 设置中的 总账 确定本年利润科目代码 2 系统是按照在 会计科目 中选定的科目类别来进行自动结转损益工作的 只有在科 目类别中设定为 损益类 的科目余额才能进行自动结转 3 结转前将所有损益类业务凭证必须先账 4 在日常财务处理中 损益类科目的余额在每期的期末都要结转到本年利润科目中去 如果要结转本期损益 建议您最好使用系统提供的 结转本期损益 功能 否则在输 出有关损益类的会计报表时 会出现不正确的数据 操作方法非常简单 只要在结转损益向导窗口单击下一步即可 4 1 34 1 3 自动转账自动转账 自转账系统是为用户提供的制作各种自动填写常用固定凭证的工具 也档当于辅助 转账功能 自动转账功能用于自动生成可按比例转出指定科目的 发生额 余额 最新发生额 最新余额 等项数值的会计业务 一 定义自动转账 在期末处理窗口中 单击 自动转账 按钮 系统即弹出自动转账凭证设置窗口 在此窗口中 您可以增加 删除 修改自动转账凭证的凭证格式 可以生成指定格式的 记账凭证 也可以生成全部设定格式的自动转账凭证 1 增加自动转账项目 第 21 页 在自动转账凭证设置窗口中 单击 增加 按钮 系统即弹出如图所示的自动转账凭 证设置窗口 单击 增加 按钮 进入增加状态 如图 2 11 图 4 3 编辑自动转账窗口 以实例说明自动转账定义的方法 案例 以田野有限公司每期 计提坏账准备 为例 练习定义自动转账 其会计业务凭证为 凭证字 转 摘要 计提坏账准备 借 坏账损失 521 01 请在初始化里再加此明细 贷 坏账准备 操作步骤 1 在 名称 处 填入辅助转账凭证名称 是系统区别其它是转账凭证的标识 不 同的转账凭证的名称不许重复 该名称可以修改 2 转账期间 此功能定义转账期间 凭证字 转 3 摘要 输入 计提坏账准备 4 科目 第一笔分录处找到 坏账损失代码 521 01 第二笔分录 坏账准备 114 5 转账方式 表示自动转账凭证中数据的来源与去处方式 即一张自动转账一定有 转入方 和 转出方 转入与转出有几种方式在下拉式菜单中列出 转入方表示数据 的去处 转入分录中的科目必须为明细科目 如果该科目有核算项目 还要输入核算项 目代码 转出方 即源数据方 可以为非明细科目 第一条分录选择 转入 第二条分录选择 按公式转出 释译 1 按公式转入与转出 按公式转入与转出 指定科目的 发生额 余额 最新发生额 最新 余额 等项数值的会计业务 由定义账务科目取数据方式来完成 例如 计提职工福利 费用中福利费用计提 工资总额发生额 0 14 此自动转账就是按公式转出 释译 2 比例 比例 当借贷方科目都选择明细科目时 可以确定其比率 比率的确定是在 第 22 页 一借多贷或一贷多借的情况下 转入方数据对转出方 源数据方 的分配比率 注意注意 1 1 以选择直接影响到自动转账凭证取数正确性 请用户根据实际业务发生 选 择不同转入与转出方式 5 下设 单击下设 请在弹出窗口定义公式取数方式 具体方法参照报表系统中定 义账务取数公式 此处公司表示为 ACCT 113 JY 0 0 0 005 6 最后单击保存 7 在浏览窗体里 选中新增的转账的凭证 单击 生成凭证 就可以完成自动转账 的功能 注 自动转账定义这里强调的是对每期发生数取数来源固定 凭证科目固定这一类凭证 有做自动转账的意义 注 自动转账生成的凭证 可以不用在总账的凭证录入再增加类似的内容了 4 1 44 1 4 期末结账期末结账 期末结账的意义在于结束本期或本年所有业务凭证 转到一期 此工作期末结账在 本期所有的会计业务全部处理完毕之后 就可以进行期末结账处理了 系统的数据处理 都是针对于本期的 要进行下一期间的处理 必须将本期的账务全部进行结账处理 系 统才能进入下一期间 在期末处理窗口中单击 期末结账 按钮 系统进入结账处理界面 如图所示 图 4 3 期末结账 操作时请详细阅读窗口中黑色字体内容 并按照期末结账向 单击 开始 就可以 完成期末结账处理了 第 23 页 在此窗口中系统对在做结账工作中需要注意的事项进行说明 系统在过账之前要对账务处理进行检查 必须将本期间的所有会计凭证及业务资料 全部输入了电脑并且过账之后才能结账 如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证 系统会发出警告 然后中断结账 系统在进行结账之前 还要检查 系统维护 中系统参数关于总账的一些设置 如 结账要求损益类科目余额为零 等 如果事项未完成 则系统会作相应的提示 如图 在全部事项处理完毕后 系统开始结账 结账完成之后 系统进入下一个会计期间 并返回到主界面 对于拥有管理员权限的用户 系统还提供了 反结账 的功能 由于总账系统采用了大型数据库技术 系统一旦启用 所有年度的数据都可以放在一 个账套里 所以财务数据的年结功能同月结功能没有区别 第 24 页 第二章 报表系统第二章 报表系统 报表的编制有两种方法 一是利用模板中的报表做修改 因预设的模板并不可 能完全适用于所有单位 修改后保存为本单位适用的报表 另一种方法是完全新建各张 报表 定义好取数公式后再保存 可根据自己的实际情况选择一种处理方法 建议用第 一种方法 报表的处理主要是取数公式的设置和报表的格式 进入到报表以后要设置报 表各单元格的取数公式 最重要的一步 并合理设置报表格式 主要都是在格式菜单中 取数公式和报表的格式设置好以后就可进行报表数据重算 从帐上取出数据得出报表 一 取数公式的设置 1 帐上取数公式 常用函数 科目和取数类型都可以按 F7 选择 资产负债表的年初数取数类型为 C 期末数取 数类型为 Y 如果某会计科目下设核算项目辅助核算 在选完科目代码后请选择相应的核算项目资料 如下图 第 25 页 2 表间取数FX 常用函数 REF F 3 不同帐套间取数 适用于同一中间层服务器上不同帐套间的取数 如果需要取同一中间层服务器上不同的帐套中的数据 则首先要通过工具菜单中的多帐 套管理连接不同的帐套 即配置取数帐套 如下图 第 26 页 4 求和公式FX 常用函数 SUM 可做连续单元格或不连续单元格的求和 5 报表期间的取数公式编辑页眉页脚 其他 常用函数 PTDATE 此后每个月的报表期间可自动随帐务期间的变动而变动 二 报表格式的设置 1 整张报表的总行数总列数的定义 格式 表属性 行列 可定义报表的总行数及总列数及冻结行数及冻结列数 以便于在篇幅比较大的报表翻动 时查看 在缺省行高中可定义整张报表的所有行的行高 前提是要先选择整张报表 2 页眉页脚的定义 格式 表属性 页眉页脚 第 27 页 注意如果页眉或页脚中有出现超过一段文字时要用到分段符 确定文字在页眉页脚的左 中右的位置 简 表 2000 年 9 月 31 日 会公 01 表 编制单位 金蝶软件科技 深圳 有限公司 单位 元 3 单元格的融合 即合并 格式 单元融合 4 斜线的定义 格式 定义斜线 5 强制分页 格式 行属性 强制分页 在一张纸打印不下一张报表的情况下可通过强制分页来指定报表的分页位置 6 多表页的管理 格式 表页管理 可在一张报表中设置多表页 每一表页设置一个报表期间 放置一个月份的报表便于查 看 设置多表页后要在工具菜单中的报表时间参数为每一个表页指定一个报表时间参 数 7 标题行数及标题列数 格式 表属性 打印选项 如设定了标题行或标题列 请相应的选择全页眉页脚 即每张报表上都可打印完整的页 眉页脚 三 批量填充 工具 批量填充 第 28 页 在科目框中选择所需的会计科目 如科目下设核算项目 可先在核算类别中选择核算项 目类别 然后在核算项目框中选择具体的核算项目资料 同时设定好相应的取数类型及 期间后点击增加 将其增加到生成项目框中 如果是从左到右填充 请选择左下角的横 向填充 可结合键盘上的 和 进行不连续的和连续的多个科目或核算 项目的选择 四 其他 1 在表属性的操作选项中可设定按回车键后活动单元格的移动方向 2 报表可通过文件菜单的引出报表功能引出到 中进行二次编辑 或通过独立 报表文件格式 KDS 在不同的金蝶帐套间进行报表的引入或引出 第 29 页 第三章 现金管理系统第三章 现金管理系统 现金管理系统是和总帐系统相对独立的一个模块 其中不会产生任何凭证 对总 帐不会有任何影响 可作为出纳单独使用的一个模块 一 初始化工作 在主界面的初始设置菜单 选择初始数据录入进入到如下界面 通过点击工具条上的引入科目 从总帐系统中引入会计科目 通过点击工具条上的科目余额 从总帐系统中引入科目的余额 输入企业未达帐和银行未达帐 进行平衡检查 在试算平衡后结束初始化 二 现金处理 现金日记帐 主要是处理现金的日常收付的记录 可通过工具条中的新增按钮增加 现金日记 帐的资料 也可在现金日记帐的界面 通过编辑菜单 从总帐中引入现金 日记帐 库存现金盘点 主要是出纳的帐存和实存的对帐 具体操作为 选择要盘点的现金科目和盘点日期 做一张库存现金盘点单 把实存 金额确定 后即可生成盘点报告表 现金对帐 主要是处理出纳帐和会计帐的对帐 具体操作为 选择要对帐的现金科目和对帐期间即可生成一张现金对帐情况表 现金日报表 查看现金科目某一天的收支及余额情况 当天借贷方的发生笔数 三 银行存款 银行存款日记帐 主要是处理出纳日常的银行存款收付的事项 可通过工具条中的 新增按钮 增加银行存款日记帐的资料 也可通过编辑菜单 从总帐中引入银行日记 帐 银行对帐单 把银行定期寄来的对帐单逐笔输入 银行存款对帐 是银行日记帐和银行对帐单的勾对 对帐有自动对帐和手工对帐两 种方式 余额调节表 做完银行存款对帐后可生成余额调节表 第 30 页 银行存款日报表 查看银行存款科目某一天的收支及余额情况 当天借贷方的发生 笔数 四 期末处理 期末轧帐 本期的现金和银行存款都处理完以后 要进行出纳系统的期末扎帐 把出纳帐的现 金和银行存款的余额转入到下一个期间 第 31 页 第四章 现金流量表系统第四章 现金流量表系统 一 设置现金流量表方案 在系统菜单中设置报表方案 如下图 设置完后必须选择一 方案 二 指定现金及现金等价物 定义数据源 在工具条上点击现金按钮来定义 第 32 页 三 定义项目 在工具条上点击项目按钮 四 设置现金流量表的时间 在工具条上点击时间 五 提取凭证 第 33 页 点击工具条中的提取 选择提取数据的一个时间段 确定即可 如右图 要注意提取凭 证的策略 如果选择的时间段里包括了原来做过凭证分析的时间段 最好选择不重复提 取 否则原来做的工作全部会被清除 六 型帐分析 最主要的一步工作 在工具条中选择 T 型帐 确定一个时间段后就可进入到 T 型帐分析的界面 详见下 页 此界面分为左右两部分 每一边都分为现金类和非现金类两在类 在现金类下面的 这些凭证是不用指定现金流量的 因为这都是一些借贷方都是现金或现金等价物的凭证 不涉及到现金的流入和流出 第 34 页 在 T 型帐界面的非现金类下面的科目上可单击鼠标右键 选择显示凭证 进入到凭 证处理中 把构成此科目总额的所有凭证展开 在凭证处理的界面可双击任何一条会计 分录 查看此凭证 如果能确定此凭证所应归入的现金流量 则在凭证处理的界面 在 相应的凭证记录上单击鼠标右键 选择现金项目 指定此张凭证所属的现金流量 通过 这种操作 把所有的凭证都要指定它所属的现金流量 如下图 七 凭证的处理 T 型帐分析之外的另一种分析凭证现金流量的方法 在工具条上点击凭证按钮 出现如右的过滤条件设置的界面 可设置如右的过滤条件 进入凭证处理的界面进行凭证的现金流量分析 其具体的分析方法类似于 T 型帐的分析 八 附表项目的处理 在工具条中点击附表二 像处理 型帐分析一样 处理现金流量表的附表项目 九 得出现金流量表 在处理完 型帐及附表项目后可得出完整的现金流量表 第 35 页 第五章 工资系统第五章 工资系统 一 工资类别的设置 1 通过类别向导新建工资类别 类别名称可定义为全部人员工资 输入相关的参数时要 注意选择 如果不是做多类别的工资汇总 请不要选择多类别 增加完类别后必须选择一个类别才可进行工资系统的操作 可通过主界面的文件菜单 打开类别来选择 多类别的设计可满足较复杂的工资核算要求 二 基础设置工作 1 部门的管理 可通过部门管理的引入功能从总帐部门或其他工资类别引入部门 避免 重复工作 或通过编辑来新增部门 2 职员的管理 可通过职员管理的引入功能从总帐职员或其他工资类别引入职员 避免 重复工作 或通过编辑来新增职员 引入或新增职员后要编辑 即修改 职员类别和所属 部门 为以后的工资报表提供统计的标准及便于做工资费用的分配 注意 同一个部门 其中的职员并不一定全属于一个职员类别 如生产车间可以既有管 理人员又有生产人员 他们的工资有可能计入到不同的费用科目中去 3 核算设置 主要是工资项目和计算方法的定义 第 36 页 1 工资项目可新增 删除 修改 增加项目的时候要注意 如果是要参与工资的加 减核算的项目 一定要定义为数值的类型 如下图 2 计算方法的定义 要先点击新增才可设置工资的计算公式 具体举例如下 在设置完计算方法后保存时系统会做公式的检查 如果公式不符合要求则会有相应的提 示 设计算方法时可通过条件下的按钮设置较复杂的工资计算方法 三 数据处理 第 37 页 1 工资数据的输入 定义过滤名称 选择一个相应计算公式及所需要的工资项目 职员基本工资奖金福利费加班时间住房公积金水电费 张三 1600200502015020 李四 2500300604012030 王五 3800100802030040 赵六 8000150305025050 2 计算个人所得税 以基本工资扣税为例 1 设置所得项 通过编辑 新增 名称可定义为基本工资所得 选择基本工资 第 38 页 2 设置基本工资适用税率 名称可定义为基本工资税率 可选择系统预设的含税级 距 3 综合设置 税率类别选择 2 步做的基本工资的税率名称 所得计算