生活磁字[2012]007号 附件二：工人管理业务手册.doc

工人管理业务手册工人管理业务手册二零一二年前言编制目的：为规范工人管理业务操作，特编制工人管理业务手册。以人力资源工作流程为基础，分别从人员的选、录、用、离出发，对工人管理过程的各个节点进行规范和指引，并对容易出现的问题从风险情况、规避手段等方面进行规范和风险防范。工人管理工作目标：1、关爱员工：建立关爱氛围，提升员工士气；2、和谐关系：营造工作环境，树立雇主品牌；3、完善体系：建立管理体系，规范操作流程；4、合规合法：满足基本要求，降低劳动风险；工人管理工作原则：1、维护公司以及员工利益；2、合法合情合理解决员工关系事件；3、保持公司政策延续一致性。目 录第一章 招聘管理4第二章 入职管理10第三章 在岗管理16第四章 离职管理21第一章 招聘管理一、明确用工需求1、目的为了及时、准确地满足用人部门的用人需求；同时保证招聘工作的规范化、专业化及高效化，并有效控制招聘成本。2、流程一般是由用人班组提出需求岗位及人数，继而由直接主管、行政与人力资源部门审核用工的必要性。流程如下：第一步：招聘需求审批流程： 年度编制审批编制外招聘编制内招聘计划外编制申请班组提出招聘申请部门审批人力资源审批发布招聘信息选择招聘渠道、开展招聘确认录用、通知体检、入职第二步：选择招聘渠道确定用工需求之后，接着要选择合适、有效的招聘渠道。常用招聘渠道有外部招聘和内部招聘。1、外部招聘：指发布广告、借助中介（人才交流会、招聘洽谈会、猎头公司）、校园招聘、网络招聘等。如下：序号招聘渠道优点缺点1设定固定摊位合适的固定摊位，有助求职者寻找 等待的时间，固定驻守人员的工资成本 2北滘劳动管理所人力市场设摊求职者众多，美的企业的竞争性突出 每周只有一次，难以满足紧迫的需求 3中介公司介绍零成本 储备少，应聘者需付成本 4人力资源外包招聘效率高，可满足紧迫的需求 代理招聘、外包公司的管理成本高 2、内部招聘：指内部晋升、工作调换/轮换、人员重聘等从企业内部人力储备中选拔出合适的人员补充到需求岗位。优点：准确性高、适应性快、激励性强、费用较低。缺点：因处理不公、方法不当或员工个人原因等,可能会在组织中造成一些矛盾，产生不利影响，容易抑制创新。第三步：招聘广告拟定招聘广告，是为了告知应聘者用人部门对某个待应征岗位的基本要求，涵盖工作地点、薪资待遇、学历、年龄、招聘职位、岗位职责等，如下图所示：拟定招聘广告时应注意避免如下法律风险：（1）涉嫌就业歧视：招聘广告上包含对招聘者“性别、婚姻状况、民族、户籍”等方面的不合理限制，则刊登该广告的企业将可能面临侵权诉讼，并将承担相应的法律责任。如何规避：应当避免出现以上言辞，实际筛选应聘者时可以根据企业用人要求，通过与应聘者交流，间接了解其信息并做好记录，要求应聘者签名确认所提供的信息全部真实有效。（2）招聘条件不明确：缺乏招聘条件的公示，劳动者对其不知情，导致新招聘员工试用期解雇难，或者缺乏解雇依据。明确的录用条件是企业行使合法劳动合同权利的前提。如何规避：招聘职位一定要内容明确、具体，切忌空泛和简单。保留公示证据：在员工入职时要再次向其明示录用条件，并要求员工签字确认，保留证据。录用条件包括：工作能力方面：如学历、工作经验、专业技能等；身体状况（如没有不适合从事相关工作的疾病等）；工作态度方面：如遵守公司的规定制度等；法律规定方面：如与其他任何单位不存在劳动关系等。四、面试车间工人的面试建议采用结构化面试和非结构化面试结合进行。 按以下五个阶段进行：面试前的准备阶段面试开始阶段正式面试阶段结束面试阶段面试评价阶段设计面试问题，确定面试的时间和地点，了解应聘者的资料，了解应聘者的个性、社会背景及对工作的态度、是否具有发展潜力等从应聘者可以预料到的问题开始发问，如工作经历、文化程度等，再过渡到其他问题，以消除应聘者的紧张情绪，有利于观察应聘者的表现采用灵活的提问形式，还应该察言观色，注意应聘者的行为与反应，所提的问题可根据简历中发现的疑点逐一提问，尽量营造和谐自然的环境。在面试结束之前，询问应聘者是否有问题要问，不管录用还是不录用，均应在友好的气氛中结束面试，整理好面试记录表。面试结束后，应根据面试记录表对应聘人员进行评估，可采用评语式评估，也可采用评分式评估。经过横向比较，选择合适的人员。1、面试注意事项1）不要问个人隐私的问题，不要当面对被面试者进行主观评价。2）尽量避免提出引导性的问题，不要让应聘者了解你的倾向、观点和想法，以免应聘者为迎合你而掩盖他真实的想法。3）有意提问一些相互矛盾的问题，引导应聘者做出可能矛盾的回答，来判断应聘者是否在面试中隐瞒了真实情况。4）了解应聘者的求职动机，在面试中要通过应聘者的工作经历分析应聘者的价值取向，而不要轻信应聘者自己的说法。5）所提问题要直截了当，语言简练，有疑问要马上提出，并及时做好记录，不要轻易打断应聘者的讲话，对方回答完一个问题，再问第二个问题。6）面试中，除了要倾听应聘者回答的问题，还要观察他的非语言行为，如脸部表情、眼神、姿势、讲话的声调语调、举止，从中可反映出对方是否诚实，是否具有自信心等情况。2、面试结束后，与用人部门（车间主管、车间招聘专员）确认录用人选，并通知应聘者。录用人员注意：避免大批量招聘同一地区人员1）来自同一地区的老乡群体容易形成裙带关系，要先做好人员背景调查，在人员岗位分配时，避免以下情形：隶属于同一直接领导或任职于同一部门；有直接上下级领导关系；其他可能影响正常工作开展和公正执行工作的。2）对现有问题较多的县市人员重点关注，如：地区分布人员特性分析描述湖南涟源人员比较凶悍，喜欢群体活动湖南娄底人员比较凶悍，喜欢群体活动湖南新化人员比较凶悍，喜欢群体活动四川泸州由于公司前期招聘此处的人员比较多，不便于员工关系管理云南昭通喜欢打架闹事、人员工作效率低下贵州毕节由于公司前期招聘此处的人员比较多，不便于员工关系管理五、录用通知书发放内容一般包括工资待遇、试用期、社保、福利、报道时间等与工作相关的全部主要事项。报到时间-建议早上集合并提醒空腹体检因录用通知书一经发出即具有一定的法律效力，用人单位不得随意单方面变更内容。为此在发放录取通知书时，应十分谨慎，做到以下几点：（1）为了避免就业歧视，引发劳动争议，在发放录取通知书之前，需应聘者提供入职体检表一份，验证体检合格后方可下录取通知书；（2）录用通知书中应逐一列明不予录用的除外情形（如未在承诺的期限内到达、录用通知书的无效时限等），以保留一定的录用主动权。工具表格：附件1：工人月度需求计划表附件2：招聘简章范本面试评价表附件3：面试评价表范本附件4：入职体检表范本附件5：录用通知书范本第二章 入职管理一、入职提供资料新入职人员报到时须提供以下材料：序号名称数量备注1 个人1寸蓝色彩照 * 3 2身份证复印件（正反面复印） * 4 3毕业证/学历证复印件 * 1 4银行开户账号 * 1 入职10人以上，由公司统一办理 5体检表 * 1 美的职工医院或甲三级以上医院6个人履历表 * 1 7劳动/聘用合同 * 1 8计划生育证明 1 已婚人员 9居住证复印件/居住证办理回执 1 外市户籍人员 10个人绩效考核表 1 班组长及品质工艺人员 11特殊岗位上岗证复印件 1 特殊岗位从岗人员 12职称证书复印件 1 参加职业技能所获的证书 13个人简历 1 14其他（原单位离职证明） 1 注：以上带*号的为必须提交项目。新入职员工个人履历表需注明：本人确认以上情况属实，如有虚假信息，公司可立即解除劳动合同，并不予支付经济补偿金。身份证及学历辨别技巧：辨别第二代身份证真假 ：参见附件2：身份证辨别技巧知识，辨别毕业证真假: 参见附件3：招聘之学历查验技术。二、体检安排1、体检表：所有需要办理入职的员工，均应先到美的医院体检，持由美的医院已盖“体检合格”章的体检表，才能办理入职。体检注意事项如下：2、体检所需资料：身份证、个人小一寸相片一张。3、体检时间：周一到周六上午8：00-10：00；4、体检地点：a.美的职工医院第一门诊（北窖蓬莱路48号，联系电话：26338917）；b.美的职工医院第二门诊（林港家用空调员工宿舍一楼，联系电话：26338092）；5、体检结果：当天下午四点后自行去美的职工医院取回体检表交给人事专员。（体检表建议由公司派人领取，以免员工作假）。如遇需要复查的，应于医生要求复查时间，提前到达进行复查，复检结果当天可取。6、注意事项：a、体检当天需空腹（不要吃早餐），前天晚上不要喝酒、熬夜、服药，且应尽早到达美的医院，以免由于人员太多、去得太晚导致体检项目完不成。b、体检时应详细咨询医务人员需要检查的项目，以免漏检；c、人事专员需对体检结果进行检查，需查体检表是否有标注异常，是否有盖合格章及医生的签名或盖章。7、风险点：a、使用假表：部分员工嫌麻烦不去体检，或为了符合招聘要求使用假表，招聘人员需进行甄别，严格把关；b、传染性疾病、贫血、孕妇等风险员工：尚未入职的婉拒，若入职后才发现的进行劝退。（需注意怀孕女工合同法保护条款）。三、劳动合同及档案管理1、及时签订并定期梳理:入职一月内必须与员工签订劳动合同，签好盖章后，公司留档一份，发给员工一份，公司对未及时在一个月内给员工签订劳动合同的操作人员，将进行通报罚款处理。人事专员定期对劳动合同梳理。2、合同填写:员工应如实填写姓名、通信地址、户口所在地等个人资料，合同中必填项也应如实填写完整。合同需员工签字并印手印。如遇填写错误需修改的，员工需在修改的地方签字印手印。3、合同期限：O类员工首次签订合同期限为3年。4、合同签订操作规范: 按公司统一劳动合同版本和要求填写5、风险点: a、合同签订时间：务必在入职一个月内签订劳动合同；b、填写及签字：劳动合同务必由员工本人填写，并在接收回执上签字确认，发放合同时，保留员工领取的签字记录。 四、人事关系及社保购买等1、社保所需资料: 员工身份证复印件附件七：美的电热电器-电磁炉公司社保增员明细（打印表）2、社保购买时间: 新员工入职第一个月应购买全保。3、社保购买地点: 地税局如何办理社保卡: 目前顺德区内社保卡均为“顺德农村商业银行的恒通卡”。新购买社保人员，在开始购买社保三天后，可在顺德地区任何一家农村商业银行网点，凭个人身份证原件、复印件办理。（若已经有农村商业银行恒通卡，则不需重新办理，只需由本人携“卡及身份证原件”到顺德地区任一农村商业银行网点登记开通社保功能即可）。如何办理个人居住证：居住证由员工自行办理。办理时间: 每周一至每周五 办理地点: 居委会、派出所办理资料: 身份证复印件、相片1张、填好的表格,现金50元领取时间: 15天-30天内办理有效日期: 1年内五、新员工培训新员工入职一周内必须进行新员工培训，培训内容包含但不限于：1、 品质制度培训及产品介绍、认识、关键岗位培训；2、 5S制度培训及相关现场维护；3、 安全教育培训；4、 企业文化、一卡通办理培训、奖惩管理办法培训；5、 薪资管理制度培训及入职离职手续办理程序培训； 入职流程图：第一轮筛选：笔试+面试笔试+面试合格第三轮筛选：考试第二轮筛选：体检各组长分组分员员工须提供以下资料：a) 体检报告; b) 个人履历表; c) 身份证复印件（5张）; d) 1寸照片（3张）；e)学历证明复印件等 签订劳动合同；办理入职手续；购买社保发放新员工手册进行新员工培训新员工入职一周内必须进行新员工培训，培训内容：a) 品质制度培训及产品介绍、认识、关键岗位培训;b) 5S制度培训及相关现场维护;c) 安全教育培训d) 企业文化、一卡通办理培训、奖惩管理办法培训;e) 薪资管理制度培训及入职离职手续办理程序培训; 考试合格考试不合格体检不合格体检合格应聘人员（中介公司/社会来源/内部介绍）淘汰笔试/面试不合格淘汰五、新员工一卡通办理流程序号项目需要提供资料注意事项备注1充值1、员工提交充值金额及一卡通卡到组长处1、必须在各车间规定的时间前把资料交到综合管理处2、组长提交金额及一卡通卡至综合管理处填写申请表2、事业部充值、开卡业务只限周一至周六早上11：30分前2开卡1、员工提交身份证复印件及充值金额到组长处2、组长提交行政管理员处并填写申请表3退卡1、本人带上身份证或复印件1、要自备零钱、必须补贴完再退卡，不然未补贴的钱将无法退回。个人自行办理2、厂牌2、事业部退卡业务只限周一至周五下午13：30-16：003、一卡通卡4、离职申请表4取款1、 本人带上身份证1、一卡通余额超过500元方能办理支取业务个人自行办理1、一卡通卡2、事业部取款业务只限周一至周五下午13：30-16：005挂失1、员工先报组长1、没损坏或损坏的卡，只要刷不了都要先挂失个人自行办理2、由组长持员工厂牌到综合管理处挂失2、周一至周六6补卡1、必须本人带上身份证或复印件1、挂失24小时才可以办理补卡个人自行办理2、挂失申请表（到行政管理员处取）2、事业部补卡业务只限周一至周五下午13：30-16：003、30元补卡工本费表格工具：附件1：个人履历表范本附件2：身份证辨别技巧知识，附件3：招聘之学历查验技术附件4：劳动合同填写及变更相关工具附件5：员工行为规范附件6：产品公司员工手册范本第三章 在岗管理一、 O类员工试用期考核（一） 现状：O直员工劳动合同签订试用期为1个月，没有具体或者可量化的考核指标，只是形同虚设，当员工在试用期期间发生违反公司相关制度时不能及时、合情合理（以试用期未通过考评为由）将其辞退，在实际工人管理中仍为盲点。（二）风险：1、无试用期，无法评估员工工作胜任度；2、试用期未设考核指标，会导致无法合理评估员工实际工作能力，试用期过后员工不胜任，如将员工辞退后需补偿。（三） 有效考核：制定试用期考核表，通过班组、主管定期对员工进行考核，及时发现员工在试用期的工作表现，对员工试用期结束是否留岗起到决定性作用。二、 考勤管理（一） 现状：a、工厂已下发文件，文件中明确了工厂详细的作息时间；b、各线体根据日生产计划安排员工出勤；c、班组长根据员工当日实际出勤时间，在车间考勤记录表一式三联上记录每一个员工当日的出勤时间，经由员工本人签名确认；d、人事薪资根据线体提供（经员工本人签名确认）的考勤，结合从条形码系统中导出的数据，核对考勤的真实性；e、人事薪资到车间内抽查员工，调查实际出勤时间；f、人事薪资根据考勤记录表将数据录入电子档，并打印张贴到各线体看板上；（二）风险点与规避措施：1、考勤表上未明确标示员工每天上下班时间；规避措施 ：在车间考勤记录表相应的日期栏统一记录该线体每一天具体是几点上班、几点下班；2、员工自离，考勤表无员工本人签名，所有未发工资不予支付；规避措施：按照国家的有关规定支付工资，及时作出书面处理决定并通知员工本人（寄至劳动合同约定的信件接收地）。三、 工资核算及发放（一）现状a、以工厂薪资制度为基准，按照员工实际的产量和出勤时间每天核算当天的工资；b、各工厂每天在车间看板上公布前一天与员工工资相关的信息（包括产量、出勤时间、绩效等），如员工发现有差异的当天向班组长提出，由班组长和人事薪资调查并向员工反馈结果；c、月末汇总员工的考勤、绩效等工资明细数据，让员工核对明细并签名确认；d、员工确认后，提交工资明细审批流程，经相关领导审核无误后发放工资；e、在员工工资到账当天发放工资条，并让员工签名确认已收到工资条。（二）风险点与规避措施：1、工资条未体现平日加班工资，目前平日加班工资全部放入休息日加班工资一栏；规避措施：公司统一标准表格2、O辅人员的工资条结构（正常工作时间工资+休息日加班工资+绩效），其中休息日加班工资拆分按照星期六半天核算；实际上可能全天上班，甚至某些星期天也上班；规避措施：O辅人员休息确保4天以上，加班工资星期六全天； 四、在岗体检（含特殊工种）（一） 现状：普通工种每2年进行一次健康检查，特殊工种每年进行一次健康检查；普通工种转为特殊工种前应根据危害因素进行体检，特殊工种离岗、离职必须进行健康检查；（二） 存在风险及如何规避1、检查结果有异常的需及时组织复查2、单位有责任将体检结果如实的告知员工，并认真执行医疗机构的建议，有职业禁忌的员工必须转岗。3、建立健康管理档案，并按规定的期限妥善保存。4、及时向卫生行政部门报告职业病人和疑似职业病人。积极安排劳动者进行职业病诊断、鉴定、治疗和康复。五、员工内部调动（一）公司内部调动1、操作流程O类：提出（本人）审核（调出部门主管及经理）审核（调入部门主管及经理）审批（人力资源）备案（人事专员）2、注意事项提前了解调动原因，与员工意见达成一致，工作职类发生变化时需重新签定劳动合同，并跟据岗位性质重新确定薪资标准。（二）跨公司调动1、操作流程O类：提出（本人）审核（调出及调入部门主管、人力资源主管）审批（调出及调入部门经理、人力资源主任）离职面谈（车间/公司员工关系）备案（调出及调入公司人事专员）2、注意事项与员工进行离职面谈，了解并记录调动原因，要求员工完整填写调动单，并进行签字确认。（三） 员工分流调动1、操作流程方案制定（分流部门）审核（事业部）审批（日电）2、 存在风险及措施（1）分流人数超过20人以上时，需提前制定人员分流方案，报日电审批后方可公布、执行。（2）公司领导要常深入员工，参与员工座谈会，了解员工思想动态，解决员工合理性诉求。