档案管理复习资料.docx

档案学管理1.档案的概念、含义、作用：（1）抽象揭示型：档案是原始的历史记录。直观描述型：档案是国家机关、社会组织和个人从事政治经济、军事、科学技术、文化、宗教等社会活动直接形成的，具有保存价值的各种文字图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。（2） 含义：A档案来源的广泛性（来源广泛决定内容丰富）;B档案是由文件材料有条件地转化而来并保存备查的;C档案信息记录方式和载体形式多种多样;D档案是原始的历史记录档案的本质属性。（3）档案的基本作用可概括为： 凭证作用； 参考（情报）作用 。A行政作用机关工作的查考凭据 B业务作用生产建设的参考依据 C政治作用政治斗争的必要工具 D科学文化作用科学研究的可靠资料 E宣传作用宣传教育的生动素材 F法律作用维护国家集体个人三者合法权益的法律书证2.档案业务工作的八个环节：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用3.档案收集工作的特点： A预见性与计划性 B针对性与及时性 C系统性和完整性4.归档制度的内容（归档范围、时间、要求、为什么建）：主要内容：a归档范围：机关归档范围的重点：凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件，均应归档。需要明确，只要具有一定的保存价值的文件，如需要保存3年、5年、15年等定期保存的文件，都应当列入归档的范围。b归档时间：文书档案第二年六月底以前归档。 c归档案卷的质量要求:(1)归档文件在系统性方面的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。(2)归档案卷在技术加工方面的要求是：封面、题名、目录等。3、归档案卷的排列顺序d归档手续：目录、移交清单等(2) 意义:a保证归档文件材料的齐全、完整; b便于检查和控制归档文件的质量； c确保归档文件材料的按时归档; d确保归档文件材料的集中统一管理5.现行机关档案接收的期限和方式（两个省级）：1. 预见性与计划性2. 针对性与及时性3. 系统性与完整性6.档案整理工作三种类型：A系统排列和编目 B局部调整 C全过程整理7.全总概念、类型、为什么按全宗整理档案：概念：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 全宗解放初称为 “ 芬特 ” 。1955年改为全宗。 类型： A按形成全宗的单位和全宗内容性质分：机关组织全宗、人物全宗 B按全宗的范围和构成方式分：独立全宗、联合全宗、全总汇集、档案汇集意义： 1、按全宗整理档案符合档案的形成规律和特点。2、 全宗是组成国家全部档案的基本单位。 3、 全宗在档案整理上占有重要地位，保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。 4、 全宗为档案提供利用，奠定了科学基础5、 全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则8.全宗群概念、特点、作用：（1）概念：全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。（2）特点：多样性和灵活性（3）作用：全宗群是在全宗理论的基础上，进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学原则。其主要作用是：维护相同类型全宗的不可分散性，有效地保持文件在更大范围内的历史联系，以便于管理和利用。 主要做法：在档案馆内对为数众多的全宗，实行“分群管理”。9. 全宗类型及概念。概念：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。全宗解放初称为“ 芬特 ”。1955年改为全宗。类型：A按形成全宗的单位和全宗内容性质分：机关组织全宗、人物全宗 B按全宗的范围和构成方式分：独立全宗、联合全宗、全总汇集、档案汇集10.档案分类的概念和要求。概念：全宗内档案的分类，就是把立档单位形成的档案，按其来源、时间、内容和形成的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。它包括选择分类方法、制定分类方案、类分档案材料（文件的归类）和案卷排列等具体内容。要求：a.客观性（分类时，类项的设置符合档案的内容和立档单位工作活动的实际状况，实事求是）；b.逻辑性（档案分类体系必须有严密的逻辑性，遵守逻辑规则。要求做到：同级分类标准统一，不得同时采用两个以上标准；被分项目应瓜分穷尽，子项外延之和等于母项外延；子类之间互相排斥，不得交错或包容；类与属类之间概念明确，级别分明，层次适当）；c.实用性（类、项的设置必须适当，实用方便）；d.思想性(分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性)。11.简述年度问题分类法的特点。特点：（1）便于从时间的角度查找档案，能够就某一时间内的相关问题进行全面的查考。（2） 比较灵活，有较强的变通能力，每年设置的问题项可以因时而异。（3） 不便于对某一问题进行纵向查考和研究。12.立卷的内容和特点。内容：即将类内文件按照一定的特征组成案卷，形成文件的保管单位通常称为立卷或组卷。特点：按作者立卷、按时间立卷、按问题立卷、按地区立卷、按文件名称立卷、按收发文机关立卷13.案卷题名的基本结构。包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。14.档案整理工作的基本程序。1.区分全宗 2.分类 3.立卷 4.案卷排列 5.编制案卷目录15. 档号的构成要素。全宗号、案卷目录、分类号、案卷号、件（页、张）号及其它号等。16. 归档文件整理规则中归档文件整理的原则。（1） 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。（2） 区分不同价值（3） 便于保管利用17. 档案鉴定的概念、内容、意义、方法概念：是指档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。内容：（1） 制定鉴定档案价值的唯一标准（2） 具体判定档案的价值，确定档案的保管期限（3）拣出本无保存价值和保管期满的档案按规定予以销毁意义：（1） 档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段（2） 档案鉴定是优化档案馆藏，提高档案管理效益的杠杆（3） 便于应付突然事件（4） 档案鉴定便于档案的安全保管和有效利用方法：（1）直接鉴定法：鉴定人员直接对档案逐卷、逐件、逐页地进行察看、审查、鉴别、判断和处置的方法（2）间接鉴定法：通过查阅档案目录挑选有价值的文件，在有价值的文件再采取直接坚定地方法（3）抽样鉴定法：抽取一定种类和数量的已进行过鉴定的材料进行复查、审核的方法18. 档案保管工作的任务（1） 建立和维护档案的存放秩序（2） 防治档案的损坏，包括自然损坏和人为损坏（3） 延长档案的寿命（4） 维护档案的安全（理化状态的安全和政治上的安全）19. 全宗卷的概念和特点概念：档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。特点：（1） 内多样具有不定型性（2） 随全宗流动具有的保存单位的流动性（3） 随全宗内容的增加而不断增长（4）不是全宗内档案确又是管理全宗的档案20. 什么是档案检索效率、检全率、检准率档案检索效率：是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度。它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。通常用检全率和检准率来衡量和表示。检全率：满族利用者要求的全面程度，即检出的相关档案与全部有关档案的百分比 =（检出的有关档案/全部有关档案）*100%检准率：满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比 =（检出的有关档案/检出的全部档案）*100% 提高档案检索效率的措施（1） 提高档案数据库的质量。使它的收录范围更全面、更切合实际工作的需要，著录的内容更详细、准确。（2） 提高档案检索语言的专指度。加强对检索词汇的控制，完善档案词表的结构及其参照系统，使档案检索语言既有利于族姓检索，也有利于特性检索。（3） 提高标引质量。应努力做到正确揭示档案主题不错标；全面反映主题不漏标；简练使用标识不滥标。（4） 制定最优的检索策略。灵活运用各种检索方法。21. 档案检索的内容和基本职能内容：（1）档案信息存贮阶段：著录标引、编制检索工具 （2）档案信息查找阶段：确定查找内容、查找操作基本职能：（1） 检索是提供利用的先期工作（2） 检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段（3） 检所形成了档案业务工作中一个独立的重要环节 档案检索语言的作用（4） 作为概念转换的依据（5） 揭示检索标识之间的逻辑关系（6） 对检索标识进行系统化安排 检索工具按编织方式分为三种：目录，索引，指南 按载体形式分为：书本式检索工具，卡片式检索工具，缩微检索工具，机读式检索工具22. 常用档案参考资料的种类（1）大事记（2）组织沿革（3）专题概要（4）统计数字汇集23. 组织沿革编写的三种体例（1）编年法：特点：规模小，历史短，组织机构不稳定 按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况（2）系列法：以组织机构为主线，对每一个内部结构及其负责人的变化情况进行系列编写，分别记述其沿袭变化的始末状况，此法适用于组织机构比较稳定的单位（1） 阶段法： 根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段分别编写如：扬州大学组织沿革分三个阶段松散联合阶段，实质性合并阶段，全面调整改革阶段24. 档案编研的概念编研工作就是档案部门以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用需要为主要目的，在研究档案内容的基础上编辑史料，编写参考资料，参与编史修志以及撰写专门著作的工作。 新形势下档案编研工作的意义（论述）（1）积极地、主动地、系统地、广泛地开展利用工作的一种重要方式（2）提高工作水平的重要途径（3）有利于档案原件的保管和流传（4）扩大档案工作的影响，促进档案事业的发展25.专题概要的编写要求专题概要:是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。基本要求:（1）内容全面，材料翔实 （2）叙中有议，评价得当 （3）叙述准确，文字朴实 （4）文图结合，不拘一格 26.档案展览的概念及特点概念：档案展览是指档案馆、室按照一定的主题，采用平面或立体的展示手法，系统地陈列展示档案原件或复制件的一种主动提供利用的方式。 特点：a.档案展览会本身就是提供档案信息的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料，甚至发现从未见过和难以找到的珍贵材料和线索 b.能在一定范围内组织较多的观众参观，服务面比较广泛。 c.经过选择和组织展出的典型材料，能以档案的原始性、真实性和形象鲜明见长，给观众留下深刻的印象，起到生动的宣传教育作用。 d.档案展览可以显示档案内容的丰富及其特有的作用，引起人们对档案的注意和利用的兴趣，从而也宣传了档案工作的意义。 27.开展档案利用工作的指导思想 （1） 树立正确的服务思想 a.全面地为档案用户服务 b.及时地为档案用户服务 c.准确地为档案用户服务 d.有效地为档案用户服务 （2） 正确处理提供利用与保密之间的关系（3） 正确处理利用工作与基础工作的关系（4） 熟悉馆藏，主动服务（5）了解社会需要，搞好分析预测服务 28. 开放档案的要求和措施（1） 解放思想，提高认识，正确处理好开放与保密的关系（2） 要建立健全开放档案的规章制度（3） 积极扎实地做好基础工作，为开放档案创造条件（4）要加强编研工作，汇编各种档案史料来公布档案 29.制发档案证明的注意事项.制发手续用户申请.制发依据档案原件.制发方法引述、节录原制发标志加盖印章 30.档案咨询的程序、概念 概念：档案咨询是档案案管、室以档案为根据，通过口头、书面或网络的形式答复利用者的询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。程序：（1）接受咨询（2）咨询分析（3）查找资料（4）答复咨询（5）建立咨询档案 31.全宗单和统计表报的概念 全宗单：反映每个全宗档案的全面情况及其变化过程的一种比较重要的综合性登记文件。 统计表报：是下级档案行政管理机关和档案馆（室）按照统一的规定向